Export/Import XLSX

Functionalitatea de Export/Import este disponibila in majoritatea ecranelor de lucru, oferind utilizatorilor flexibilitatea de a selecta campurile dorite pentru export. De exemplu, in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi pot fi exportate si importate conturi.

In functie de tipul functiei accesate, butoanele de Export/Import sunt organizate cu doua variatii:

Functii de tip 1

Exportul datelor pe functiile de tip 1 se realizeaza astfel:

1. Efectuati selectia de date pentru care se doreste exportul. In lipsa unei selectii se va exporta selectia implicita.

2. Accesati Actiuni -> Exporta;

3. Mutati, din partea stanga a ferestrei deschise, in partea dreapta, elementele (coloanele) ce se doresc a fi exportate, folosind sagetile:

  1. Mutare elemente selectate in alta lista - permite mutarea elementului/elementelor selectate. Selectia multipla se efectueaza cu ajutorul tastelor Ctrl sau Shift.

  2. Mutare globala elemente in alta lista - permite mutarea tuturor elementelor.

4. Reordonati, daca este necesar, elementele din partea dreapta a ferestrei, utilizand butoanele disponibile:

  1. Mutare elemente selectate la inceputul listei;

  2. Mutare elemente selectate cu o pozitie mai sus in lista;

  3. Mutare elemente selectate cu o pozitie mai jos in lista;

  4. Mutare elemente selectate la sfarsitul listei.

5. Alegeti, daca este cazul, tipul de export: XLSX, XLS, CSV, HTML.

6. Apasati butonul Exporta.

Importul datelor pe functiile de tip 1 se realizeaza astfel:

1. Pregatiti fisierul de import;

Structura necesara pentru fisierul de import poate fi obtinuta prin exportul datelor din aceeasi sectiune.

2. Accesati Actiuni -> Importa;

  1. Apasati butonul Choose File si alegeti fisierul care se va incarca;

  2. Bifati Are header pentru a se face corelarea intre campurile din fisier si campurile din aplicatie;

  3. Acolo unde este cazul, faceti manual corelatia cu coloana din baza;

  4. Bifati, in functie de caz, una din urmatoarele optiuni:

  • Inserare - doar pentru incarcarea in baza de date a inregistrarilor;

  • Actualizare - pentru modificarea inregistrarilor existente deja in baza de date;

  • Inserare sau Modificare - pentru incarcarea si modificarea inregistrarilor conform informatiilor din fisier.

  1. Apasati Inserare ( daca alegeti una din optiunile de mai sus adica Actualizare sau Inserare cu Modificare, butonul de Inserare se schimba cu denumirea de Actualizare, respectiv Inserare cu Modificare);

  2. Daca fisierul este corect si dupa ce s-au incarcat datele din fisier, primiti mesajul: Operatia de inserare s-a incheiat cu succes.;

  3. Daca exista erori la incarcare, acestea se afiseaza intr-un fisier pdf cu denumirea Raport Erori Import.

In cazul unui mesaj de eroare, consultati fisierul pdf cu erorile, corectati in fisierul de incarcare si reluati procesul de import.

Exista doua optiuni disponibile pentru importul datelor in sistem:

  1. Bifa Import cu Erori : sistemul preia toate inregistrarile valide si genereaza un raport separat pentru cele care contin erori, fara a intrerupe importul datelor corecte.

  • Aplicatia va incerca sa importe toate inregistrarile care sunt completate si validate corect in fisierul XLSX.

  • La orice eroare aparuta la import, se va genera un fisier pdf cu denumirea Raport Erori Import. Fisierul cu erori contine urmatoarele coloane:

  • Nr. Inreg. - numarul de inregistrare din fisierul Excel;

  • Linie - linia din fisier unde a fost identificata eroarea;

  • Coloana Fisier - reprezinta coloana din fisier unde a aparut eroarea;

  • Coloana Baza - campul corespondent din baza de date ERP;

  • Pagina - numarul foii (sheet) din fisierul Excel;

  • Mesaj - descrierea erorii aparute.

Datele care prezinta erori si au fost transmise in fisierul de erori, nu au fost incarcate in aplicatie.

  1. Bifa Import fara Erori (image2) : sistemul preia doar datele complet validate, iar in cazul in care exista erori, procesul este oprit, iar utilizatorul este informat printr-un raport de erori.

  • Daca structura fisierului este corecta si toate datele sunt validate, pozitiile vor fi preluate integral in sistem;

  • In caz contrar, aplicatia va genera un fisier PDF cu denumirea Raport Erori Import, ce contine detaliile erorilor identificate;

  • In cazul in care sunt semnalate erori, consultati fisierul de erori, corectati valorile in fisierul XLSX si reluati procesul de import;

  • Importul este considerat finalizat cu succes doar atunci cand nu mai este generat niciun fisier de erori, iar aplicatia afiseaza mesajul: Operatia de inserare s-a incheiat cu succes.

Functii de tip 2

Exportul datelor pe functiile de tip 2 se realizeaza astfel:

1. Selectati coloanele dorite a fi exportate sau lasati implicit toate coloanele bifate la export

2. Apasati Exporta coloane selectate in formatul ales.

Fisierele se descarca/salveaza implicit in locatia configurata in browser sau selectati locul unde doriti sa se salveze si puteti sa le prelucrati ulterior.

Daca doriti sa salvati o anumita selectie pentru export, procedati astfel:

  1. Bifati coloanele pe care doriti sa le exportati;

  2. Apasati butonul Salveaza selectie si in fereastra care se deschide completati un nume pentru selectia efectuata;

  3. Apasati pe butonul Incarca Selectie si alegeti din lista selectia dorita. Odata cu alegerea selectiei dorite, se vor propune automat pentru export campurile pe care le-ati salvat in selectie.

  4. Daca apasati butonul Exporta selectie, se va deschide o lista cu toate selectiile salvate anterior si puteti sa alegeti selectia dorita si sa o exportati;

Dupa ce ati ales selectia dorita se va deschide o fereastra cu Informatii in care la Afisare detalii va mentioneaza ca Daca operatia de copiere nu merge copiati mesajul de mai jos. Puteti sa copiati intocmai acest mesaj (care reprezinta selectia salvata de dumneavoastra) si sa-l transmiteti spre analiza/verificare catre un alt coleg/departament sau catre suport.

  1. Dupa ce ati copiat mesajul de la export selectie, si l-ati transmis mai departe, persoana destinatara ,care are acces in aplicatie, va putea sa incarce selectia primita de la dumneavoastra, astfel:

  2. Mergeti pe butonul Import selectie unde se va deschide o fereastra in care veti copia mesajul anterior si apasati ok; completati numele selectiei (implicit se propune numele de la selectia exportata, nume care a fost setat initial de catre persoana care a salvat selectia respectiva) si apasati din nou OK.

  3. Selectia nou importata o regasiti pe butonul Incarca selectie si puteti sa o folositi la exportul datelor;

  4. Daca apasati pe butonul Sterge selectie se va afisa o lista cu toate selectiile salvate si puteti sa bifati selectia/selectiile pe care doriti sa le stergeti din lista.

Importul datelor pe functiile de tip 2 se realizeaza astfel:

1. Incarcare fisier:

  1. Apasati butonul Alege fisier ;

  2. Alegeti fisierul care se va incarca;

  3. Apasati butonul Incarca ().

2. Selectie coloane:

  1. Selectati Are cap tabel, daca este cazul (astfel se realizeaza corespondenta intre capul de tabel din fisierul excel si campurile din aplicatie care urmeaza sa fie populate cu datele din fisier)

  2. Derulati ecranul si din partea stanga jos dati click pe butonul Etapa 3.

3. Constante (optional):

  1. Sectiunea permite alocarea de valori pentru proprietati din tabela curenta. Valorile vor fi valabile pentru fiecare din liniile din fisierul de incarcat.

  2. Derulati ecranul si din partea stanga jos dati click pe butonul Etapa 4.

4. Importa fisier:

  1. Apasati butonul Inserare.

Similar importului datelor pe functiile de tip 1, si pentru functiile de tip 2, exista aceleasi doua optiuni disponibile pentru importul acestora in sistem:

  1. Bifa Import cu Erori : sistemul preia doar datele complet validate, iar in cazul in care exista erori, procesul este oprit, iar utilizatorul este informat printr-un raport de erori.

  • Aplicatia va incerca sa importe toate inregistrarile care sunt completate si validate corect in fisierul XLSX.

  • La orice eroare aparuta la import, se va genera un fisier pdf cu denumirea Raport Erori Import. Fisierul cu erori contine urmatoarele coloane:

  • Nr. Inreg. - numarul de inregistrare din fisierul Excel;

  • Linie - linia din fisier unde a fost identificata eroarea;

  • Coloana Fisier - reprezinta coloana din fisier unde a aparut eroarea;

  • Coloana Baza - campul corespondent din baza de date ERP;

  • Pagina - numarul foii (sheet) din fisierul Excel;

  • Mesaj - descrierea erorii aparute.

Datele care prezinta erori si au fost transmise in fisierul de erori, nu au fost incarcate in aplicatie.

  1. Bifa Import fara Erori (image2) : sistemul preia doar datele complet validate; in cazul in care exista erori, procesul de import este oprit, iar utilizatorul este informat printr-un raport de erori.

  • Daca structura fisierului este corecta si toate datele sunt validate, pozitiile vor fi preluate integral in sistem;

  • In caz contrar, aplicatia va genera un fisier pdf cu denumirea Raport Erori Import, ce contine detaliile erorilor identificate;

  • In cazul in care sunt semnalate erori, consultati fisierul de erori, corectati valorile in fisierul XLSX si reluati procesul de import;

  • Importul este considerat finalizat cu succes doar atunci cand nu mai este generat niciun fisier de erori, iar aplicatia afiseaza mesajul: Operatia de inserare s-a incheiat cu succes.