Modul de lucru Cumparator

O cerere de cumparare avizata de controlul financiar preventiv si semnata de ordonatorul de credite va fi transmisa compartimentului de achizitii publice pentru derularea procesului de achizitie. In modul de lucru Expert, compartimentul de specialitate la avizare a completat pe antetul cererii de cumparare codul responsabilului cu achizitia publica (cumparatorului). Acesta poate fi un cod care desemneaza conducatorul compartimentului de achizitie publica. Conducatorul va repartiza cererea de cumparare unuia sau mai multor responsabili (cumparatori) care vor fi completati la nivel de linie de cerere de cumparare. In modul de lucru Cumparator se va finaliza codificarea produselor serviciilor si lucrarilor atat in ceea ce priveste codurile din nomenclatoarele de articole, servicii si lucrari, coduri de clasificare pentru imobilizari,cat si in ceea ce priveste codurile CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice).

1. Alegeti modul de lucru Cumparator din fereastra de alegere mod de lucru:

Introduceti codul de cumparator si parola alocate in nomenclatorul Cumparatori.

In ecranul de inregistrari (browse) sunt disponibile toate cererile aprobate de Cumparator, cererile de cumparare transmise catre el dar la care nu a dat inca o rezolutie (Avizare sau Respingere) sau cererile in care cumparatorul nu apare pe antet dar e completat la nivelul unei linii de cerere.

2. Actionati butonul image384 pentru a actualiza informatiile de pe antetul cererii de cumparare:

  • Cumparator – daca se considera ca cererea cumparatorului trebuia sa fie adresata altui cumparator se completeaza cu codul cumparatorului caruia expertul trebuia sa ii transmita spre aprobare cererea de cumparare;

  • Baza legala – este alcatuita din 2 sectiuni : o sectiune in care se alege baza legala a cererii de cumparare si poate lua una din valorile : NOTA FUNDAMENTARE sau CAIET SARCINI si o sectiune in care se completeaza informatiile despre nota de fundamentare sau caietul de sarcini (de exemplu numarul,data,descrierea) ;

  • Proiect – codul proiectului. Se valideaza in nomenclatorul Proiecte; se foloseste in situatia in care se doreste evidenta cererilor de cumparare pe fiecare proiect in parte (de exemplu pentru proiectele de cercetare).

  • Scop – camp la dispozitia utilizatorului. Se introduce scopul achizitiilor ce fac obiectul cererii de cumparare.

Actionati butonul image385 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a modificarii cumparatorului.

Actionati butonul image386 pentru a copia codul cumparatorului de pe antet pe toate liniile cererii de cumparare.

3. Actualizati campurile de identificare din linia de cerere de cumparare:

  • Linie – numarul liniei de cerere de cumparare; se incrementeaza automat de sistem cu 1.

Alegeti ARTICOL / IMOBILIARI / SERVICIU:

  • ARTICOL: daca obiectul achizitiei este un material sau obiect de inventar;

  • IMOBILIZARI: daca obiectul achizitiei este o imobilizare corporala sau necorporala.

  • SERVICIU: daca obiectul achizitiei este un serviciu sau o lucrare de investitii;

Daca ati ales:

  • ARTICOL: completati codul articolului. Se valideaza in nomenclatorul de articole.

  • IMOBILIZARI: completati codul de clasificare. Se valideaza in Coduri de Clasificare.

  • SERVICIU: completati codul serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de servicii.

Pentru completarea descrierii bifati check-box-ul denumire extinsa image388, actionati butonul image389 si completati in fereastra de mai jos descrierea detaliata a obiectului liniei de cerere de cumparare.

Daca ati ales:

  • ARTICOL, se afiseaza din nomenclatorul de articole la actionarea butonului image391 sau la apasarea tastei F1:

    • UM – unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din articol. Se propune din nomenclator dar se poate modifica cu conditia existentei unei transformari intre unitatea de masura de pe linia de cerere si unitatea de masura de stoc a articolului ( de regula cea propusa din nomenclatorul de articole).

    • Grupa – Codul grupei din care face parte articolul respectiv. Se foloseste la analize grupe aprovizionare, oferte, etc. Nu se poate modifica.

    • Subgrupa – Codul subgrupei din care face parte articolul respectiv. Este al doilea nivel de structurare al articolelor pentru diverse analize sub campul Grupa. Nu se poate modifica.

    • Cod CPV – codul CPV al articolului. Se propune din nomenclatorul de articole dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclator este gresita.

Observatie: Cu ajutorul butonului image393 se poate consulta stocul in acel moment pentru articolul completat pe linia de cerere.

  • SERVICIU, se afiseaza din nomenclatorul de servicii la actionarea butonului image391 sau la apasarea tastei F1:

    • UM – unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din serviciu. Se propune din nomenclatorul de servicii dar se poate modifica.

    • Cod CPV – codul CPV al serviciului. Se propune din nomenclatorul de servicii dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclatorul de servicii este gresita.

  • IMOBILIZARI, se afiseaza din nomenclatorul de coduri de clasificare la actionarea butonului image391 sau la apasarea tastei F1 denumirea codului de clasificare care va trebui modificata de utilizator in campul Denumire extinsa unde va descrie cu amanunte imobilizarea ce se doreste a fi achizitionata.

    • UM – introduceti unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din imobilizare. Se valideaza in nomenclatorul de Unitati de masura.

    • Cod CPV – introduceti codul CPV al imobilizarii. Se poate alege din nomenclatorul Coduri CPV prin actionarea butonului image391 sau la apasarea tastei F1.

4. Actualizati campurile referitoare la cantitati, preturi si valori:

  • Daca cererea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA:

    • Cantitate Aprobata: introduceti cantitatea aprobata in unitatea de masura UM; implicit se completeaza cu cantitatea avizata. Cantitatile Ceruta, Avizata, Comandata nu se completeaza in modul de lucru Cumparator.

    Preturi si valori

    • Pret: introduceti pretul unitar fara TVA estimat pentru obiectul cererii de cumparare;

    • Valoare: valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate ceruta * Pret si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza.

    • Cod TVA: introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de cerere; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA: valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA /100 si se rotunjeste la doua zecimale;nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de cerere.

    • Pret cu TVA: se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA / Cantitate Ceruta; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale;nu se poate modifica;

    • Valoare cu TVA: se calculeaza dupa formula Valoare + TVA; nu se poate modifica.

  • Daca cererea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

    • Cantitate Aprobata: introduceti cantitatea aprobata in unitatea de masura UM; implicit se completeaza cu cantitatea avizata. Cantitatile Ceruta, Avizata, Comandata nu se completeaza in modul de lucru Cumparator.

    Preturi si valori

    • Pret: se calculeaza dupa formula Valoare / Cantitate Ceruta; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale;nu se poate modifica;

    • Valoare: valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA; nu se poate modifica;

    • Cod TVA: introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de cerere;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA: valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de cerere.

    • Pret cu TVA: introduceti pretul unitar cu TVA estimat pentru obiectul cererii de cumparare;

    • Valoare cu TVA: valoarea cu TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate ceruta * Pret cu TVA si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza.

  • Daca cererea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA:

    Preturi si valori

    • Pret: se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare: introduceti valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de cerere.

    • Cod TVA: introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de cerere;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA: valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de cerere.

    • Pret cu TVA: se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare cu TVA: valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de cerere; se calculeaza dupa formula Valoare + TVA.

    • Cumparator: Completati codul cumparatorului care va fi responsabil cu achizitia obiectului de pe linia de cerere de cumparare.

  • Daca cererea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

    Preturi si valori

    • Pret: se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare: valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de cerere; se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA;

    • Cod TVA: introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de cerere; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA: valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de cerere.

    • Pret cu TVA: se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare cu TVA: introduceti valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de cerere.

5. Actualizati campurile referitoare la furnizorul propus:

  • Furnizor – codul furnizorului. Nu este un camp obligatoriu de completat. Se valideaza in Parteneri. Daca se utilizeaza precomenzile de cumparare si/sau ofertele furnizor acest camp nu trebuie completat. La preluarea cererilor de cumparare (referate de necesitate) direct in comenzi de cumparare daca este completat campul Furnizor se afiseaza doar cererile care au acelasi furnizor cu cel completat in anterul comenzii de cumparare si cererile care nu au completata nicio informatie;

  • Descriere – camp la dispozitia utilizatorului. Se completeaza descrierea referitoare la furnizorul propus

6. Actualizati campurile referitoare la destinatie:

  • Tip – poate lua una din valorile: CONSUM, CENTRU DE COST, STOC, FLUX si INVESTITII

Daca ati ales:

  • CONSUM: pentru articolele sau serviciile care se vor consuma imediat. Pentru servicii se seteaza automat aceasta valoare. Dupa selectia tipului CONSUM sistemul va solicita completarea urmatoarelor campuri:

    • Zona – completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor cereri; se valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost / Profit.

    • Purtator – completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor cererii; se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost / Profit.

    • Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi se compleaza obligatoriu in acest caz. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

  • CENTRU DE COST: pentru articolele sau imobilizarile care se vor consuma/se vor amortiza in timp. Dupa selectia tipului CENTRU DE COST sistemul va solicita completarea urmatoarelor campuri:

    • Zona – completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor cereri; se valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost / Profit.

    • Purtator – completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor cererii; se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost / Profit.

    • Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi se compleaza obligatoriu in acest caz. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

  • STOC: se selecteaza aceasta valoare pentru articolele/mijloacele fixe care vor fi pastrate in gestiune. Se seteaza automat acest tip la cererile de cumparare generate din modulul Planificarea si Controlul Productiei → Planificarea Cerintelor Materiale. Dupa selectia tipului STOC sistemul va solicita completarea campului:

    • Gestiune – gestiunea in care se vor receptiona articolele de pe linia de cerere. La F1 sunt disponibile tipurile de gestiuni: P(principala), S (secundara), O (obiecte de inventar in folosinta) si I (imobilizari). Se valideaza in Gestiuni.

  • FLUX: se foloseste la cererile de cumparare generate din modulul Planificarea si Controlul Productiei → Planificarea Cerintelor Materiale. Dupa selectia tipului FLUX sistemul va solicita completarea urmatoarului camp:

    • Post de lucru – codul postului de lucru asociat liniei de cerere curente. Se valideaza in Posturi de Lucru.

  • INVESTITII: se alege daca achizitia se face pentru un obiectiv de investitii.

7. Actualizati campul Cumparator:

  • Cumparator – Completati codul cumparatorului care va fi responsabil cu achizitia obiectului de pe linia de cerere de cumparare. In acest mod de lucru se completeaza cumparatorul pe toate liniile din cererea selectata folosind butonul din antet image410 (Actualizare cumparator in linii cerere). Ulterior se poate interveni cu modific pe linii si se poate actualiza corespunzator cumparatorul.

8. Actionati butonul image411 pentru inregistrarea in baza de date a modificarilor de pe linia de cerere.

9. Actionati butonul image412 pentru a marca in sistem faptul ca cererea de cumparare a fost aprobata de ordonatorul de credite, ca a fost transmisa compartimentului de achizitii publice, ca s-a completat responsabilul pe toate liniile cererii si s-au facut eventuale modificari asupra cantitatilor si preturilor. Daca operatiunea de aprobare s-a incheiat cu succes, campul Stare de pe antetul cererii va avea valoarea APROBATA. O cerere de cumparare in starea APROBATA este disponibila pentru preluarea in contracte / comenzi de cumparare.