Comenzi Clienti

Functiunea permite inregistrarea, urmarirea livrarilor si facturilor emise pana la inchiderea comenzilor clienti. In comanda se specifica cantitatile si preturile produselor, marfurilor si serviciilor agreate a fi vandute clientului. Comanda client este generata din cererea client sau poate fi adaugata independent de cerere.

Nu pot fi facturate articole sau servicii independent de comanda/contract client. In cazul unor vanzari fara comanda client, numite vanzari neplanificate, creati o comanda client fara a specifica bunurile si serviciile pe care le veti factura. In numele unei comenzi client care are in componenta articole si servicii, pot fi facturate inclusiv neplanificate.

Notă

B. Actualizarea unei comenzi client se realizeaza pe fluxul:

Adaugare Antet

Adaugare Specificatie

Confirmare si Aprobare Comanda

Listare Comanda Client

Finalizare si Inchidere Comanda Client

Pentru inregistrarea in sistem a unei comenzi client:

1. Alegeti Logistics -> Vanzari si Distributie -> Operational ( Meniu superior) -> Comenzi Client.

2. Actionati butonul Adauga (coltul dreapta-jos) pentru crearea antetului unei comenzi client sau butonul Copiaza pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

3. Actualizati datele din antetul comenzii client:

Notă

Campurile marcate cu asterix de culoare rosie sunt obligatoriu de completat;

  • Comanda:

    • Data: data la care s-a inregistrat comanda in sistem (implicit este ziua curenta);

    • Numar: numarul de inregistrare al comenzii client in sistem. Sistemul genereaza automat, la salvarea inregistrarii, un numar unic cu

    urmatoarea structura: aaaasssnnnnnnn, unde:

    • aaaa - reprezinta anul fiscal pentru care se introduce comanda;

    • sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza comanda. Se completeaza «000»;

    • nnnnnnn - reprezinta numarul documentului, incepand de la 0000001 intr-un an fiscal.

    • Responsabil: codul responsabilului de vanzari care se va ocupa de comanda. Se valideaza in Responsabili Vanzari;

    • Stare: este intretinuta de sistem:

      • Deschisa - comanda este in lucru sau este confirmata si poate fi actualizata;

      • Aprobata - comanda ferma este disponibila pentru livrare, facturare;

    • Proiect: codul proiectului asociat. Se valideaza in Proiecte;

    • Gestiune: gestiunea se completeaza numai daca in comanda de vanzare vor fi si articole;

    • Consuma previziuni: DA cand este implementat modulul de productie si daca se iau in calcul si previziunile de vanzari, pe langa stocurile efective de articole. In toate celelalte cazuri se completeaza NU;

    • Descriere: o denumire generica a comenzii care ajuta la identificarea obiectului/scopului acesteia. Descrierea este afisata in Lista Comenzilor.

    • Nr Contract: contractul pe baza caruia se emite comanda. Se alege din Contracte clienti;

    • Organizatie: codul organizatiei de vanzari. Se valideaza in Organizatii de vanzari;

    • Canal: codul canalului de distributie. Se valideaza in Canale de distributie;

    • Divizie: codul diviziei prin care se efectueaza livrarea. Se valideaza in Divizii;

    • Agent: codul agentului de vanzari care se ocupa de cererea curenta. Se valideaza in Agenti;

    • Proforma: se preia din Cererea de vanzare, daca a fost emisa factura proforma. La adaugare comanda client se completeaza NU;

  • Client:

    • Client: codul clientului. Se valideaza in Parteneri;

    • Adresa Livrare: adresa la care clientul doreste sa i se livreze produsele sau serviciile. Se propune din Parteneri;

    • Fact. Catre: codul partenerului catre care se va emite factura, poate fi diferit de client;

    • Nr.Cmd. Extern: date despre comanda emisa de client (numar, data, etc);

    • Pers.Contact: persoana de contact de la client;

    Notă

    Exista posibilitatea de a suplimenta persoanele de contact astfel:

    a. Selectati Persoane contact

    b. Actionati butonul Adauga (+)

    c. Completati:

    • Persoana contact: codul persoanei. Se valideaza in Persoane contact;

    • Rol in Contract

    • Data Ceruta: termenul de livrare solicitat de client;

    • Livrari Partiale:

      • DA: se vor face livrari partiale;

      • NU - se va face o singura livrare a produselor sau serviciilor;

  • Conditii Comerciale:

    • Referinta Pret: poate lua una din valorile: COTATIE, COMANDA, LIVRARE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata la momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

    • Data cotatie: data la care s-a facut cotatia in moneda cotatiei;

    • Lista Preturi: codul listei de preturi folosite pentru stabilirea pretului de livrare.

    • Moneda Cotatie: moneda in care sunt calculate preturile din cerere (in general RON). Se valideaza in Monede;

    • Moneda Plata: moneda in care va fi emisa factura catre client si in care acesta va efectua plata; Se valideaza in Monede;

    • Lista Discount: codul listei de discount aplicat livrarilor catre acest client. Se valideaza in Liste Discount;

    • Lista Preturi: codul listei de preturi folosite pentru stabilirea pretului de livrare.

    • Mod Plata: informatie privind modalitatea de plata. Se valideaza in lista rezervata TIN-Incasari Vanzari;

    • Mod Livrare: informatie suplimentara. Se valideaza in lista rezervata ML-Mod Livrare;

    • Conditii Plata: zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc. Se valideaza in Conditii de Plata;

    • % Discount: discountul in valoare procentuala aplicat la total valoare din comanda;

    • Referinta Scadenta: Data de la care se calculeaza data scadentei la plata din factura (data Comenzii Client, data Dispozitiei de Livrare, data Facturii);

    • TVA: codul TVA. Se valideaza in Taxe;

  • Mesaje pentru facturare:

    Mesajele pot fi inregistrate pe comanda si pot fi disponibile la alegere pentru Listarea Comenzii, Dispozitiei de Livrare, Facturii.

    a. Selectati Mesaje din meniul Actiuni

    b. Actionati butonul Adauga (+)

    C. Completati:

    • Nr Ordine: Ordinea de afisare a mesajelor in documentele selectate;

    • Mesaj: Un text care va fi imprimat pe documentul selectat sau memorat in document;

    • Imprimabil: Pozitia de imprimare in document:

      Subsol - va fi imprimat la subsolul documentului;

      Antet - va fi imprimat imediat dupa informatiile standard din antetul documentului;

      Nu: - sa va memora ca mesaj pe document, fara a fi imprimat pe document;

    • Alegeti DA pe fiecare din documentele unde va fi imprimat sau memorat mesajul;

  • Atasare documente externe la comanda client

    Pot fi atasate documente in format electronic (exemplu pdf, excel, doc, docx, xml, html) care au legatura cu comanda.

    Dupa ce au fost atasate, pot fi accesate la nivelul comenzii client.

    a. Selectati Documente Asociate din meniul Actiuni

    b. Actionati butonul Incarcare (sageata sus)

    c. Selectati butonul Navigare si alegeti documentul din folderul unde este salvat

    d. Completati informatiile solicitate pentru identificarea documentului la consultarea ulterioara. Informatiile vor fi afisate in lista documentelor.

    e. Actionati butonul Salvare

4. Inregistrarea articolelor si serviciilor, cantitati, preturi, valori este similara cu inregistrarea in: Cereri Clienti - Specificatie;

5. Actionati butonul Confirmare din antet (langa meniul Actiuni).

Notă

Comanda se poate aduce in starea anterioara (Deschisa) prin actionarea butonului Anulare Confirmare sau prin modificarea antetului sau specificatiilor.

6. Actionati butonul Aprobare din antet (langa meniul Actiuni).

Notă

Numai o comanda aprobata poate fi procesata in continuare pe fluxul de vanzari: livrari si facturari. Comanda se poate aduce in starea Deschisa prin actionarea butonului Anulare Aprobare sau prin modificarea antetului sau specificatiilor.

7. Selectati Listare din meniul Actiuni din Antetul comenzii client si actionati butonul Start.

Raportul se obtine in format pdf.

8. Generare Dispozitie de Livrare din comanda

Prerechizite

  • Utilizatorul care opereaza sa fie definit ca Utilizator Vanzari

  • Sa existe un cod de document pentru dispozitiile de livrare definit in Financial -> Definitii -> Documente

  • Rute de livrare definite in Rute-Agenti

Procedura

a. Selectati Livrare din meniul Actiuni;

b. Completati informatiile necesare si selectati articolele sau serviciile care fac obiectul dispozitiei de livrare;

c. Pentru modul de livrare Standard modificati, dupa caz, cantitatile;

d. Actionati Ok pentru generarea Dispozitiei de Livrare. Sunteti pozitionati in functia Dispozitii de livrare. Pentru procesarea documentului, consultati Dispozitii de Livrare

9. Generare Factura din Comanda Client

Prerechizite

  • Configurarea Zonelor de facturare, Serii si numere facturi, a utilizatorilor care opereaza Organizare Facturare

  • Sa existe un coduri de document pentru dispozitiile de livrare si facturi definite in Financial -> Definitii -> Documente

  • Rute de livrare definite in Rute-Agenti

Procedura

a. Selectati Facturare din meniul Actiuni;

b. Selectati Registrul de contabilitate, Zona de Facturare, Seria Facturii si completati Data Facturii;

c. Pozitionati Dispozitii de livrare si completati informatiile. Data livrarii trebuie sa fie <= Data facturii;

d. Selectati articolele sau serviciile care fac obiectul facturii;

e. Pentru modul de livrare Standard modificati, dupa caz, cantitatile;

f. Actionati Ok pentru generarea Facturii. Sunteti pozitionati in functia Facturi. Pentru procesarea documentului, consultati Facturi

10. Facturare rapida

Factura emisa prin aceasta procedura va fi copia comenzii.

Prerechizite

  • Configurarea Zonelor de facturare, Serii si numere facturi, a utilizatorilor care opereaza Organizare Facturare

  • Sa existe un coduri de document pentru dispozitiile de livrare si facturi definite in Financial -> Definitii -> Documente

  • Rute de livrare definite in Rute-Agenti

  • Utilizatorului care opereaza sa ii fie asociat o singura zona de facturare, serie facturi, registru de contabilitate;

Procedura

a. Selectati Facturare rapida din meniul Actiuni;

b. Veti fi pozitionat in functia Facturi pe factura emisa. Pentru procesarea documentului, consultati Facturi

11. Actionati butonul Finalizare si apoi Inchidere din antet (langa meniul Actiuni); Prin aceste actiuni, starea ia valoarea «Finalizata» si apoi «Inchisa». Comanda poate fi deschisa prin actionarea butoanelor cu actiune reversibila.

Notă

In cazul in care nu a fost facturata toata cantitatea comandata, inainte de Finalizare procedati ca mai jos. Daca aveti dispozitii de livrare, facturati sau stornati dispozitia de livrare.

a. Selectati Linia din specificatie pentru care nu s-a facturat toata cantitatea;

b. Accesati butonul Detaliere si apoi Programari;

c. Pozitionati pe programarea in cauza si actionati butonul Modific;

d. Completati:

Q renuntata: diferenta intre cantitatea comandata si cantitatea livrata si cantitatea returnata;

Motiv Renuntare: se alege din Lista de motive, care se actualizeaza in lista rezervata MRN-Motiv renuntare;

e. Se apasa pe rand butoanele Aprobare, Finalizare, Inchidere

Generare Comanda Client din Comanda Furnizor

Utila in cazul vanzarilor de marfuri in cazul aprovizionarii dedicate de la furnizor.

Selectati Preluare Comanda Furnizor din meniul Actiuni