Retail (POS)
Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de utilizarea modulului EMSYS Vanzari (Retail), cu accent pe principalele functionalitati: Dispozitii de Livrare din Magazin, Avize de Insotire Marfa / Facturi de intocmit, Bonuri Fiscale Emise, Bonuri Fiscale Preluate, Facturi din Magazin, Facturi pentru Bonuri Fiscale Emise, Facturi pentru Vanzari din POS, Preluare Vanzari din POS, Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin.
A. Dispozitii Livrare
1. Intrebare: Pentru a inregistra o dispozitie de livrare, am nevoie de comanda de vanzare?
Raspuns: Prin Dispozitie de Livrare din Magazin se inregistreaza o livrare neplanificata. Nu este necesara inregistrarea comenzii client cu pozitiile care se vand, dar este obligatoriu sa se inregistreze un antet de comanda. In antet de comanda se specifica informatii cu privire la client, adresa livrare, etc.
Se adauga un singur antet de comanda si acesta se poate include in toate dispozitiile de livrare din magazin ce se doresc a se inregistra.
Nu este necesara completatea gestiunii din care se va face vanzarea in antetul comenzii de cumparare.
2. Intrebare: Se poate adauga comanda de vanzare similar cu inregistrarea dispozitiilor de livrare din Sales si apoi generare livrare din comanda?
Raspuns: Una din variantele de lucru existente este inregistrarea unei comenzi de vanzare cu toate informatiile necesare. Prin actionarea butonului Livrare din meniul Actiuni se genereaza dispozitia de livrare din magazin.
Inainte de generarea livrarii verificati ca informatia completata in bara de meniu sa fie Retail - Comenzi clienti. In cazul in care informatia existenta este Sales - Comenzi Clienti actionati butonul pe care se afiseaza Sales.
Daca ati generat deja livrarea verificati informatia existenta in bara de meniu. Daca scrie Sales - Dispozitii Livrare este necesar sa stergeti documentul si sa reluati generarea.
In cazul in care informatia afisata este Retail - Dispozitii de livrare continuati cu fluxul necesar pentru validarea dispozitiei de livrare din magazin.
3. Intrebare: O comanda de vanzare poate fi expediata in mai multe transe?
Raspuns: Da. Se pot inregstra livrari partiale. Dupa aprobarea comenzii de vanzare se apeleaza butonul Actiuni -> Livrare. Se selecteaza pozitia / pozitiile si cantitatea partiala / totala pentru care se genereaza dispozitie de livrare si se apasa butonul Ok.
4. Intrebare: De ce la selectia gestiunii expeditoare pe antet dispozitie de livrare nu imi aduce nicio gestiune?
Raspuns: Utilizatorul care inregistreaza dispozitia de livrare trebuie sa aiba acordat, in prealabil, drept la nivel de gestiune / toate gestiunile pe functia Stocuri -> Setari -> Confidentialitate Gestiuni.
Se adauga o inregistrare noua pentru fiecare gestiune in care se completeaza Utilizator, Gestiune, Data Inceput si Data Sfarsit.
In cazul in care nu se completeaza gestiunea, utilizatorul va avea drepturi pe toate gestiunile.
5. Intrebare: Se poate sa setez anumite informatii sa se propuna implicit la adaugare antet dispozitie de livrare?
Raspuns: Da. Sistemul permite prestabilirea unor valori care sa fie propuse automat la inregistrare dispozitie de livrare, la nivel de utilizator. Se apasa butonul Setari (din partea dreapta sus a ecranului daca nu s-a selectat o livrare, respectiv partea stanga sus daca s-a selectat o livrare) -> tab Propuneri Adaugare.
Spre exemplu, daca se seteaza in campul Gest. Exp. valoarea 1 (Cod gestiune de tip magazin = 1), la inregistrarea unei dispozitii de livrare noi cu utilizatorul curent, se va propune in campul Gest Exp. valoarea setata anterior.
Notă
Configurarile inregistrate la nivel de utilizatori nu se pierd la urmatoarea reconectare in aplicatie. Valorile prestabilite se pastreaza in Setari -> Propuneri Adaugare si se propun la inregistrarea noilor dispozitii de livrare.
6. Intrebare: Unde definesc un articol? Ce tip trebuie sa aiba articolul ca sa poata fi adaugat in dispozitia de livrare?
Raspuns: Articolele se definesc pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole.
Pot fi vandute articole de Tip: Aprov. (aprovizionat), Fabricat, Rezidual
Notă
Documentatia pentru inregistrarea articolului / produsului in nomenclator articole este disponibila la: Arhitectura Business - Nomenclator Articole.
7. Intrebare: Poate fi vandut un articol cu o alta unitate de masura decat cea cu care a fost inregistrat in stoc?
Raspuns: In stoc, articolele sunt inregistrate in unitatea de masura in care se face gestionarea / consumul intern, dar pot fi vandute in unitate de masura diferita, cu conditia sa existe o transformare intre cele 2 unitati de masura.
In EMSYS exista 2 unitati de masura: unitatea de masura (de vanzare) si unitatea de masura de stoc. Unitatea de masura de stoc este setata la prima validare a unui document de intrare.
Notă
Daca se inregistreaza un document de receptie si apoi se redeschide si se sterge, unitatea de masura de stoc a ramas setata. In acest caz, chiar daca unitatea de masura din nomenclator articole se schimba (pe acea inregistrare se completeaza un alt articol sau doar unitatea de masura este modificata) aceasta (UM din nomenclator) este propusa pe documente, dar se solicita o transformare intre unitatea de masura de stoc setata la prima adaugare si unitatea de masura document (completata pe document sau existenta in nomenclator).
Notă
Se poate inregistra transformare de unitate de masura globala (fara articol completat) sau se poate selecta un anumit articol, pentru care sa fie aplicat coeficientul de transformare setat intre unitatea de masura stoc si unitatea de masura document.
Notă
Daca unitatea de masura stoc nu este corecta este necesar sa adaugati un nou articol cu unitatea de masura corecta. Ulterior pe functia Stocuri -> Transferuri -> Transformare Articol inregistrati un document de transformare articol in care inregistrati iesire de pe articolul cu UM gresita si intrare pe articolul nou creat. Validati documentul si apoi blocati articolul cu UM gresita in nomenclator articole pentru a nu mai putea fi folosit.
8. Intrebare: Se pot configura liste de pret pentru articolele ce se vor livrare?
Raspuns: Da. Listele de pret se configureaza pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Setari -> Liste de Preturi cu Amanuntul. Lista de Preturi se culege apoi in antet dispozitie de livrare sau in detaliere pentru fiecare pozitie in parte. La salvarea pozitiei cu articolul respectiv se va propune automat pretul din lista de pret.
Documentatia pentru definirea listei de pret este disponibila la:
9. Intrebare: De ce nu imi apare la selectie in dispozitia de livrare lista de pret definita anterior?
Raspuns: Lista de pret trebuie sa fie validata. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Setari -> Liste de Preturi cu Amanuntul validati lista de pret actionand butonul Validare.
10. Intrebare: Pot completa o descriere a articolului din detaliere dispozitie de livrare?
Raspuns: *Este permisa completarea denumirii articolului in campul Extensie din Detaliere pozitie selectata. *
Pe tab Specificatie se apasa butonul Adauga sau Modific la nivelul pozitiei si se apasa butonul Detaliere -> Extensie. Se completeaza descrierea completa a articolului respectiv. Denumirea extinsa va fi afisata la listarea facturii client.
11. Intrebare: De ce nu este activ campul Extensie la adaugare sau modificare pozitie din detaliere dispozitie de livrare?
Raspuns: Verificati daca articolul accepta completarea denumirii extinse. Pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole -> campul Accepta Denumire Extinsa din sectiunea Definire este setat cu valoarea DA.
12. Intrebare: Pe functia Dispozitii Livrare la adaugare pozitie cu articol cum modific codul de TVA propus implicit?
Raspuns: Codul de TVA este setat la nivel de articol. Acesta se propune de pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole -> sectiunea Date Comerciale -> TVA Vanzare si poate fi modificat.
B. Avize de insotire marfa/ Facturi de intocmit
C. Bonuri Fiscale Emise
D. Bonuri Fiscale Preluate
E. Facturi din Magazin
F. Facturi pentru Bonuri Fiscale Emise
G. Facturi pentru Vanzari din POS
H. Preluare Vanzari din POS
1. Intrebare: Ce campuri trebuie completate la Preluarea Vanzarilor din POS?
Raspuns: Campurile de completat sunt: Data Preluare Tranzactii (obligatoriu sa fiti pe aceeasi perioada fiscala cu data preluarii), Simulare (bifa optionala pentru verificare fara inregistrare efectiva), Tranzactii POS / Preluare (implicit toate bonurile, maxim 10.000; se poate specifica interval sau selectie partiala), Cod Doc. DL si Cod Doc. Bon Consum (valori implicite), Registre (completat automat daca utilizatorul are drepturi pe un singur registru), Magazin, Client (implicit clientul generic per magazin; daca exista liste de pret diferentiate, preluarea se efectueaza separat per categorie) si Comanda (preluata implicit daca exista o singura comanda; se selecteaza manual daca sunt mai multe).
2. Intrebare: Ce este optiunea Simulare la Preluarea Vanzarilor din POS si cand este utila?
Raspuns: Bifa Simulare permite verificarea preluarii fara inregistrare efectiva in stoc. Inregistrarile vor fi marcate cu OK - SIMULARE sau ERR - SIMULARE. Este utila pentru identificarea erorilor (stoc insuficient, articol inactiv, unitate de masura lipsa) inainte de a afecta stocul real. Dupa simulare, corectati erorile identificate si rulati preluarea efectiva fara bifa Simulare.
3. Intrebare: Ce documente sunt generate in ERP la operatia Preluare Vanzari din POS si care este legatura cu Dispozitia de Livrare?
Raspuns: Operatia Preluare Vanzari din POS genereaza doua documente: o Dispozitie de Livrare din Magazin (documentul de iesire din gestiune) si un Bon Fiscal din Magazin (documentul de vanzare). Dispozitia de Livrare descarca stocul scriptic corespunzator vanzarilor efectuate pe casa de marcat. Numarul tranzactiei asociat fiecarei Dispozitii de Livrare este vizibil in tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS.
4. Intrebare: Ce fac daca o Dispozitie de Livrare generata prin preluare contine erori?
Raspuns: Procedura de corectie: (1) identificati Dispozitia de Livrare eronata dupa numarul de tranzactie afisat in tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS pe inregistrarea marcata cu OK; (2) stornati Dispozitia de Livrare; (3) corectati eroarea identificata — cod articol gresit prin Actualizare Cod Articol Preluare, unitate de masura lipsa prin definirea transformarii in Logistics > Definitii Logistica > Unitati de masura, articol inactiv prin modificarea starii in nomenclator, lipsa comanda/client prin selectarea corecta la reluarea preluarii; (4) efectuati o noua preluare. Stornarea va fi evidentiata automat in tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS.
5. Intrebare: De ce Preluarea Vanzarilor din POS esueaza cu eroare de unitate de masura, desi articolul exista in lista PLU?
Raspuns: Eroarea apare cand unitatea de masura din lista PLU (ex: POR — portie) difera de unitatea de masura din stocuri (ex: GR — grame). In aceasta situatie este necesara definirea unei transformari in Logistics > Definitii Logistica > Unitati de masura, astfel incat pentru o portie sa corespunda X grame. Fara aceasta transformare, operatia Preluare Vanzari din POS va esua cu eroare de unitate de masura.
6. Intrebare: Cum verific rezultatul unei preluari de vanzari — care bonuri au fost preluate cu succes si care au esuat?
Raspuns: In ecranul Preluare Vanzari din POS, tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS afiseaza toate inregistrarile. Inregistrarile marcate cu OK reprezinta preluari finalizate cu succes; cele marcate cu ERR au erori care necesita corectie. Mesajul de eroare descrie cauza: unitate de masura diferita, stoc insuficient, articol inactiv sau in afara perioadei de activitate, lipsa comanda sau client.
7. Intrebare: Ce erori pot aparea la Preluarea Vanzarilor din POS si cum le corectez?
Raspuns: Erorile posibile si actiunile corective sunt: (1) Unitate de masura diferita — se adauga conversia corespunzatoare in Logistics > Definitii Logistica > Unitati de masura; (2) Stoc insuficient — fie se opereaza/corecteaza documentul de intrare (NIR, Transfer, Nota de predare), fie vanzarea a fost efectuata pe cod gresit si se corecteaza in Actualizare Cod Articol Preluare; (3) Articol inactiv sau in afara perioadei de activitate — se modifica starea/perioada in nomenclatorul de articole sau se identifica articolul corect si se utilizeaza Actualizare Cod Articol Preluare; (4) Lipsa comanda sau client — se selecteaza comanda de vanzare si/sau clientul corespunzator la reluarea preluarii.
8. Intrebare: Cat de multe bonuri pot fi preluate intr-o singura operatie de Preluare Vanzari din POS?
Raspuns: Implicit se preiau toate bonurile disponibile, cu un maxim de 10.000 de tranzactii per preluare. Se poate specifica si un interval, un numar de bon sau o selectie partiala in campul Tranzactii POS / Preluare. La rulare, este obligatoriu sa fiti pozitionat pe aceeasi perioada fiscala cu data preluarii tranzactiilor.
I. Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin
1. Intrebare: Ce face optiunea Numai numerar la Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin?
Raspuns: Daca bifati Numai numerar, nota contabila generata va include exclusiv operatiunile de numerar; celelalte forme de incasare (card, bon valoric) nu sunt procesate in acel transfer. Daca lasati nebifat, transferul include toate formele de incasare. Optiunea este utila cand incasarile card si bon valoric se reconciliaza separat prin alte instrumente.
2. Intrebare: Ce se intampla dupa apasarea butonului Start la Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin?
Raspuns: Programul parcurge fiecare magazin/cantina selectat, in fiecare zi conform selectiei, si executa automat: verifica consistenta definitiilor, verifica activitatea anterioara a fiecarui cont, genereaza intrarea de numerar in contul de casa centrala cu incasarile de numerar insumate si incearca refacerea consistentei soldului la contul de casa centrala. Tranzactia de depunere numerar va avea starea POSTAT. Consultati intotdeauna raportul generat dupa executie — sunt jurnalizate toate actiunile, inclusiv erorile. Informatiile despre nota contabila se vizualizeaza selectand tranzactia de depunere numerar si folosind butonul Ev. Actiuni.
3. Intrebare: Ce flux trebuie respectat inainte de efectuarea transferului de incasari?
Raspuns: Fluxul recomandat inainte de transfer: (1) verificati activitatea casierilor folosind Raportul de Casa — daca Sold Final este diferit de zero pentru un casier, acesta nu a efectuat inchiderea de schimb; (2) verificati Raportul Zilnic Informativ si comparati cu raportul Z listat pe casa de marcat si cu settlement-ul din POS-ul bancar; (3) asigurati-va ca datele sunt complete si corecte. Dupa transfer, consultati raportul generat si verificati nota contabila; daca sunt erori, parcurgeti pasii de corectie (stergere operatiuni contabile, anulare transfer, corectie bonuri, reluare transfer).
4. Intrebare: De ce nu se recomanda stergerea transferului pentru zilele anterioare?
Raspuns: Nu se recomanda stergerea transferului pentru zilele anterioare deoarece numerele de chitante se genereaza automat si secvential. Stergerea si refacerea unui transfer anterior poate afecta numerotarea documentelor si poate crea inconsistente in registrele contabile. Daca este totusi necesara corectia, urmati procedura de corectie in ordinea obligatorie: stergere operatiuni contabile, anulare transfer, corectie bonuri, reluare transfer.
J. POS
1. Intrebare: Ce campuri sunt obligatorii la adaugarea unui articol in Lista PLU pentru ca acesta sa poata fi vandut si facturat corect?
Raspuns: Campurile obligatorii sunt: Tip (implicit A — articol), Produs (selectat din nomenclatorul ERP), UM (unitatea de masura pentru vanzare), Pret (pretul de vanzare TVA inclus), Cod TVA si Valabil de la (data de la care pretul este valabil). Campul Simbol TVA trebuie de asemenea completat — reprezinta asocierea cotei TVA din EMSYS cu cota definita in casa de marcat; daca nu este definit, bonul fiscal nu va fi tiparit si implicit nici avizul sau factura nu pot fi generate corect.
3. Intrebare: Pot asocia aceeasi lista PLU mai multor magazine?
Raspuns: Da. Din butonul Magazine din ecranul Liste PLU puteti asocia lista la mai multe magazine. Fiecare asociere are propria data de inceput, data de sfarsit si stare (ACTIV / INACTIV). O asociere inactiva nu trimite lista catre magazinul respectiv. Sectiunea Istoric sincronizare afiseaza data ultimei sincronizari reusita per magazin.
1. Intrebare: Ce este Simbol TVA si de ce este obligatoriu la adaugarea unui articol in lista PLU?
Raspuns: Simbol TVA reprezinta asocierea cotei de TVA definite in EMSYS ERP cu cota configurata fizic pe casa de marcat. Daca nu este definit, bonul fiscal nu va fi tiparit. Un cod TVA nedefinit pe casa de marcat genereaza eroare la tiparirea bonului fiscal. Valorile TVA A-N din configurarea Devices reprezinta pozitia cotei in memoria casei de marcat — nu valoarea procentuala — si trebuie verificate intotdeauna in raportul X al casei de marcat inainte de configurare.
2. Intrebare: Ce este functia Actualizare Cod Articol Preluare si cand o folosesc?
Raspuns: Aceasta functie permite corectarea codului de articol asociat unui bon din POS, astfel incat la urmatoarea preluare in ERP sa se foloseasca un cod de articol diferit fata de cel original din tranzactie. Situatie tipica: intrarea in gestiune s-a efectuat pe Carte A, dar vanzarea din POS s-a realizat pe Carte B — acelasi produs cu revizie diferita si cod de bare diferit. Stocul exista pe Carte A, dar preluarea esueaza deoarece incearca sa descarce Carte B. Solutia: se actualizeaza codul articolului din bon pentru a pointa catre Carte A. Modificarea se aplica doar preluarilor viitoare; daca preluarea este deja efectuata, aceasta trebuie stornata si reluata dupa actualizarea codului.
4. Intrebare: Pot anula sau reconfirma un bon din POS dupa ce a fost preluat?
Raspuns: Nu. Functia Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS este posibila DOAR inainte de operatiunea Preluare Vanzari din POS. Dupa efectuarea preluarii, aceste actiuni nu mai sunt disponibile. Daca preluarea a fost finalizata cu succes dar ulterior s-au constatat erori, identificati Dispozitia de Livrare generata, stornati-o, corectati erorile si efectuati o noua preluare.
2. Intrebare: Ce rapoarte de vanzari ofera EMSYS ERP si care este diferenta dintre ele?
Raspuns: EMSYS ERP ofera trei instrumente de raportare, accesibile din Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS: (1) Situatia Vanzarilor din POS — vanzarile detaliate pe produse, cantitati, UM, preturi si valori totale; datele pot fi grupate dupa casier, grupa clienti, POS sau gestiune; (2) Vizualizare Bonuri din POS — vizualizarea detaliata a bonurilor fiscale preluate, cu filtrare multipla; afiseaza produsele vandute si modul de plata per bon; (3) Vizualizare Vanzari din POS — vizualizarea detaliata a liniilor de vanzare individuale; afiseaza Magazin, Nr. Bon, Data, Ora, Den. Articol, UM, Cantitate, Pret, Valoare, BU, %TVA si Nume Articol Preluare.
3. Intrebare: Cum identific casierul si starea unui bon dintr-o linie de vanzare?
Raspuns: In ecranul Vizualizare Vanzari din POS, selectati linia de vanzare dorita. In panoul Informatii din dreapta se afiseaza: Articol (cod si denumire), Cod Articol Preluare, Nr. POS, Casier, Nr. Tranzactie, starea bonului (inchis/deschis) si statusul transferului in contabilitate/facturare. Util pentru verificarea detaliata a fiecarei linii de vanzare si confirmarea starii bonului.
1. Intrebare: Ce informatii afiseaza Raportul de Casa si cand trebuie consultat?
Raspuns: Raportul de Casa prezinta centralizarea activitatii casierilor pe perioada selectata: alimentarile cu numerar, incasarile si depunerile pe fiecare tip de incasare. Se configureaza pe Punct de vanzare (Toate sau Unul), Responsabil (Toti sau Unul), Perioada si optiunea Salt pagina la zi. Trebuie consultat inainte de efectuarea operatiei Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin. Daca in coloana Sold Final suma este diferita de zero, casierul respectiv nu a efectuat inchiderea de schimb.
2. Intrebare: Ce informatii afiseaza Raportul Zilnic Informativ si cu ce se verifica?
Raspuns: Raportul Zilnic Informativ prezinta centralizarea activitatii casierilor pentru fiecare POS: alimentari cu numerar, incasari, depuneri, sold final pe fiecare tip de incasare, detaliere sume pe coduri de TVA si numarul de bonuri fiscale emise. Raportul este organizat pe fiecare POS si casier si afiseaza valoarea vanzarilor (neta, TVA, total brut), incasarile pe tip (Cash, Card, BV), alimentarile cu numerar, depunerile si suma ramasa in sertar. Se verifica cu raportul Z listat pe casa de marcat.
2. Intrebare: Cum generez un raport de vanzari grupat pe casier sau pe gestiune?
Raspuns: Din ecranul Situatia Vanzarilor din POS, selectati Tip Raport in functie de informatiile dorite — optiunile disponibile permit gruparea datelor dupa casier, grupa clienti, POS sau gestiune. Setati Perioada (De la data de / Pana la data de, inclusiv intervalul orar), verificati Business Unit-ul selectat, configurati optiunile suplimentare (Ordonare, Responsabil, Gestiune, Articol, Serviciu), apasati Start si selectati formatul de export dorit (ex: PDF). Raportul afiseaza Nr. Crt., Tip, Cod Produs, Nume Produs, UM, Cantitate, Pret, Valoare si Total General.
3. Intrebare: Ce informatii sunt disponibile in panoul Incasari din ecranul Vizualizare Bonuri din POS?
Raspuns: La selectarea unui bon in ecranul Vizualizare Bonuri din POS, panoul inferior afiseaza doua tab-uri: tab-ul Vanzari contine produsele vandute (Produs POS, Produs ERP, Denumire, Pret, Cantitate, UM, Valoare); tab-ul Incasari contine modul de plata utilizat (Tip, Tips, Valoare, Nr. Ordin, Nr. Unit, Val. Unit, Observatii). Ecranul permite filtrarea dupa Magazin, BU, Nr. POS, Casier, Nr. Bon, interval de date, stare bon si altele.
2. Intrebare: Cum functioneaza Actualizare Cod Articol Preluare pas cu pas?
Raspuns: Procedura: (1) folositi campul Filtrare rapida pentru a cauta dupa denumire articol, numar bon sau magazin; (2) selectati randul dorit — panoul din dreapta se populeaza automat cu detaliile inregistrarii (Articol, Cod Articol Preluare, Nr. POS, Casier, %TVA, Tip Incasare, Tip Vanzare, Stare); (3) apasati Modifica — campul Cod Articol Preluare devine editabil; (4) introduceti codul articolului corect din EMSYS ERP (codul pe care se afla stocul disponibil); (5) salvati modificarea. Dupa actualizarea codului, corectati si Lista PLU din POS pentru a preveni repetarea aceleiasi erori la vanzarile viitoare.
3. Intrebare: Cum anulez sau reconfirm un bon din POS inainte de preluare?
Raspuns: Din Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS > Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS: completati criteriile de selectie (Magazin, Nr. Bon, Data Inceput / Data Sfarsit), apasati butonul de filtrare pentru a incarca bonurile, pozitionati-va pe bonul dorit si apasati Anulare Bon din POS — campul Stare va lua valoarea Anulat. Pentru reconfirmare, identificati bonul cu starea Anulat si apasati Reconfirmare Bon din POS — bonul revine la starea anterioara anularii. Ambele actiuni sunt posibile DOAR inainte de operatiunea Preluare Vanzari din POS.
5. Intrebare: Cum anulez un Transfer de Incasari efectuat gresit?
Raspuns: Procedura de corectie trebuie urmata in ordine obligatorie: (1) stergeti operatiunile contabile generate in registrul de contabilitate — acest pas este obligatoriu inainte de anulare; (2) efectuati Anulare Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin — selectati ordinul de anulat in campul Transfer si apasati Start; (3) corectati bonurile cu probleme folosind Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS; (4) reluati transferul. Pasul 1 este obligatoriu inainte de anularea transferului; anularea fara stergerea prealabila a inregistrarilor contabile genereaza inconsistente in contabilitate.
1. Intrebare: Ce face operatia Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin?
Raspuns: In loc sa existe incasarile fiecarui casier inregistrate individual in conturi separate, operatia genereaza o singura pozitie intr-un cont de casa centrala cu sinteza activitatii pe magazin la nivelul unei zile si o singura nota contabila centralizata cu sumele agregate pe client si cont contabil. Se poate selecta tipul perioadei ZI (o singura zi, cu specificarea datei de depunere si a datei efective) sau Perioada (interval de date). Campul Responsabil identifica responsabilul care gestioneaza depunerea de numerar.
2. Intrebare: Ce este o Lista PLU, care sunt starile ei si ce pot face in fiecare stare?
Raspuns: O lista PLU (Price Look-Up) este mecanismul prin care preturile si definitiile articolelor sunt transmise din EMSYS ERP catre statiile de vanzare POS. Fara o lista PLU activa si sincronizata pe statie, vanzarea nu poate fi initiata. Starile posibile: DESCHISA — lista poate fi editata, articolele pot fi adaugate sau modificate, nu este disponibila pentru preluare in POS; LANSATA — lista a fost aprobata, nu mai pot fi adaugate articole, nu este inca disponibila pentru preluare in POS; ACTIVA — lista este in functiune si disponibila pentru Preluare Liste PLU pe statiile POS; BLOCATA — lista a fost dezactivata operational (stare finala). Flux normal: DESCHISA → LANSATA → ACTIVA. Butonul Redeschidere permite revenirea oricarei liste (Lansata, Activa sau Blocata) inapoi in starea DESCHISA. Activarea nu se poate realiza daca pentru magazinul asociat exista deja o alta lista activa.
3. Intrebare: Cum creez o lista PLU noua si care sunt pasii pana la activare?
Raspuns: Pasi pentru crearea si activarea unei liste PLU noi: (1) apasati Adauga si completati campurile obligatorii: Lista PLU (cod unic), Magazine, Grupa Parteneri, Data Inceput; Starea se seteaza automat la DESCHISA; (2) adaugati articolele in lista prin Pozitii Lista — pentru fiecare articol completati Tip (A), Produs, UM, Pret, Cod TVA, Valabil de la; (3) apasati Lansare; (4) apasati Activare. O lista PLU noua se poate crea si prin copierea unei liste existente — selectati lista dorita si apasati Copiaza. Dupa activarea listei, aducerea preturilor in POS necesita efectuarea operatiei Preluare Liste PLU pe fiecare statie de vanzare.
4. Intrebare: Cum configurez un utilizator nou pentru un casier si ce pasi trebuie parcursi?
Raspuns: Configurarea unui casier parcurge trei pasi: (1) Creare utilizator ERP — in Administrare > Utilizatori, completati Nume (cod numeric recomandat, ex: 10), Parola (identica cu numele de utilizator), Autentificare = Interna, Data inceput, Tip utilizator = Standard; in sectiunea Profiluri asociati profilul POS cu Profil Implicit bifat; in tab-ul Grupuri bifati grupul BU-ului magazinului; (2) Configurare PIN — in Administrare > PIN Utilizatori POS, selectati utilizatorul, apasati Modifica si introduceti PIN-ul numeric in campurile Pin si Verificare Pin; PIN-ul este unic, doi utilizatori nu pot avea acelasi PIN; (3) Asociere responsabil la contul POS — responsabilul se defineste in Cash Management > Setari > Responsabili si se asociaza contului POS cu rol Operator activ. Dupa toate modificarile de configuratie efectuati Preluare Liste PLU pe statie.