Avize de Insotire Marfa

Functiunea Avize de insotire marfa permite utilizatorilor sa emita documente de insotire a marfurilor livrate pe baza de dispozitie de livrare. Procedura de lucru in EMSYS presupune inregistrarea unui aviz de insotire marfa ale carui pozitii se formeaza prin includerea uneia sau mai multor dispozitii de livrare validate in sistem.

Perechizite

Notă

  • Inainte de a inregistra avizul, alegeti perioada fiscala in care va fi reflectat documentul in evidenta operationala si contabila;

  • Avizul de insotire marfa poate fi generat si din Dispozitia de Livrare;

  • Numarul avizului este generat automat consecutiv pentru seria aleasa in document;

Procedura

1. Alegeti Logistics -> Vanzari si Distributie -> Operational ( Meniu superior) -> Avize insotire marfa / Facturi de intocmit;

2. Selectati Configurari (dreapta-sus);

  • Pozitionati **Zona Fact.**: zona de unde vor fi preluate seriile si numerele de aviz;

  • Pozitionati **Registru**: registrul de contabilitate in care va fi adaugata inregistrarea contabila la validarea avizului;

Notă

Cand inregistrati primul aviz in perioada, butonul Configurari nu este disponibil. Dupa ce actionati Adaug, vor fi solicitate aceste informatii.

3. Actionati butonul Adauga ( sau + in coltul dreapta-jos) sau selectati o inregistrare si actionati Copiaza pentru a prelua informatiile generale;

4. Introduceti/Modificati datele generale ale documentului in zona Informatii:

  • Informatii Clienti

    • Cod doc.: Codul documentului pentru inregistrarea in contabilitate. Se valideaza in Documente;

    • Serie: Alegeti Seria avizului;

    • Nr.: Va fi completat cu urmatorul numar liber din serie;

    • Data doc.: Data avizului. Se initializeaza cu ziua curenta;

    • Data ef.: Data efectiva - apartine perioadei fiscale selectata si reprezinta data la care se inregistreaza in contabilitate. Se completeaza automat;

    • Client: codul clientului. Se valideaza in Parteneri;

    • Comanda: numarul comenzii client. Se valideaza in Comenzi client;

    • Facturare: data pana la care trebuie emisa factura in care va fi inclus avizul. Nu este obligatoriu;

    • Mod Plata: informatie privind modalitatea de plata. Nu este obligatorie, se valideaza in lista rezervata TIN-Incasari Vanzari;

  • Alte informatii

    Notă

    Urmatoarele informatii sunt obligatorii: Data Livrarii si Cine Livreaza

    • Delegat si date personale de legitimare: se poate prelua dintr-o lista memorata din dispozitii de livrare, avize introduse anterior. Pentru un Delegat care nu exista in lista memorata, completati campurile Delegat, Serie BI/CI, Nr. BI/CI, CNP. Acesta se inregistreaza in document si va fi disponibil in viitor.

    • Mijloc Transport, Nr. auto (1), Nr. auto (2), Nr. auto (3): se completeaza cand este necesar pentru export in serviciul e-Transport;

    • Punct trecere frontiera: se completeaza pentru export in serviciul e-Transport. Se valideaza in Financial -> Definitii Generale -> Liste Diverse -> codul de lista PTF - puncte de frontiere;

    • Data Livrarii: data la care se face livrarea. Se initializeaza cu data curenta;

    • Cine livreaza: numele persoanei care face livrarea. Se valideaza in Personal livrare;

5. Actionati butonul Salvare. Dupa salvarea inregistrarii, se genereaza numarul unic de tranzactie al documentului. Numarul de tranzactie, afisat in zona Informatii Client - campul Tr., recunoscut oriunde participa documentul, in factura, in inregistrarea contabila.

Starea inregistrarii are valoarea Deschis. Etapele de procesare (Listat, Validat, Contat, Inclus in factura) au valoarea NU.

Consultati aceste informatii prin meniul Actiuni -> Info.

6. Preluare pozitii din dispozitii de livrare

a. Pozitionati-va in zona Specificatie;

b. Actionati butonul + (Adauga). In browse-ul de selectie vor fi aduse dispozitiile de livrare validate si neincluse in alte documente aferente comenzii client completate in zona Informatii;

c. In cazul in care doriti sa includeti si dispozitiile de livrare de storno sau cele care au fost stornate: selectati Inclusiv documente stornate si/sau Inclusiv documente stornare si apasat bifa. In browse vor fi disponibile;

d. Actionati ok.

Notă

Pozitiile generate in Specificatie pot fi sterse: buton Sterge. Prin aceasta actiune pe o pozitie, vor fi sterse toate pozitiile din aceeasi dispozitie de livrare cu pozitia curenta;

Actionati butonul Info pentru afisarea informatiilor despre pozitia din aviz, inclusiv dispozitia de livrare careia ii apartine;

7. Selectati din meniul Actiuni -> Listare; Pozitiile din raport pot fi afisate:

  • Detaliat: pozitiile sunt grupate pe dispozitiile de livrare incluse in aviz;

  • Consolidat: pozitiile sunt cumulate pe fiecare articol/serviciu dupa codul acestora;

8. Actionati butonul Confirmare langa Actiuni din zona Informatii;

Indicatorul Listat din Actiuni -> Info se pozitioneaza cu valoarea DA. Avizul nu poate fi modificat si nici sa fie inclus alte dipozitii de livrare, cu exceptia datei facturarii (Facturare). Actiunea de Confirmare este reversibila: actionati butonul Anulare Listare Aviz Insotire Marfa.

9. Actionati butonul Validare langa Actiuni din zona Informatii;.

Notă

Setari contabile sunt necesare pentru generarea propunerii de contare. In cazul in care apar erori la validare:

Accesati Logistics -> Vanzari & Retail -> Setari (buton din coltul stanga-jos) -> Setari Contabile (din meniul afisat).

Definiti monografii contabile.

Starea documentului ia valoarea Validat. In registrul de contabilitate se genereaza propunerea de contare. Prin actionarea butonului Validare pe un document validat, se reface propunerea de contare, daca inregistrarea contabila nu este contata. Starea documentului din punct de vedere contabil, se vede in meniul Actiuni -> Info, indicatorul Contat. Pentru refecere propunere de contare, stornati inregistrarea contabila in Financial -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de Contabilitate.

11. Facturarea pozitiilor din avizul de expeditie se realizeaza prin includerea acestora in facturi; Facturarea este posibila numai pentru avize validate.

Notă

In nomenclatorul Parteneri, in zona Coduri fiscale trebuie sa aveti completata Banca si IBAN cont client.

a. Selectati optiunea Facturare din meniul Actiuni;

b. Completati datele facturii:

  • Registru: selectati daca este cazul registrul unde se va genera propunerea de contare pentru factura emisa;

  • Zona Facturare: alegeti Zona de facturare

  • Seria: alegeti Seria facturii

  • Data: data facturii. Se propune cu ziua curenta;

Notă

Numarul facturii se propune din urmatorul numar liber al seriei selectate. In cazul in care ati pastrat un numar anterior liber si doriti sa-l alocati facturii pe care o emiteti:

  • Selectati butonul Activare/Inactivare numar document de langa campul Nr.;

  • Completati numarul facturii;

  • Revenirea catre alocarea in ordine a numerelor se face prin actionarea butonului Activare/Inactivare numar document, caz in care campul Nr. nu mai este activ;

c. Actionati butonul ok. Pe Avizul de expeditie, se actualizeaza Inclus cu valoarea DA.

d. Sunteti pozitionati in functia Facturare pe factura generata;

10. Redeschidere Aviz

Actiunea de validare este reversibila prin Redeschidere aviz de expeditie, astfel:

a. Stornati si stergeti inregistrarea contabila generata in Financial -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de Contabilitate;

b. Stergeti factura in care a fost inclus avizul;

c. Actionati butonul Redeschidere langa Actiuni din zona Informatii;

d. Actionati butonul Anulare Listare Aviz Insotire Marfa;

e. Avizul poate fi modificat, sters sau reluate actiunile pana la Validare inclusiv;

11. Atasare documente externe

Pot fi atasate documente in format electronic (exemplu pdf, excel, doc, docx, xml, html) care au legatura cu avizul de expeditie.

Dupa ce au fost atasate, pot fi accesate la nivelul zonei Informatii:

a. Selectati Documente Asociate din meniul Actiuni

b. Actionati butonul Incarcare (sageata sus)

c. Selectati butonul Navigare si alegeti documentul din folderul unde este salvat

d. Completati informatiile solicitate pentru identificarea documentului la consultarea ulterioara. Informatiile vor fi afisate in lista documentelor.

e. Actionati butonul Salvare

12. Alte actiuni in zona Informatii

Alaturi de facilitatile rapide de generare factura, listare, in Meniul Actiuni se gasesc optiunile:

  • Notes - puteti memora informatii suplimentare;

  • Ev. Actiuni - prezinta actiunile fiecarui utilizator cu documentul, numarul de tranzactie, data si ora cand s-a realizat;

  • Info - prezinta date despre aviz si documentele asociate: facturi;

  • Situatie cmd. - raport care prezinta pe fiecare pozitie din comanda asociata avizului, stadiul acestora: cantitati livrate, facturate, retururi, renuntari, ramas de livrat;

  • Comanda - acceseaza comanda asociata avizului;

  • Etichete produse - listeaza etichete cu coduri de bare asociate produselor (daca a fost implementata procedura).