Document Fundamentare

Functia Document Fundamentare (DDF) permite culegerea si gestionarea documentelor de fundamentare aferente angajarilor de cheltuieli din sectorul public.

Se acceseaza din Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli -> Document Fundamentare

Notă

Sectiunea A a documentului de fundamentare se culege in acest ecran (Document Fundamentare). Sectiunea B devine disponibila abia dupa ce documentul este asociat in angajament. Fluxul existent poate fi folosit in continuare — angajamentul poate fi adaugat direct din ecranul de angajamente, fara a utiliza aceasta functiune (Document Fundamentare).


Browse documente de fundamentare

La accesarea functiei se incarca lista documentelor de fundamentare disponibile.

Fiecare inregistrare din lista afiseaza:

  • Nr inregistrare - numarul unic al documentului de fundamentare;

  • Data revizuire - data revizuire;

  • Informatii suplimentare - descrierea sau scopul documentului;

  • Revizuire - numarul revizuirii curente a documentului.

In partea de sus a ecranului se afla:

  • un camp de Filtrare rapida - permite cautarea documentelor dupa numar document;

  • butonul image_setari Setari - permite selectarea documentelor in functie de coloanele selectate si sortarea listei;

  • butonul image_actiuni Actiuni - contine optiunile disponibile pentru documentul selectat.

In partea de jos a ecranului se afla butoanele de operare:

  • Detalii - navigheaza catre pagina de detaliere a documentului selectat;

  • Lista Angajamente - afiseaza angajamentele asociate documentului selectat;

  • Lista Capturi - afiseaza capturile asociate documentului;

  • Adauga - deschide ecranul de adaugare document nou;

  • button_modify Modifica - permite modificarea documentului selectat;

  •  Copiaza Copiaza - creeaza o copie a documentului selectat;

  •  Sterge Sterge - sterge documentul selectat.

Adaugare document de fundamentare

Apasati butonul Adauga din partea dreapta jos a ecranului.

Se deschide ecranul de adaugare cu urmatoarele campuri:

  • Nr. inregistrare - se completeaza automat de catre sistem daca revizuirea este 0. Daca revizuirea nu este 0, trebuie completat manual, altfel se primeste mesaj de eroare;

  • BU - selectati din lista Business Unit-ul corespunzator;

  • Compartiment specialitate - selectati din lista compartimentul de specialitate aferent documentului.

Dupa completarea campurilor, apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a salva inregistrarea in baza de date.

Puteti modifica ulterior documentul prin selectarea acestuia din lista si apasarea butonului button_modify Modifica.

Notă

Campul Nr. inregistrare se propune automat doar cand revizuirea documentului este 0. Pentru revizuirile ulterioare, numarul trebuie completat manual.

Detalii document de fundamentare

Dupa salvarea antetului documentului, selectati inregistrarea din lista si apasati butonul Detalii din partea de jos a ecranului pentru a naviga catre pagina de detaliere.

Lista de detalieri afiseaza pentru fiecare inregistrare:

  • Cod SSI - codul SSI generat din combinatia sector, sursa de finantare si articol buget;

  • Influente - valoarea influentei pe detaliere;

  • Total revizuiri anterioare - totalul influentelor din revizuirile anterioare;

  • Parametri fundamentare - parametrul de fundamentare asociat;

  • Element fundamentare - elementul de fundamentare asociat.

Apasati butonul Adauga pentru a introduce o noua detaliere. Se deschide ecranul cu urmatoarele campuri:

  • Sector - completati codul sectorului. Impreuna cu Sursa finantare si Articol buget este folosit la obtinerea codului SSI;

Atenționare

Campurile Sector, Sursa finantare si Articol buget sunt folosite la obtinerea codului SSI.

  • Sursa finantare - completati sau alegeti din lista sursa de finantare;

  • Articol buget - completati sau alegeti din lista articolul bugetar;

  • Cod SSI - camp inactiv, se completeaza automat in functie de sector, sursa finantare si articol buget;

  • Parametri fundamentare - camp inactiv, se completeaza automat in functie de sector, sursa finantare si articol buget;

  • Element fundamentare - camp inactiv, se completeaza automat;

  • Influente - completati valoarea influentei;

  • Total revizuiri anterioare - camp inactiv, se completeaza automat cu 0 cand se afla pe revizuirea 0, respectiv cu totalul influentelor anterioare pentru revizuirile mai mici decat revizuirea curenta, atunci cand revizuirea curenta este mai mare decat 0.

Apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a salva detalierile.

Notă

Campurile Cod SSI, Parametri fundamentare si Total revizuiri anterioare nu sunt active si se completeaza automat de catre sistem.

Lista Angajamente

Selectati un document de fundamentare din lista si apasati butonul Lista Angajamente din partea de jos a ecranului.

Se deschide un popup care afiseaza angajamentele asociate documentului de fundamentare selectat, cu urmatoarele coloane:

  • Document - numarul documentului de angajament asociat;

  • Scop - scopul angajamentului;

  • Valoare - valoarea angajamentului in moneda de baza;

  • Revizuire - revizuirea la care a fost asociat angajamentul.

Meniul Actiuni

Meniul image_actiuni Actiuni din coltul dreapta sus al ecranului contine urmatoarele optiuni:

  1. Generare Angajament

  • Apasati Actiuni -> Generare Angajament pentru a naviga in ecranul de adaugare angajament.

  • Pe langa propunerile standard care se fac la adaugarea unui angajament, sistemul propune automat si valorile pentru campurile:

    • Dep. Specialitate - se preia compartimentul de specialitate din documentul de fundamentare;

    • Scop - se preia scopul din documentul de fundamentare;

    • BU - se preia Business Unit-ul din documentul de fundamentare.

Dupa completarea tuturor campurilor necesare, apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a inregistra angajamentul. Angajamentul generat va fi asociat automat documentului de fundamentare si va fi vizibil in lista de la Lista Angajamente.

  1. Export Doc. Fundamentare

  • Apasati Actiuni -> Export Doc. Fundamentare pentru a exporta documentul de fundamentare.

  • Se deschide un popup in care campurile sunt completate cu valorile salvate la adaugarea/modificarea documentului de fundamentare. In afara de campurile BU, Compartiment specialitate si Scop, nu se pot modifica alte campuri.

Puteti efectua:

  • Export XML - genereaza fisierul XML al documentului de fundamentare;

  • Export PDF - genereaza fisierul PDF al documentului de fundamentare.

Notă

La primul export, campurile sunt active si bifele sunt active. La exporturile ulterioare pe acelasi document, campurile nu mai sunt active, cu exceptia: BU, Compartiment specialitate si Scop.

  1. Lansare BPM Sectiunea A

  • Apasati Actiuni -> Lansare BPM Sectiunea A pentru a lansa Sectiunea A a documentului de fundamentare selectat spre aprobare, prin fluxul BPM Flux aprobare revizie document fundamentare.

  • Daca documentul nu a fost anterior lansat sau aprobat, se primeste mesaj de informare: Documentul curent a fost lansat spre procesare in BPM.

  • Daca documentul a fost deja lansat sau aprobat prin BPM, se primeste mesajul de eroare: Sectiunea A a documentului curent a fost aprobata prin fluxul BPM.

Notă

Pentru a putea lansa documentul spre aprobare in BPM trebuie indeplinite urmatoarele conditii:

  • sa existe in functia BPM management, tab Process Definition, fluxul Flux aprobare revizie document fundamentare;

  • sa existe grupul de utilizatori DDF_CS, cu denumirea COMPARTIMENT SPECIALITATE, definit la functia Actualizare Utilizatori, tab Grupuri, in care sunt adaugati utilizatorii cu drept de aprobare a documentelor de fundamentare.

Atenționare

Daca grupul de utilizatori DDF_CS nu exista, la apasarea butonului Lansare BPM Sectiunea A se primeste mesaj de eroare: Grupul de utilizatori cu codul DDF_CS [Compartiment Specialitate] nu exista.

  1. Istoric BPM

  • Apasati Actiuni -> Istoric BPM pentru a vizualiza, intr-un popup, istoricul proceselor BPM lansate pentru documentul de fundamentare selectat. Fiecare inregistrare afisata contine: utilizatorul, data si starea.

Notă

  • Daca documentul selectat nu a fost inca lansat spre aprobare in BPM, popup-ul Istoric BPM nu contine nicio inregistrare.

  • Dupa apasarea butonului Lansare BPM Sectiunea A, in popup apare o inregistrare aferenta lansarii.

  • Dupa ce sarcina este aprobata sau refuzata din BPM (buton Workflow), in popup apar ambele inregistrari: cea de lansare si cea de aprobare/refuz.

Actiuni dinamice (Import/Export)

Din bara de instrumente a ecranului de Documente de fundamentare este disponibil butonul Import/Export, care deschide un popup cu doua tab-uri: Export si Lista actiuni dinamice.

Tab-ul Lista actiuni dinamice contine doua actiuni destinate diagnosticarii si corectarii detalierilor documentului de fundamentare:

Dupa selectarea unei actiuni din lista, se completeaza parametrii solicitati in partea dreapta a ecranului, apoi se apasa butonul de executare.

ALOP Doc. fundamentare analiza

Parametru necesar:

  • Nr. unic inregistrare - camp obligatoriu.

La executare, actiunea analizeaza toate revizuirile existente pentru numarul unic introdus si genereaza trei rapoarte HTML, atasate/descarcate automat.

Raport 1: Analiza asocieri detalieri document fundamentare

Identifica revizuirile care au detalieri introduse, dar care nu sunt asociate cu niciun angajament - situatie care poate aparea, de exemplu, atunci cand detalierile au fost generate/modificate, iar asocierea cu angajamentul nu a mai fost refacuta.

Pentru fiecare astfel de revizuire, raportul afiseaza cate un rand pentru fiecare detaliere neasociata, cu urmatoarele informatii:

  • Nr unic si Revizuire - numarul unic si revizuirea documentului de fundamentare;

  • Info suplimentare - informatiile suplimentare ale revizuirii;

  • Data revizuire - data revizuirii;

  • Nr. detalieri - numarul total de detalieri ale revizuirii;

  • Cod doc / Nr cerere / Data cerere - angajamentul din care provine detalierea, chiar daca aceasta nu este asociata formal documentului de fundamentare;

  • Cod SSI - codul SSI al detalierii;

  • Param fundament - parametrul de fundamentare al detalierii;

  • Influente si Total revizuire - valorile detalierii.

Daca nu este identificata nicio revizuire cu detalieri fara asociere pentru numarul unic analizat, se afiseaza un mesaj de succes in locul liniilor de detaliu.

Raport 2: Analiza sume export document fundamentare

Pentru fiecare revizuire, de la 0 pana la revizuirea maxima existenta pentru numarul unic analizat, raportul reface logica de calcul a exportului documentului de fundamentare (portata dupa acelasi calcul folosit la generarea XML/PDF, fara generarea codului SSI, intrucat acesta nu influenteaza sumele agregate verificate) si compara:

  • Valoarea totala a influentelor (Sectiunea A) cu Influente (col. 6, Sectiunea B) si cu Influente (col. 9, Sectiunea B);

  • Valoarea totala actualizata (Sectiunea A) cu Suma rezervata din credite de angajament pentru anul curent actualizata (col. 7, Sectiunea B) si cu Suma rezervata din credite bugetare pentru anul curent actualizata (col. 10, Sectiunea B).

Fiecare rand din raport corespunde unei revizuiri si afiseaza, pe langa Revizuire, Data revizuire si Info suplimentare, cele 6 valori de mai sus; celulele la care sumele comparate nu coincid sunt evidentiate ca eroare (fond rosu).

Un rand este marcat pentru detaliere suplimentara (vizibila doar cu bifa Afiseaza detaliat) atunci cand se intampla cel putin una dintre urmatoarele situatii:

  • una dintre cele 4 comparatii de mai sus nu se verifica pentru revizuirea respectiva;

  • revizuirea are detalieri fara asociere cu un angajament (aceeasi conditie ca la Raportul 1);

  • exista angajamente asociate revizuirii la care suma detalierilor angajamentului (Forexebug) difera de suma detalierilor corespunzatoare din documentul de fundamentare.

Pentru un asemenea rand, sectiunea de detaliu (afisata sub randul de sume, cu bifa Afiseaza detaliat activata) poate contine, dupa caz:

  • o explicatie a diferentelor identificate (text descriptiv al cauzei probabile, de exemplu asociere lipsa, un angajament la care suma inregistrata difera fata de valoarea Angajament din Credite de Angajament, sau o valoare totala actualizata diferita de sumele din Sectiunea B fara sa existe un angajament asociat care sa explice diferenta);

  • lista angajamentelor asociate acestei revizuiri - cand sumele rezervate din credite de angajament si din credite bugetare (col. 7 si col. 10) sunt egale intre ele, dar difera de valoarea totala actualizata din Sectiunea A;

  • lista angajamentelor la care suma detalierilor difera fata de suma corespunzatoare din documentul de fundamentare;

  • lista angajamentelor care au o valoare inregistrata diferita de valoarea Angajament din Credite de Angajament - cand suma rezervata din credite de angajament difera de suma rezervata din credite bugetare;

  • detalierea sumelor din Sectiunea A, pe sursa (Curent / Anterior / Stornat), parametru de fundamentare, cod SSI, total revizuire si influente - afisata cand influentele Sectiunii A nu coincid cu col. 6 si/sau col. 9 din Sectiunea B;

  • detalierea sumelor din Sectiunea B, pe sursa (Curent / Anterior), cod articol bugetar si cod sursa de finantare, cu sumele rezervate si influentele aferente (col. 6, 7, 9 si 10) - afisata cand valoarea totala actualizata nu coincide cu col. 7 si/sau col. 10.

Notă

Daca pentru o revizuire nu se identifica nicio diferenta si nicio anomalie, randul respectiv nu are sectiune de detaliu.

Raport 3: Analiza continuitate revizuiri document fundamentare

Verifica, pentru fiecare pereche de revizuiri consecutive (revizuirea K si revizuirea K+1), daca valoarea totala actualizata din Sectiunea A a revizuirii K corespunde cu valoarea inregistrata ca „revizuire precedenta” (Sectiunea A) in revizuirea K+1.

Raportul afiseaza cate un rand pentru fiecare pereche de revizuiri consecutive, de la revizuirea 1 pana la revizuirea maxima existenta, cu coloanele:

  • Revizuire si Revizuire anterioara - perechea de revizuiri comparata;

  • Data revizuire si Info suplimentare - aferente revizuirii curente (K+1);

  • Valoare totala actualizata (Sectiunea A, revizuirea anterioara) - valoarea totala actualizata calculata pentru revizuirea K;

  • Valoare revizuire precedenta (Sectiunea A, valt_rev_prec, revizuirea curenta) - valoarea reportata drept revizuire precedenta in revizuirea K+1;

  • Diferente - diferenta dintre cele doua valori de mai sus (valoarea totala actualizata a revizuirii K minus valoarea revizuire precedenta din revizuirea K+1).

Daca cele doua valori nu coincid, ambele celule, precum si celula Diferente, sunt evidentiate ca eroare (fond rosu).

Notă

Daca pentru numarul unic analizat exista mai putin de doua revizuiri, raportul afiseaza un mesaj ca operatiunea de comparare intre revizuiri consecutive nu se poate efectua.

ALOP Regenerare doc. fundamentare

Parametri disponibili:

  • Nr. unic inregistrare - camp obligatoriu, cu lista de valori;

  • Revizuire de la si Revizuire pana la - filtreaza revizuirile procesate si sunt luate in considerare doar daca este completat Nr. unic inregistrare;

  • Operatiune - lista de selectie cu valorile Standard si Pe surse de finantare (valoare implicita).

Pentru fiecare revizuire selectata, respectiv pentru fiecare angajament asociat acesteia, actiunea sterge detalierile existente ale documentului de fundamentare si le regenereaza pe baza detalierilor angajamentului (Forexebug), generand codul SSI pentru fiecare combinatie sector / sursa de finantare / articol bugetar.

  • Daca Operatiune este Pe surse de finantare, detalierile regenerate sunt grupate pe cod SSI si sursa de finantare;

  • Daca Operatiune este Standard, gruparea se face doar pe cod SSI.

Atenționare

Pentru a putea regenera detalierile, toate randurile din detalierea angajamentului trebuie sa aiba completat sectorul (informatiile Forexebug). In caz contrar, regenerarea pentru angajamentul respectiv esueaza cu mesaj de eroare, iar detalierile existente raman sterse - operatia se executa intr-o tranzactie separata, care este anulata (rollback) daca apare o eroare pentru angajamentul respectiv.

La finalul executiei se genereaza raportul Status regenerare detalieri document fundamentare, cu cate un rand pentru fiecare angajament/revizuire procesat(a), afisand numarul unic, revizuirea, angajamentul (numar si data cerere), valorile Influente si Total revizuire inainte si dupa regenerare (evidentiate daca difera), precum si statusul operatiei (Succes, Avertizare sau Eroare) si mesajul aferent.

Aprobare Sectiunea A prin BPM

Dupa lansarea in BPM cu optiunea Actiuni -> Lansare BPM Sectiunea A, aprobarea Sectiunii A a documentului de fundamentare se realizeaza in aplicatia BPM, de catre un utilizator care face parte din grupul DDF_CS.

Accesarea sarcinii in BPM:

  1. Din arborele de functii, in coltul dreapta sus, se apasa butonul Workflow, pentru a deschide aplicatia EMSYS BPM.

  2. In meniul din stanga se acceseaza sectiunea Tasks As Candidate Groups. Aici este afisata sarcina de aprobare corespunzatoare documentului lansat, sub forma:

    DDF: numar_unic /revizuire/data_revizuire (1. Compartiment Specialitate)

  3. Se selecteaza sarcina si se apasa butonul Revendica (Claim), pentru ca documentul sa fie preluat spre procesare de catre utilizatorul curent.

Dupa revendicare, se deschide formularul sarcinii, cu urmatoarele elemente:

  • Document - numarul, revizuirea si data revizuirii documentului de fundamentare (camp needitabil);

  • Descarca document - permite descarcarea documentului de fundamentare listat in format PDF;

  • Descriere scurta - informatiile suplimentare ale documentului de fundamentare (camp needitabil);

  • Ataseaza document semnat, camp Choose File - permite incarcarea documentului semnat electronic; butonul Semneaza Document permite semnarea electronica a documentului descarcat;

  • Aprobare - lista de selectie cu valorile Da si Nu;

  • Comentariu - camp text liber, propus automat cu denumirea etapei curente (ex: Compartiment Specialitate);

  • butonul Salveaza - salveaza modificarile fara a finaliza sarcina;

  • butonul Finalizat - finalizeaza sarcina curenta.

Pasii de aprobare/refuz:

  1. Se apasa butonul Descarca document pentru a descarca documentul de fundamentare listat in format PDF. Documentul descarcat este identic cu cel obtinut prin Actiuni -> Export Doc. Fundamentare, optiunea Export PDF.

  2. Documentul descarcat se semneaza electronic si se incarca folosind optiunea Choose File din campul Ataseaza document semnat.

  3. In campul Aprobare se selecteaza:

    • Da - pentru aprobarea Sectiunii A a documentului;

    • Nu - pentru refuzul documentului.

  4. Se apasa butonul Finalizat.

Notă

La aprobare (Aprobare = Da), incarcarea documentului semnat este obligatorie. Daca nu se incarca niciun fisier, la apasarea butonului Finalizat se primeste mesaj de eroare.

Rezultat:

  • daca s-a selectat Nu, documentul este refuzat;

  • daca s-a selectat Da, Sectiunea A a documentului este aprobata. O noua lansare in BPM a aceluiasi document primeste mesajul de eroare: Sectiunea A a documentului curent a fost aprobata prin fluxul BPM.

Notă

La fiecare etapa a fluxului (lansare, revendicare, aprobare, refuz) se afiseaza starea documentului in meniul Actiuni -> Istoric BPM.