Administrarea dosarelor de personal la nivel de DRU¶
Descriere detaliata proces¶
Pas 1. Dosar Personal¶
Angajatul se prezinta la Departamentul Resurse Umane cu Dosarul de Personal ce contine documentul de identitate, Contractul de Munca semnat.
Pas 2. Salariat nou¶
Specialistul Administrare Personal verifica daca angajatul exista in sistem:
Daca angajatul exista in sistem se executa pasul 4,
Daca angajatul nu exista in sistem se executa pasul 3, apoi pasul 6.
Pas 3. Introducere Informatii Personale¶
In fereastra Persoane se apasa butonul Adauga
Se completeaza campurile din Date Personale:
Nume, Prenume, Nume anterior (daca este cazul), CNP, Marca - pentru sugerarea numarului de marca se apasa butonul ( Prima marca disponibila! ) sau se completeaza cu o valoare neutilizata.
Judet, Localitate de nastere - se aleg din lista cu butonul
Tata, Mama ( daca este cazul) se completeaza cu valori
Din data (data angajarii)
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salveaza) .
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Renunta).
Atenționare
Starea se va seta automat ACTIV cu data angajarii.
Dupa Salvare apare mesajul Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Identitate?
Se apasa butonul OK.
Atenționare
Daca un camp nu este completat apare mesaj de Eroare cu acesta informatie. Utilizatorul se pozitioneaza pe acesta si corecteaza sau adauga.
De asemenea acest camp se inroseste.
Daca operatiunile s-au realizat apare mesajul: Operatiunea s-a incheiat cu succes!
Adaugare Identitate
Se activeaza fereastra pentru a completa informatiile legate de identitate.
Se completeaza campurile din Date generale - Identitate:
Religie, Nationalitate, Cetatenie: Se aleg din lista prin apasarea butonului sau se completeaza manual codurile
Grupa, Sistem Rh, Stare Civila: Se aleg din lista prin apasarea butonului
Act de identitate:
Tip act ( se alege din lista prin apasarea butonului )
Serie/Nr:, Eliberat de, Eliberat la:, Expira la ( se tasteaza data sau se alege din calendar )
Se completeaza similar si informatiile privind Permis Auto sau Pasaport (daca este cazul).
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salveaza) .
Dupa Salvare apare mesajul Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Adresa de Domiciliu?
Se apasa butonul OK.
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Adaugare Adresa de domiciliu
Se activeaza fereastra pentru a completa adresa de domiciliu.
Se completeaza campurile din Date generale - Adresa de domiciliu:
Mediu: Se selecteaza din lista Urban/Rural
Cod Postal: Se completeaza codul postal
Tip Domiciliu: Se selecteaza din lista valoarea
Judet: Se selecteaza judetul de domiciliu prin apasarea butonului sau se completeaza manual codul.
Localitate: Se selecteaza localitatea de domiciliu din cadrul judetului completat mai sus prin apasarea butonului sau se completeaza manual codul.
Sat/Sector /Strada/Nr/Bloc/Scara/Etaj/Ap Se completeaza adresa
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Dupa Salvare apare mesajul Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Telefoane & E-mail?
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Adaugare Telefoane & E-mail
Se activeaza fereastra pentru a completa telefoane si e-mail.
Se completeaza Numerele de telefon si adresele de e-mail prin selectarea tipului corespunzator
Valoare: Numarul de telefon sau adresa de e-mail
Din data: Data intrarii in vigoare a informatiei
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
La introducerea adresei de e-mail personale se executa Pas 7. Creare cont M365
Adaugare Deduceri
Deduceri (Deduceri Personale pentru contractul la functia de baza si Persoane in Intretinere)
Deduceri Personale
Se apasa butonul
Se bifeaza lunile in care salariatul beneficiaza de deducere personala.
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare)
Persoane in Intretinere
Se apasa butonul
Se completeaza campurile:
Nume, Prenume, CNP persoana in intretinere;
Tip persoana: COPIL/SOT(IE)/ALTE;
Copil/Parinte: - se bifeaza in cazul in care persoana este Copil sau Parinte;
Se afla in intretinere: se bifeaza lunile in care persoana se afla in intretinere;
Coasigurat: se bifeaza lunile in care persoana este coasigurat;
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare)
Atenționare
Daca salariatul nu este complet definit acesta va aparea cu rosu.
Se intra pe acesta si se deschid ferestrele de avertizare in vederea completarii datelor dupa modelul de mai sus si validarii.
Informatii Timp Nelucrat
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Timp Nelucrat
Adaugare inregistrare:
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Cod, Denumire scriind valori.
Pentru campurile de selectie se utilizeaza butonul
Pentru campul de tip data se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele .
Copiere inregistrare:
Se utilizeaza butonul Copiaza
In acest caz se modifica campurile necorespunzatoare.
Propuneri adaugare (Setare valori implicite la adaugare inregistrare):
Valorile care se doresc sa seteze implicit: se completeaza prin scriere valori
Pentru salvare se apasa butonul OK
Pentru renuntare se apasa butonul Anulare
Pas 4. Introducere Informatii Contract¶
Se activeaza sectiunea Contracte si se apasa butonul Adaugare Contract
Se activeaza sectiunea Date Contract - Contract.
Se completeaza/modifica campurile propuse implicit daca este cazul; restul se completeaza:
Din data: Data intrarii in vigoare a informatiilor (data inceperii activitatii)
Pozitia in Organigrama
Cod organigrama, Cod structura, Pozitie
Structura de Plata
Facultate, Departament
Detalii Contract
Mod angajare, Tip document se aleg din lista derulanta cu butonul
Nr., Data contract, Data activitate (data se tasteaza sau se alege din calendar)
Perioada angajare, De la - Pana la (se completeaza intervalul de date in cazul contractelor pe perioada determinata)
Functie de baza - se bifeaza daca angajatul are functie de baza
Functie suplimentara - se bifeaza daca angajatul are Functia baza: NU si are functii cumulate
Export Revisal - se bifeaza daca se rapoarteaza la Revisal
Atenționare
Campul Cumul Functii este depreciat, nu se mai foloseste, se foloseste in locul lui campul Functie suplimentara.
Conditii de munca
Se completeaza campurile: Activitate, Grupa Munca, Categorie prin selectie cu butonul sau completare manuala a codului
Timpul de munca
Se completeaza campurile: Cod Pontaj, Regim Lucru, Norma Zilnica de Lucru, Norma saptamanala, Macheta pontaj
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Dupa Salvare apare mesajul: Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Vechimi?
Se apasa butonul OK.
Adaugare Vechimi
Se activeaza fereastra pentru a completa vechimile.
Se completeaza campurile din Date Generale - Vechimi:
Din data: Informatii valabile din data - data angajarii in unitate
Data angajarii: Data angajarii salariatului care se transmite si in D112
Data referinta Vechime in munca / Vechime in Unitate - data de la care se calculeaza vechimea in munca - se tasteaza data sau se alege din calendar
Beneficiaza de spor Vechime in Munca / Vechime in Unitate (DA) / (NU) sau Inclus in salariu (DA) / (NU)
Norma de vechime ( se alege din lista prin apasarea butonului ); de regula 1
Data referinta Vechime in invatamant - data de la care se calculeaza vechimea in invatamant - se tasteaza data sau se alege din calendar
Beneficiaza de spor Vechime in Invatamant (DA) / (NU)
Plusuri: se completeaza cu numarul de ani/luni/zile care se aduna la vechimea in munca calculata la data de referinta.
Minusuri: se completeaza cu numarul de ani/luni/zile care se scad din vechimea in munca calculata la data de referinta.
Concediu de Odihna
Data referinta ( se tasteaza data sau se alege din calendar )
Zile CO - numarul de zile de concediu la are are dreptul salariatul / numar zile fractionat (pentru cei angajati in cursul anului)
Zile CO Suplimentar - numarul de zile de concediu suplimentar la are are dreptul salariatul
Zile CO An Anterior - numarul de zile de concediu de odihna neefectuat in anul anterior de care beneficiaza salariatul in anul curent
Drept zile CO - numarul de zile de concediu pentru un an intreg
Numarul de zile de concediu de odihna se propune in functie de grila de vechime si datele introduse pe campurile: Data Referinta, Plusuri, Minusuri, de pe itemul Vechimi.
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Dupa Salvare apare mesajul: Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Functie?
Se apasa butonul OK.
Adaugare Functie
Se activeaza fereastra pentru a completa functia salariatului.
Se completeaza campurile din Date Generale - Functie:
Tip ( Executie / Conducere se alege din lista prin apasarea butonului )
La selectie Tip: EXECUTIE se completeaza Data transa vechime si la selectie Tip: CONDUCERE se completeaza Data Incetare
Se alege functia cu butonul sau se completeaza manual codul functiei.
Pentru a alege functia se tasteaza si se cauta denumirea cu butonul , apoi se apasa dublu-click pe inregistrarea adusa conform selectiei facute
Cod COR se alege din lista cu butonul
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Dupa Salvare apare mesajul: Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Salarii?
Se apasa butonul OK.
Adaugare Salariu
Se activeaza fereastra pentru a completa informatiile salariale din Salarizare - Salarii.
Se completeaza campurile:
Din data: Data intrarii in vigoare a informatiilor
La functia de baza: Salariul la functia de baza
Nr. Functie: Numar functie suplimentara (pentru functie de baza NU)
In Valuta: Daca salariul este in valuta
Data Curs: Data curs valutar
Salariu net: Salariul net
Tip Salariu: Tip salariu (Lunar, Orar, Clasa, Categorie, Nivel)
Data Grila: Data grilei
Data consemnare: Data consemnare
Salariu Lunar: Valoarea salariului lunar
Salariu Orar: Salariul orar
Salariu Net: Da/Nu
Clasa de Baza
Clasa Suplimentara
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Dupa Salvare apare mesajul: Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Financiare?
Se apasa butonul OK.
Adaugare Informatii Financiare
Se activeaza fereastra pentru a completa informatiile financiare ale salariatului.
Indice, Casier: se alege din lista cu butonul
Informatii Impozit/ Informatii loc Impozit: Nr. Ordine - se alege cu butonul
Campurile Judet, Localitate se completeaza automat cu datele de pe CUI-ul selectat.
Impozit (%): Procentul de impozit.
Informatii Loc Munca: Judet, Nr. Ordine
Obiecte de cost:
Zona, Purtator: se aleg din lista cu butonul
Contributiile se bifeaza asa cum trebuie sa fie platite in conformitate cu legislatia in vigoare.
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare).
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Dupa Salvare apare mesajul: Avertizare: Persoana nu este complet definita. Doriti sa activati sectiunea Banci Asigurari?
Se apasa butonul OK.
Adaugare Banci Asigurari
Se activeaza fereastra pentru a completa CASA DE ASIGURARI DE SANATATE din Financiare - Banci Asigurari:
Se alege casa da sanatate din dictionar cu butonul .
Cod Asigurat: CNP-ul salariatului (se propune implicit).
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare)
Pentru a completa CASA DE ASIGURARI SOMAJ, CASA DE ASIGURARI SOCIALE, BANCA EMITENTA CARD se apasa butonul pentru fiecare sectiune in parte.
In plus pentru BANCA EMITENTA CARD se completeaza Cont Banca: contul IBAN al salariatului.
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul (Salvare)
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul (Anulare).
Accesare informatii Salariat
Cu selectie pe noul salariat se pot vizualiza informatiile introduse despre acesta sau se pot face actualizari cu ajutorul seturilor de butoane pe fiecare dintre item-urile:
Date Generale Date Generale (Telefoane&Email, Familie, Date Contact, Documente), Contracte, Educatie (Cursuri, Studii, Limbi Cunoscute, Titluri Stiintifice), Deduceri (Deduceri Personale,Persoane in intretinere), Alte informatii (Caracteristici, Pensionare, Discipline, Abilitati, Informatii Militare, Absente Nemotivate).
Contracte
Cu pozitionare pe contractul adaugat se apasa butonul Detalii Contracte .
Se completeaza: Organigrama din Date generale; Sporuri, Sporuri Estimate, Datorii, Macheta, Sanctiuni din Salariu si Sporuri; Atribute, Personal Tag din Alte Informatii; Proiecte, Detaliere Contract Individual de Munca din Proiecte.
Se utilizeaza butoanele
Pentru revenirea in meniuri se apasa
Pas 5. Transmitere fisier ITM¶
Revisal
In conformitate cu Specificatiile Tehnice privind intocmirea si transmiterea Registrului General de Evidenta a Salariatilor (REGES) in vigoare.
Pentru logarea in aplicatie se utilizeaza CUI - ul firmei
Se apeleaza functia 3.9991. Declaratii
Utilizati butonul (Revisal) pentru accesarea functiunii de revisal.
Prin apasarea butonului se poate vedea denumirea functiei.
Se deschide lista cu toate raportarile transmise: se afiseaza cui-ul, denumire firma si data de raportare.
Inregistrarile sunt aduse in ordine descrescatoare datei de raportare.
Prima inregistrare din browser reprezinta ultima raportare facuta.
Generare fisier Revisal
Pentru generarea fisierului de revisal se apasa butonul Generare.
In fereastra care apare se completeaza:
Registru: se selecteaza cu butonul codul fiscal pentru care se realizeaza exportul.
Data rap.: se selecteaza data raportarii utilizand calendarul sau se scriu valori in formatul solicitat.
se completeaza intervalul de date pentru raportare.
Implicit este bifat Generare Date
Pentru a genera un fisier necesar pentru exportul Revisal se apasa butonul
Pentru anulare se apasa butonul
Daca exista date completate necorespunzator, pe ecran va aparea un fisier cu inconsistentele gasite, dand posibilitatea utilizatorului sa repare datele incomplete.
Se corecteaza erorile si se reia operatiunea.
Daca toate datele au fost completate corespunzator, apare mesajul « Generarea datelor s-a incheiat cu succes !».
Daca datele generate sunt corecte se bifeaza , se selecteaza Data rap: data exportului din lista apoi se apasa
Fisierul generat va fi de forma Revisal_<CF>_<dd>-<MM>-<yyyy>.xml
Pentru revenire in arborele principal se apasa butonul Inapoi
Pas 6. Alte informatii personale¶
Actualizare Familie
Se apasa butonul
Se completeaza campurile:
Datele persoanei din familie: Nume, Prenume, CNP, Rudenie (Copil, Sot/Sotie), In Ingrijire (Da/Nu)
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul Salveaza
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul Renunta
Daca sunt erori in completarea datelor va aparea in partea stanga jos a ecranului simbolul in care se scriu mesajele de eroare.
Documente
Se apasa butonul
Se completeaza/modifica campurile:
Din data: se utilizeaza calendarul sau scriind valori in formatul solicitat
Document: se alege din Dictionar Documente cu butonul
Serie, Numar
Eliberat la, Expira la: se selecteaza din calendar cu butonul sau se tasteaza in formatul solicitat
Eliberat de: cine a eliberat documentul
Stare: Activ.
Dupa completarea informatiilor se apasa butonul Salveaza
Daca se doreste renuntarea inregistrarii datelor se apasa butonul Renunta
Daca sunt erori in completarea datelor va aparea in partea stanga jos a ecranului simbolul in care se scriu mesajele de eroare.
Training (Cursuri)
Se cauta salariatul caruia se doreste actualizarea cursurilor efectuate (se cauta dupa marca, nume, prenume, cnp) utilizand Filtrari date
Se selecteaza inregistarea si se apeleaza calea Educatie -> Cursuri
Se utilizeaza butoanele:
Reguli utilizare butoane
Se completeaza campurile:
Curs: Cursul de instruire la care a participat angajatul. Se selecteaza din Dictionar Cursuri.
Planificat: DA sau NU in functie de modalitatea de desfasurare a cursului; se bifeaza in caz afirmativ.
De la - la: Perioada pe parcursul careia se efectueaza cursul.
Tip Curs: Se selecteaza din lista rezervata Tip Curs.
Furnizor: Institutia de invatamant la care angajatul a efectuat cursul. Se valideaza pe functia Dictionar Institutii de Invatamant.
Nivel Studii: Se selecteaza din lista rezervata Nivel Studii.
Domeniu: Se selecteaza din lista rezervata Domeniu Studii.
Strada,Nr.,Bloc,Scara,Etaj,Ap.,Sector,Judet,Localitate
Act Absolvire,Serie,Numar Act Studii
Medie Absolvire
Calificativ: Se selecteaza din lista rezervata Calificative.
Ore
Pret,Valuta
Pentru salvarea inregistrarii se apasa Salveaza
Daca sunt erori in completarea datelor va aparea in partea stanga jos a ecranului simbolul in care se scriu mesajele de eroare.
Pentru Import/Export Cursuri apelati: Import/Export
Studii
Se cauta salariatul caruia se doreste actualizarea studiilor (se cauta dupa marca, nume, prenume, cnp) utilizand Filtrari date
Se selecteaza inregistarea si se apeleaza calea Educatie -> Studii
Se utilizeaza butoanele:
Se completeaza campurile:
Tip Studii: Se selecteaza din lista rezervata Tip Studii.
Forma Invatamant: Se selecteaza din lista rezervata Forma Invatamant.
Nivel Studii: Se selecteaza din lista rezervata Nivel Studii.
Domeniu studii: Se selecteaza din lista rezervata Domeniu studii.
Durata Studii: Se selecteaza din lista rezervata Durata Studii.
Data inceput: Se completeaza cu data de inceput a studiilor.
Data sfarsit: Se completeaza cu data de sfarsit a studiilor.
Specializare: Se selecteaza din lista rezervata Specializari.
Spec. Fct. Ocupata: DA/NU.
Scoala: Se selecteaza din Dictionar Institutii de Invatamant.
Notă
Campurile pot sa fie definite atat in dictionare, selectandu-se cu sau pot fi introduse de mana informatiile in casuta din dreapta.
Acreditata: Se bifeaza.
Strada,Nr.,Bloc,Scara,Etaj,Apart,Sector,Judet,Localitate
Act Studii, Serie Act,Nr. act studii
An Absolvire,Medie generala,Medie absolvire
Institutie Acreditata
Pentru salvarea inregistrarii se apasa Salveaza
Daca sunt erori in completarea datelor va aparea in partea stanga jos a ecranului simbolul in care se scriu mesajele de eroare.
Pentru Import/Export Studii apelati: Import/Export
Informatii Limbi Straine
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Nivel Cunostinte Limbi Straine
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Cod, Denumire scriind valori.
Pentru campurile de selectie se utilizeaza butonul
Pentru campul de tip data se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele
Vizualizare Detaliere Inregistrare: se apasa butonul de pe inregistrare
Revenire in ecranul principal: se apasa butonul
Titluri stiintifice
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Titluri stiintifice
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Din data, Titlu Stiintific (sau doar denumire, daca titlul nu se afla in lista).
Se bifeaza daca titlul este activ sau nu
Se stabileste daca titlul este afisabil.
Pentru campurile de selectie se utilizeaza butonul
Pentru campul de tip data se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele .
Caracteristici
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Caracteristici
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Cod, Valoare, Comentarii.
Pentru campul de selectie se utilizeaza butonul sau se introduce valoarea manual.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele .
Abilitati
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Abilitati
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Din data, Tip abilitate (sau doar denumire, daca tipul nu se afla in lista), Calificativ, Nivel Cod, Comentarii.
Pentru campurile de selectie se utilizeaza butonul
Pentru campul de tip data se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele
Informatii Situatia Militara
Se selecteaza perioada salariala
Se acceseaza Human Resources&Payroll -> Administrare Personal
Se selecteaza Setari , Liste Rezervate-> Specialitati Militare
Se utilizeaza butonul Adauga
Se completeaza campurile: Din data, Specialitate militara (sau doar denumire, daca tipul nu se afla in lista), Grad, Corp militar, Centrul militar, Comentarii.
Se completeaza datele referitoare la livretul militar (Serie, Numar, Data Livret).
Se completeaza, optional, Comentarii
Pentru campurile de selectie se utilizeaza butonul
Pentru campul de tip data se apeleaza sau se scriu valori in formatul solicitat.
Pentru salvare/renuntare inregistrare se apasa unul din butoanele
Pas 7. Creare cont M365¶
La introducerea adresei de e-mail se apasa butonul care va apela serviciul web pentru crearea contului M365. Acesta va intoarce adresa de e-mail creata care va fi completata in campul Valoare