Parteneri

Scop

Sectiunea permite definirea partenerilor de afaceri, oferind o imagine de ansamblu a partenerului in relatiile sale cu compania. Un partener de afaceri poate fi o persoana juridica sau fizica, are un cod unic si poate avea calitatea de furnizor, client, agent vanzari. Atributele asociate unui partener sunt grupate logic, astfel incat sa asigure informatii privind:

• Gruparea: grupa, regiune, arie geografica, forma juridica, industrie;

• Identificarea: adresa, persoane de contact;

• Participarea in documente si raportari: cod fiscal, cod unic de identificare, adresa fiscala;

• Participarea in tranzactii: client, furnizor, agent, comisionar, vanzator;

• Date Comerciale;

• Coduri fiscale, banci si conturi bancare pentru afisare in documente sau emitere ordine de plata;

• Informatii pentru Declaratia informativa 394 (legislatia din Romania) privind livrarile si achizitiile;

• Informatii pentru furnizarea datelor referitoare la completarea pe ordine de plata a beneficiarul platii in cazul in care ordinele de plata se emit din Cash Management.

Prerechizite

• Structura geografica definita: zone, tari, judete, localitati. Alegeti: Administrator -> Alte functionalitati -> Arii Geografice. Pentru tara care reprezinta organizatia, campul LOCALA trebuie setat cu valoarea DA (altfel aceste informatii nu vor fi propuse de sistem la adaugare partener)

• Listele rezervate IN (Incasari), PL (Plati), detaliate pe functia Financiar -> Definitii Generale -> Liste Rezervate sau pe Financiar -> Definitii Generale -> Planul de Conturi -> Definitii -> link Liste rezervate

• Grupe de Parteneri definite pe functia Financiar -> Definitii Generale-> Grupe Parteneri

• Configurari parteneri

• Configurari in consola de administrare EMSYS in vederea preluarii istoricului TVA la incasare. Informatiile sunt preluate de pe site-ul ANAF https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/TVA_incasare/modalitati_consultare_registrul_contribuabili.htm

Procese

Partenerii se pot actualiza prin mai multe metode: o actualizare rapida, prin care nu se completeaza toate campurile disponibile pentru actualizare ci doar un minim de informatii, o actualizare completa, prin care se actualizeaza mai multe campuri, in functie de tipul partenerului (companie sau persoana) sau pot fi incarcati din fisier Excel. Sunt disponibile functionalitati automate de preluare istoric TVA la incasare sau verificari CUI.

Actualizare rapida partener persoana juridica

Pentru actualizarea rapida a unui partener persoana juridica:

1. Actionati butonul Actualizare Rapida ()

2. Actionati butonul Adaug () pentru adaugarea unui partener nou sau butonul Modific () pentru modificarea informatiilor unui partener existent sau butonul Copiez () pentru adaugarea prin copierea unui partener existent.

3. In ecranul Actualizare rapida parteneri,

   3.1. Selectati Tip partener = Companie

   3.2. Completati CUI si apasati buton Verificare CUI.

   3.3. Completati restul informatiilor disponibile si actionati buton Ok () pentru salvarea partenerului.

In cazul in care serviciul pentru verificarea CUI este setat cu valoarea ANAF sau TOATE, la adaugarea unui partener nou se face automat si incadrarea sau corectarea incadrarii in grupele de parteneri necesare obtinerii D394.

Informatiile necesare obtinerii D394 sunt completate pe Financiar -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Fiscale -> Configurator Declaratii -> Tab Configurari D394 -> Tab Configurari Financiar -> Sectiunea Persoane Fiscale.

Actualizare rapida partener persoana fizica

Pentru actualizarea rapida a unui partener persoana fizica:

1. Actionati butonul Actualizare Rapida ()

2. Actionati butonul Adaug () pentru adaugarea unui partener nou sau butonul Modific () pentru modificarea informatiilor unui partener existent sau butonul Copiez () pentru adaugarea prin copierea unui partener existent.

3. In ecranul Actualizare rapida parteneri, selectati Tip partener = Persoana, completati restul informatiilor disponibile si actionati buton Ok () pentru salvarea partenerului.

Actualizare partener cu informatii complete - persoana juridica

Pentru actualizarea cu informatii complete a unui partener persoana juridica:

1. Actionati butonul Adaug () pentru adaugarea unui partener nou sau butonul Modific () pentru modificarea informatiilor unui partener existent sau butonul Copiez () pentru adaugarea prin copierea unui partener existent.

2. In ecranul Date generale:

   2.1. Alegeti Tip partener = Companie.

   2.2. Completati CUI si apasati buton Verificare CUI.

   2.3. Verificati daca partenerul este incadrat in sistemul TVA la Incasare - apasati butonul Vezi istoric TVA la incasare

   2.4. Verificati campul Stare = ACTIV si setati Data inceput activitate incepand de la care partenerul poate fi folosit in tranzactii

3. Completati informatiile din ecranul Participare in care setati:

   3.1. Pentru partener Furnizor: atributul DA si cel putin informatiile obligatorii: Cont furnizor si Realizeaza cumparari de

   3.2. Pentru partener Client: atributul DA si cel putin informatiile obligatorii: Cont Client si Mod Incasare

4. Optional completati informatiile din ecranul Date comerciale

5. Actionati butonul Ok () pentru salvarea informatiilor.

   In cazul in care serviciul pentru verificarea CUI este setat cu valoarea ANAF sau TOATE, la adaugarea unui partener nou se face automat si incadrarea sau corectarea incadrarii in grupele de parteneri necesare obtinerii D394.

   Informatiile necesare obtinerii D394 sunt completate pe Financiar -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Fiscale -> Configurator Declaratii -> Tab Configurari D394 -> Tab Configurari Financiar -> Sectiunea Persoane Fiscale.

6. Pentru emiterea ordinelor de plata prin fluxul de Cash Management - Ordine de Plata in cazul partenerilor Furnizori, aplicati procedura de actualizare IBAN-uri si coduri fiscale parteneri

Actualizare partener cu informatii complete - persoana fizica

Pentru actualizarea cu informatii complete a unui partener persoana fizica:

1. Actionati butonul Adaug () pentru adaugarea unui partener nou sau butonul Modific () pentru modificarea informatiilor unui partener existent sau butonul Copiez () pentru adaugarea prin copierea unui partener existent.

2. In ecranul Date generale:

   2.1. Alegeti Tip partener = Persoana.

   2.2. Verificati campul Stare = ACTIV si setati Data inceput activitate incepand de la care partenerul poate fi folosit in tranzactii

3. Completati informatiile din ecranul Participare in care setati:

   3.1. Pentru partener Furnizor: atributul DA si cel putin informatiile obligatorii: Cont furnizor si Realizeaza cumparari de

   3.2. Pentru partener Client: atributul DA si cel putin informatiile obligatorii: Cont Client si Mod Incasare

4. Optional completati informatiile din ecranul Date comerciale

5. Actionati butonul Ok () pentru salvarea informatiilor.

   In cazul in care serviciul pentru verificarea CUI este setat cu valoarea ANAF sau TOATE, la adaugarea unui partener nou se face automat si incadrarea sau corectarea incadrarii in grupele de parteneri necesare obtinerii D394.

   Informatiile necesare obtinerii D394 sunt completate pe Financiar -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Fiscale -> Configurator Declaratii -> Tab Configurari D394 -> Tab Configurari Financiar -> Sectiunea Persoane Fiscale.

Verificare Cod Unic de Identificare la nivel de partener

Procedura se realizeaza in conditiile in care:

• este setat accesul la serviciile VIES si OPENAPI in configurarile modulului financiar: Financiar -> Definitii -> Setari Financiar;

• partenerii au completata Zona si Tara;

• partenerii au o valoare completata in campul CUI.

1. Alegeti: Financiar -> Definitii Generale -> Parteneri.

2. Selectati butonul Actualizare Rapida ()

3. Completati Zona, Tara, CUI (Cod Unic de Inregistrare).

4. Pe partenerul afisat in browser apasati Modific ().

5. Actionati Verifica CUI.

6. Daca nu este in baza de date disponibila prin serviciile VIES si OPENAPI se afiseaza „Nu s-a gasit firma…”, se reia de la pasul 3.

7. In cazul in care este identificat in bazele de date disponibile prin serviciile VIES si OPENAPI se afiseaza „CUI-ul este valid”. In cazul in care CUI-ul este valid, dar societatea a fost radiata, se afiseaza un mesaj de avertizare.

8. Actionati butonul Ok () pentru salvarea informatiilor. La nivelul fiecarui partener pentru care se apeleaza verificare CUI, in cazul in care acesta este valid, se completeaza valoarea DA in campul CUI Validat. Acesti parteneri sunt exclusi la o noua reluare a procedurii.

Verificare Cod Unic de Identificare pentru toti parteneri existenti

Procedura se realizeaza in conditiile in care:

• este setat accesul la serviciile VIES si OPENAPI in configurarile modulului financiar: Financiar -> Definitii -> Setari Financiar;

• partenerii au completata Zona si Tara;

• partenerii au o valoare completata in campul CUI.

Verificarea pentru toti partenerii existenti este o procedura a carei durata poate fi de ordinul orelor, in functie de numarul de parteneri si conexiunea catre cele 2 site-uri. Verificarea se realizeaza numai pentru partenerii care au o valoare completata in campul CUI.

1. Alegeti: Financiar -> Definitii Generale -> Parteneri.

2. Selectati butonul Validare CUI ().

3. Selectati una din optiunile propuse:

   • numai pentru partenerii care au informatii in luna curenta, respectiv cea pe care este logat utilizatorul, in jurnalul de cumparari si in jurnalul de vanzari. Aceasta optiune este setata implicit;

   • pentru toti partenerii;

   • numai pentru partenerii nevalidati.

4. Asteptati finalizarea operatiei de validare - procedura completeaza la nivelul fiecarui partener, in cazul in care acesta este valid, valoarea DA in campul CUI Validat. Acestia vor fi exclusi la reluarea procedurii.

5. Actionati pe browser coloana CUI Validat prin pozitionarea pe butonul Vizualizare -> Coloane -> CUI Validat.

6. Actionati butonul Interogare prin exemplu ().

7. Filtrati partenerii care au in aceasta coloana valoarea NU.

8. Pozitionati-va pe fiecare din acesti parteneri si completati CUI cu valoarea corecta, fie prin buton Modific (), fie prin procedura de verificare la nivel de partener

Preluare Istoric TVA la incasare

In vederea incadrarii partenerilor in sistemul de TVA la incasare, a fost creata posibilitatea vizualizarii istoricului activitatii de TVA la incasare, la nivel de partener.

In Financial -> Definitii Generale -> Parteneri, la pozitionarea pe partenerii de tip persoane juridice, care au fost sau sunt in sistem TVA la incasare, este disponibil butonul Vezi istoric TVA Incasare, in dreptul campului C.I.F. Prin actionarea lui se vizualizeaza informatiile preluate de pe site-ul ANAF.

Import din fisier Excel

Importul poate fi realizat in baza unui fisier Excel construit de utilizator folosind Actiuni -> Export (se exporta un fisier ce contine cap de tabel, in care se completeaza coloanele dorite) sau in baza unui fisier de incarcare construit conform instructiunilor si cu coloanele precizate, astfel:

• pentru Persoane Fizice: instructiuni si fisier de incarcare;

• pentru Persoane Juridice: instructiuni si fisier de incarcare.

1. Alegeti: Financiar -> Definitii Generale -> Parteneri.

2. Actionati butonul Actiuni -> Importa

3. Selectati fisierul de incarcare, bifati Are header

4. Actionati butonul Inserare

Actualizare IBAN-uri si coduri fiscale parteneri

Pentru utilizarea in modulele de Cumparari si Vanzari, cat si pentru utlizarea modulului de Procesare Plati Furnizori este necesara actualizarea informatiilor privind conturile bancare ale partenerului.

1. Selectati partenerul folosind filtrele din sectiunea Selectii + butonul Selectii () sau butonul Interogare prin exemplu ().

2. In ecranul Coduri fiscale completati:

   C.I.F. - Cod Identificare Fiscala a partenerului

   Reprezentat fiscal - reprezentatul fiscal al partenerului, daca are.

   Banca beneficiara - daca se utilizeaza modulul de procesare plati - se preia din Cash management - Banci Beneficiare

   Banca - denumirea bancii beneficiarului

   Cont bancar - IBAN-ului contului din banca beneficiara. Se poate completa cu un singur caracter (facilitate creata pentru partenerii ale caror facturi sunt incasate in numerar si nu este necesara evidentirea informatiilor privind conturile bancare) sau cu un CUI valid. Sistemul dispune de proceduri de verificare a corectitudinii IBAN-ului.

   Tip TVA - camp neutilizat incepand din 02.2020 (o data cu abrogarea OUG 23/2017 prin OUG 78/2019)

   Cont banca TVA - camp neutilizat incepand din 02.2020 (o data cu abrogarea OUG 23/2017 prin OUG 78/2019)

   Implicit - NU/DA - In cazul DA, contul respectiv se propune implicit la utilizarea lui (de ex. in procesarea ordinelor de plata)

   Moneda Cont - valuta contului IBAN

   Descriere - informatie ajutatoare folosita pentru identificarea inregistrarii.

   Stare - Activ / Blocat

   Data inceput - Data sfarsit - perioada de activitate in care codul poate fi folosit in tranzactiile sistemului

3. Actionati butonul Ok () pentru salvarea informatiilor.

Atenționare

• Zona, tara, judetul, localitatea trebuie actualizate la nivelul fiecarui partener pentru a putea fi folosite facilitatile automate de verificare CUI si pentru obtinere de rapoarte de analiza pe aceste informatii in submodulele Contabilitatea Furnizorilor si Contabilitatea Clientilor.

• Asocierea grupelor este necesara pentru a putea obtine rapoarte de analiza clienti si furnizori la nivel de grupe

• Regasirea rapida a partenerilor in tranzactii se poate realiza prin propunerile de codificare automata

• In numele de sortare se va completa numele partenerului neinsotit de prefixul S.C. sau SC si fara forma juridica: SA, SRL, PFA etc.

• Pentru exportul in format Excel al informatiilor se apeleaza butonul Actiuni -> Exporta pozitionat pe bara de instrumente de deasupra browser-ului cu partenerii din sistem.

• Verificarea CUI-ului se poate realiza la nivelul partenerului existent in sistem prin actiunea butonului MODIFIC, urmata de cea a butonului Verificare CUI

• Pentru organizatiile care folosesc serviciul VIES la validarea CUI si au parteneri care fac parte din zona 2 UESEE mesajul de eroare in cazul in care se actioneaza butonul Verificare CUI este: CUI-ul este Invalid, iar valoarea va ramane completata.

• Conturile pentru facturi nesosite furnizor sau de intocmit pentru clienti se propun numai daca sunt setate variabilele specificate in prerechizite, altfel ele se completeaza de catre utilizator.

• La adaugarea unui partener nou se realizeaza si incadrarea in grupele de parteneri necesare obtinerii D394