Preluare Istoric Active

Scop

Functionalitatea Preluare Istoric Active este o functie destinata vizualizarii, exportului si importului datelor istorice referitoare la activele (mijloacele fixe,obiecte de inventar, etc.) unei organizatii, organizate pe portofolii, locatii, sisteme, etc.

Utilizarea acestei functionalitati presupune:

• Organizare interfata

• Accesarea functiei Preluare Istoric Active

• Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Active

• Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Lucrari

• Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Activitate

• Facilitati completare fisier

• Import fisier Istoric

Organizare interfata

Ecranul este structurat în trei zone principale:

1. Bara de titlu / antet (partea de sus);

2. Panoul lateral de navigare (partea stanga);

3. Panoul principal de continut (partea dreaptă) — tab-uri si grid de date:

• Preluare Istoric Active;

• Preluare Istoric Lucrari;

• Preluare Istoric Activitate.

Fiecare tab corespunde unui tip diferit de istoric ce poate fi preluat active, lucrari, respectiv activitati.

Bara de instrumente contine urmatoarele actiuni:

1. Vizualizare - meniu dropdown pentru optiuni de afișare a grilei;

2. Reincarcare date - reincarca datele afisate;

3. Toate inregistrarile - afiseaza toate inregistrarile existente;

4. Filtrare - permite filtrarea datelor dupa anumite criterii;

5. Interogare prin exemplu - permite filtrarea datelor pe o anumita coloana;

6. Export - permite exportul datelor din grila;

7. Import - permite încărcarea/preluarea datelor istorice ale activelor dintr-un fisier extern (functionalitatea centrala a acestui ecran).

Accesarea functiei Preluare Istoric Active

Pentru accesarea functionalitatii de Preluare Istoric Active:

1. Accesati Logistics -> Managementul Activelor -> Preluare Istoric Active;

2. Spatiul de lucru este impartit in doua zone principale:

1. Zona de Selectii (partea stanga a ecranului) care permite filtrarea activelor dupa unul din urmatoarele criterii:

• Portofolii;

• Responsabili;

• BU Zone Purtatori;

• Sectii Ateliere.

In cadrul fiecarui criteriu principal se pot selecta suplimentar: Locatii, Sisteme sau Grupuri de Active;

2. Zona tabelului de active (partea dreapta a ecranului) — afiseaza situatia activelor inregistrate in sistem, corespunzatoare selectiei efectuate.

3. Dupa selectia unui criteriu de filtrare alegeti o inregistrare din lista si actionati dublu click. In cazul in care nu se doreste a se face filtrare dupa primul nivel, nu se completeaza nicio valoare in campul de filtrare si se actioneaza dublu click pe TOATE PORTOFOLIILE (sau echivalentul pentru criteriul ales). Deschideti succesiv nodurile din arbore pana la locatia / sistemul / grupul de active dorit sau utilizati facilitatea de cautare in arbore.

Notă

Pentru a facilita cautarea, completati in campul de filtrare din dreapta butonului Reincarcare date () o valoare text si actionati tasta ENTER.

---

4. Dupa alegerea unei inregistrari si actionarea dublu click, devin disponibile criteriile de selectie secundare:

• Locatii;

• Sisteme;

• Grupuri de active.

Notă

In cazul in care nu se cunosc informatiile de filtrare, nu se completeaza nicio valoare in campul de filtrare si se actioneaza dublu click pe TOATE BU ZONE PURTATORI (sau echivalentul pentru criteriul ales). Deschideti succesiv nodurile din arbore pana la locatia dorita sau utilizati facilitatea de cautare in arbore.

---

5. In tabel sunt afisate activele asociate criteriului si inregistrarii selectate.

Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Active

Functionalitatea Preluare Istoric Active permite actualizarea in masa a informatiilor asociate activelor din sistemul EMSYS ERP prin intermediul fisierelor Excel. Utilizatorul poate exporta situatia activelor existente in sistem, completa sau modifica informatiile dorite direct in fisierul Excel si reimporta fisierul actualizat pentru salvarea datelor in baza de date.

Informatiile editabile pentru activele afisate in tab-ul Preluare Istoric Active pot fi exportate in format Excel prin actionarea butonului Export.

Campurile disponibile pentru export si actualizare sunt:

• Portofoliu, Locatie (calea completa pana la locatia de tip frunza), Sistem, Grup Active;

• Categorie, Durata de viata estimata;

• Starea (Gradul de Uzura), Probabilitatea de Defectare, Costul aferent defectarilor, N - Indice Activ;

• Valoare Inlocuire, Cost mediu anual cu intretinerea si reparatiile, Cost Estimat cu Reabilitarea;

• Normativ, Redundanta, Dependenta Parinte;

• Stare in Managementul Activelor, Coordonate;

• Furnizor, Fabricant, An Fabricatie, Model Fabricatie, Serie Fabricatie.

Denumirea fisierului rezultat este construita automat in functie de selectia efectuata. De exemplu, pentru Locatii, numele fisierului are urmatoarea structura:

Istoric_Active_<Cod_Locatie>_<zz_ll_yyyy>_<numar_aleator>.xls

Exemplu: Istoric_Active_01000091066_13_01_2017_1486994930641119.xls

Fisierul Excel obtinut la export contine 3 foi de calcul:

1. Date — contine cate un activ pe fiecare rand. Pe coloane sunt dispuse informatiile specifice modulului Managementul Activelor ce pot fi actualizate.

Notă

Doar coloanele al caror antet are fundal portocaliu pot fi editate de catre utilizator. Restul coloanelor contin informatii utilizate exclusiv pentru identificarea activului si nu trebuie modificate.

Descrierea coloanelor editabile (antet portocaliu):

1. Portofoliu — specifica daca activul este inclus in patrimoniul public sau privat al operatorului; se selecteaza din lista de valori;

2. Locatia — locatia pe care este asociat activul, organizata in ierarhii (Centru operational, UAT, Oras/Localitate, Zona/Cartier, Strada, Tronson); se selecteaza din lista — calea completa catre locatia de tip frunza;

3. Sistem de active — sistemul (set de active care interactioneaza pentru a oferi un serviciu) pe care se asociaza activul; se selecteaza din lista, doar cele de tip frunza;

4. Grup de active — grupul (multime de active cu aceleasi caracteristici si functionalitate) din care face parte activul; se selecteaza din lista, doar cele de tip frunza;

5. Categorie — categoria activului; se selecteaza din lista;

6. Durata de viata estimata — valoare estimata de catre operator pe baza experientei proprii;

7. Starea (GU) — gradul de uzura al activului;

8. Probabilitatea de defectare — probabilitatea de defectare a activului;

9. Costul aferent defectarilor — costul (impactul) defectarii pentru fiecare activ / grup de active; include costurile de reparatii, sociale, de mediu, juridice si alte costuri asociate;

10. N - Indice Activ — utilizat pentru calculul de catre sistem al costurilor cu reabilitarea/modernizarea;

11. Valoarea de inlocuire (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul de inlocuire a unui activ cu unul similar, la valoarea de piata actuala;

12. Cost mediu anual cu intretinerea si reparatiile (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — la implementarea sistemului se introduc de utilizator; dupa cel putin un an de functionare se calculeaza dupa formula:

Cm = Σ Ca / n

unde Ca = costurile anuale cu intretinerea si reparatiile (materiale si forta de lucru), n = numarul de ani pe perioada carora este facuta media;

13. Cost Estimat Cu Reabilitarea (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — se poate calcula dupa formula:

Cost reabilitare = Grad de utilizare × N × Cost de inlocuire

unde Grad de utilizare = Varsta / Durata de viata tehnica, sau poate fi introdus direct de utilizator;

14. Normativ — codul normativului de lucrari;

15. Redundanta — existenta altor active care pot indeplini aceeasi functie (exprimata ca procent);

16. Dependenta Parinte — daca intrarea in reparatie a activului afecteaza sistemul de active parinte; valori posibile: Da / Nu;

17. Stare in Managementul Activelor — se alege o valoare din lista: In Exploatare, In Reparatie, Oprit, In Conservare, Casat;

18. Coordonate — coordonatele pozitionarii geografice ale activului, in functie de sistemul GIS folosit;

19. Furnizor — furnizorul activului (validat in tabela de Parteneri); se alege din lista de parteneri;

20. Fabricant — producatorul activului (validat in tabela de Parteneri); se alege din lista de parteneri;

21. An Fabricatie — anul fabricatiei activului (format AAAA);

22. Model Fabricatie — modelul de fabricatie al activului (text fara validare);

23. Serie Fabricatie — seria de fabricatie a activului (poate fi si seria cu care este inregistrat in Imobilizari sau Gestiunea Stocurilor).

2. Instructiuni de Completare — foaie de calcul ce contine descrierea coloanelor editabile si instructiuni privind completarea acestora (format, semnificatie).

3. Categorii_Active — foaie de calcul ce contine categoriile de active disponibile in sistem.

Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Lucrari

Functionalitatea Preluare Istoric Lucrari permite actualizarea in masa a informatiilor privind lucrarile de mentenanta si reparatii executate asupra activelor, prin intermediul fisierelor Excel. Utilizatorul poate exporta istoricul lucrarilor existente in sistem, completa sau modifica informatiile dorite direct in fisierul Excel si reimporta fisierul actualizat pentru salvarea datelor in baza de date.

Informatiile editabile pentru lucrarile afisate in tab-ul Preluare Istoric Lucrari pot fi exportate in format Excel prin actionarea butonului Export.

Campurile disponibile pentru export si actualizare sunt:

• Activ, Locatie, Sistem, Grup Active;

• Tip Lucrare, Descriere Lucrare, Data Incepere, Data Finalizare;

• Durata Planificata (ore), Durata Realizata (ore);

• Cost Planificat, Cost Realizat, Cost Materiale, Cost Total;

• Responsabil, Echipa, Contractor;

• Stare Lucrare, Prioritate, Observatii;

• Numar Comanda Lucru, Numar Document Receptie.

Denumirea fisierului rezultat este construita automat in functie de selectia efectuata. De exemplu, pentru Locatii, numele fisierului are urmatoarea structura:

Istoric_Lucrari_<Cod_Locatie>_<zz_ll_yyyy>_<numar_aleator>.xls

Exemplu: Istoric_Lucrari_01000091066_13_01_2017_1486994930641119.xls

Fisierul Excel obtinut la export contine 3 foi de calcul:

1. Date — contine cate o lucrare pe fiecare rand. Pe coloane sunt dispuse informatiile specifice modulului Managementul Activelor ce pot fi actualizate.

Notă

Doar coloanele al caror antet are fundal portocaliu pot fi editate de catre utilizator. Restul coloanelor contin informatii utilizate exclusiv pentru identificarea lucrarii si nu trebuie modificate.

Descrierea coloanelor editabile (antet portocaliu):

1. Tip Lucrare — tipul lucrarii de mentenanta efectuate;

2. Descriere Lucrare — descrierea detaliata a lucrarii executate (text liber);

3. Data Incepere — data la care a inceput executia lucrarii (format ZZ/LL/AAAA);

4. Data Finalizare — data la care a fost finalizata lucrarea (format ZZ/LL/AAAA);

5. Durata Planificata (ore) — durata estimata initial pentru executia lucrarii, exprimata in ore;

6. Durata Realizata (ore) — durata efectiva a executiei lucrarii, exprimata in ore;

7. Cost Planificat (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul estimat initial al lucrarii;

8. Cost Realizat (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul efectiv inregistrat la finalizarea lucrarii;

9. Cost Materiale (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul aferent materialelor consumate in cadrul lucrarii;

10. Cost Total (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — suma costului realizat si a costului materialelor; poate fi calculat automat sau introdus direct de utilizator;

11. Responsabil — marca personalului responsabil de executia lucrarii; se alege din lista de persoane inregistrate in sistem;

12. Echipa — codul echipei care a efectuat lucrarea; se alege din lista de echipe definite in sistem;

13. Contractor — codul partenerului extern (contractor) care a realizat lucrarea; se alege din lista de parteneri. Acestia se definesc in Parteneri;

14. Stare Lucrare — starea curenta a lucrarii; se selecteaza din lista de valori:

• Planificata: lucrare programata, inca neinceputa;

• In Executie: lucrare aflata in desfasurare;

• In Verificare: lucrare finalizata, aflata in procesul de verificare si receptie;

• Finalizata: lucrare receptionata si inchisa;

• Anulata: lucrare planificata si ulterior anulata.

15. Prioritate — prioritatea alocata lucrarii; se selecteaza din lista de valori:

• 1 = Critica: necesita interventie imediata, risc major de intrerupere a serviciului;

• 2 = Ridicata: necesita interventie urgenta in cel mai scurt timp posibil;

• 3 = Medie: planificare in termenul standard;

• 4 = Scazuta: poate fi amanata fara impact semnificativ.

16. Observatii — informatii suplimentare relevante pentru lucrare (text liber);

17. Numar Comanda Lucru — numarul comenzii de lucru asociate lucrarii;

18. Numar Document Receptie — numarul documentului de receptie emis la finalizarea si receptia lucrarii.

2. Instructiuni de Completare — foaie de calcul ce contine descrierea coloanelor editabile si instructiuni privind completarea acestora (format, semnificatie).

3. Tipuri_Lucrari — foaie de calcul ce contine tipurile de lucrari disponibile in sistem.

Completare informatii in fisierul Excel Preluare Istoric Activitate

Functionalitatea Preluare Istoric Activitate permite actualizarea in masa a informatiilor privind activitatile de mentenanta inregistrate pentru active, prin intermediul fisierelor Excel. Utilizatorul poate exporta istoricul activitatilor existente in sistem, completa sau modifica informatiile dorite direct in fisierul Excel si reimporta fisierul actualizat pentru salvarea datelor in baza de date.

Informatiile editabile pentru activitatile afisate in tab-ul Preluare Istoric Activitate pot fi exportate in format Excel prin actionarea butonului Export.

Campurile disponibile pentru export si actualizare sunt:

• Activ, Locatie, Sistem, Grup Active;

• Tip Activitate, Descriere Activitate, Data Activitate;

• Durata (ore), Cost Forta de Munca, Cost Materiale, Cost Total;

• Responsabil, Echipa, Contractor;

• Stare Activitate, Observatii;

• Numar Document, Data Document.

Denumirea fisierului rezultat este construita automat in functie de selectia efectuata. De exemplu, pentru Locatii, numele fisierului are urmatoarea structura:

Istoric_Activitate_<Cod_Locatie>_<zz_ll_yyyy>_<numar_aleator>.xls

Exemplu: Istoric_Activitate_01000091066_13_01_2017_1486994930641119.xls

Fisierul Excel obtinut la export contine 3 foi de calcul:

1. Date — contine cate o activitate pe fiecare rand. Pe coloane sunt dispuse informatiile specifice modulului Managementul Activelor ce pot fi actualizate.

Notă

Doar coloanele al caror antet are fundal portocaliu pot fi editate de catre utilizator. Restul coloanelor contin informatii utilizate exclusiv pentru identificarea activitatii si nu trebuie modificate.

Descrierea coloanelor editabile (antet portocaliu):

1. Tip Activitate — tipul activitatii de mentenanta efectuate (ex.: Preventiva, Corectiva, Inspectie); se selecteaza din lista de valori;

2. Descriere Activitate — descrierea detaliata a activitatii efectuate (text liber);

3. Data Activitate — data la care a fost realizata activitatea (format ZZ/LL/AAAA);

4. Durata (ore) — durata totala a activitatii, exprimata in ore;

5. Cost Forta de Munca (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul aferent manoperei utilizate in cadrul activitatii;

6. Cost Materiale (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — costul aferent materialelor consumate in cadrul activitatii;

7. Cost Total (in moneda de Baza / Referinta / Consolidare) — suma costurilor de forta de munca si materiale; poate fi calculat automat sau introdus direct de utilizator;

8. Responsabil — marca personalului responsabil de executia activitatii; se alege din lista de persoane inregistrate in sistem;

9. Echipa — codul echipei care a efectuat activitatea; se alege din lista de echipe definite in sistem;

10. Contractor — codul partenerului extern (contractor) care a realizat activitatea; se alege din lista de parteneri;

11. Stare Activitate — starea curenta a activitatii;

12. Observatii — informatii suplimentare relevante pentru activitate (text liber);

13. Numar Document — numarul documentului justificativ asociat activitatii (comanda de lucru, deviz etc.);

14. Data Document — data documentului justificativ (format ZZ/LL/AAAA).

2. Instructiuni de Completare — foaie de calcul ce contine descrierea coloanelor editabile si instructiuni privind completarea acestora (format, semnificatie).

3. Tipuri_Activitate — foaie de calcul ce contine tipurile de activitati disponibile in sistem.

Facilitati completare fisier

Fisierul Excel exportat include mai multe facilitati pentru a sprijini completarea corecta a datelor:

1. Coloanele cu valori dintr-o lista fixa (ex.: Stare in Managementul Activelor) au validare si lista de valori posibile incorporata in fisier, accesibila prin lista derulanta din celula;

2. Coloanele cu valori dintr-un nomenclator (sau alta structura) existent in sistem (ex.: Sistem) au de asemenea validare si lista de valori posibile incorporata in fisier;

3. Coloanele cu valori ce sunt necesare in mai multe monede (Baza, Referinta si Consolidare) contin formule care calculeaza automat valorile in moneda de Referinta si Consolidare, la cursul definit in sistem in momentul exportului.

Import fisier Istoric

Dupa completarea informatiilor in fisierul Excel, asigurati-va ca fisierul este salvat (Ctrl + S sau din meniul editorului File -> Save).

Pentru validarea si importul informatiilor completate:

1. Accesati functia Logistics -> Managementul Activelor -> Preluare Istoric Active si actionati butonul Import din tab-ul dorit;

2. Actionati butonul Choose File si selectati fisierul Excel de pe statie;

3. Actionati butonul Incarcare;

4. In functie de rezultatul procesarii:

1. Fisier valid — daca informatiile din fisier sunt validate si prelucrate cu succes, dupa inchiderea ferestrei de incarcare (prin actionarea butonului [x] sau Renunt) datele sunt reincarcare in browse si puteti verifica noile valori inregistrate in sistem;

2. Fisier cu erori — daca exista erori de validare sau prelucrare, sistemul genereaza un nou fisier Excel (copie a celui initial, cu sufixul _Erori adaugat la numele original). Mesajele de eroare sunt specificate la nivel de celula sau la capatul randului cu probleme.

Atenționare

Dupa remedierea erorilor comunicate in fisierul de erori, reluati procedura de incarcare de la pasul 1.

Atenționare

Nu adaugati randuri sau coloane noi in fisierul exportat. Nu modificati numele foii de calcul ce contine activele — trebuie lasat exact cum este exportat de sistem. Nu construiti alte fisiere de la zero — este putin probabil sa obtineti aceeasi structura cu fisierul exportat de sistem si, in plus, se pierd facilitatile de validare si selectie a valorilor.