Structura Fisierului de Incarcare
Fisierul de incarcare trebuie sa aiba structura prezentata mai jos. Campurile obligatorii sunt marcate cu DA . Cele marcate cu NU se completeaza in functie de domeniul contului. Numarul de tranzactie se completeaza acelasi pentru fiecare linie care apartine unei tranzactii. Intr-un fisier numar va incepe de la 1, sistemul generand numarul de tranzactie, pe baza unui algoritm, pornind de la ultimul numar existent in sistem pe perioada selectata. Nu se incarca decat tranzactii care au o singura formula contabila.
Notă
Sistemul identifica fiecare coloana dupa pozitia ei in fisier, nu dupa textul scris pe randul de antet (prima linie a fisierului). Ordinea coloanelor prezentata mai jos trebuie respectata intocmai, indiferent de denumirile trecute pe antet.
Fisierul de incarcare poate avea structura completa, de 38 de coloane, prezentata in tabelul de mai jos, sau structura simplificata, de 32 de coloane, descrisa in sectiunea Structura Simplificata a Fisierului. Daca numarul de coloane de pe randul de antet nu corespunde niciuneia dintre cele doua structuri, sistemul afiseaza eroarea „Structura fisierului este incorecta. Verificati numarul de coloane si ordinea acestora.”
Pentru a nu construi fisierul de la zero, puteti descarca un model gata structurat si sa completati doar valorile de care aveti nevoie: Model_incarcare_tranzactie.xlsx (structura completa, 38 de coloane) sau Model_incarcare_tranzactie_institutie_bugetara.xlsx (structura completa, exemplu pentru institutie bugetara, cu BU/Fond/Sursa de Finantare/Articol Bugetar completate).
Camp |
Tip |
Explicatie |
Obigatoriu |
|
COD DOC |
C(12) |
Codul documentulu i. Se valideaza in Nomenclator ul de Documente din EMSYS - functiune 1.1.7. Documente. |
DA |
|
SERIE DOC |
C(10) |
Seria documentulu i. |
NU |
|
NR DOC |
N(15,2) |
Numarul documentulu i. |
DA |
|
DATA DOC |
C(10) |
Data documentulu i. |
DA |
|
DATA EFECT |
C(10) |
Data de inregistrar e in sistem a documentulu i. Valoarea datei efective trebuie sa fie cuprinsa in perioada pentru care se face transferul. |
DA |
|
REFERINTA |
C(25) |
Referinta Tranzactiei . Se valideaza in Nomenclator ul de Referinte din EMSYS - functiune 1.1.13. Business Units. |
NU |
|
NR TRANZACTIE |
N(7,0) |
Numar unic de identificar e a tuturor liniilor unei tranzactii in fisier |
DA |
|
MONEDA |
C(4) |
Moneda (valuta) tranzactiei . Se valideaza in Nomenclator ul de Monede din EMSYS - functiune 1.1.6. Monede. |
DA |
|
CONT |
C(32) |
Contul Debitor sau Creditor. In EMSYS o inregistrar e de tipul DB=CR se inregistrea za sub forma unei formule impartite in doua linii: o linie cu contul si suma debitoare si o alta cu contul si suma creditoare. |
DA |
|
DEBIT TRANZ |
N(16,2) |
Suma debitoare in moneda tranzactiei . |
DA |
|
CREDIT TRANZ |
N(16,2) |
Suma creditoare in moneda tranzactiei . |
DA |
|
DEBIT RON |
N(16,2) |
Suma debitoare in moneda de baza (RON). |
DA |
|
CREDIT RON |
N(16,2) |
Suma creditoare in moneda de baza (RON). |
DA |
|
ZONA |
N(10,0 |
Zona de cost/profit aferenta tranzactiei . Centrele de cost se completeaza numai pentru conturile din clasele 6 si 7 si prezinta o forma de repartitie a costurilor/ veniturilor . Se valideaza in nomenclator ul de centre de cost din EMSYS - functiune 1.1.9. Obiecte de Cost/Profit . |
NU |
|
PURTATOR |
C(32) |
Purtatorul de cost/profit aferent tranzactiei . Reprezinta o defalcare a costurilor/ veniturilor in cadrul zonei. Se valideaza in nomenclator ul de centre de cost din EMSYS - functiune 1.1.9. Obiecte de Cost/Profit . |
NU |
|
COMANDA |
C(10) |
Se completeaza doar daca purtatorul este dezvoltat pe comenzi. Se valideaza in nomenclator ul de comenzi din EMSYS - functiune 1.5.1. Comenzi de Lucru. |
NU |
|
COD PARTENER |
C(10) |
Se completeaza doar daca purtatorul este dezvoltat pe comenzi. Se valideaza in nomenclator ul de comenzi din EMSYS - functiune 1.5.1. Comenzi de Lucru. |
NU |
|
TIP OPERATIE |
C(5) |
In functie de natura tranzactiei poate lua valorile PLATA, INCAS sau FACT. Se completeaza numai pentru conturile cu domeniile IP, FU sau CL completate in planul de conturi. Daca domeniul este FU ia valorile FACT si PLATA, iar daca domeniul este CL ia valorile FACT si INCAS. |
NU |
|
DATA SCADENTA |
C(10) |
Data scadentei. Se completeaza numai pentru conturile cu domeniile FU sau CL completate in planul de conturi. |
NU |
|
TIP INCASARE |
C(10) |
Tipul incasarii. Se completeaza in cazul in care contul are domeniul IP completat in planul de conturi si este pe DEBIT. Se valideaza in Nomenclator ul de Liste Rezervate din EMSYS - functiune 1.1.5. Liste Rezervate - tipul de lista IN. |
NU |
|
TIP PLATA |
C(10) |
Tipul platii. Se completeaza in cazul in care contul are domeniul IP completat in planul de conturi si este pe CREDIT. Se valideaza in Nomenclator ul de Liste Rezervate din EMSYS - functiune 1.1.5. Liste Rezervate - tipul de lista PL. |
NU |
|
CODFISCAL |
C(15) |
Codul Fiscal. Se completeaza numai daca se inregistrea za TVA. |
NU |
|
COD TVA |
C(10) |
Codul de TVA. Se valideaza in Nomenclator ul de Taxe din EMSYS - functiune 1.1.8. Taxe. |
NU |
|
BAZA IMP TRANZ |
N(16,2) |
Baza de impozitare TVA in moneda tranzactiei . |
NU |
|
TOTAL DOC TRANZ |
N(16,2) |
Valoarea totala a documentulu i cu TVA in moneda tranzactiei . |
NU |
|
BAZA IMP RON |
N(16,2) |
Baza de impozitare TVA in moneda de baza. |
NU |
|
TOTAL DOC RON |
N(16,2) |
Valoarea totala a documentulu i cu TVA in moneda de baza. |
NU |
|
ANALITIC DINAMIC 1 |
C(10) |
Codul Analitic al primului Nivelului Dinamic. Se completeaza in cazul conturilor declarate in EMSYS cu atributul de Analitice Dinamice. Conturile Analitice Dinamice pot fi dezvoltate pe 3 nivele dinamice. Se valideaza in Nomenclator ul de Liste Diverse din EMSYS - functiune 1.1.4. Liste Diverse. |
NU |
|
ANALITIC DINAMIC 2 |
C(10) |
Codul Analitic al celui de-al doilea Nivelul Dinamic. Se valideaza in Nomenclator ul de Liste Diverse din EMSYS - functiune 1.1.4. Liste Diverse. |
NU |
|
ANALITIC DINAMIC 3 |
C(10) |
Codul Analitic al celui de-al treilea Nivelul Dinamic. Se valideaza in Nomenclator ul de Liste Diverse din EMSYS - functiune 1.1.4. Liste Diverse. |
NU |
|
EXPLICATIE |
C(60) |
Explicatie a tranzactiei . Poate avea maxim 60 caractere. Nu trebuie sa contina „,” (virgula). |
NU |
|
B_CLASIF |
C(2) |
Poate lua valorile VE, CS, SD, ST; Se completaza pt domeniul IP .Daca managfin este DISPONIBIL si se alege CS este obligatoriu de completat Sursafin si artbug: Pt ST sumele trebuie sa fie de rosu |
NU |
|
DATACONV |
C(10) |
Data conversiei (data cursului valutar pentru sumele in valuta) |
DA |
|
BU |
C(20) |
Cod BU (Business Unit) |
DA |
|
FOND |
C(20) |
Cod FD (Fond) |
DA |
|
CURS_FOND |
N(16,2) |
Cursul valutar de la data conversiei, pentru fondul asociat se completeaza cu 1 daca moneda fondului este nulla sau RON sau curs standard daca este completat pe fond sau curs la dataefect pt moneda asociata fondului |
DA |
|
SURSAFIN |
C(32) |
Sursa de finantare. Se completeaza numai pentru conturile cu Managementu l Financiar completat in Planul de conturi si in concordanta cu tipul acestuia |
NU |
|
ARTBUG |
C(32) |
Articol bugetar.Se completeaza numai pentru conturile cu Managementu l Financiar completat in Planul de conturi si in concordanta cu tipul acestuia |
NU |
Structura Simplificata a Fisierului
Fisierul de incarcare poate avea si o structura simplificata, in care nu mai sunt completate ultimele 6 coloane din tabelul de mai sus: DATACONV, BU, FOND, CURS_FOND, SURSAFIN si ARTBUG. In acest caz fisierul trebuie sa aiba 32 de coloane, in aceeasi ordine ca in structura completa, pana la coloana B_CLASIF inclusiv.
Cand se foloseste aceasta structura:
Campurile Business Unit si Fond trebuie completate pe ecranul de Incarcare Tranzactii din Alte Sisteme, inainte de a incarca fisierul. Valorile selectate se aplica tuturor liniilor din fisier. Daca nu sunt completate, sistemul afiseaza mesajele „Completati campul Business Unit de pe interfata.”, respectiv „Completati campul Fond de pe interfata.”
DATACONV se completeaza automat de sistem cu valoarea din DATA DOC de pe fiecare linie.
CURS_FOND se calculeaza automat de sistem, dupa aceeasi regula descrisa la coloana CURS_FOND din structura completa (1 daca fondul nu are moneda asociata sau moneda fondului este RON, cursul standard daca este completat pe fond, sau cursul valutar de la data efectiva pentru moneda fondului).
SURSAFIN si ARTBUG se preiau automat din configurarea contului (Sursa de Finantare, respectiv Articolul Bugetar asociate contului in Planul de Conturi), pentru conturile cu Management Financiar completat.
Exemplu de Fisier - Structura Simplificata
Mai jos este un exemplu de fisier de incarcare cu structura simplificata (32 de coloane, fara BU/Fond in fisier), pentru o tranzactie (Nota Contabila) cu doua linii.
Model de fisier cu aceasta structura, gata de completat: Model_incarcare_tranzactie_simplificat.xlsx.
Camp |
Linia de Credit |
Linia de Debit |
|---|---|---|
COD DOC |
NC |
NC |
NR DOC |
25 |
25 |
DATA DOC |
04.02.2021 |
04.02.2021 |
DATA EFECT |
05.06.2021 |
05.06.2021 |
NR TRANZACTIE |
1 |
1 |
MONEDA |
RON |
RON |
CONT |
exemplu cont analitic (cu Zona/Purtator) |
exemplu cont contrapartida |
CREDIT TRANZ / CREDIT RON |
10 |
(necompletat) |
DEBIT TRANZ / DEBIT RON |
(necompletat) |
10 |
ZONA |
completata (cod zona de cost) |
(necompletat) |
PURTATOR |
completat (cod purtator de cost) |
(necompletat) |
TIP PLATA |
completat (cod din Listele Rezervate) |
(necompletat) |
EXPLICATIE |
TEST |
TEST |
B_CLASIF |
CS |
(necompletat) |
Fisierul nu are coloanele DATACONV, BU, FOND, CURS_FOND, SURSAFIN si ARTBUG (se opreste dupa coloana B_CLASIF); Business Unit-ul si Fondul se completeaza pe ecranul de incarcare, asa cum este descris mai sus.
Exemplu de Fisier - Institutie Bugetara
Mai jos este un exemplu de fisier de incarcare, cu structura completa (38 de coloane), pentru o tranzactie (Nota Contabila) intr-o institutie bugetara. Tranzactia are doua linii: linia de debit, pe un cont de cheltuieli la care sunt completate in Planul de Conturi Sursa de Finantare si Articolul Bugetar, si linia de credit, pe contul de disponibil, contrapartida.
Model de fisier cu aceasta structura, gata de completat: Model_incarcare_tranzactie_institutie_bugetara.xlsx.
Camp |
Linia de Debit (cont cheltuieli) |
Linia de Credit (cont disponibil) |
|---|---|---|
COD DOC |
NC |
NC |
NR DOC |
1 |
1 |
DATA DOC / DATA EFECT |
31.03.2026 |
31.03.2026 |
NR TRANZACTIE |
1 |
1 |
MONEDA |
RON |
RON |
CONT |
exemplu cont cheltuieli (cu Sursa Fin. si Articol Bug. definite) |
exemplu cont disponibil (contrapartida) |
DEBIT TRANZ / DEBIT RON |
5000 |
(necompletat) |
CREDIT TRANZ / CREDIT RON |
(necompletat) |
5000 |
ZONA |
completata (cod zona de cost) |
(necompletat) |
PURTATOR |
completat (cod purtator de cost) |
(necompletat) |
DATACONV |
31.03.2026 |
31.03.2026 |
BU |
codul BU |
codul BU |
FOND |
codul Fondului |
codul Fondului |
CURS_FOND |
1 |
1 |
SURSAFIN |
completat cu codul sursei de finantare a contului de cheltuieli |
(necompletat) |
ARTBUG |
completat cu codul articolului bugetar al contului de cheltuieli |
(necompletat) |
Notă
SURSAFIN si ARTBUG se completeaza in fisier numai pe linia contului pentru care Managementul Financiar este activat in Planul de Conturi (in exemplul de mai sus, contul de cheltuieli). Contul de disponibil (contrapartida) nu are aceste campuri completate. Pentru structura simplificata a fisierului, aceste doua campuri nu se completeaza deloc, ele fiind preluate automat de sistem asa cum este descris in sectiunea Structura Simplificata a Fisierului.
Reincarcarea unui Fisier Exportat dintr-un Registru
Un fisier obtinut prin exportul unei tranzactii dintr-un registru are aceleasi coloane ca structura de incarcare descrisa mai sus, insa nu poate fi reincarcat direct, fara ajustari, chiar daca nu i s-a modificat decat, de exemplu, data documentului. Inainte de a reincarca un astfel de fisier, verificati urmatoarele:
NR TRANZACTIE trebuie sa fie acelasi pentru toate liniile care apartin aceleiasi tranzactii si sa creasca cu 1 de la o tranzactie la alta (de exemplu 1, 1, 2, 2, 3, 3, …), nu doar un indicator de linie in formula (de exemplu 1, 2, 1, 2, …). Daca numarul de tranzactie nu este grupat corect, sistemul nu poate identifica ce linii apartin aceleiasi tranzactii si nu incarca fisierul corect.
Coloanele care contin coduri (de exemplu ARTBUG, ANALITIC DINAMIC 1/2/3, SURSAFIN, COD PARTENER) trebuie formatate in Excel ca Text, nu ca Number. Un cod format doar din cifre (de exemplu 10), daca ramane formatat ca numar, este citit de sistem ca valoare numerica si genereaza eroarea „Eroare la procesarea valorii 10.”. Pentru a formata o coloana ca Text: se selecteaza coloana, se acceseaza Data -> Text to Columns, se apasa Next de doua ori, la pasul 3 se alege pentru Column data format optiunea Text, apoi Finish.
Coloanele de suma (DEBIT TRANZ, CREDIT TRANZ, DEBIT RON, CREDIT RON) trebuie formatate ca Number, cu 2 zecimale (Format Cells -> Number, Decimal Places = 2).
Coloanele de data (DATA DOC, DATA EFECT, DATACONV) trebuie formatate ca Date.
Codurile validate intr-un nomenclator (de exemplu ARTBUG, fata de Bugetul definit) trebuie sa corespunda exact valorii definite in sistem. Un cod cu segmente in plus (de exemplu 59.40.00 in loc de 59.40) genereaza eroarea „Nu exista buget cu codul … si tipul Cheltuiala.”. Un cod obligatoriu ramas necompletat genereaza eroarea „Valoare obligatorie.”
Dupa incarcare, raportul cu rezultatul incarcarii afisat de sistem indica, pentru fiecare linie si coloana cu eroare, mesajul explicit al problemei intampinate. Corectati fisierul conform mesajelor si reluati incarcarea.