Avize de insotire marfa

Functiunea Avize de insotire marfa permite utilizatorilor sa emita documente de insotire a marfurilor livrate pe baza de dispozitie de livrare. Procedura de lucru in EMSYS presupune inregistrarea unui antet de document aviz de insotire marfa ale carui pozitii se formeaza prin includerea uneia sau mai multor dispozitii de livrare validate in sistem.

I. Inregistrarea in sistem a unui aviz de insotire marfa:

1. Selectati perioda fiscala in care doriti sa inregistrati avizul de insotire marfa prin actionarea butonului image182.

2. Alegeti Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Avize de Insotire Marfa.

3. Actionati butonul image184 (Adaug) pentru crearea antetului unui aviz de insotire marfa sau butonul image185 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image186 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image187 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

4. Actualizati datele din antetul avizului de insotire marfa:

  • Cod doc: codul documentului. Se valideaza in Documente;

  • Serie: seria avizului de insotire marfa; seriile disponibile sunt afisate prin actionarea butonului image189:

    Configurarea seriilor de avize de insotire marfa se va descrie in paragraful Serii si numere facturi si avize.

  • Nr.: numarul avizului de insotire marfa. Pentru fiecare serie de aviz sistemul calculeaza numarul minim liber, numarul maxim liber si propune numarul minim liber. Utilizatorul poate introduce un numar dorit de el dar in cazul in care numarul respectiv este alocat altui document, sistemul emite un mesaj de eroare:

    Numarul introdus nu este disponibil

  • Data doc: data documentului;

  • Data Ef.: data la care se inregistreaza documentul in contabilitate. Este diferita de data documentului in cazul in care data documentului nu este cuprinsa in perioada fiscala in care se va inregistra tranzactia contabila asociata avizului de insotire marfa;

  • Client: codul clientului caruia i se vor livra produsele si/sau serviciile;

  • Comanda: numarul comenzii client in baza careia se emit dispozitiile de livrare care vor fi incluse in avizul de insotire marfa; este disponibil butonul image192 care da posibilitatea utilizatorului sa aleaga numarul comenzii din lista comenzilor client (este de preferat sa fie completat codul clientului inainte de a actiona butonul);

  • Referinta: codul de referinta asignat acestei tranzactii; nu este obligatoriu de completat;

  • Facturare: data pana la care trebuie emisa factura pentru obiectele de pe avizul de insotire marfa;

  • Mod de Plata: modul de plata pentru factura in care va fi inclus avizul de insotire marfa;

  • Mon. Tr.: moneda tranzactiei; este completata de sistem cu moneda de plata din comanda;

  • Tr.: numarul de tranzactie asociat avizului de insotire marfa; este generat automat de catre sistem;

Datele de mai jos sunt necesare in cazul in care se doreste emiterea facturii direct din avizul de insotire marfa:

  • Delegat: numele delegatului;

  • Serie B.I./C.I.: seria documentului de identitate al delegatului;

  • Nr. B.I./C.I.: numarul documentului de identitate al delegatului;

  • CNP: codul numeric personal al delegatului;

  • Eliberat de: institutia care a eliberat documentul de identitate al delegatului;

  • Delegatie: numarul si data delegatiei; camp descriptiv;

  • Mijloc Transport: mijlocul de transport;camp descriptiv;

  • Data Livrarii: data la care se face livrarea;

  • Ora: ora la care se face livrarea;

  • Cine Livreaza: numele persoanei care face livrarea;

Observatie. Lista persoanelor care fac livrari se actualizeaza prin functia: Administrator → Configurare → Configurare Logistica → Configurare Personal Vanzare

  • Serie B.I./C.I.: seria documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • Nr. B.I./C.I.: numarul documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • CNP: codul numeric personal al persoanei care face livrarea.

5. Actionati butonul image193 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a antetului de aviz de insotire marfa.

6. Actionati butonul image184 pentru a include in avizul de insotire marfa pozitiile unei dispozitiei de livrare.

Este disponibila fereastra Selectie Tranzactii in care sunt afisate dispozitiile de livrare validate si neincluse in avize sau facturi, emise in baza comenzii de vanzare de pe antetul avizului de insotire marfa.

Pentru includerea unei dispozitii de livrare in avizul de insotire marfa va pozitionati pe inregistrarea corespunzatoare dispozitiei de livrare si actionati butonul image196. La actionarea butonului, pozitiile din dispozitia de livrare vor aparea in detalierea avizului de insotire marfa.

Procedeul se repeta pentru fiecare dispozitie de livrare ce se doreste a fi inclusa in aviz.

Campul Inclus de pe antetul dispozitiei de livrare incluse in aviz va lua valoarea DA.

Actionati butonul image187 pentru a sterge din detalierea avizului de insotire marfa pozitiile unei dispozitii de livrare incluse in aviz. Pentru aceasta este suficient sa va pozitionati pe o pozitie din dispozitia de livrare si sa actionati butonul.

Butoanele image186 si image185 nu se pot folosi pentru modificare si copiere pozitii in acest caz.

7. Actionati butonul image201 asociat pozitiilor de pe aviz pentru a afisa informatiile referitoare la o pozitie:

II. Finalizarea prelucrarii avizului de insotire marfa.

1. Actionati butonul image203 pentru a lista un aviz de insotire marfa.

Puteti modifica optiunile de listare prin bifarea/debifarea casutelor din dreptunghiul Optiuni Listare. Actionati butonul image205 dupa fiecare modificare a optiunilor de listare. Confirmati tiparirea corecta a documentului prin actionarea butonului image206. .Dupa confirmare orice alta listare a documentului va contine cuvantul COPIE.

2. Actionati butonul image208 pentru a valida tranzactia asociata avizului de insotire marfa. O data cu validarea se inregistreaza si propunerea de nota contabila in registrul de contabilitate asignat utilizatorului pentru aceasta functie. La validare se verifica si limita de credit a clientului, sistemul avertazand in caz de depasire.

Actiunea de validare este reversibila prin actiune de redeschidere.

3. Actionati butonul image210 pentru a redeschide un aviz de insotire marfa validat in sistem. Redeschiderea este posibila daca tranzactia contabila creata prin validare nu este contata si se sterge din registrul de contabilitate asociat.

4. Actionati butonului image211 pentru a va pozitiona pe comanda de vanzare in baza careia se emit dispozitiile de livrare incluse in aviz.

5. Actionati butonul image212 pentru a genera o factura de vanzare in care avizul de insotire marfa curent sa fie inclus.

Introduceti seria facturii de vanzare, numarul si data facturii. Numarul este propus automat de catre sistem dar se poate modifica. Prelucrarea documentului generat va fi prezentata in manual la paragraful Facturi.

6. Actionati butonul image214 pentru inregistrarea in baza de date si a altor informatii legate de avizul de insotire marfa.

Actionati butonul image215 pentru vizualizarea actiunilor utilizatorilor in fluxul de prelucrare a avizului de insotire marfa.

7. Actionati butonul image201 de pe antetul avizului de insotire marfa pentru a afisa informatii comerciale si referitoare la fluxul de prelucrare.