Cereri de Cumparare

Gestiunea cererilor de cumparare reprezinta o etapa intermediara in realizarea comenzilor de cumparare. Cererile de Cumparare realizeaza regruparea si trierea necesarului de produse si servicii si sunt disponibile in momentul lansarii comenzilor de cumparare.

Cererile de Cumparare pot proveni din necesarul de cerinte materiale pentru activitatea de productie, din necesarul de satisfacere a cerintelor client in cazul organizatiilor care cumpara si vand marfuri si servicii, din necesarul pentru resurse materiale al proiectelor sau se genereaza automat ca urmare a aplicarii unor metode de reumplere a stocurilor (punctul de relansare a comenzii, previziuni de consum etc).

Cererile de Cumparare pot fi lansate si de diversele servicii ale organizatiei in urma consultarii stocurilor (cereri independente). Ele specifica descrierea produselor si serviciilor, cantitatile cerute si valoarea estimata a cererii. Pentru organizatiile comerciale se poate stabili automat furnizorul implicit pentru fiecare produs sau serviciu in parte. Cererile de Cumparare necesita avizarea de catre un compartiment de specialitate (expert) precum si aprobarea responsabilului cu aprovizionarea (cumparatorului). Un sistem de urmarire va permite atat responsabilului cu aprovizionarea cat si solicitantului cumpararii cunoasterea in orice moment a stadiului comenzii de cumparare corespunzator cererii de cumparare facute.

Cererile de cumparare sunt de doua tipuri:

– STANDARD: liniile cererii de cumparare contin cantitatea ceruta, pretul unitar, pretul unitar cu TVA, valoarea fara TVA, valoarea TVA, valoarea cu TVA. Se mai numeste si cerere cantitativa.

– VALORIC: liniile cererii de cumparare contin valoarea fara TVA, valoarea TVA si valoarea cu TVA. Se folosesc pentru cazurile in care nu se cunoaste anticipat cantitatea ce va fi achizitionata si se stabileste o valoare estimativa a cererii. Deasemenea se foloseste pentru majorarea/diminuarea valorilor cererilor de cumparare cantitative necesare in cazul in care negocierile cu furnizorii in cadrul procesului de achizitie au dus la modificari ale pretului de achizitie.

Pentru organizatiile bugetare care au integrat activitatea de cumparari cu fluxul ALOP (Angajare,Lichidare,Ordonantare,Plata) cererile de cumparare iau forma referatelor de necesitate si oportunitate. Pe langa informatiile specificate anterior, cererile de cumparare trebuie sa contina pentru fiecare produs, serviciu sau lucrare si sursele bugetare necesare achizitiei obiectului respectiv ( Obs. In acest manual “obiect” semnifica un articol, o imobilizare , un serviciu sau o lucrare). Evidenta obiectelor se tine si pe coduri CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat in Vocabularul Comun al Achizitiilor Publice). In sistemul integrat EMSYS cererile de cumparare (referatele de necesitate) reprezinta proiecte de angajamente legale individuale introduse in sistem de solicitanti (modul de lucru Solicitant) pentru care se emit de compartimentele de specialitate (modul de lucru Expert) propuneri de angajare a unei cheltuieli (formularele Anexa 1a si Anexa 1b din ordinul 1792/2002), iar daca acestea sunt aprobate se emit angajamente bugetare individuale (formularul Anexa 2 din acelasi ordin) care se inregistreaza in contabilitate pentru evidenta (modul de lucru Contabil). Proiectele de angajament legal individual pentru care s–a emis agajamentul bugetar individual sunt preluate de departamentul achizitii publice unde se stabilesc responsabilii cu achizitiile din proiect (cumparatorii) – modul de lucru Cumparator.

Cererile de cumparare provenite din necesarul de cerinte materiale pentru activitatea de productie sunt generate in stare AVIZATA EXPERT. Expertul si cumparatorul completati automat pe cererile de cumparare generate sunt luati de la nivelul planificatorului selectat la generarea planului cerintelor materiale.

Finalizati prelucrarile asupra cererilor de cumparare generate urmand pasii de mai jos:

  1. Alegeti functiunea Logistics (LO) → Managementul Materialelor (LO–MM) → Cumparari (LO–MM–PUR) → Cereri de Cumparare.

  2. Alegeti modul de lucru Cumparator din fereastra de alegere mod de lucru.

Introduceti codul de cumparator si parola alocate in nomenclatorul Cumparatori.

In ecranul de inregistrari (browse) sunt disponibile toate cererile aprobate de Cumparator, cererile de cumparare transmise catre el, dar la care nu a dat inca o rezolutie (Avizare sau Respingere) sau cererile in care cumparatorul nu apare pe antet, dar e completat la nivelul unei linii de cerere.

  1. Actionati butonul image43 pentru a copia codul cumparatorului de pe antet pe toate liniile cererii de cumparare.

  2. Actualizati pentru fiecare linie din detalierea cererii de cumparare campurile referitoare la preturi si valori:

  • Cantitate Aprobata: introduceti cantitatea aprobata in unitatea de masura UM, implicit se completeaza cu cantitatea avizata. Cantitatile Ceruta, Avizata, Comandata nu se completeaza in modul de lucru Cumparator.

Preturi si valori

  • Pret: se calculeaza dupa formula Valoare/Cantitate Ceruta, nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale, nu se poate modifica;

  • Valoare: valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA, nu se poate modifica.

  • Cod TVA: introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de cerere. Se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA;

  • TVA: valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA/(100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale, nu se poate modifica;

Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de cerere.

  • Pret cu TVA: introduceti pretul unitar cu TVA estimat pentru obiectul cererii de cumparare;

  • Valoare cu TVA: valoarea cu TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate Ceruta * Pret cu TVA si se rotunjeste la doua zecimale. Poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza.

  • Cumparator: completati codul cumparatorului care va fi responsabil cu achizitia obiectului de pe linia de cerere de cumparare.

  1. Actionati butonul image44 pentru inregistrarea in baza de date a modificarilor de pe linia de cerere.

  2. Actionati butonul image45 pentru a marca in sistem faptul ca cererea de cumparare a fost transmisa compartimentului de achizitii publice, ca s–a completat responsabilul pe toate liniile cererii. Daca operatiunea de aprobare s–a incheiat cu succes, campul Stare de pe antetul cererii va avea valoarea APROBATA. O cerere de cumparare in starea APROBATA este disponibila pentru preluarea in contracte/comenzi de cumparare.