Administrator Portal

Prezentare aplicatie

Utilizatori aplicatie

Aceasta sectiune permite administratorului o usoara vizualizare a tuturor utilizatorilor care au cont in portal.

Administratorul are urmatoarele optiuni:

  • vizualizeaza toti utilizatorii portalului care au cont, are la dispozitie informatii despre stare, data creari, data activare, data dezactivare etc;

  • daca se utilizeaza functionalitatea de aprobare manuala a activarii conturilor (se configureaza in pagina de configurari) administratorii au posibilitatea sa trimita email-ul care contine link-ul de activare;

Aprobarea activarii unui utilizator se va face selectand utilizatorul care se afla in starea de: „In curs de aprobare” reprezentat prin culoarea image2:

In acel moment utilizatorul va primi un email cu link de activare si va incepe cronometrarea timpului de expirare a link-ului, starea utilizatorului va fi: „In curs de activare”.

Pentru activarea contului utilizatorul va proceda la fel ca si la aprobare automata, va da click pe link-ul de activare si se va activa contul.

  • se poate dezactiva un utilizator care a avut un comportament neadecvat. Se recomanda utilizarea numai in situatie de exceptie. Acest proces este ireversibil, adica un utilizator dezactivat nu va mai putea fi activat.

Pentru un utilizator dezactivat nu se va mai putea folosi aceeasi adresa de email ca cea dezactivata la crearea unui nou cont.

Pentru a dezactiva un utilizator se apasa butonul: Dezactivare se va afisa o fereastra de confirmare a actiunii in care se va completa motivul pentru care va fi dezactivat utilizatorul.

Pentru finalizarea actiunii de dezactivare se va apasa butonul OK. Vizualizarea motivului pentru care un utilizator a fost dezactivat, se selecteaza utilizatorul si se apasa butonul image1.

  • vizualizare statistica utilizatori in portal;

  • vizualizare informatii complete despre un utilizator din portal;

    • codurile de client inregistrare in portal pentru contul selectat.

  • toate actiunile (configurari, actiuni, etc) efectuate in cadrul contului;

  • optiunile active pentru codul de client respectiv.

Administrare

Administratori

In aceasta pagina exista posibilitatea vizualizarii informatiilor despre administratorii portalului.

Initial la prima utilizare a portalului exista un administrator implicit dupa care activitatea de administrare se va organiza conform practicii companiei:

  • adaugare administratori cu o perioada fixa de valabilitate sau pe perioada nedeterminata;

  • modificare informatii administratori: pentru dezactivarea unui administrator este suficient sa se configureze data de sfarsit.

Schimbare parola

Administratorul are posibilitatea schimbarii parolei.

Configurari

Generale

Reprezinta configurarile obligatorii pentru functionarea portalului. Acestea se modifica individual prin apasarea butonului „Modifica” si completarea campului corespunzator.

Pentru validare se apasa butonul Ok.

Administratorul configureaza:

  1. Numele companiei - este informatia care va fi utilizata in pagina de autentificare;

  2. Adresa generica de email de la care se vor trimite: alerte, facturi, notificari (mesaje). Aceasta adresa va aparea ca expeditor in email-urile primite de client de la companie;

  3. Adresa de email la care se vor primi mesajele transmise de clienti prin intermediul portalului (Sectiunea Contact);

  4. Link-ul de accesare al portalului de catre clienti;

Link-ul de accesare pentru modulul de Administrare va fi de forma http://”link”/adminLogin.jsp.

  1. Timpul de expirare, in ore, a link-ului de activare a contului. Orice incercare de activare dupa trecerea acestei perioade nu va functiona;

  2. URL-ul serverului de stocare a facturilor in format pdf pentru utilizatorii din portal.

Exemplu: Pentru serverele ftp cu autentificare pe baza de user si parola, URL-ul va fi de forma:

ftp://(user):(parola)@ip-server/ exemplu ftp://util.invoice:pdf2014@192.168.76.63/

  1. Numar minim de caractere pentru parola utilizatorului. Recomandam sa fie minim 8 caractere;

  2. Numar minim de caractere continute de mesajul transmis de utilizator prin sectiunea Contact. Se elimina astfel posibilitatea transmiterii din greseala a mesajelor fara informatii;

  3. Modalitate de generare link de activare a conturilor in portal.

Aprobare manuala presupune ca la fiecare inregistrare a unui nou utilizator, administratorul sa aprobe manual fiecare cerere pentru ca utilizatorul sa primeasca email-ul de activare a contului.

Aprobare manuala dezactivata presupune ca utilizatorul va primi emailul de activare automat, in momentul inregistrarii in portal.

Documente

Configurare documente necesare portal:

Toate documentele vor fi salvate in baza de date, iar aplicatia le va utiliza folosind un sistem de cache-ing, prin care accesul la documente va fi mult mai rapid.

In cazul documentelor pdf, daca nu este incarcat nici un fisier in baza de date se va afisa un mesaj de eroare daca utilizatorul va incerca sa acceseze aceste fisiere.

Pentru documentele de tip imagine, se vor afisa imagini implicite.

Pentru adaugarea sau actualizarea unui document se apasa butonul Modifica si se selecteaza documentul dorit. Pentru finalizare se apasa butonul Ok.

Un document existent in baza de date poate fi vizualizat prin butonul Vizualizeaza. Acesta nu va fi activ daca nu are document configurat.

Configurari posibile:

  1. Document pdf care contine termenii si conditiile pentru utilizarea portalului. Este obligatoriu sa fie de tip pdf;

  2. Document pdf care contine informatii despre raspunderea utilizatorului privind folosirea corecta a portalului. Este obligatoriu sa fie de tip pdf;

  3. Manuale - obligatoriu in format pdf si sunt livrate de furnizorul aplicatiei.

Manualul de inregistrare - se afiseaza pe pagina de autentificare si prezinta instructiuni pentru creare cont in portal. Este disponibil in pagina de autentificare.

Manualul utilizatorului - se adreseaza utilizatorilor care au deja un cont creat si contine instructiuni de utilizare a portalului. Este disponibil dupa autentificare.

Manualul administratorului - se adreseaza administratorului de portal si contine instructiuni de administrare si functionalitatile aplicatiei.

  1. Logo firma - este imaginea care se afiseaza pe interfata de autentificare

Trebuie sa aibe implicit marimea 250x160, orice alta dimensiune va fi automat redimensionata la aceasta dimensiune. Daca nu este incarcata nici o imagine, va fi afisata imaginea implicita.

  1. Banner firma - imaginea ce reprezinta bannerul firmei si va fi afisata in partea de sus a ecranului

Imaginea poate avea o lungime de maxim 1024 de pixeli, iar inaltimea banner-ului va fi definita in campul pentru inaltime. Daca inaltimea banner-ului nu corespunde cu inaltimea scrisa in camp, imaginea va fi automat scalata la inaltimea din camp. Daca nu este incarcata nici o imagine, va fi afisata imaginea implicita.

  1. Curatare cache

Toate documentele sunt stocate intr-un sistem caching pentru accesarea mai rapida a lor.

La orice modificare de fisier sistemul caching este curatat. Pentru siguranta se recomanda ca la o perioada de timp sau la actualizarea documentelor sa se faca o curatare manuala, prin apasarea butonului Curata. Cache-ul va fi curatat, iar acesta va fi incarcat din nou cu valorile existente in baza de date.

Plati

Aceasta sectiune permite administratorului configurarea informatiilor necesare pentru realizarea platilor online:

  • procesatorul si parametrii statici ai acestuia;

Administratorul are posibilitatea sa aleaga si optiunea „Fara”. In aceasta situatie nu este disponibila facilitatea de plata online prin intermediul portalului.

  • suma minima de plata. Un utilizator nu poate sa plateasca o suma mai mica decat cea completata in camp. Daca nu este completat acest camp, utilizatorul poate sa plateasca orice suma strict mai mare ca 0;

  • suma maxima de plata. Un utilizator nu poate sa plateasca o suma mai mare decat cea completata in camp. Daca nu este completat acest camp, utilizatorul are posibilitatea sa plateasca orice suma;

Aceste sume se actualizeaza automat pe interfata de plata online, avertizand utilizatorul in caz in care nu se respecta.

  • plata in avans a facturilor. Administratorul poate sa permita plata in avans a facturilor sau sa oblige utilizatorul sa plateasca o suma ce nu depaseste soldul lui la momentul platii.

Autocitiri

Administratorul poate sa configureze:

  • perioada de transmitere a indexului autocitita de catre utilizator, la nivel de grupa de clienti. In orice alta zi in afara acestui interval utilizatorul nu poate folosi functia de transmitere index;

    • ziua de inceput trebuie sa fie minim 1;

    • daca ziua de sfarsit nu este completata se considera ca fiind ultima zi din luna;

  • modelul de listare factura pentru fiecare grupa de clienti; reprezinta forma cu care va fi listata factura care va fi transmisa pe email sau accesa in Istoric facturi.

Daca pentru o grupa de clienti nu este setat modelul de listare facturi nu se poate folosi functia de listare facturi portal pentru grupa respectiva.

Se selecteaza grupa dorita, iar apoi se apasa butonul Edit se completeaza informatiile, iar pentru confirmare se apasa butonul OK pentru confirmare sau butonul Cancel pentru anulare.

Alerte

Administratorul are posibilitatea sa configureze urmatoarele tipuri de alerte:

  1. Alerta pentru data scadenta

Utilizatorul primeste email de atentionare ca se apropie data scadenta. Se poate configura numarul de zile inainte de data scadentei pentru transmitere alerta.

  1. Alerta pentru perioada de gratie

Utilizatorul primeste email de atentionare ca se apropie data de gratie si incepe calculul majorarilor. Se poate configura numarul de zile inainte de data gratie pentru transmitere alerta.

  1. Alerta emitere factura

Utilizatorul primeste email de informare in momentul cand i s-a emis factura, fara a avea factura atasata.

Sabloane

Administratorul poate configura continutul emailurilor transmise prin intermediul portalului precum si mesajul de intampinare de pe site.

Se pot configura sabloane pentru:

  • email avertizare data scadenta;

  • email avertizare perioada de gratie;

  • email informare factura emisa;

  • email trimitere factura;

  • email pentru activare cont;

  • email pentru eliminare cod de client;

  • email pentru adaugare cod de client;

  • email pentru resetare parola.

Instructiuni de utilizare:

Se selecteaza sablonul dorit si in interfata deschisa administratorul trebuie:

  1. sa completeze campul pentru subiectul emailului;

  2. sa completeze informatiile din continutul emailului. In dreapta continutului pentru fiecare tip de email exista o lista cu parametrii prin care functia va inlocui parametrul cu informatia specifica. Parametrii trebuie redactati in continut exact cum sunt scrisi in Legenda;

Exemplu: Salut $numeClient -> Salut Ion

  1. Dupa redactarea mesajului administratorul poate sa vizualizeze emailul folosind butonul Vizualizeaza mesaj;

  2. Pentru salvarea emailului se apasa butonul Salveaza sablonul.

Pentru a modifica mesajul de intampinare de pe pagina de welcome din portal si anume:

„ Compania Apa va pune la dispozitie o modalitate de acces rapid si permanent la informatii personalizate. Pentru acces este necesara crearea unui cont.

Ulterior, autentificarea se face pe baza de user si parola, ceea ce confera confidentialitate asupra datelor si securitate maxima pentru orice tranzactie de plata. „

se selecteaza din Sabloane diverse - Sablon mesaj de intampinare.

Dupa deschiderea ferestrei in care se va scrie textul, pentru a se salva mesajul se apasa butonul: Salveaza Sablon. Mesajul se va salva automat in baza de date, iar la urmatoarea accesare a paginii de welcome se va afisa noul text.

Functionalitati

Transmitere factura prin email

Administratorul poate sa trimita factura in format pdf utilizatorilor din portal si poate realiza planificarea transmiterii automate a facturilor.

Instructiuni de folosire

  1. Se realizeaza selectia clientilor din portal pentru care se doreste trimiterea facturilor si se apasa butonul Configureaza trimiterea facturii prin email;

  2. Se configureaza modalitatea de transmitere. Exista urmatoarele modalitati de transmitere a facturilor prin email:

  • Imediat: Facturile se trimit la momentul apasarii butonului Trimite factura, iar administratorul trebuie sa astepte pana se trimit toate emailurile;

  • Fundal: Facturile se trimit la momentul apasarii butonului Trimite factura;

In acest mod functia se executa pe fundal, administratorul putand realiza si alte operatii asupra portalului.

Exista si posibilitatea de a primi pe email, la finalul executiei functiei, un raport statistic privind emailurile trimise. Pentru aceasta se bifeaza Notificare pe email si se completeaza campurile cu informati.

  • Programare: Se poate programa ca functia sa se execute la o perioada de timp stabilita de administrator;

Si la aceasta modalitate de executarea functiei exista posibilitatea de instiintarea administratorului cand se termina de executat functia cu raportul emailurilor trimise.

Exista mai multe tipuri de programare:

  1. Fara recurenta

  • Functia se va executa o singura data la o data stabilita de administrator sau imediat la apasarea butonului Trimite Factura;

  • Avantajul folosirii acestui tip de programare in dauna celei Imediate sau Fundal este ca se poate avea o vizualizare asupra operatiei executate in sectiunea Administrarea Programarii.

Campuri configurabile

Descriere – un text de dimensiune mare care contina o descriere a programarii in functie de parametrii de intrare (selectie); obligatoriu de completat.

Imediat – optiunea de incepere a executiei functiei odata cu actionarea butonului de Trimite Factura.

La data – optiunea de incepere a executiei functiei la data selectata.

  1. Recurenta simpla

  • se poate programa un raport/operatie sa se execute incepand imediat sau la o anumita data cu repetarea executiei la un interval de timp de un numar de ori sau pana la o data selectata.

Campuri configurabile:

Descriere – un text de dimensiune mare care sa contina o descriere a functiei in functie de parametrii de intrare (selectie); obligatorie de completat.

Imediat – optiunea de incepere a executiei functiei odata cu actionarea butonului de Trimite Factura.

La data – optiunea de incepere a executiei functiei la data selectata.

La fiecare – este compusa dintr-un numar ce reprezinta intervalul de timp la care sa se execute functia si tipul intervalului de timp (in secunde, minute, ore, zile, saptamani).

Exemplu: La fiecare 10 minute – inseamna ca se va executa la fiecare 10 minute in mod repetitiv.

Nedefinit – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa in mod nedefinit (fara un moment de oprire specificat, intreruperea acestei executii facandu-se doar din functia de administrare a programarilor in executie);

Numar Repetitii – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa de un numar selectat de ori dupa care se va opri executia.

Pana la – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa pana la data selectata.

  1. Recurenta calendar

  • se poate programa o functie sa se execute incepand imediat sau la o anumita data cu repetarea executiei in lunile selectate, in zilele din saptamana selectate sau zilele din luna selectate la orele si minutele selectate pana la o data selectata.

Campuri configurabile:

Descriere – un text de dimensiune mare care sa contina o descriere a functiei in functie de parametrii de intrare (selectie); obligatorie de completat.

Imediat – optiunea de incepere a executiei functiei odata cu actionarea butonului de Trimite Factura.

La data – optiunea de incepere a executiei functiei la data selectata.

Fiecare Luna – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa in fiecare luna.

Luni Selectate – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa in lunile selectate (Ianuarie, Februarie,…, Decembrie).

Fiecare Zi – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa in fiecare zi din luna si/sau saptamana.

Zilele Saptamanii – optiunea care specifica faptul ca functia se va executa in zilele din saptamana selectate (Luni, Marti,…, Duminica).

Zilele din Luna – optiunea care specifica faptul ca raportul/operatia se va executa in zilele din luna selectate, despartite prin virgula, fara spatii intre ele (1,2,3,…,31) sau prin „-” care semnifica „de la ziua … la ziua…”, fara spatii intre ele (2-5 adica de la 2 la 5 <=> 2,3,4,5).

Ore – functia se va executa la orele selectate, despartite prin virgula, fara spatii intre ele (0, 1, 2,…, 23) sau prin „-” care semnifica „de la ora … la ora…”, fara spatii intre ele (13-15 adica de la ora 13 la 15 <=> 13, 14, 15); obligatoriu de completat.

Minute – functia se va executa la minutele selectate, despartite prin virgula, fara spatii intre ele (0, 1, 2,…, 59) sau prin „-” care semnifica „de la minutul … la minutul…”, fara spatii intre ele (40-42 adica de la minutul 40 la 42 <=> 40, 41, 42); obligatoriu de completat.

Pana la – functia se va executa pana la data selectata pe interfata in componenta de selectie.

Alerte

Transmitere alerte

Administratorul poate sa trimita sau sa programeze transmiterea de alerte pe care le va primi utilizatorul care si-a activat respectivele alerte.

Instructiuni de folosire

  1. Se realizeaza selectia clientilor din portal pentru care se doreste trimiterea alertelor si se apasa butonul Configureaza trimitere alerta;

  2. Se afiseaza un tabel cu toate alertele configurate si se selecteaza alerta dorita si se apasa butonul Alegere modalitate transmitere alerte;

  3. Se programeaza functia la fel ca la functia Transmitere Factura si se apasa butonul Trimite alerta prin email.

Istoric Alerte

Se vizualizeaza toate alertele trimise prin functie si selectia la care s-au trimis:

  • subiectul emailului trimis;

  • continutul;

  • lista cu toate emailurile trimise; daca nu exista nici un mail trimis butonul de vizualizare este dezactivat;

  • selectia la care au fost trimise alertele; daca nu apare nici o selectie inseamna ca au fost trimise la toti clientii.

Notificari

Trimitere notificare

Administratorul poate sa trimita mesaj de notificare catre clienti din portal si catre clienti care nu sunt in portal dar au emailul completat in campul corespunzator din functia Clienti.

Instructiuni de folosire

  1. Se realizeaza selectia clientilor pentru care se vrea trimitere de notificari si se apasa butonul Creare notificare;

  2. Se va deschide o fereastra in care administratorul poate sa isi scrie notificarea.

Se completeaza campul de Subiect cu subiectul emailului.

Se completeaza continutul emailului folosind parametrii din partea dreapta, din sectiunea Legenda.

Pentru a vizualiza mesajul se apasa butonul Vizualizare mesaj, iar pentru trimitere se apasa butonul Trimite notificarea prin email.

Istoric notificari

Administratorul poate sa vizualizeze:

  • toate notificarile trimise prin portal;

Subiect notificare - Subiectul notificarii.

Continut notificare - Continutul emailui notificarii.

Detaliere - un tabel cu toate adresele de email la care a fost trimisa notificarea.

Pentru a primi o notificare, utilizatorul trebuie sa aiba activata optiunea de primire notificare in cadrul contului din portal.

  • in partea dreapta a ecranului se afiseaza selectia la care se va transmite notificarea.

Administrare programari

Administratorul poate sa vizualizeze toate programarile efectuate.

Vizualizare mesaje

Administratorul poate sa vizualizeze toate mesajele primite de la utilizatorii portalului prin functia de Contact.

Pentru a vizualiza mesajul se apasa butonul Vizualizare mesaj de pe randul mesajului dorit.

Pentru a descarca atasamentul trimis de catre utilizator se apasa butonul Atasament.