Generare receptii din XML furnizor (Import e-Factura)

Cale: Logistics -> Servicii ANAF -> e-Factura (tab IMPORT)

Sinonime / termeni alternativi

import e-factura, preluare factura XML, procesare e-factura, import XML factura furnizor, receptie din e-factura

Scop

Modulul e-Factura → Import permite:

  • Preluarea automata a datelor din fisierul XML al facturii (informatii document, furnizor, pozitii marfa/servicii).

  • Asocierea pozitiilor din factura cu articolele/serviciile/imobilizarile din nomenclatorul ERP.

  • Generarea documentelor contabile si de gestiune: Receptie Articole, Receptie Servicii, Nota Contabila.

Prerechizite

  • Utilizatorul are acces la modulul e-Factura.

  • Facturile furnizorilor au fost descarcate din SPV si sunt vizibile in lista Import.

  • Furnizorul exista in nomenclatorul de parteneri EMSYS (Financial -> Definitii Generale -> Parteneri). Daca nu exista, trebuie adaugat in prealabil, dupa care se selecteaza manual in campul CIF Furnizor.

  • Comanda de cumparare asociata facturii este definita in EMSYS (Logistics -> Cumparari -> Comenzi de Cumparare).

  • Nomenclatorul de articole/servicii/imobilizari este actualizat (cel putin partial) pentru furnizorii vizati.

Articole etalon

Articolele etalon sunt articole model predefinite in Arhitectura Business (Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business), cu specificatii clare privind tipul de stoc, grupa, subgrupa si contul contabil aferent. Ele servesc ca sablon pentru crearea rapida de articole noi direct din ecranul de preluare a facturii, fara a mai fi necesara accesarea Arhitecturii Business.

Regula de codificare: orice articol al carui cod incepe cu Z_ este considerat articol etalon si va fi disponibil ca model la adaugarea unui articol nou din tab-ul SPECIFICATIE.

Notă

Orice articol existent in nomenclator poate deveni articol etalon daca codul sau este prefixat cu Z_. Nu este necesar un tip special de articol — conventia de codificare este singura conditie.

Articolele etalon exemplu pentru principalele categorii de stocuri:

Cod Etalon

Denumire

Grupa

Subgrupa

Obiect Gestionabil

Cont Stoc

Z_ACT. BIO.

ACTIVE BIOLOGICE DE NATURA STOCURILOR

PROD. FIN.

PROD FINIT

19 - Active biologice

361

Z_ALTE MAT.

ALTE MATERIALE CONSUMABILE

MATERIALE

ALTE

12 - Alte materiale consumabile

328.5

Z_AMBALAJE

AMBALAJE

AMBALAJE

AMBALAJE

21 - Ambalaje

381

Z_COMB.

COMBUSTIBIL

MATERIALE

COMBUSTIB.

3 - Combustibil

3022

Z_ECHIP.

ECHIPAMENT DE LUCRU, PROTECTIE - VALORICE

MATERIALE

ECHIP.PR.

14 - Echipament de lucru

303.2

Z_FURAJE

FURAJE

MARFURI

MARFURI

7 - Furaje

3026

Z_MARFURI

MARFURI

MARFURI

MARFURI

20 - Marfuri

371

Z_MAT. AMB.

MATERIALE PENTRU AMBALAT

MATERIALE

ALTE

4 - Materiale pentru ambalat

3023

Z_MAT. AUX.

MATERIALE AUXILIARE

MATERIALE

MAT.AUX

2 - Materiale auxiliare

3022

Z_MAT. PR.

MATERII PRIME

MATERIALE

MATERII PR

1 - Materii prime

301

Z_OB. INV.

MATERIALE DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR

MATERIALE

OB. INV.

13 - Materiale de natura obiectelor de inventar

303.1

Z_PIESE

PIESE DE SCHIMB

MATERIALE

PIESE

5 - Piese schimb

3024

Z_PROD. AGR.

PRODUSE AGRICOLE

PROD. FIN.

PROD FINIT

18 - Produse agricole

347

Z_PROD. FIN.

PRODUSE FINITE

PROD. FIN.

PROD FINIT

16 - Produse finite

345

Z_PROD. REZ.

PRODUSE REZIDUALE

PROD. FIN.

PROD FINIT

17 - Produse reziduale

346

Z_SEMIFAB.

SEMIFABRICATE

SEMIFABR.

SEMIFABRIC

15 - Semifabricate

341

Z_SEMINTE

SEMINTE SI MATERIALE DE PLANTAT

MATERIALE

ALTE

16 - Seminte si materiale de plantat

3025

Ecranul lista Import e-Factura

Dupa deschiderea modulului e-Factura, selecteaza tab-ul IMPORT.

Lista afiseaza urmatoarele coloane principale:

Coloana

Descriere

BU

Unitatea de business destinatara a facturii.

CIF / CUI

Codul de identificare fiscala al furnizorului.

Partener

Denumirea furnizorului.

Nr. Doc. / Data Doc.

Numarul si data documentului asa cum apar in XML-ul facturii.

Stare

Starea curenta a facturii (ex. Preluata).

Index Incarcare / Id Descarcare

Identificatori SPV ai operatiunii de incarcare/descarcare.

Data Incarcare

Momentul la care factura a fost incarcata in sistem.

Valoare

Valoarea totala a facturii conform XML.

Info Receptie

Informatii despre receptiile generate pe aceasta factura din modulul e-factura.

Descarcare Fisiere

Butoane pentru descarcare XML, PDF si alte fisiere atasate.

Butonul Import E-Facturi (bara de jos) declanseaza sincronizarea cu SPV si aduce facturile noi in lista, suplimentar efectueaza si importul din xml in interfata Preluare Factura.

Procedura

Pasul 1 — Porneste importul din SPV

Apasa butonul Import E-Facturi din bara inferioara pentru a sincroniza lista cu facturile disponibile in SPV.

Notă

Daca facturile sunt deja vizibile in lista, sincronizarea nu mai este necesara inainte de procesarea individuala a fiecarei facturi.

Pasul 2 — Deschide ecranul de preluare pentru o factura

In lista, pe randul facturii dorite, apasa butonul Preluare Factura () din coloana Descarcare Fisiere.

Se deschide ecranul de preluare cu doua tab-uri: INFORMATII si SPECIFICATIE.

Pasul 3 — Verifica si completeaza tab-ul INFORMATII

Tab-ul INFORMATII prezinta datele de antet ale facturii:

Campurile care se pot modifica sunt:

  • Furnizor:

    • in cazul in care furnizorul nu este definit acesta se adauga in Financial -> Definitii Generale -> Parteneri

    • in cazul in care furnizorul este definit cu puncte de lucru se poate selecta manual

  • Nr cmd. ERP:

    • in cazul in care furnizorul nu are nici o comanda, va fi generata automata

    • in cazul in care furnizorul are mai multe comenzi, va fi necesara selectia manuala a uneia dintre ele

Camp

Obligatoriu

Descriere

Serie doc

Da

Seria documentului, preluata din XML.

Nr. Doc.

Da

Numarul documentului, preluat din XML.

Data Doc.

Da

Data documentului, preluata din XML.

Data scadenta

Da

Data scadentei platii, preluata din XML.

Tip factura

Da

Tipul facturii conform codificarii XML (ex. 380).

CIF Furnizor

Da

Codul fiscal al furnizorului. Furnizorul este propus automat din nomenclatorul de parteneri EMSYS. Daca exista mai multi parteneri cu acelasi CIF, sistemul completeaza automat primul identificat. Daca furnizorul nu exista, trebuie adaugat din Financial -> Definitii Generale -> Parteneri.

Furnizor

Da

Codul intern si denumirea furnizorului din EMSYS.

Nr. Cmd. furn.

Nu

Numarul comenzii furnizorului, preluat din XML (daca este prezent).

Nr. Cmd. Cump.

Da

Numarul comenzii de cumparare interne (completat automat daca exista referinta in XML).

Nr. Cmd. ERP

Da

Numarul comenzii de cumparare din EMSYS (Logistics -> Cumparari -> Comenzi de Cumparare). Camp obligatoriu pentru generarea receptiei.

CIF Cumparator

Info

Codul fiscal al cumparatorului (firma proprie), preluat din XML.

Cumparator

Info

Denumirea cumparatorului, preluata din XML.

Daca campurile sunt goale dupa deschiderea ecranului, datele nu au fost preluate automat. Continua cu Pasul 4.

Daca campurile sunt deja completate, sari direct la Pasul 5.

Pasul 4 — (Conditional) Importa manual datele din fisierul XML

Daca tab-ul INFORMATII este gol, apasa butonul Import XML ( Import XML) din bara superioara dreapta.

Sistemul proceseaza fisierul XML si completeaza:

  • Tab-ul INFORMATII — date furnizor, date document, date cumparator.

  • Tab-ul SPECIFICATIE — pozitiile (liniile) din factura.

In cazul in care si dupa Import XML manual nu sunt aduse datele inseamna ca exista o eroare la preluarea si trebuie consultate erorile.

Dupa Import XML, in antetul ecranului apare un rezumat de forma: FVZ |<NrDoc>| <DataDoc>| PRELUATA| <Furnizor>.

Atenționare

Daca furnizorul are mai multe comenzi deschise cu cantitati nereceptionate, sistemul afiseaza urmatorul mesaj de atentionare:

Exista <N> comenzi deschise cu cantitati nereceptionate pentru furnizorul cu CIF <CIF> (IDs: …). Va rugam sa asociati manual comanda corecta.

In acest caz, continua cu Pasul 5 pentru a selecta manual comanda corecta.

Pasul 5 — Verifica si actualizeaza comanda asociata

In tab-ul INFORMATII, verifica campul Nr. Cmd. ERP. Daca este gol sau incorect, apasa butonul Modifica ( Modifica ).

Completeaza sau corecteaza campul Nr. Cmd. ERP cu numarul comenzii de cumparare corecte din EMSYS, apoi salveaza.

Pasul 6 — Asociaza articolele din nomenclator (tab SPECIFICATIE)

Treci in tab-ul SPECIFICATIE. Lista afiseaza pozitiile din factura:

Coloana

Descriere

LN

Numarul liniei din factura.

Tip

Tipul pozitiei: A = articol, S = serviciu, I = imobilizare.

Cod Produs

Codul din nomenclatorul ERP (de completat/confirmat).

Den. Art/Serv ERP

Denumirea din ERP, completata automat dupa identificare.

Linie asoc

Linia din comanda de cumparare asociata.

Denumire Produs

Denumirea produsului asa cum apare in XML.

Descriere Produs

Descrierea extinsa din XML.

Cod Produs Furn

Codul produsului la furnizor.

UM / UM XML

Unitatea de masura ERP si unitatea de masura din XML.

Q

Cantitatea facturata.

Pret / Valoare

Pretul unitar si valoarea totala a liniei.

Notă

Nu pot fi adaugate linii noi si nu pot fi sterse cele existente in ecranul de preluare. Orice ajustare (impartire pe mai multe linii, modificare unitate de masura si cantitate) se efectueaza direct in documentul de receptie generat.

Asocierea articolelor pe liniile importate din fisierul XML se realizeaza prin trei metode, aplicate in ordinea prezentata mai jos.

Metoda 1 — Propunere automata din nomenclator

Apasa butonul Propune cod articol ( Propunere cod articol) pentru a declansa identificarea automata.

Sistemul cauta o corespondenta in urmatoarea ordine de prioritate:

  1. Nivel 1 — Comanda asociata — cauta articolul pe liniile comenzii de cumparare asociate facturii (Nr. Cmd. ERP).

  2. Nivel 2 — Cod de bare — daca articolul are configurat cod de bare, iar furnizorul l-a specificat in fisierul XML cumparare asociate facturii (Nr. Cmd. ERP).

  3. Nivel 3 — Facturi anterioare — daca pentru acelasi furnizor au existat importuri anterioare, preia asocierile deja realizate.

  4. Nivel 4 — Nomenclator — cauta in nomenclator un articol/serviciu cu denumire identica celei din fisierul XML.

  5. Nivel 5 — Coduri externe furnizor — daca in nomenclator este definit codul de produs al furnizorului (cod extern) si acesta este prezent in fisierul XML, articolul este identificat automat.

Pentru a vizualiza log-ul de identificare pe fiecare linie, apasa butonul Log () din ecranul de modificare.

Fereastra Log propunere cod articol afiseaza rezultatul identificarii pentru fiecare linie. Exemple de mesaje:

  • ✅ Nivel1 - Comanda: articol gasit pe comanda asociata.

  • ❌ Nivel1 - Comanda: fara comanda asociata → sistemul trece la Nivel 2.

  • ❌ Nivel2 - Facturi anterioare: negasit → sistemul trece la Nivel 3.

  • ❌ Nivel3 - Nomenclator: negasit → sistemul trece la Nivel 4.

  • ❌ Nivel4 - Coduri externe furnizor: negasit → articolul ramane neidentificat si trebuie asociat manual (vezi Pasul 7).

Pasul 7 — (Conditional) Asociaza manual articolele neidentificate

Daca dupa propunere automata unele linii nu au Cod Produs completat, utilizeaza una dintre metodele de mai jos.

Metoda 2 — Cautare manuala in nomenclator

  1. Apasa butonul Modifica ( Modifica ) din tab-ul SPECIFICATIE.

  2. Pe linia fara articol asociat, campul Cod Produs devine editabil. Tastezi codul sau cauti articolul/serviciul/imobilizarea in nomenclator.

  3. Pentru linii de tip S, butonul Detaliere ( ) permite completarea campurilor specifice serviciului: Business Unit, Cont, Centru de Cost.

  4. Dupa completarea tuturor liniilor, apasa butonul de confirmare (✔).

Metoda 3 — Definire articol nou din articole etalon

Daca articolul nu exista inca in nomenclator, il poti crea direct din ecranul SPECIFICATII, fara a accesa Arhitectura Business:

  1. Apasa butonul Modifica ( Modifica ) din tab-ul SPECIFICATIE.

  2. Pe linia fara articol, apasa butonul + din dreptul campului de selectie.

  3. Se deschide fereastra Adauga articol nou. Campurile Denumire si UM sunt precompletate din XML. Selecteaza articolul etalon corespunzator (din lista Z_...) — acesta determina automat Grupa, Subgrupa, Tip intrare si Cont Stoc. Completeaza Cod si apasa Creare.

    Notă

    Selectia articolului etalon este obligatorie. Etaloanele disponibile corespund categoriilor de stoc definite in Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business (vezi tabelul din sectiunea Prerechizite). Articolele nou create sunt adaugate in nomenclator si vor fi propuse automat la importurile viitoare pentru acelasi furnizor.

  4. Dupa completarea tuturor liniilor, apasa butonul de confirmare (✔).

Notă

Asocierile realizate (cod articol ERP ↔ cod produs furnizor / EAN) sunt retinute de sistem si utilizate automat la urmatoarele importuri pentru acelasi furnizor.

Pasul 8 — Genereaza documentele de receptie

Dupa ce toate pozitiile au articolul/serviciul ERP asociat, butoanele de generare devin active:

In functie de tipul pozitiilor din factura, apasa:

  • Receptii Articole ( Receptii Articole) — pentru linii de tip A.

  • Receptii Servicii ( Receptii Servicii) — pentru linii de tip S.

Notă

Daca factura contine atat articole cat si servicii, ambele butoane sunt disponibile simultan si trebuie apasate separat.

Se deschide o fereastra cu informatii suplimentare necesare generarii receptiei (cod document, cod registru). Apasa Genereaza.

Daca nu sunt identificate erori, sistemul afiseaza un mesaj de confirmare cu numarul si data documentului generat. Receptia este creata in stare deschisa si poate fi regasita in:

  • Logistics -> Cumparari -> Receptii Articole — pentru receptii de articole.

  • Logistics -> Cumparari -> Receptii Servicii — pentru receptii de servicii.

Atenționare

Dupa generarea receptiei, butoanele Receptii Articole / Receptii Servicii devin inactive. Ele redevin active doar daca receptia generata (aflata in stare Deschisa) este stearsa manual. Receptiile validate/inchise nu permit regenerarea.

Pasul 9 — Genereaza Nota Contabila

Butonul Nota Contabila permite generarea articolului contabil aferent facturii furnizorului in cazul incare nu au fost generata Receptie articol sau Receptie servicii.

Pasul 10 — Verifica, corecteaza si valideaza documentele generate

Documentele generate se verifica, se corecteaza daca este cazul, se lanseaza si se valideaza conform procedurii standard din functiile respective.

Rezultat

La finalizarea fluxului complet sunt generate urmatoarele documente:

Document

Descriere

Receptie Articole

Intrarea in gestiune a marfurilor facturate; regasita in Logistics -> Cumparari -> Receptii Articole.

Receptie Servicii

Inregistrarea serviciilor facturate (daca este cazul); regasita in Logistics -> Cumparari -> Receptii Servicii.

Nota Contabila

Articolul contabil aferent facturii furnizorului; regasit in registre de contabilitate.

Factura ramane vizibila in lista Import cu informatiile de receptie completate in coloana Info Receptie.

Erori posibile

Mesaj / Situatie

Cauza si remediere

Tab INFORMATII gol dupa deschiderea ecranului

Preluarea automata din XML nu s-a efectuat. Apasa Import XML ( Import XML).

Exista <N> comenzi deschise cu cantitati nereceptionate pentru furnizorul cu CIF <CIF>

Furnizorul are mai multe comenzi deschise. Identifica comanda corecta si completeaza manual campul Nr. Cmd. ERP prin Modifica.

Nivel1 - Comanda: fara comanda asociata / Nivel2..3..4: negasit

Articolul nu a fost identificat automat pe niciunul dintre cele 4 niveluri. Asociaza manual articolul din nomenclator (Metoda 2) sau creeaza unul nou din articole etalon (Metoda 3).

CIF Furnizor nu se identifica automat

Furnizorul nu exista in nomenclatorul de parteneri. Adauga-l din Financial -> Definitii Generale -> Parteneri, apoi selecteaza-l manual in campul CIF Furnizor. Daca exista mai multi parteneri cu acelasi CIF, sistemul va completa automat primul identificat; corecteaza manual daca este necesar.

Butoanele Receptii Articole / Receptii Servicii raman inactive

Exista inca linii fara Cod Produs asociat in tab-ul SPECIFICATIE. Completeaza toate liniile si salveaza.

Butoanele de receptie sunt inactive dupa o generare anterioara

Receptia a fost deja generata. Sterge receptia (daca este in stare Deschisa) pentru a putea regenera.