Facturi

Functiunea Facturi permite utilizatorilor sa emita documente de insotire a marfurilor livrate pe baza de dispozitie de livrare sau avize de insotire marfa. Procedura de lucru in EMSYS presupune inregistrarea unui antet de factura ale carei pozitii se formeaza prin includerea uneia sau mai multor dispozitii de livrare validate in sistem sau prin includerea unuia sau mai multor avize de insotire marfa.

I. Inregistrarea in sistem a unei facturi:

1. Selectati perioda fiscala in care doriti sa inregistrati factura prin actionarea butonului image219.

2. Alegeti Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Facturi

3. Actionati butonul image221 (Adaug) pentru crearea antetului unei facturi sau butonul image222 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image223 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image224 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

4. Actualizati datele din antetul facturii:

  • Serie: seria facturii; seriile disponibile sunt afisate prin actionarea butonului image189:

    Configurarea seriilor de facturi de vanzare se va descrie in paragraful Serii si numere facturi si avize.

  • Nr.: numarul facturii. Pentru fiecare serie de facturi sistemul calculeaza numarul minim liber, numarul maxim liber si propune numarul minim liber. Utilizatorul poate introduce un numar dorit de el dar in cazul in care numarul respectiv este alocat altui document, sistemul emite un mesaj de eroare:

    Numarul introdus nu este disponibil

  • Data: data facturii;

  • C.I.F.: codul de inregistrare fiscala al emitentului facturii.

  • Banca: banca la care doreste emitentul sa se faca plata de catre partenerul al carui cod va fi introdus in campul Cine plateste; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192 .

  • Cont banca: Contul in care doreste emitentul sa se faca plata de catre partenerul al carui cod va fi introdus in campul Cine plateste; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192 .

    Observatie: lista disponibila de coduri de inregistrare fiscala, conturi si banci ale emitentului se actualizeaza prin intermediul functiei EMSYS Administrator → Firme → Actualizare firme, tabul 3. Coduri fiscale si banci.

  • Client: codul clientului caruia i se vor livra produsele si/sau serviciile de pe pozitiile facturii;

  • Comanda: numarul comenzii client in baza careia se emit dispozitiile de livrare care vor fi incluse in factura; este disponibil butonul image192 care da posibilitatea utilizatorului sa aleaga numarul comenzii din lista comenzilor client (este de preferat sa fie completat codul clientului inainte de a actiona butonul);

  • Cine plateste: codul partenerului care va plati produsele si/sau serviciile livrate clientului; de regula este acelasi cu partenerul caruia i s-au livrat produsele si/sau serviciile;

  • Cond. Plata: conditii de efectuare a platii de catre client conform contractului(zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie, etc). Se valideaza in Conditii de Plata;

  • C.I.F.: codul de inregistrare fiscala al partenerului care plateste contravaloarea facturii; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192;

  • Banca: banca partenerului care plateste contravaloarea facturii; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192.

  • Cont banca: contul partenerului care plateste contravaloarea facturii; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192.

    Observatie: lista disponibila de coduri de inregistrare fiscala, conturi si banci ale partenerului se actualizeaza prin intermediul functiei EMSYS Logistics → Definitii → Definitii Generale → Parteneri, tabul 6. Coduri fiscale.

  • Agent: codul agentului de vanzari prin care se livreaza produsele facturate; se valideaza in Agenti; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda;

  • Divizie: codul diviziei prin care se livreaza produsele facturate; se valideaza in Divizii; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda;

  • Referinta: codul de referinta asignat acestei tranzactii; nu este obligatoriu de completat;

  • Scadenta: data scadentei pentru plata facturii; se propune de sistem conform conditiilor de plata dar poate fi modificata de utilizator;

  • Penalizare: procentul de penalizare; se afiseaza de program pe baza conditiilor de plata si a scadentei;

  • Mod de Plata: modul de plata pentru factura; se preia din lista disponibila prin actionarea butonului image192.

  • Mon. Tr.: moneda tranzactiei; este completata de sistem cu moneda de plata din comanda;

  • Tr.: numarul de tranzactie asociat facturii; este generat automat de catre sistem;

  • Lista Discount: codul listei de discount aplicat livrarilor din factura; se valideaza in Liste Discount; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda;

  • % Disc.: discountul in valoare procentuala; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda;

  • TVA: codul TVA. Se valideaza in Taxe; se propune din comanda in cazul in care factura se refera la o singura comanda;

  • Doc Insotitor: codul avizului de insotire marfa in cazul in care factura este emisa in baza unui aviz;

  • Serie: seria avizului de insotire marfa in cazul in care factura este emisa in baza unui aviz;

  • Nr.: numarul avizului de insotire marfa in cazul in care factura este emisa in baza unui aviz;

  • Data: data avizului de insotire marfa in cazul in care factura este emisa in baza unui aviz;

  • Delegat: numele delegatului;

  • Serie B.I./C.I.: seria documentului de identitate al delegatului;

  • Nr. B.I./C.I.: numarul documentului de identitate al delegatului;

  • CNP: codul numeric personal al delegatului;

  • Eliberat de: institutia care a eliberat documentul de identitate al delegatului;

  • Delegatie: numarul si data delegatiei; camp descriptiv;

  • Mijloc Transport: mijlocul de transport; camp descriptiv;

  • Data Livrarii: data la care se face livrarea;

  • Ora: ora la care se face livrarea;

  • Cine Livreaza: numele persoanei care face livrarea;

    Observatie. Lista persoanelor care fac livrari se actualizeaza prin functia: Administrator → Configurare → Configurare Logistica → Configurare Personal Vanzare.

  • Serie B.I./C.I.: seria documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • Nr. B.I./C.I.: numarul documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • CNP: codul numeric personal al persoanei care face livrarea;

5. Actionati butonul image236 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a antetului de factura.

6. Actionati butonul image221 pentru a include in factura pozitiile unuia sau mai multor avize de insotire marfa sau pozitiile uneia sau mai multor dispozitii de livrare emise in baza comenzii de pe antetul facturii si neincluse in alta factura. Daca, pe antetul facturii, nu este completata comanda sistemul ia in considerare avizele si dispozitiile de livrare emise in baza tuturor comenzilor de vanzare catre clientul de pe antet si neincluse in alta factura.

Configurarea documentelor ce pot fi incluse in factura se face prin actionarea butonului image238.

Descrierea documentelor Note de Receptie Retur si Dispozitii Valorice se va face in paragrafele urmatoare.

La actionarea butonului image221 este disponibila fereastra Selectie Documente in care sunt afisate documentele de livrare sau retur validate si neincluse in avize sau facturi, emise in baza comenzii de vanzare de pe antetul avizului de insotire marfa sau, in cazul necompletarii comenzii, documentele emise catre clientii de pe antet.

Daca doriti sa includeti in factura documente de livrare stornate si / sau documente de livrare de stornare bifati casutele corespunzatoare din fereastra si actionati butonul image242.

Pentru includerea unui document de livrare in factura va pozitionati pe inregistrarea corespunzatoare documentului de livrare si actionati butonul image243.

Observatie: daca documentul de livrare selectat pentru includere in factura este un aviz de insotire marfa in factura se includ de fapt pozitiilor dispozitiilor de livrare incluse in aviz.

La actionarea butonului, pozitiile din documentul de livrare vor aparea in detalierea facturii.

Procedeul se repeta pentru fiecare document de livrare ce se doreste a fi inclus in factura. Campul Inclus de pe antetul documentului de livrare inclus in factura va lua valoarea DA.

Actionati butonul image224 pentru a sterge din detalierea facturii pozitiile unui document de livrare inclus in factura. Pentru aceasta este suficient sa va pozitionati pe o pozitie din documentul de livrare si sa actionati butonul.

Butoanele image223 si image222 nu se pot folosi pentru modificare si copiere pozitii in acest caz.

7. Actionati butonul image248 asociat pozitiilor de pe factura pentru a afisa informatiile referitoare la o pozitie.

II. Finalizarea prelucrarii facturii.

1. Actionati butonul image250 pentru a marca in sistem ca au fost incluse in factura toate pozitiile ce se doresc a fi facturate si se poate trece la faza urmatoare a fluxului de prelucare a facturii. O factura lansata nu mai poate fi modificata. Actiune de lansare este reversibila prin actionarea butonului image251.

2. Actionati butonul image252 pentru a vizualiza inainte de listare efectiva o factura.

3. Actionati butonul image253 pentru a lista o factura.

Puteti modifica optiunile de listare prin bifarea/debifarea casutelor sau prin alegera valorilor dorite din dreptunghiul Optiuni Listare. Actionati butonul image255 dupa fiecare modificare a optiunilor de listare. Dupa listarea facturii campul Listat de pe antet va lua valoarea DA. Din acest moment orice alta listare a documentului va contine cuvantul COPIE.

Anularea de confirmare a listarii se face de catre utilizatorii care au primit drept de acces pe functia EMSYS Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Facturi (Superuser) prin selectarea documentului pentru care se doreste anularea si actionarea butonului image257.

4. Actionati butonul image258 pentru a valida tranzactia asociata avizului de insotire marfa. O data cu validarea se inregistreaza si propunerea de nota contabila in registrul de contabilitate asignat utilizatorului pentru aceasta functie. La validare se verifica si limita de credit a clientului, sistemul avertazand in caz de depasire. Actiunea de validare este reversibila prin actiune de redeschidere. Redeschiderea este posibila numai in modul de lucru Superuser prin intermediul functiei EMSYS Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Facturi (Superuser)

5. Actionati butonul image259 pentru a redeschide o factura validata in sistem. Redeschiderea este posibila daca tranzactia contabila creata prin validare nu este contata si se sterge din registrul de contabilitate asociat.

6. Actionati butonului image260 pentru a va pozitiona pe comanda de vanzare in baza careia se emit dispozitiile de livrare incluse in factura.

7. Actionati butonul image261 pentru a anula o factura de vanzare. Pot fi anulate numai facturi nevalidate. Anularea este recomandata in cazul in care s-a tiparit o factura si se doreste pastrarea in evidenta a formularului folosit ( de regula in cazul formularelor pretiparite, dar s-a renuntat la acestea).

8. Actionati butonul image262 pentru inregistrarea in baza de date a mesajelor care se doresc a fi listate pe factura. Mesajele pot fi imprimate pe antetul documentului, in subsol sau nu vor fi imprimate. Ordinea in care apar mesajele este data de numarul de ordine.

9. Actionati butonul image264 pentru inregistrarea in baza de date si a altor informatii legate de factura.

10. Actionati butonul image265 pentru vizualizarea actiunilor utilizatorilor in fluxul de prelucrare a facturii de vanzare.

11. Actionati butonul image267 de pe antetul facturii pentru a afisa informatii comerciale si referitoare la fluxul de prelucrare.

12. Actionati butonul image269 pentru a vizualiza si / sau a lista un raport cu derularea comenzii in baza careia se emite factura de vanzare.

  • Versiunea 7.6.12 - la listare facturi, s-a marit spatiul in care se afiseaza sectiunea de semnaturi (furnizor, delegat). Este valabil doar pentru cazul in care setarea FARA_SEMNATURA are valoarea FALSE. Pentru valoarea TRUE, ca si pana acum, nu se afiseaza sectiunea de semnaturi.