Receptie Fiscala (Factura Furnizor)

In vederea inregistrarii facturii furnizorului in sistemul Emsys exista functia:

Logistics (LO) → Managementul Materialelor (LO–MM) → Cumparari (LO–MM–PUR) → Receptii → Receptii Fiscale (Facturi Furnizori).

Dupa acordarea drepturilor de acces pentru receptii fiscale pe functiunea EMSYS Administrator → Drepturi de Acces → Drepturi de Acces si acordarea dreptului de acces pe cel putin un registru de contabilitate unde se va genera propunerea de contare, se definesc variabilele de setare (descrise la apelarea tastei F3) pe functiunile Administrator → Configurare → Configurare Aplicatie → Setari → Variabile Specifice Firmei si Setari Contabile.

OPERARE

Se apeleaza functiunea Receptii Fiscale (Facturi Furnizori). Se introduc datele de identificare ale facturii, valorile din factura, se alege conditia de plata, se verifica data scadentei etc.

Sistemul genereaza automat un numar de tranzactie care are urmatoarea structura: fffaaaaa lllsssttttttt, unde:

  • fff – reprezinta codul firmei din 3 caractere numerice;

  • aaaaa – reprezinta anul fiscal pentru care se genereaza inregistrarile;

  • lll – reprezinta luna fiscala pentru care se genereaza inregistrarile;

  • sss – reprezinta site–ul pentru care se genereaza inregistrarile;

  • ttttttt – reprezinta numarul tranzactiei.

Completarea detalierii receptiei fiscale se poate face in doua moduri:

  1. Introducand una sau cate una pozitiile de articole, servicii sau mijloace fixe in detalierea receptiei fiscale. La nivelul fiecarei pozitii se specifica obligatoriu tipul, codul articolului sau serviciului, unitatea de masura, cantitatea facturata, pret fara TVA si codul de TVA.

  2. Utilizand butoanele de deasupra browse–ului din detalierea receptiei fiscale:

    • Preluare Pozitii din Receptii → pentru formarea pozitiei din factura in legatura cu receptiile. Propune pentru preluare in factura furnizor toate receptiile de articole si servicii validate in functie de comanda si de furnizorul ales pe interfata.

    • Preluare Pozitii din Comenzi → pentru formarea pozitiei din factura in legatura cu comanda furnizor de imobilizari. Propune pentru preluare in factura furnizor toate comenzile aprobate ce contin imobilizari in functie de comanda si de furnizorul ales pe interfata. Preluare Pozitii din Fisier Excel → exista posibilitatea preluarii detalierii facturii furnizor din fisier Excel.

    • Asociere Receptii / Comenzi → realizeaza automat asocierea pozitiilor din detalierea receptiei fiscale cu receptiile de articole sau de servicii realizate anterior sau cu comenzile de cumparare aprobate in cazul imobilizarilor;

Se verifica cu factura furnizorului → se lanseaza → se valideaza Receptia Fiscala.

ECRAN

In cazul in care pentru utilizatorul curent exista drepturi de acces pe mai multe registre de contabilitate la apelarea functiunii apare un ecran cu Selectie Registru. Se selecteaza Registrul de Contabilitate pe care se doreste a se lucra.

La deschiderea functiunii, apare un browse ce contine campurile: Tranz.,Cod doc., Serie Doc., Cod Furnizor, Furnizor, Comanda, Valoare, TVA, Lansat, Registru, Data Efectiva, Validat, Contat, Utilizator, Referinta. Prin apasarea tastei ENTER sau dublu click pe butonul stanga de la mouse pe o inregistrare se pot vedea informatii detaliate ale receptiei fiscale.

LEGENDA:

  • Tranz. – Numarul tranzactiei;

  • Cod doc. – Cod document;

  • Serie. doc. – Serie document;

  • Nr. doc. – Numar document;

  • Data doc. – Data document;

  • Furnizor – Denumire furnizor;

  • Comanda – Numar comanda de cumparare;

  • Valoare – Valoare receptie fiscala;

  • TVA – Valoare TVA.

ANTET:

  • Cod doc: codul documentului (FACT). Se valideaza in Documente.

  • Serie: serie factura;

  • Nr.: numarul facturii. Codul, seria si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva.

  • Data Doc.: data facturii. Este permisa si introducerea de documente omise in lunile fiscale precedente sau ulterioare lunii fiscale curente.

  • Data Ef.: data efectiva FACT → data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente. Valoarea completata depinde de anumite conditii dupa cum urmeaza:

    • data document (daca data document este in perioada fiscala curenta);

    • prima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr–o perioada fiscala precedenta perioadei fiscale curente);

     - ultima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr–o perioada fiscala ulterioara perioadei fiscale curente).

  • Furnizor: codul partenerului de la care s–au aprovizionat articolele, serviciile sau mijloacele fixe. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor.

  • Nr. Cmd: numarul comenzii de cumparare;

  • Doc Insotitor: cod document insotitor pe baza caruia se realizeaza receptia articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe. Se valideaza in Documente.

  • Serie: serie document insotitor;

  • Nr.: numar document insotitor;

  • Data: data document insotitor;

  • Tr.: numarul tranzactiei;

  • Data efectiva: data inregistrarii in sistem;

  • Referinta: se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Completarea acestui camp limiteaza utilizarea lui doar la tranzactiile care au aceeasi referinta. In cazul in care referinta nu este obligatoriu de completat se completeaza optional cu observatii referitoare la documentul curent.

  • Moneda Tr.: moneda cu care se lucreaza (moneda tranzactiei);

  • Valoare: baza de impozitare din factura furnizorului;

  • TVA: valoarea TVA–ului specificata in documentul furnizorului;

  • Total de Plata: valoarea totala din factura furnizorului;

  • Discount General: valoarea discountului aplicat;

  • TVA: valoarea TVA–ului aferent discountului;

  • Cod TVA: codul TVA aferent discountului;

  • Control: sistemul completeaza automat valoarea TVA de control cu diferenta dintre baza de impozitare aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea discountului;

  • TVA: sistemul completeaza automat valoarea TVA de control cu diferenta dintre valoarea TVA aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea TVA aferenta discountului;

  • Total Control: valoarea totala de control. Sistemul completeaza automat valoarea totala de control cu diferenta dintre valoarea totala aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea totala aferenta discountului;

  • Cond. Plata: conditii de plata. Se valideaza in Conditii de Plata.

  • Scadenta: data scadentei. Se propune in functie de conditia de plata aleasa.

  • Penalizare: procentul de penalizare aplicat in cazul de neplata a facturii pana la data scadentei;

  • Include TVA in Cost Achizitie: poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA–ului in costul de achizitie;

  • % TVA Furnizor: cota TVA din factura furnizor;

  • Lansat: specifica daca receptia de servicii a fost sau nu lansata. Lansarea este o etapa prin care se declara finalizata actiunea de introducere a receptiei.

  • Validat: specifica daca receptia servicii a fost sau nu validata. Validarea reprezinta verificarea din punct de vedere tehnic si operativ si generarea propunerii de contare.

  • Contat: specifica daca receptia este contata sau nu.

In partea de jos a interfetei sunt afisate pentru consultare diferentele de control si valorile din receptie si factura:

  • Diferente de control:

    • Valoare: diferenta dintre baza de impozitare de pe antetul receptiei fiscale si baza de impozitare din detaliere;

    • TVA: diferenta dintre TVA–ul din antet (TVA–ul de pe factura furnizor) si TVA–ul din detaliere;

    • Total de Plata: diferenta dintre valoarea totala de pe factura furnizor si valoarea totala din detalierea receptiei fiscale.

  • Total pozitii: totalizarea valorilor din detalierea receptiei fiscale: baza de impozitare, TVA, valoare totala;

  • Total Articole/Servicii: valoare totala din receptia de articole sau servicii

  • Total Imobilizari: valoare totala din comanda de cumparare pentru IMOBILIZARI;

  • Diferenta: diferenta dintre valoarea totala din detalierea receptiei fiscale si total articole/servicii plus total imobilizari.

DETALIERE:

  • Pozitie: pozitia in detalierea receptiei fiscale. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1.

  • Tip: poate lua una din valorile: ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI;

  • ARTICOL/SERVICIU: codul articolului sau serviciului. Se valideaza in Nomenclatorul de Articole sau Nomenclatorul de Servicii.

  • Denumire extinsa: se completeaza descrierea extinsa a articolului sau serviciului;

  • UM Factura: unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • Q. Facturata: cantitatea din documentul furnizorului;

  • Pret fara TVA Factura: pretul de achizitie fara TVA de pe documentul furnizorului;

  • Val. Factura: baza de impozitare de pe documentul furnizorului;

  • % TVA Furnizor: cota TVA de pe documentul furnizorului;

  • TVA: valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  • Pret cu TVA Factura: pret de achizitie cu TVA de pe documentul furnizorului;

  • Val. Totala: valoare totala din factura furnizorului;

  • Q. Receptii: cantitate din receptie articole sau servicii;

  • Val. Receptii: total valoare din receptii;

  • Q. Diferente: diferenta dintre Q. Facturata si Q. Receptii;

  • Diferente (Pret): diferenta de pret dintre pretul din factura si pretul din receptie;

  • Diferente (Q): diferenta de cantitate dintre factura si receptie;

Receptii

Contine un browse cu detalii despre receptia cantitativa cu care a fost asociata pozitia curenta din receptia fiscala.

  • Cod. Doc. Rec.: codul documentului de receptie cantitativa;

  • Nr. Doc. Rec.: numarul documentului de receptie cantitativa;

  • Data Doc. Rec.: data document receptie cantitativa;

  • Pozitie Doc. Rec.: pozitia din documentul de receptie cantitativa;

  • UM Doc.: unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • UM Stoc: unitatea de masura de stoc;

  • Q. Receptie: cantitate receptionata;

  • Pret Rec.: pret receptie cantitativa;

  • Valoare Rec.: valoare receptie cantitativa;

  • Moneda Doc. Rec.: moneda din documentul de receptie;

  • Q. Ram. De Asociat: cantitatea ramasa de asociat (ramasa de cuplat cu receptia fiscala);

  • Nr. Tranz. Doc. Rec.: numar tranzactie document receptie;

  • Data Doc.: data document;

  • Comanda: numarul comenzii de cumparare;

  • Doc. Insotitor: codul documentului insotitor de pe antetul receptiei fiscale;

  • Nr.: numar document insotitor;

  • Data: data document insotitor;

  • Serie DRS: serie document cu regim special;

  • Nr. DRS: numar document cu regim special;

  • UM Receptie: unitate de masura din receptie;

  • UM Factura: unitate de masura din factura;

  • Q. Receptie: cantitate din receptie;

  • Q. Factura: cantitatea din factura;

  • Pret Rec.: pret receptie;

  • % Disc. Vol.: procent discount pe volum;

  • Valoare rec.: valoare receptie.

Pentru a putea modifica un document validat se apasa butonul Redeschidere → apoi se apasa butonul Anulare Lansare.