Actualizare Casier

Pentru a actualiza in sistem un casier trebuie in prealabil definit utilizatorul prin intermediul functiunii EMSYS Administrator → Drepturi de acces → Drepturi de acces. Codul utilizatorului si parola trebuie sa fie formate numai din cifre. Persoana autorizata din cadrul Departamentului Resurse Umane va actualiza prin intermediul functiunii EMSYS Human Resources (HR) → Salarizare (HR_PY) → Date de baza → Personal PY → Personal PY marca corespondenta (in cazul in care nu exista deja declarata).

Pentru utilizatorul nou creat se acorda drepturi de acces prin intermediul functiunii Administrator → Drepturi de acces → Drepturi de acces pe functia Logistics (LO) → Vanzari si Distributie (LO–SD) → Retail (LO–SD–RET) → Interfata POS → Actualizare Liste PLU Active care trebuie sa aiba bifa doar pe Fara acces (se debifeaza celelalte drepturi).

1. Se alege functiunea Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Case si Banci pentru a adauga un magazin.

Actionati butonul image153 (Adaug) pentru crearea unui magazin, butonul image155 pentru a crea un magazin prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image154 (Modific) pentru modificarea unui magazin existent.

Actionati butonul image156 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari existente.

Actualizati datele magazinului:

Frame–ul Definire:

  • CASA/BANCA

    • Cod: identificator unic la magazinului;

    • Ultim: poate lua una din valorile DA sau NU;

    • Nume: denumirea magazinului si alte caracteristici ce il diferentiaza de alte magazine;

    • Nume sortare: denumirea prescurtata a magazinului;

    • Tip: poate lua una din valorile CASA, BANCA, VIRAMENTE, INSTR. PLATA sau MAGAZIN. Pentru a defini un magazin se alege tipul MAGAZIN.

    • Forma juridica: pe acest camp este disponibil help–ul pe lista rezervata TIB care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

  • UNITATE DE SUBORDONARE

    • Cod superior: se alege codul superior magazinului curent din lista care apare la apasarea tastei F1;

    • Nume: denumirea magazinului si alte caracteristici ce il diferentiaza de alte magazine;

    • Nume sortare: denumirea prescurtata a magazinului;

    • Forma juridica: se afiseaza forma juridica a magazinului superioar magazinului curent.

  • ADRESA

    • Site: cod magazin la nivelul mai multor firme consolidate. Se completeaza numai pentru firmele a caror activitate se preia intr–o firma conducatoare (cazul firmelor de tipul holdingurilor sau subordonate unui nivel superior, a caror activitate se consolideaza la nivelul firmei mame). Reprezinta codul magazinului in care va fi transformat magazinul curent la consolidarea datelor firmei curente in firma mama.

    • Regiune: grupare parteneri pe zone geografice. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Nomenclatorul de Regiuni care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

    • Judet: cod ce defineste judetul unde se afla partenerul respectiv. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Dictionarul de Localitati care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

    • Localitate: codul localitatii  unde  are sediul partenerul. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Dictionarul de Localitati care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

    • Cod postal: numarul atribuit unei localitati sau strazi;

    • Adresa: se completeaza datele care indica locatia magazinului;

    • Adresa 2: se completeaza datele care indica locatia 2 a magazinului;

    • Adresa 3: se completeaza datele care indica locatia 3 a magazinului;

    • Adr. Alternativa: se completeaza datele care indica locatia alternativa a magazinului;

  • CONTACT

    • Nume: se completeaza numele persoanei de contact;

    • Prenume: se completeaza prenumele persoanei de contact;

    • Functie in banca: se completeaza ocupatia in cadrul bancii (se completeaza numai pentru BANCI);

    • Telefon: se completeaza numarul de telefon al persoanei de contact;

    • E–mail: se completeaza adresa de e–mail a persoanei de contact;

  • INFORMATII

    • Verificare IBAN: se bifeaza in cazul in care se doreste a se face o verificare a codului IBAN;

    • Gestiune: se completeaza gestiunea corespunzatoare magazinului curent;

    • Stare inregistrare: poate lua una din valorile Activ sau Blocat ;

    • Data inceput: data de inceput a perioadei de activitate pentru magazinul curent;

    • Data sfarsit: data de inceput a perioadei de activitate pentru magazinul curent;

    • User: sistemul completeaza automat utilizatorul care a adaugat/modificat magazinul curent;

    • Data actualizarii: data la care s–a facut ultima actualizare pentru magazinul curent.

Frame–ul Transfer POS:

  • Transfer numerar agregat: se bifeaza numai daca se utilizeaza pentru transferul incasarilor din POS modelul agregat pe magazin.

  • Cont POS casa centrala: se completeaza contul casei centrale in care se vor agrega incasarile;

  • Tip tranzactie plata: se alege cu <F1> tipul tranzactiei de plata cu care se vor evidentia la transfer operatiile de numerar din POS catre casa centrala;

  • Tip tranzactie incasare: se alege cu <F1> tipul tranzactiei de incasare cu care se depun banii in contul de casa centrala.

Frame–ul Info Documente:

  • Informatii unitate:

    • Unitatea: se completeaza denumirea unitatii;

    • Capital social varsat: se completeaza valoarea capitalului social varsat;

    • Nr. Inm. Reg. Comertului: se completeaza numarul de inmatriculare la Registrul Comertului;

    • Sediu: se completeaza localitatea unde firma isi are sediul;

    • Adresa: se completeaza aceste date la libera alegere a utilizatorului.

  • Informatii banca:

    • Cod fiscal: se completeaza codul de inregistrare fiscala;

    • Banca: se completeaza denumirea bancii;

    • IBAN: se completeaza contul bancar - codul IBAN.

Observatie: Butonul image205 (Propune valori) bifeaza din grupul Informatii unitate campul Informatii specifice si propune valorile completate in Firme.

Actionati butonul image158 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a magazinului.

2. Prin intermediul functiunii Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Conturi la Banci se definesc POS–urile aferente magazinelor definite anterior.

Se definesc atatea conturi pe un magazin corespunzator cu punctele de vanzare (POS–uri) la nivelul carora se intocmesc borderouri. Pe fiecare cont se ataseaza tranzactiile de incasari/plati care vor putea fi operate, seriile si numerele de documente care vor fi utilizate precum si responsabilii ce le vor putea opera sau doar vizualiza.

  • Nr cont: identificator unic la POS–ului;

  • Tip cont: poate lua una din valorile: CASA, INTERN, EXTERN si POS. Pentru a defini un punct de vanzare se alege POS.

  • Descriere: denumirea POS–ului si alte caracteristici ce diferentiaza POS–ul curent de alte POS–uri;

  • Cod IBAN: se completeaza contul IBAN pentru tipul contului INTERN sau EXTERN;

  • Moneda cont: reprezinta moneda cu care se lucreaza (moneda tranzactiei);

  • Tip sold: poate lua una din valorile DB pentru sold final debitor sau CR pentru solf final creditor. Pentru POS–uri se alege DB.

  • Cont disponibilitati: se alege un cont detaliu si cu domeniul IP. In general 5311.analitic.

  • Cont decontare card: se alege un cont detaliu si cu domeniul IP sau fara domeniu;

  • Calcul DCV: se bifeaza pentru conturile casieriilor/bancilor care incaseaza taxe in valuta si folosesc calcul diferente de curs valutar;

  • Cont DCV favorabil: cont din clasa 7 in care se inregistreaza diferentele de curs favorabil;

  • Cont DCV nefavorabil: cont din clasa 6 in care se inregistreaza diferentele de curs nefavorabil;

  • Cont decontare bonuri valorice: se alege un cont detaliu si cu domeniul IP sau fara domeniu;

  • Cont decontare alte valori: se alege un cont detaliu si cu domeniul IP sau fara domeniu;

  • Registru contabilitate: registrul contabil in care se vor genera inregistrarile contabile pentru platile si incasarile prin acest cont;

  • Generare dep. numerar: poate lua una din valorile: DA daca contul curent este un punct de incasare si numerarul se depune la casa centrala sau NU in cazul in care contul curent este aferent unei case centrale sau banci. Daca transferul incasarilor se face agregat pe magazin se va alege generare depunere numerar NU;

  • Referinta: se completeaza in cazul in care referinta este obligatoriu de completat in tranzactie;

  • Stare: se completeaza cu una din valorile ACTIV sau BLOCAT. Sistemul propune starea ACTIV.

  • Data inceput: data de inceput valabilitate cont de POS;

  • Data sfarsit: data de sfarsit valabilitate cont de POS

  • User: utilizatorul care a actualizat contul de POS;

  • Data actualizarii: data actualizarii contului de POS.

3. Prin intermediul functiunii Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Responsabili se definesc responsabilii aferenti magazinului definit anterior.

Pentru a putea accesa un cont trebuie definiti responsabili cu drepturi pe conturile de casa (partiale sau totale in functie de sarcinile fiecaruia). Acesti responsabili trebuie definiti mai intai ca utilizatori cu nume si parola utilizand functiunea Administrator → Drepturi de acces → Drepturi de acces. Responsabilii pot fi interni, caz in care trebuie sa existe in personal declarata, sau externi, caz in care se verifica in parteneri.

Actionati butonul image153 (Adaug) si introduceti:

  • Utilizator: numele utilizator (este cel definit mai sus – ca utilizator);

  • Tip responsabil: poate lua una din valorile INTERN sau EXTERN;

  • Marca: pentru Tip responsabil=’INTERN’: se alege marca cu F1;

  • Partener: pentru Tip responsabil=’EXTERN’: se alege cu F1 codul partenerului;

  • Stare: poate lua una din valorile ACTIV sau BLOCAT;

  • Data inceput actualizare: data de inceput actualizare a responsabilului curent;

  • Data sfarsit actualizare: data de sfarsit actualizare a responsabilului curent. Se recomanda completarea datei de sfarsit cu valoarea: 31.12.9999.

Actionati butonul image158 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a responsabilului.

Odata definit, responsabilul trebuie sa fie atasat pe un cont de casa (cont de POS) prin apelarea in cadrul functiei Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Conturi la Banci a tabului RESPONSABILI.

4. Seriile de documente se declara pe functia Financial → Cash Management → Definitii → Serii Documente.

Pentru fiecare din documentele utilizate in tranzactiile de incasari si plati se declara o serie ce poate avea gestiunea numerelor automata sau manuala. Pentru gestiunea automata se defineste si o plaja de numere. Aceste numere se aloca automat de aplicatie in ordine crescatoare. In general pentru preluarea incasarilor si depunerea la casieria centrala se utilizeaza documentele: BF (bon fiscal), MON (monetar) si FV (foaie de varsamant).

In partea de sus a ecranului se adauga seria dorita pentru un anumit cod de document:

  • Serie document: seria pentru documentele utilizate de un casier BF si FV;

  • Explicatie: camp la latitudinea utilizatorului;

  • Document: se alege cu F1 codul documentului;

  • Gestiune automata nr.: indica daca gestiunea numerelor se face automat sau nu;

  • Stare: poate lua una din valorile ACTIV sau BLOCAT;

  • Data inceput: data de inceput a seriei curente;

  • Data sfarsit: data de sfarsit a seriei curente. Se recomanda completarea datei de sfarsit cu valoarea: 31.12.9999.

In partea de jos a ecranului, la Administrare numere de serii se tasteaza marja de numere: De la …… la …… si apoi se apasa tasta image153 (Adaug). Dupa cateva secunde browse–ul din partea de jos se va popula cu numerele respective, care vor avea starea LIBER. Pe parcurs ce se aloca, in dreptul fiecarui numar va aparea o alta stare: ALOCAT, STERS, ANULAT, precum si informatii ajutatoare: utilizatorul, cont, nr. ordin, data, linie, cod document.

Fiecarui casier i se vor atasa seriile de document corespunzatoare (aferente documentelor BF si MON) prin apelarea in cadrul functiei EMSYS Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Conturi la Banci a tabului RESPONSABILI.

5. Pe functia Financial → Cash Management → Definitii → Tipuri de Tranzactii se definesc tipurile de tranzactii de incasare, plata sau transfer numerar care sunt necesare la preluarea incasarilor din POS si transferul catre casieria centrala, respectiv contul corespondent, precum si alte informatii necesare la generarea in contabilitate a operatiunilor contabile aferente tranzactiilor preluate din POS.

Tipurile de tranzactii obligatorii sunt:

  • ALIMENTARE NUMERAR cu: tip operatie IN, sursa DIV, transfer NU, tip incasare CASH, document completat, decontare NU, mod contab. ZI;

    • se apeleaza butonul image153 adaug (in partea dreapta sus);

    • se completeaza datele aferente:

      • Tip tranzactie: se completeaza prescurtarea tranzactiei, de ex:TRINMOXA

      • Descriere tranzactie: camp la latitudinea utilizatorului;

      • Transfer: se alege «NU»;

      • Sursa date: se va alege tipul de sursa «DIV»;

      • Tip operatie: se alege tipul «IN»;

      • Document: se alege codul de document, definit in functia Financial → Cash Management → Definitii → Serii documente, «MON»;

    • se bifeaza prima casuta «Se genereaza in contabilitate»;

      • Tip incasare: se alege «CASH»;

      • FAC./DEP.: se alege cu <F1> codul departamentului;

      • TIP OPER.: se alege cu <F1> (purtatorul/zona);

      • Comanda: se alege cu <F1>;

      • Decontare: se alege «NU»;

      • Mod contab: se alege «ZI»;

      • Cod fiscal: se alege cu <F1>;

      • Banca: se alege cu <F1>;

      • IBAN: se alege cu <F1>;

      • Stare: se alege «ACTIV»;

      • Data inceput: se completeaza data de inceput a utilizarii respectivei tranzactii;

      • Data sfarsit: se completeaza data de sfarsit a utilizarii respectivei tranzactii.

    Se definesc conturile corespondente pentru tranzactia definita apasand dublu–click in browse pe tranzactie si se adaugand liniile pentru conturile corespondente, astfel :

    • Nr ordine: sistemul propune implicit valoarea 1;

    • Descriere: camp la latitudinea utilizatorului;

    • Cont TVA: se completeaza contul de TVA (daca este activ);

    • Cont corespondent: se alege cu <F1> contul corespondent. Se valideaza in planul de conturi;

    • Cod plata: se alege codul aferent tipului de plata (se alege cu F1);

    • Cod incasare: se alege codul aferent tipului de incasare (se alege cu F1);

    • Stare: se alege «ACTIV».

  • DEPUNERE NUMERAR cu: tip operatie PL, sursa DIV, transfer DA, tip incasare CASH, document completat, decontare NU, mod contab ZI;

  • INCASARI ALTE FORME cu: tip operatie IN, sursa CL, transfer NU, tip incasare ALTE, document completat, decontare NU, mod contab ZI;

  • INCASARI BON cu: tip operatie IN, sursa CL, transfer NU, tip incasare BON VALORIC, document completat, decontare NU, mod contab ZI;

  • INCASARI CASH cu: tip operatie IN, sursa CL, transfer NU, tip incasare CASH, document completat, decontare NU, mod contab ZI;

  • INCASARI CARD cu: tip operatie IN, sursa CL, transfer NU, tip incasare CARD, document completat, decontare NU, mod contab ZI;

  • INCASARE TRANSFER NUMERAR cu: tip operatie IN, sursa DIV, transfer DA, tip incasare CASH, document completat, decontare NU, mod contab ZI.

OBS: Pentru fiecare dintre aceste tipuri de tranzactie se defineste cate o linie cu partener DA (dand dublu click pe tipul de tranzactie).

Tranzactiile definite vor fi asociate pe conturile de casa (conturile de POS) prin apelarea in cadrul functiei EMSYS Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Conturi la Banci a tabului «TRANZACTII».

NOTA: Sistemul dispune de copierea tranzactiilor de pe un cont existent: actionati butonul Copiere → in ecranul de Copiere Tranzactii alegeti codul contului dupa care se vor copia tranzactiile → actionati butonul Genereaza.

6. Prin intermediul functiunii Financial (FI) → Cash Management (FI–CM) → Definitii → Conturi la Banci, tab–ul Transfer numerar se asociaza pentru fiecare cont de POS contul din casieria centrala unde se vor transfera automat incasarile.

  • Tranzactie initiere transfer: tranzactia de plata pentru casa de unde se depune numerarul;

  • Cont transfer numerar: contul unde se depune numerarul;

  • Tranzactie depunere transfer: tranzactia de incasare de tip transfer pentru casa care incaseaza numerarul;

  • Zile decalaj depunere: se completeaza cu zilele de decalaj depunere.

7. Prin intermediul functiunii Confirmare sold se adauga soldul initial pentru prima zi astfel:

– Actionati in partea dreapta sus butonul image153 (Adaug) pentru declararea soldului. Apasati butonul image158 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a soldului declarat.

– Actionati in partea din mijloc a ecranului butonul image153 (Adaug) pentru defalcarea pe tip de disponibil. Apasati butonul image158 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a tipului de disponibil declarat.

– Actionati butonul image154 (Modific) in partea dreapta sus, bifati Confirmat, apasati butonul image158 (OK).

Observatie: In cazul in care se face transferul incasarilor agregat pe magazin este necesar sa se configureze drepturile de utilizare ale tipurilor de tranzactii la conturi in functia Emsys Financial → Cash Management → Definitii → Conturi la Banci astfel:

  • pentru casa centrala trebuie sa asociem tipul de tranzactie de incasare;

  • pentru fiecare cont POS din magazinul care tranfera agregat trebuie asociate atat tipurile de tranzactie specifice (CASH, CARD, BON VALORIC, ALTE, ALIMENTARE) cat si tipul de tranzactie de plata cu ajutorul careia se vor evidentia transferurile de numerar catre casieria centrala.