Resurse Umane si Salarizare

1. Actualizare Activitati - conform documentatiei docserp.emsys.ro

Se definesc activitatile specifice care se desfasoara in cadrul organizatiei. Activitatea se va completa pe structura organizatorica (vezi Actualizare Structura Organizatorica) si pe angajati in sectiunea Contracte (vezi Generare Contracte angajati).

Vor fi folosite pentru listarea rapoartelor din salarizare.

Observatie: Pentru activitatile care exista se pot modifica codurile si denumirile sau se pot bloca cele neutilizate.

Pentru noile activitati se procedeaza conform documentatiei docserp.emsys.ro (prin copierea unui model existent).

2. Actualizare Categorii De Personal - conform documentatiei docserp.emsys.ro

Se definesc categoriile de personal din care fac parte angajatii din cadrul organizatiei. Categoria de personal se va completa pe angajati in sectiunea Contracte (vezi Generare Contracte angajati).

Vor fi folosite pentru listarea rapoartelor din salarizare.

Observatie: Pentru categoriile de personal care exista se pot modifica codurile si denumirile sau se pot bloca cele neutilizate.

Pentru noile categorii de personal se procedeaza conform documentatiei docserp.emsys.ro (prin copierea unui model existent).

3. Actualizare Coduri CAEN - conform documentatiei docserp.emsys.ro

Se defineste codul CAEN existent la nivelul organizatiei.

Codul CAEN se va completa in Setari-> Configurari -> Organizatie/Filiale Sucursale. Va fi preluat in declaratia D112 si Revisal.

Observatie: In baza de date a fost definit un cod CAEN model. Se poate modifica codul si denumirea CAEN-ului existent sau se poate bloca daca nu este utilizat.

Pentru noile coduri CAEN se procedeaza conform documentatiei docserp.emsys.ro (prin copierea unui model existent).

4. Actualizare Banci Pentru Viramente Carduri - conform documentatiei docserp.emsys.ro

Se definesc bancile in care se face virarea drepturilor salariale ale angajatilor. Banca se va completa pe angajati in sectiunea Banci Asigurari (vezi Import Banci si Case de Asigurari angajati).

Vor fi folosite pentru listarea rapoartelor specifice exportului la banci.

Observatie: Pentru bancile care exista se pot modifica codurile si denumirile sau se pot bloca cele neutilizate.

Pentru noile banci se procedeaza conform documentatiei docserp.emsys.ro (prin copierea unui model existent).

Se definesc modurile in care angajatii vor primi drepturile salariale (cont bancar, casierie, etc). Casierul se va completa pe angajati in sectiunea Financiare (vezi Import Informatii Financiare angajati).

Vor fi folosite pentru listarea rapoartelor din salarizare in vederea realizarii platilor salariatilor.

Observatie: Codurile adaugate trebuie sa corespunda cu listele din Banci Pentru Viramente Carduri

Exemplu:

Banci/Casieri: BCR - BANCA COMERCIALA ROMANA

Coduri De Banci Pentru Viramente Carduri: BCR - BANCA COMERCIALA ROMANA

Mod completare pe angajat: daca in sectiunea Banci Asigurari a fost completata banca BCR si casierul se va completa BCR in sectiunea Financiare.

5. Actualizare Beneficiari retineri

Se definesc beneficiarii retinerilor efectuate din salariile angajatilor. Se completeaza la adaugarea retinerilor pe salariati.

  1. Descarcati fisierul Beneficiari retineri.xls si completati pe structura existenta:

Campuri obligatorii: Cod, Denumire, Data inceput, Data sfarsit, Judet, Localitate.

Codul de judet, respectiv codul de localitate se completeaza din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice

Cod fiscal: se completeaza pentru Persoane Juridice.

Cont Banca: se completeaza contul IBAN.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Beneficiar

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate accesand functia de la punctul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Beneficiar retineri.xls si reluati pasul c.

Pentru actualizarea manuala a beneficiarilor se procedeaza conform documentatiei docserp.emsys.ro (prin adaugare sau prin copierea unui model existent).

6. Actualizare Structura Organizatorica

Se definesc date referitoare la locul de munca al angajatilor organizat pe doua nivele (primul si al doilea nivel organizatoric din cadrul organizatiei):

  • Nivel 1 - Sectie/Departament/Directie/Facultate/Sucursala etc.

  • Nivel 2 - Atelier/Compartiment/Serviciu/Birou/Catedra/Punct de lucru etc.

Acestea se vor completa pe salariati (vezi Import Structura de plata angajati) si vor fi folosite pentru listarea rapoartelor din salarizare.

Observatie: Implicit in baza de date exista o structura organizatorica model (Nivel 1 si Nivel 2). Acestea pot fi blocate conform documentatiei docserp.emsys.ro si puteti sa le actualizati pe cele noi:

Nivel 1

  1. Descarcati fisierul Sectii.xlsx si completati pe structura existenta:

Campuri obligatorii: Sectie, Denumire, Data Inceput, Data Sfarsit, Stare, Activitate.

Activitate: se completeaza codul de lista din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate-> Activitati

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate accesand functia de la punctul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Sectii.xlsx si reluati pasul c.

Nivel 2

  1. Descarcati fisierul Ateliere.xlsx si completati pe structura existenta:

Campuri obligatorii: Atelier, Denumire, Stare, Data inceput, Data sfarsit, Regim de lucru, Purtator, Business Unit, Zona, Activitate, Pontaj, Indice, Sectie.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica

  2. Apelati image2 -> si incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate accesand functia de la punctul b si image2 pe fiecare sectie completata in fisierul de incarcare.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Ateliere.xlsx si reluati pasul c.

Optional se poate configura si Organigrama organizatiei - conform documentatiei docserp.emsys.ro

7. Confidentialitate Salarii

In baza de date a fost definit utilizatorul ADMINISTRATOR care are drept de acces pe functiunile din modulul 3.Human Resources&Payroll.

Se definesc utilizatori cu drept de acces pe functiunile din modulul 3.Human Resources&Payroll - conform documentatiei Definire utilizator .

Utilizatorilor definiti anterior, care opereaza in modulul 3.Human Resources&Payroll, este necesar sa li se acorde drepturi de confidentialitate salarii.

Se urmeaza pasii:

  1. Apelati Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari-> Configurari-> Confidentialitate Salarii

  2. Exportati drepturile utilizatorului ADMINISTRATOR utilizand butonul image1 -> Export.

  3. In fisierul exportat treceti in campul Utilizator numele utilizatorului pentru care doriti acordarea drepturilor de confidentialitate.

  4. Importati fisierul creat pe functia de la punctul a si utilizati butonul image1 -> Import.

8. Import fisier Revisal

Se importa ultimul fisier Revisal:

  1. Creati o arhiva zip cu o denumire cat mai scurta care sa contina fisierul .rvs (exemplu: Revisal.zip).

  2. Apelati functia Human Resources&Payroll-> Implementare Resurse Umane

  3. Alegeti Pas 2: Incarcare Date Resurse Umane si selectati arhiva .zip creata la pct. a

  4. Apasati butonul image4 (Incarca Date).

Apare mesaj ca s-au importat datele si lista cu numarul de inregistrari incarcate in tabelele de revisal.

  1. Alegeti Pas 3: Generare Date Resurse Umane

  2. Bifati campurile de mai jos si apasati butonul image5 Transfer.

Companie: se genereaza datele companiei: Organizatie si Filiale Sucursale.

Datele generate se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal ->Setari-> Configurari-> Organizatie, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

respectiv Human Resources&Payroll -> Administrare Personal ->Setari-> Configurari-> Filiale Sucursale, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Persoane: se genereaza informatiile salariatilor privind: Date personale, Stari, Identitate, Adresa de Domiciliu.

Lista cu salariatii se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Persoane, se selecteaza salariatul si se apeleaza Date personale, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Starea salariatilor se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Persoane, se selecteaza salariatul si se apeleaza Date Generale -> Stari, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Datele de identitate ale salariatilor se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Date Generale-> Identitate, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Adresa de Domiciliu a salariatilor se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Date Generale-> Adrese, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Contracte: se genereaza informatiile despre contractele salariatilor, privind: Stare Contract, Functie Contract, Salariu Contract, Sporuri Estimate.

Starea Contractelor se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Contracte-> Administrare Personal-> Stare, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Functia salariatilor aferenta fiecarui contract se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Contracte-> Administrare Personal-> Functii, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Salariul aferente fiecarui contract se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Contracte-> Administrare Personal-> Salarii, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

Sporurile estimate se verifica accesand calea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton Alte Functii -> Contracte-> Administrare Personal-> Sporuri Estimate, documentatia se regaseste la adresa docserp.emsys.ro

17. Import Vechime angajati

  1. Descarcati fisierul Import vechime.xlsx si completati pe structura existenta.

Campurile marcate cu verde in fisier sunt obligatorii de completat.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Contract Vechimi

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Contract Vechimi de la pasul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Import vechime.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

18. Import Structura de plata angajati

  1. Descarcati fisierul Structura de plata.xlsx si completati pe structura existenta.

Campuri obligatorii: CNP, Marca, Marca Contract, Din data, Sectie, Atelier.

In campurile Sectie si Atelier se completeaza codurile definite in Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Structura de Plata

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Structura de Plata de la pasul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Structura de plata.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

19. Import Informatii Financiare angajati

  1. Descarcati fisierul Financiare.xlsx si completati pe structura existenta.

Campurile marcate cu verde in fisier sunt obligatoriu de completat.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Financiare

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Financiare de la pasul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Financiare.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

20. Import Banci si Case de Asigurari angajati

  1. Descarcati fisierul Banci.xlsx si completati pe structura existenta.

  2. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Banci Asigurari Contracte

Campurile marcate cu verde in fisier sunt obligatoriu de completat.

Pentru fiecare angajat se vor importa cate 4 inregistrari cu Tip Banca completat cu una din valorile: CASA DE ASIGURARI DE SANATATE/CASA DE ASIGURARI SOMAJ/CASA DE ASIGURARI SOCIALE/BANCA EMITENTA CARD.

Se poate face un singur fisier sau fisiere separate pentru fiecare tip de banca.

Pentru fiecare tip de banca, in campul Banca se pun valorile:

  • CASA DE ASIGURARI DE SANATATE: se completeaza codul din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari->Liste rezervate -> Coduri Pentru Casele De Sanatate.

  • CASA DE ASIGURARI SOMAJ: se completeaza codul din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari->Liste rezervate -> Coduri Pentru Casele De Somaj.

  • CASA DE ASIGURARI DE SANATATE: se completeaza codul din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari->Liste rezervate -> Conturi Pentru Casa De Asigurari Sociale.

  • BANCA EMITENTA CARD: se completeaza codul din Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Setari->Liste rezervate -> Coduri De Banci Pentru Viramente Carduri.

  1. Incarcati fisierul/fisierele prelucrat(e) utilizand butonul image1 -> Import.

  2. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Banci Asigurari Contracte de la pasul b.

  3. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Banci.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

21. Import Deduceri personale angajati

  1. Descarcati fisierul Deduceri personale.xlsx si completati pe structura existenta.

Campurile marcate cu verde in fisier sunt obligatoriu de completat. Celelalte campuri daca nu se actualizeaza se vor lasa cu valorile implicite.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Deducere personala

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Deducere personala de la pasul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Import Deduceri personale.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

22. Import Persoane in Intretinere angajati

  1. Descarcati fisierul Persoane intretinere.xlsx si completati pe structura existenta.

Campurile marcate cu verde in fisier sunt obligatoriu de completat. Celelalte campuri daca nu se actualizeaza se vor lasa cu valorile implicite.

  1. Apelati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> buton image8 (Alte Functii) -> sectiunea Contracte-> Persoane in Intretinere

  2. Incarcati fisierul prelucrat utilizand butonul image1 -> Import.

  3. In cazul in care nu s-au raportat erori, se verifica datele incarcate in sectiunea Persoane in Intretinere de la pasul b.

  4. In cazul in care se raporteaza erori, corectati fisierul Persoane intretinere.xlsx si reluati pasul c.

Pentru mai multe informatii studiati documentatia generala, la adresa docserp.emsys.ro sau apelati la suport.

23. Import Declaratia 112

Se importa fisierele .xml ale D112 pe ultimele 12 luni.

Pentru fiecare luna pentru care se incarca declaratia 112 se face cate o arhiva .zip care sa contina fisierul xml al declaratiei 112 si fisierul defaultValues.properties -…de completat cu informatiile de pe baza etalon

  1. Apasati image6 si selectati luna de salarii pe care se realizeaza incarcarea arhivei .zip mai sus creata.

  2. Apelati functia Human Resources&Payroll-> Implementare Resurse Umane

  3. Alegeti Pas 2: Incarcare Date Resurse Umane si selectati arhiva .zip aferente lunii selectate la punctul „a”

  4. Apasati butonul image4 Incarca Date.

    Apare mesaj ca s-au importat datele si lista cu numarul de inregistrari incarcate in tabelele declaratiei.

  5. Alegeti Pas 3: Generare Date Resurse Umane

  6. Bifati tabelele Colectii si Concedii Medicale si apasati butonul image5 Transfer.

    Apare mesaj ca s-a efectuat transferul si numarul de inregistrari transferate in tabelele concedii medicale si colectie.