Receptie Materiale

Procesul de receptie reprezinta fazele din fluxul Cumparari in care produsele, serviciile si lucrarile comandate la furnizori sunt receptionate. Prin receptie se confirma ca:

  • bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii si au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare;

  • serviciile au fost prestate;

  • lucrarile au fost executate.

Functiunea Receptii Articole are drept scop introducerea de articole aprovizionate de la furnizori pe baza de factura sau aviz de insotire marfa.

Aceasta se face prin intermediul functiunii:

Logistics (LO) → Managementul Materialelor (LO–MM) → Cumparari (LO–MM–PUR) → Receptii → Receptii Articole

Prin introducerea datelor are loc o completare a urmatoarelor domenii:

  • Stocuri: prin inregistrarea cantitativ–valorica pe stoc a articolelor cuprinse in documentul de intrare;

  • Furnizori: prin inregistrarea documentului furnizorului.

Pentru fiecare document se creaza un lot nou la intrarea in stoc.

O nota de intrare receptie se completeaza numai pentru o gestiune primitoare. Daca articolele de pe acelasi document furnizor sunt destinate mai multor gestiuni, completati mai multe NIR–uri, verificand ca suma valorilor NIR–urilor sa se regaseasca in totalul documentului furnizorului.

Dupa operatia de validare, sistemul genereaza urmatoarele inregistrari contabile:

%

=

Cont furnizor marfa

Contstoc Valoare furnizor articole intrate pe stoc (marfa receptionata).

(Setare) CTMFLIPSA Valoare furnizor marfa lipsa (marfa lipsa).

(Setare) CTMFREFUZ Valoare furnizor marfa lipsa (marfa refuzata).

Dupa acordarea drepturilor de acces pentru receptii articole pe functiunea EMSYS Administrator → Drepturi de Acces → Drepturi de Acces, se definesc variabilele de setare (descrise la apelarea tastei F3) pe functiunile Administrator → Configurare → Configurare Aplicatie → Setari → Variabile Specifice Firmei si Setari Contabile. Variabila specifica firmei, IMPLEMENTALOP trebuie sa fie setata cu valoarea DA.

Pentru data receptiei trebuie sa fie declarate cursurile valutare. In acest scop se poate folosi functiunea EMSYS Financial (FI) → Definitii (FI–MD) → Monede.

OPERARE

Intocmirea receptiei (NIR–ul) se poate face in doua moduri:

  1. Direct din Comanda de Cumparare – apeland butonul Receptie.

La apelarea acestui buton apare o fereastra in care se alege cu F1 numarul de NIR (urmatorul numar de NIR liber). Dupa ce a fost ales numarul – se apeleaza butonul OK si sistemul genereaza automat receptia cu toate cantitatile si valorile existente in comanda.

Obs: Pentru ca exista cazuri in care cantitatile din factura furnizor sunt diferite (mai mici) decat cele din comanda sau nu exista toate articolele din respectiva comanda pe factura furnizor se pot opera exceptii astfel:

  • Pentru liniile la care cantitatea generata este diferita de cantitatea existenta in factura furnizor se apeleaza butonul Modific pe linia respectiva si in campurile din detaliere: Q.Doc Furnizor si Q. Receptie se trece cantitatea din factura pentru articolul respectiv. Dupa modificare se salveaza linia apeland butonul OK.

  • Pentru liniile generate in receptie dar inexistente in factura furnizor se merge pe acestea si se apeleaza butonul Stergere din detaliere document (existent in partea dreapta – ultimul buton X).

  1. Pe functiunea Logistics (LO) → Managementul Materialelor (LO–MM) → Cumparari (LO–MM–PUR) → Receptii → Receptii Articole.

Pentru introducerea NIR–ului se apeleaza butonul Adaug si se completeaza:

  • antetul documentului – numar NIR (apeland tasta F1), data, furnizorul (apeland tasta F1), comanda (apeland tasta F1), comisia de receptie si se salveaza antetul;

  • detalierea documentului unde se adauga fiecare pozitie de pe factura selectand cu F1 linia din comanda aferenta. La selectarea liniei din comanda sistemul aduce codul de articol si propune Cantitatea Doc. Furnizor = Cantitate Doc. din Comanda.

In cazul in care cantitatea nu este diferita se trece si in campul Cantitate Doc. Receptionata cantitatea din comanda.

In cazul in care cantitatea din factura este diferita de cantitatea propusa din comanda – atunci utilizatorul trece in campul Cantitate Doc. Furnizor cantitatea din factura.

NIR–ul se verifica apeland butonul Listare. Verificarea se face cu factura de la furnizor (documentul de la furnizor) → se lanseaza (apeleand butonul Lansare) → se valideaza documentul (apeland butonul Validare).

ECRAN

In cazul in care pentru utilizatorul curent exista drepturi de acces pe mai multe registre de contabilitate la apelarea functiunii apare un ecran cu Selectie Registru. Se selecteaza Registrul de Contabilitate, pe care se doreste a se lucra.

La deschiderea functiunii, apare un browse ce contine campurile: Tranz., Cod. Doc., Nr. Doc., Data Doc., Cod Furnizor, Furnizor, Nr. Cmd., Gestiune, Lansat, Listat, Registru, Data Ef., Postat, Contat, Stornat, Utilizator, Referinta, Include TVA Cost Achizitie. Prin apasarea tastei ENTER sau dublu click pe butonul stanga de la mouse pe o inregistrare se pot vedea informatii detaliate ale receptiei de articole.

LEGENDA:

  • Tranz. – Numarul tranzactiei;

  • Cod doc. – Cod document;

  • Nr. doc. – Numar document;

  • Data doc. – Data document;

  • Nr. Cmd – Numar comanda de cumparare;

  • Data Ef. – Data efectiva.

ANTET:

  • Cod doc: codul documentului (in general codul este NIR). Se valideaza in Documente. Este un document intern companiei si nu trebuie confundat cu documentul furnizorului.

  • Nr.: numarul notei de intrare receptie. Codul si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva;

  • Data Doc.: data documentului de receptie. Este permisa si introducerea de documente omise in lunile fiscale precedente sau ulterioare lunii fiscale curente;

  • Data Ef.: data efectiva NIR → data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente. Valoarea completata depinde de anumite conditii dupa cum urmeaza:

    • data document (daca data document este in perioada fiscala curenta);

    • prima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr–o perioada fiscala precedenta perioadei fiscale curente);

    • ultima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr–o perioada fiscala ulterioara perioadei fiscale curente).

  • Furnizor: codul partenerului de la care s–au aprovizionat articolele. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor.

  • Nr. Cmd: numarul comenzii de cumparare;

  • Cont Furnizor: contul contabil cu domeniul FU;

  • Doc. Furn.: cod document furnizor articole gestionabile;

  • Serie: serie document furnizor;

  • Nr.: numar document furnizor;

  • Data: data document furnizor;

  • Tip: poate lua una din valorile FACTURA sau AVIZ in functie de nota contabila ce se doreste a se genera;

  • Transportator: codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  • Doc. Transport: cod document furnizor de servicii de transport. Se valideaza in Documente;

  • Nr.: Numarul documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

  • Data: Data documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

  • Serie DRS: serie document cu regim special;

  • Nr. DRS: numar document cu regim special;

  • Mijloc Transport: mijlocul de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document (autocamion etc.);

  • Nr.: numarul de inmatriculare al mijlocului de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document.;

  • Delegat: persoana care a efectuat transportul;

  • Gestiune: codul gestiunii primitoare pentru articolele din NIR. Se valideaza in Gestiuni. Sunt admise gestiuni de tip P – principala, S – secundara, L – locata.

  • Comisie Rec.: comisia de receptie marfa;

  • Mon. Tr.: moneda in care s–a efectuat tranzactia;

  • Tr.: numarul tranzactiei;

  • Referinta: se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Completarea acestui camp limiteaza utilizarea lui doar la tranzactiile care au aceeasi referinta. In cazul in care referinta nu este obligatoriu de completat se completeaza optional cu observatii referitoare la documentul curent.

  • Receptie Fiscala: data facturii furnizor;

  • Include TVA in Cost Achizitie: poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA–ului in costul de achizitie;

  • % TVA Furnizor: cota TVA din factura furnizor;

  • Lansat: specifica daca receptia articole a fost sau nu lansata. Lansarea este o etapa prin care se declara finalizata actiunea de introducere a receptiei.

  • Aviz Contabil: specifica daca receptia articole a fost sau nu avizata contabil;

  • Listat: specifica daca receptia articole a fost sau nu listata;

  • Validat: specifica daca receptia articole a fost sau nu validata. Validarea reprezinta verificarea din punct de vedere tehnic si operativ si generarea propunerii de contare.

DETALIERE:

  • Pozitie: pozitia in detalierea NIR–ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  • Tip Planificare: poate lua una din valorile:

    • PLANIFICAT → pentru articolul ce se doreste a se introduce exista in sistem o comanda de cumparare;

    • NEPLANIFICAT → articolul ce se doreste a se receptiona nu a fost comandat;

  • Linie Cmd: linia din comanda de cumparare, se alege cu F1 pentru pozitiile in care s–a completat campul Tip Planificare cu valoarea PLANIFICAT;

  • Cod Art. la Furnizor: codul articolului din nomenclatorul furnizorului;

  • Articol: codul articolului gestionabil, se valideaza in Nomenclatorul de Articole;

  • UM Doc. Furn: unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • UM Stoc: unitatea de masura de stoc. In cazul in care UM Doc. Furn. difera de UM Stoc trebuie sa se introduca in sistem transformarea de unitate de masura;

  • Q. Doc. Furnizor: cantitatea din documentul furnizorului in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  • Q. Inspectie: cantitatea controlata;

  • Q. Receptie: cantitatea receptionata (considerata corespunzatoare cantitativ si calitativ), care va intra in stoc pentru a fi folosita conform scopului achizitiei in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul.

  • Q. Refuzata: cantitatea care fie nu corespunde calitativ, fie este peste limitele contractului (comenzii) de aprovizionare lipsa in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Aceasta este retinuta in stocul refuzat, urmand a fi solutionata ulterior.

  • Q. Lipsa: cantitatea constatata lipsa (care nu corespunde cu documentul furnizorului si care urmeaza a fi solutionata ulterior) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul. Cantitatea Lipsa este egala cu diferenta dintre cantitatea din documentul furnizorului si cantitatea receptionata.

  • Cont Inspectie: nu se utilizeaza;

  • Cont Receptie: contul de intrare in stoc. Se propune din Nomenclatorul de Articole, se valideaza in Conturi;

  • Cont Refuz: contul contabil pentru marfa refuzata, se valideaza in Conturi;

  • Nr. Lot Intern: numar lot intern. Pentru fiecare receptie sistemul genereaza automat un numar de lot care are urmatoarea structura: aaaa lllsssnnnnnnn, unde:

    • aaaa – reprezinta anul fiscal in care se genereaza lotul;

    • lll – reprezinta luna fiscala in care se genereaza lotul;

    • sss – reprezinta site–ul pentru care se genereaza lotul;

    • nnnnnnn – reprezinta numarul lotului.

  • Lot Extern: numarul de lot extern;

  • Data Expirare: data la care expira articolul gestionabil. Campul este activ numai in cazul in care in Nomenclatorul de Articole valoarea campului perioada garantie este diferita de 0. Este initializat cu data obtinuta pornind de la data documentului la care se adauga perioada de garantie din Nomenclatorul de Articole si poate fi modificat.

  • Locatie: locatia primitoare. Se completeaza in cazul in care gestiunea primitoare are campul LOCATA completat cu valoarea DA.

  • Serie: seria articolului. Se completeaza pentru articolele inseriate (care au completat in Nomenclatorul de Articole campul Inseriat cu valoarea DA).

  • Motiv refuz: motivul pentru care a fost refuzata marfa;

  • Pret: pretul de achizitie al articolului de pe documentul furnizorului;

  • % TVA Furnizor: procentul TVA de pe documentul furnizorului;

  • Valoare Doc. Furnizor: valoare fara TVA de pe documentul furnizorului;

  • TVA Doc. Furnizor: valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  • Total Doc. Furnizor: total valoare (cu TVA) de pe documentul furnizorului;

  • Valoare Inspectie: valoare fara TVA inspectie;

  • TVA Inspectie: valoare TVA inspectie;

  • Total Inspectie: total valoare (cu TVA) inspectie;

  • Valoare Receptie: valoare fara TVA aferenta marfii receptionate;

  • TVA Receptie: valoare TVA aferenta marfii receptionate;

  • Total Receptie: total valoare (cu TVA) aferenta marfii receptionate;

  • Valoare Refuz: valoare fara TVA aferenta marfii refuzate;

  • TVA Refuz: valoare TVA aferenta marfii refuzate;

  • Total Refuz: total valoare (cu TVA) aferenta marfii refuzate;

  • Valoare Lipsa: valoare fara TVA pentru marfa lipsa;

  • TVA Lipsa: valoare TVA pentru marfa lipsa;

  • Total Lipsa: total valoare (cu TVA) pentru marfa lipsa.

Daca se doreste modificarea cantitatii unui articol inainte de a valida NIR–ul se alege articolul → se tasteaza dublu click pe pozitia respectiva → se actioneaza butonul modific din detalierea liniei corespunzatoare din documentul de receptie (din partea de mijloc ecranului) → se actualizeaza corespunzator cantitatea → se actioneaza butonul OK.

Pe functia Receptii Articole exista facilitatea pozitionarii automate a utilizatorului in functia Comenzi de Cumparare prin intermediul butonului Comanda.

Pentru receptiile de articole introduse eronat si validate exista posibilitatea stornarii acestora. Se alege receptia → se apasa butonul Stornare. La mesajul care apare se apasa butonul OK: Sunteti sigur(a) ca doriti sa realizati o receptie de stornare?

Daca se doreste stonarea receptiei curente se apasa butonul OK. In cazul in care se doreste stornarea unei receptii din alta perioada fiscala se apasa butonul Cancel si apoi se alege receptia ce se doreste a se storna → se apasa butonul OK.

Se actioneaza butonul OK (din dreapta sus). Daca nu se doreste stornarea integrala a receptiei se sterg pozitiile ce nu se doresc a se storna prin intermediul butonului Sterg din detalierea receptiei de storno. Se lanseaza si apoi se valideaza receptia de storno.