Setari EMSYS
Urmatoarele configurari sunt necesare pentru e-Factura si e-Transport:
Suplimentar doar pentru e-Transport:
Modul Vanzari
Datorita complexitatii si nivelului de detaliu solicitat de catre ANAF, fisierele XML pot fi generate doar pentru documentele validate in modulul Vanzari
e-Factura: Logistics -> Vanzari & Retail -> Facturi
e-Transport: Logistics -> Vanzari & Retail -> Avize insotire marfa
Parteneri
Actualizati in Financial -> Definitii Generale -> Parteneri informatiile necesare identificarii partenerilor: CUI, CIF, Reg. Com, Tara, Judet, Localitate, Strada. Aceste informatii sunt obligatorii atat pentru Vanzator (definite pe Business Unit) cat si pentru Cumparator (definite in Parteneri).
Codurile de judete trebuie codificate conform ISO 3166-2:RO, fara prefixul „RO-”.
Strada se va completa cu nume, numar si orice alta informatie suplimentara (cladire, etaj, intrare). La generarea fisierului XML se preiau informatiile din campul Strada, iar in cazul in care nu sunt completate se preiau informatiile din campul Adresa (sediu).
Atenționare
Pentru Bucuresti, judetul trebuie codificat cu „B”. Recomandam sa se completeze campul ISO din actualizare judete (Arii Geografice), cu valoarea „B”, daca deja in codul judetului este altul, de ex. „BUC”, valoare care este folosita in alte declaratii transmise catre ANAF. Pentru sectoarele aferente judetului Bucuresti se definesc localitati cu denumirea conforma listei de coduri ANAF SECTOR-RO (SECTOR1, SECTOR2, SECTOR3, SECTOR4, SECTOR5, SECTOR6).
Exemplu: cod judet B
In cazul in care codul judetului este BUC, actualizati cod ISO cu B.
Atenționare
Persoanele fizice: Incepand cu 1 ianuarie 2025, facturile emise catre persoanele fizice vor fi transmise in SPV. Pentru generarea fisierului XML, informatia esentiala provine din campul CIF al nomenclatorului de parteneri. Acesta trebuie completat cu valoarea 0 (zero), iar sistemul va genera automat campul CIF in XML cu 0000000000000. Campul CNP este optional si nu va fi inclus in fisierul XML, avand rol strict de referinta interna.
Denumiri Articole / Servicii
Pentru denumirile de articole si servicii (inclusiv Denumire extinsa completata la nivel de pozitie in Comenzi Clienti si Dispozitii de livrare) respectati urmatoarele specificatii:
Sunt permise urmatoarele caractere:
Litere si cifre: A-Z, a-z, 0-9
Semne de punctuatie uzuale: . , : ; ! ? ( ) [ ] { } - _ /
Spatiu, tab, newline (carriage return)
Diacritice romanesti corecte (daca fisierul este salvat in UTF-8)
Urmatoarele caractere nu sunt permise si pot genera erori la validare XML sau la incarcare in SPV:
Caractere de control ASCII (0–31), cu exceptia spatiului, tabului si newline-ului:
Exemple: NULL, BEL, ESC, VT etc.
Simboluri speciale XML nesecurizate:
<devine<>devine>&devine&'devine'"devine"
Caractere neprintabile sau invizibile (copiate din Word, PDF, web).
Emoji si simboluri Unicode neacceptate:
Exemple: 😊, ❤️, ⚠️
Diacritice corupte sau caractere din encodari non-UTF-8.
Liniuta medie (En-dash) – si liniuta lunga (Em-dash) —:
Vizual pot arata corect, dar unele sisteme nu le interpreteaza corect.
Se recomanda inlocuirea cu cratima normala -.
Recomandari:
Evitati copierea textelor direct din Word, PDF sau pagini web.
Editati XML-ul intr-un editor compatibil cu UTF-8 (ex: VS Code, Notepad++).
Validati fisierul cu schema ANAF (UBL 2.1) inainte de trimitere.
In cazul folosirii caracterelor speciale, folositi entitatile HTML/XML standard.
Unitati de Masura
Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Unitati de Masura si actualizati campul Cod International pentru unitatile de masura utilizate in documentele de vanzare si cumparare. Valoarea ce trebuie completata se regaseste pe coloana Cod International. Aceste coduri sunt echivalente cu cele utilizate pentru Declaratia 406.
Exemple:
unitate de masura Emsys BUC - cod international H87.
unitate de masura Emsys KG - cod international KGM.
Coduri CPV
Definirea si administrarea codurilor CPV se realizeaza in functia in Logistics -> Definitii Logistica -> Nomenclator CPV. Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business si asociati codul CPV la nivel de articol / serviciu in tab Coduri CPV.
Incepand cu versiunea 8.0.44.02 a fost dezvoltata posibilitatea completarii codului CPV in Comenzi Clienti, la nivel de pozitie, prin apasarea butonului Detaliere si completarea campului CPV, disponibil in partea de jos a ferestrei. Codul CPV completat in Comenzi Clienti este valabil numai pentru facturile generate din comanda respectiva. Pentru facturile a caror comanda nu include informatii CPV, codurile CPV vor fi preluate din nomenclatorul de articole/servicii, daca acestea au fost asociate.
Contracte Clienti
Definirea si administrarea contractelor se realizeaza in functia Logistics -> Vanzari & Retail -> Contracte Clienti. Selectati contractul definit in antet Comenzi Clienti, campul Nr. Contract pentru a fi generat in fisierul XML.
Drepturi de Acces
Acordati drepturi de acces pe functia Logistics -> Servicii ANAF pentru utilizatorii care transmit documente in ANAF.
Monede:
Accesati Financial -> Definitii Generale -> Monede si completati campul ISO cu valoarea corespunzatoare conform Cod ISO 4217.
Exemple:
daca moneda de baza este LEI, in campul ISO completati RON.
daca se foloseste moneda cu codul EURO, in campul ISO completati EUR.
Modul Cumparari
Fisierele XML pentru documentele de transport din import pot fi generate pentru comenzile de cumparare aprobate in modulul Cumparari (in calitate de client).
e-Transport: Logistics -> Cumparari -> Comenzi de Cumparare
Modul Stocuri
Fisierele XML pentru documentele de transport intre gestiunile proprii pot fi generate pentru documentele de transfer validate in modulul Stocuri - Transfer intre Gestiuni (in calitate atat de furnizor cat si client). Listarea documentului se face face ca Aviz insotire Marfa.
e-Transport: Logistics -> Stocuri -> Transferuri
Gestiuni
Pentru articolele transportate intre gestiunile proprii este necesara completarea adreselor gestiunilor din transfer.
Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni, selectati gestiunea, selectati tab Date Generale (in cazul in care nu este deja selectat), selectati tab Adresa, apasati butonul Modific (
) pentru actualizare informatii adresa, atat pentru gestiunea expeditoare cat si pentru gestiunea primitoare (intotdeauna dupa ce selectati o gestiune dati click intai pe tab Date Generale, apoi pe tab Adresa).Pentru gestiunea primitoare, adresa se poate completa si in antet document Trasnfer intre gestiuni (pentru cazurile in care adresa se modifica la fiecare transfer), iar la generarea fisierului XML se preia adresa din antet document Transfer intre gestiuni, iar daca nu este completata se preia adresa din Gestiuni.
Pentru gestiunea expeditoare, la generarea fisierului XML adresa se preia din Gestiuni iar daca nu este completata, se preia adresa din Business Units.
Greutate Bruta / Neta
Pentru articolele transportate este necesara completarea greutatii brute si nete in nomenclatorul de articole. Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business selectati articolul, tab Editor si actualizati Greutate bruta si Greutate neta in sectiunea Definire
Cod Tarifar / NC
Conform OUG 41/2022 - pentru articolele importate este necesara completarea codului tarifar in nomenclatorul de articole:
Legume, plante, rădăcini şi tuberculi, alimentare, care se încadrează la codurile NC de la 0701 la 0714 inclusiv
Fructe comestibile; coji de citrice sau de pepeni, care se încadrează la codurile NC de la 0801 la 0814 inclusiv
Băuturi, lichide alcoolice şi oţet, care se încadrează la codurile NC de la 2201 la 2208 inclusiv
Sare; sulf; pământuri şi pietre; ipsos, var şi ciment, care se încadrează la codurile NC 2505 şi 2517
Îmbrăcăminte şi accesorii de îmbrăcăminte, tricotate sau croşetate, care se încadrează la codurile NC de la 6101 la 6117 inclusiv
Îmbrăcăminte şi accesorii de îmbrăcăminte, altele decât cele tricotate sau croşetate, care se încadrează la codurile NC de la 6201 la 6212 inclusiv şi la codurile NC de la 6214 la 6217 inclusiv
Încălţăminte, ghete şi articole similare; părţi ale acestor articole, care se încadrează la codurile NC de la 6401 la 6405 inclusiv
Fontă, fier şi oţel, care se încadrează la codurile NC 7213 şi 7214
Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business selectati articolul, tab Editor si actualizati Cod Tarifar in sectiunea Date Comerciale