Gestiune Timp

Aceasta pagina centralizeaza situatii frecvente de eroare si comportamente neasteptate aparute in procesul de inregistrare si gestionare a timpului lucrat, precum si metode de analiza si remediere.

Sunt acoperite functionalitati precum concediile medicale, concediile de odihna, pontajul lunar si directiva de gestiune timp. Documentatia are rolul de a sprijini utilizatorii in verificarea si corectarea inregistrarilor care pot afecta validarea personalului, calculul salariilor sau transmiterea datelor in sistemele externe.

Pontaj 

Situatiile legate de lipsa pontajului pot avea cauze multiple, de la absenta completarii manuale, pana la necorelari intre datele din contract si macheta implicita.

In continuare sunt prezentate si alte scenarii frecvente care pot afecta gestionarea corecta a pontajului si implicit calculul salarial.

Nu se poate incarca Macheta de Pontaj Zilnica folosind Import Macheta pontaj Excel 

Cum remediez mesajul la incarcare macheta pontaj Macheta.xls, Sheet-ul Pontaj_1: Macheta nu este completata! Datele din fisier au fost salvate

In cazul in care se afiseaza mesajul de mai sus, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:

1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si verificati daca exista pontaje generate pentru luna respectiva.

2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte si exportati inregistrarile pentru a identifica contractele care nu au macheta de pontaj completata.

3. Completati macheta de pontaj pentru contracte identificate.

4. Generati Macheta Implicita pentru perioada dorita, folosind un utilizator care detine drepturi de acces complete asupra tuturor machetelor definite in sistem.

5. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj -> Import/Export -> Generare Macheta Pontaj Excel si se genereaza macheta pentru completare.

Important

Coloanele din macheta nu trebuie alterate, modificate sau redenumite. In cazul in care este schimbat formatul generat din aplicatie acesta nu se va putea importa.

6. Completati datele in macheta generata.

7. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj -> Import/Export -> Import Macheta Pontaj Excel pentru a realiza importul machetei generate la pasul anterior (pas 5).

Nu se listeaza Macheta de Pontaj Zilnica 

In cazul in care nu se afiseaza Macheta de Pontaj Zilnica, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:

1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si verificati daca exista pontaje generate pentru luna respectiva.

2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte si exportati inregistrarile pentru a identifica contractele care nu au macheta de pontaj completata.

3. Completati macheta de pontaj pentru contracte identificate.

4. Generati Macheta Implicita pentru perioada dorita, folosind un utilizator care detine drepturi de acces complete asupra tuturor machetelor definite in sistem.

Important

Macheta implicita trebuie generata de un utilizator cu acces complet, pentru a asigura preluarea tuturor salariatilor in pontaj si evitarea situatiilor de lipsa de date in procesele ulterioare.

Raport Listare Macheta Orar 

In cazul in care nu se afiseaza date in raportulul Listare Macheta Orar este necesara urmatoarea procedura de verificare si completare:

1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj selectati macheta si verificati in sectiunea Utilizatori si roluri daca utilizatorul care listeaza raportul exista in lista cu rol de PONTATOR.

2. Daca nu exista, se adauga.

3. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj si selectati Rapoarte -> Lisatare Macheta Orar.

4. Selectati sau scrieti codul machetei in campul Macheta si apasati butonul Start.

Declarare pontaje implicite 

In situatia in care nu se genereaza pontajele implicite, desi mesajul se afiseaza ca s-a reusit generarea, este necesara urmatoarea procedura de verificare si completare:

1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Contracte -> Stari si debifati afisarea ultimei inregistrari.

2. Verificati sa exista o singura inregistrare cu starea de ACTIV.

3. In situatia in care exista mai mult de o singura inregistrare cu stare ACTIV consecutiva, stergeti inregistrarea eronata si pastrati o singura inregistrare de ACTIV.

4. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Declarare pontaje implicite -> Generare si generati pontajele pentru codul de pontaj dorit.

5. Verificati pontajele generate si corectati in cazul in care este necesar.

6. Validati pontajele accesand Pontaj -> Validare Pontaje.

Validare Pontaj - marci cu norme nerespectate 

Aceasta situatie apare in momentul validarii pontajelor atunci cand totalul orelor pontate nu corespunde cu norma lunara stabilita.

Mesajul afisat este:

Marci cu norme nerespectate

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj.

2. Identificati marca evidentiata in tabelul atasat mesajului de validare.

3. Verificati numarul de ore inregistrate in pontaj.

4. In cazul in care exista neconcordante:

identificati eventuale suprapuneri (ex: concediu medical si concediu de odihna in aceeasi perioada);

corectati inregistrarile necorespunzatoare prin modificare sau stergere;

regenerati pontajul daca este necesar.

5. Verificati din nou incadrarea in norma lunara.

6. Reluati procesul de validare a pontajului.

Pontaj validat fara salariu sau data calcul 

Aceasta situatie apare atunci cand pontajul respecta norma de lucru, dar nu contine toate informatiile necesare calculului salarial.

Mesajul afisat este:

ATENTIE!! Urmatoarele marci au pontaj validat/invalid conform normelor dar au salariul sau data calcul necompletate!

Cauzele pentru aparitia situatiei sunt:

campul Salariu din pontaj este necompletat sau are valoarea 0;

campul Data calcul din pontaj este necompletat.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj.

2. Cautati salariatii semnalati in mesajul de validare.

3. Accesati pontajul si expandati sectiunea Date Salarii.

4. Completati campurile:

Salariu - cu valoarea salariului din sectiunea: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Salarii;

Data calcul - cu data ultimei inregistrari din sectiunea salarii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Salarii.

5. Asigurati-va ca valoarea salariului corespunde cu ultima inregistrare din contract (|hr_path_persoane| -> Contracte -> Detalii Contract -> Salarizare -> Salarii).

6. Salvati modificarile si reluati validarea pontajului.

Marci active fara pontaj declarat 

Aceasta situatie apare atunci cand exista salariati activi pentru care nu a fost generat pontajul.

Mesajul afisat este:

Marci care sunt active in personal si nu au pontaj declarat

Cauzele pentru aparitia situatiei sunt:

persoana nu este validata;

contractul nu este validat;

pontajul nu a fost generat pentru marca respectiva.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati daca salariatii semnalati au fost omisi la generarea pontajului.

2. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane si verificati daca persoana este validata.

3. Verificati contractul asociat pentru a fi complet si valid.

4. Dupa validarea persoanei si a contractului, generati pontajul pentru marca respectiva.

5. Reluati procesul de validare a pontajelor.

Notă

Se recomanda verificarea tuturor marcilor semnalate, pentru a evita omiterea involuntara a unor salariati din procesul de pontaj si calcul salarial.

Nu se afiseaza date in Macheta de Pontaj (export Excel)

In cazul in care la exportul in Excel al Machetei de Pontaj se afiseaza doar capul de tabel, fara salariati, este necesara urmatoarea procedura de verificare:

1. Iesiti din functia Macheta de Pontaj si accesati functia: Administrator -> Ani si Perioade Fiscale -> Calendare

2. In cazul in care aceasta functie nu exista sau nu poate fi accesata, inseamna ca war-ul aferent calendarului lipseste complet sau nu este pornit.

3. Pentru aceste cazuri este necesar sa deschideti o solicitare pe site-ul: https://suport.emsys.ro pentru a putea remedia situatia intalnita.

4. In cazul in care functia Calendare se deschide, se defineste calendarul conform documentatiei disponibile la adresa: Calendare

5. Dupa definirea calendarului, se acceseaza Macheta de Pontaj si se reia exportul acestei.

Concedii de Odihna 

In situatiile in care este necesara generarea zilelor de concediu de odihna planificat, este recomandata urmatoarea procedura de verificare si completare:

1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna -> Structura An Universitar si efectuati selectie dupa anul dorit.

2. Adaugati o inregistrare noua pentru anul universitar dorit, completati semestrul pentru care se aplica inregistrarea, Tip Vacanta si Data de Inceput , Data de sfarsit.

3. Generati concediile de odihna pentru categoriile de personal pentru care se aplica, completand Anul, Data Plata si Categoria si selectati butonul Start.

4. Accesati Planificari -> Transfer CO pentru a transfera concediile de odihna generate anterior.

5. Dupa efectuarea transferului, verificati in cadrul inregistrarilor generate urmatoarele: Data de Inceput , Data de sfarsit si Data Plata.

6. Operati Recalculare pentru concediile de odihna transferate.

Concedii Medicale 

Inregistrare concediu medical pentru salariati cu contracte multiple

Aceasta procedura descrie modul de inregistrare si verificare a concediilor medicale pentru salariatii care detin mai multe contracte active (functie de baza si cumul intern), astfel incat suspendarea sa fie corect operata si transmisa in REGES Online pentru fiecare contract.

Este necesar:

Existenta mai multor contracte active pentru acelasi salariat.

Inregistrarea concediului medical la nivelul contractului de baza.

Acces la functionalitatile de gestionare a starilor contractuale.

Inregistrarea suspendarii pentru contractele multiple

In cazul salariatilor cu contracte multiple, suspendarea se genereaza automat doar pentru contractul la care este inregistrat concediul medical (de regula functia de baza).

Pentru celelalte contracte (ex.: cumul intern), este necesara inregistrarea manuala a suspendarii.

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Stare.

2. Identificati salariatul si selectati contractul pentru care nu a fost generata automat suspendarea (ex.: contractul de cumul intern).

3. Apasati meniul Suspendare si selectati optiunea de adaugare a unei noi suspendari.

4. Completati campurile necesare:

Temei suspendare - conform legislatiei aplicabile (ex.: concediu pentru incapacitate temporara de munca);

De la Data / Pana la Data - aceeasi perioada cu cea a concediului medical inregistrat pe contractul de baza.

5. Apasati butonul Salveaza pentru inregistrarea suspendarii.

Important

Perioada de suspendare trebuie sa fie identica pe toate contractele salariatului pentru a asigura corectitudinea datelor transmise in REGES Online.

Verificare in raport si transmitere

Dupa inregistrarea suspendarii pentru toate contractele, se recomanda verificarea corectitudinii datelor utilizand raportul dedicat.

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Rapoarte Configurabile (HR_REP) -> Gestiune Timp -> Suspendare Contracte pentru Concedii Medicale.

2. Identificati salariatii care au concedii medicale in luna selectata.

3. Verificati ca suspendarea este prezenta pentru fiecare contract al salariatului. In cazul in care exista contracte cu stare Activ, acestea vor fi evidentiate in raport.

4. Asigurati-va ca:

perioadele de suspendare sunt identice pentru toate contractele;

temeiul legal este corect completat.

5. Dupa verificare, realizati transmiterea catre REGES Online.

6. Verificati rezultatul transmiterii in raportul generat de sistem.

Important

In cazul salariatilor cu contracte multiple, suspendarea trebuie operata si transmisa pentru fiecare contract in parte.

Inregistrarea doar pe contractul de baza nu este suficienta si poate conduce la transmiterea incompleta in REGES Online.