Sales

Aceasta sectiune ofera exemple practice si solutii rapide pentru rezolvarea situatiilor frecvent intalnite pe fluxul de Vanzari - Sales, la nivelul aplicatiei.

Dispozitii de Livrare - diferenta intre detaliere DL/factura si valoarea din registre de contabilitate, cauzata de lotul de stoc

Valoarea unui articol la iesirea din gestiune nu se stabileste liber, ci se calculeaza pe baza pretului real al lotului (sau loturilor) de stoc din care se face efectiv iesirea (pretul de pe nota de predare/receptia prin care articolul a intrat in gestiune). Aceasta valoare poate fi diferita de valoarea (si, implicit, pretul) completata in detalierea documentului sau de valoarea asteptata/facturata, in special in doua situatii frecvente:

  • articolul a fost receptionat in mai multe randuri, la preturi diferite, iar lotul din care se face de fapt iesirea are un pret diferit de cel avut in vedere la completarea documentului; in plus, pot aparea diferente de rotunjire de cativa bani, atunci cand cantitatea ramasa pe lot nu permite inregistrarea valorii teoretic rotunjite;

  • pentru aceeasi cantitate existau mai multe loturi disponibile, cu preturi diferite, iar la completarea/generarea documentului a fost alocat (automat sau manual) un alt lot decat cel avut in vedere - caz in care diferenta de valoare rezultata poate fi semnificativa, proportionala cu diferenta de pret dintre loturi;

  • intre momentul completarii detalierii si momentul validarii documentului au aparut alte miscari de stoc pe acelasi articol, care schimba lotul sau valoarea disponibila din care se face iesirea.

La validarea documentului si la contarea tranzactiei, sistemul foloseste intotdeauna pretul real al lotului (loturilor) de stoc consumat, nu valoarea introdusa sau afisata anterior in detaliere. Din acest motiv, valoarea finala a tranzactiei (si a facturii generate din document) poate fi diferita fata de ceea ce ati completat sau asteptat initial.

Ce inseamna acest lucru?

  • Valoarea inregistrata in contabilitate/factura este cea corecta, pentru ca reflecta pretul real al lotului (loturilor) de stoc consumat, nu o valoare estimata.

  • Diferenta fata de detaliere sau fata de valoarea asteptata nu inseamna o eroare de contare, ci faptul ca valoarea a fost calculata pe baza pretului efectiv de pe lot in momentul validarii.

  • Pentru a evita astfel de diferente, va recomandam sa verificati, inainte de validare, lotul (loturile) si pretul/valoarea existenta pe lotul din care se face iesirea (in fisa de magazie a gestiunii pentru articolul respectiv) si sa actualizati detalierea documentului daca este necesar.

Pasi de verificare si corectare

Daca Dispozitia de Livrare nu a fost inca validata/facturata:

1. Accesati Logistics -> Stocuri -> Rapoarte -> Fisa de Magazie pentru gestiunea din care se face livrarea si identificati, pentru fiecare articol din DL, lotul (loturile) disponibile si pretul real existent pe fiecare, respectiv lotul din care urmeaza sa se faca iesirea.

2. In detalierea Dispozitiei de Livrare, pe fiecare pozitie, verificati lotul (loturile) alocate pentru cantitatea livrata si comparati pretul/valoarea cu cea identificata la pasul 1. Daca lotul alocat nu este cel dorit sau nu corespunde cu cel avut in vedere la completarea documentului, modificati alocarea/detalierea, selectand lotul de stoc cu pretul corespunzator, astfel incat valoarea totala a pozitiei sa corespunda celei asteptate/facturate.

3. Din Dispozitia de Livrare, in stare Aprobata, actionati butonul Listare si verificati valoarea totala calculata de sistem pentru fiecare pozitie in parte.

4. Daca, dupa rotunjirea la 2 zecimale a valorii pe fiecare pozitie, ramane o diferenta reziduala (de regula 0.01-0.02 Ron, aparuta pentru ca valoarea inregistrata pe document nu poate depasi valoarea ramasa efectiv pe lot), inregistrati aceasta diferenta pe una dintre pozitiile documentului, majorand sau scazand pretul, dupa caz, astfel incat suma valorilor de pe pozitii sa corespunda cu valoarea reala ramasa in gestiune.

5. Validati Dispozitia de Livrare si emiteti Factura.

Daca Dispozitia de Livrare a fost deja validata, iar Factura a fost transmisa clientului:

Odata factura transmisa, reglarea nu se mai poate face direct pe documentele emise; corectia se realizeaza doar la nivelul Dispozitiei de Livrare, prin stornare si refacere:

1. Accesati Dispozitia de Livrare validata si din meniul Actiuni selectati Stornare (se genereaza automat o Dispozitie de Livrare cu cantitatile stornate/negative - vezi procedura de stornare).

2. Parcurgeti fluxul de Aprobare si Validare pentru Dispozitia de Livrare de stornare generata la pasul anterior.

3. Introduceti o noua Dispozitie de Livrare pentru acelasi articol/cantitate, avand grija sa selectati de aceasta data lotul de stoc cu pretul corespunzator valorii dorite/facturate (verificat, ca la pasii de mai sus, in Fisa de Magazie).

4. Parcurgeti Aprobare, Validare si, daca este cazul, refaceti Facturarea.

Daca, dupa verificarea loturilor si a preturilor alocate, valoarea tot nu corespunde cu cea asteptata, va rugam sa ne transmiteti documentul, articolul si lotul afectat, pentru verificare.