Parteneri, Business Units

PARTENERI

Pentru definirea partenerilor de afaceri exista un nomeclator specializat pe functiunea Parteneri, parteneri persoane juridice si fizice, care pot fi in acelasi timp si furnizori si clienti. Prin datele de definire a partenerului se obtine o identificare a acestuia dupa diferite criterii: regiuni, forma juridica, modul de desfasurare a relatiei cu partenerul respectiv. Relatiile care se pot stabilii cu un partener pot fi:

• Cumparare de bunuri si servicii, caz in care partenerul este furnizor;

• Vanzare de bunuri si servicii, caz in care partenerul este client;

• Intermediaza afaceri cu alti parteneri, caz in care partenerul este comisionar;

• Vanzator al produselor firmei;

• Agent comercial.

Se recomanda pentru o regasire rapida in sistem a partenerilor ca la codul partenerului sa se completeze codul unic de inregistrare. Totodata este recomandat ca in numele de sortare sa nu apara gruparile de litere: S.C., S.R.L., S.A., P.F. etc.

Se apeleaza functia:

Logistics (LO) → Definitii (LO–MD) → Definitii Generale (LO–MD–GD) → Parteneri

Actualizarea unui partener se realizeaza astfel:

Frame–ul Date generale:

• Cod Partener: se completeaza codul partenerului conform recomandarilor anterioare;

• Tip Partener: poate lua una din valorile Companie sau Persoana;

• Cod Consolidare: cod partener la nivelul mai multor firme consolidate. Se completeaza numai pentru firmele a caror activitate se preia intr–o firma conducatoare (cazul firmelor de tipul holdingurilor sau subordonate unui nivel superior, a caror activitate se consolideaza la nivelul firmei mame). Reprezinta codul articolului in care va fi transformat articolul curent la consolidarea datelor firmei curente in firma mama.

• Struct. Interna: se bifeaza daca partenerul este partener in cadrul grupului (are structura interna);

• Nume Partener: se completeaza denumirea partenerului;

• Nume Sortare: se completeaza denumirea partenerului (denumirea semnificativa, dupa care va fi cautat partenerul respectiv);

• Grupa: se completeaza grupa din care face parte partenerul respectiv. Partenerii pot fi clasificati in grupe dupa interesul fiecarui beneficiar al aplicatiei. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Grupe Parteneri care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• C.U.I.: se completeaza codul ce va fi folosit in rapoarte cum ar fi jurnalele de vanzari sau de cumparari fiscale, facturi etc.;

• Cod Reg. Comert: numarul sub care este inscrisa firma la Registrul Comertului;

• C.I.F.: se completeaza codul fiscal ce va fi folosit in rapoarte cum ar fi jurnalele de vanzari sau de cumparari fiscale, facturi etc.;

• Domiciliul Fiscal: sediul partenerului;

• Industria: se completeaza gruparea de afaceri din care face parte partenerul (de exemplu industria miniera, industria constructiilor de masini etc);

• Moneda: se completeaza codul valutei in care se vor face platile (actualmente este doar informatie descriptiva).

Grup Localizare:

• Zona: se completeaza zona geografica din care face parte partenerul;

• Tara: se completeaza tara din care face parte partenerul;

• Regiune: se completeaza regiunea din care face parte partenerul;

• Judet: se completeaza codul judetului unde se afla partenerul respectiv;

• Localitate: se completeaza codul localitatii unde are sediul partenerul;

• Strada: se completeaza strada partenerului;

• Numar: se completeaza numarul strazii partenerului;

• Cod Postal: se completeaza codul postal al partenerului;

• GIS: se completeaza codul GIS (datele geografice);

• Adresa (sediu): se completeaza adresa partenerului (strada, nr. etc.);

• Adresa Livrare: se completeaza adresa de livrare a partenerului (strada, nr. etc.);

• Adresa Facturare: se completeaza adresa de facturare a partenerului (strada, nr. etc.).

Grup Contact:

• Persoana Contact: numele persoanei prin care se stabileste relatia cu partenerul respectiv;

• Telefon: numarul de telefon si/sau numarul de fax al partenerului;

• Fax: se completeaza numarul de fax al partenerului;

• E–mail: se completeaza adresa de e–mail a partenerului;

• Pagina web: se completeaza adresa paginii web a partenerului.

Grup Status:

• Stare: se selecteaza ACTIV sau BLOCAT (cand partenerul nu mai este valabil);

• Data Inceput si Data Sfarsit: reprezinta intervalul in care partenerul este in perioada de activitate.

Frame–ul Participare:

• Furnizor: se completeaza cu DA daca partenerul este furnizor al firmei sau NU in caz contrar celui de mai inainte;

• % adaos: se completeaza cu procentul de adaos;

• Cont: se completeaza numai pentru varianta campul Furnizor cu DA; contul completat trebuie sa aiba domeniul FU si sa fie de tip DETALIU;

• Cont Facturi Nesosite: se completeaza numai pentru varianta in care se completeaza campul Furnizor cu DA. Contul completat trebuie sa aiba domeniul FU si sa fie de tip DETALIU.

• Nr. Contract: se completeaza cu numarul contractului de furnizor;

• Client: se completeaza cu DA daca partenerul este client al firmei sau NU in caz contrar celui de mai inainte;

• % adaos: se completeaza procentul de adaos;

• Cont: se completeaza numai pentru varianta campul client cu DA; contul completat trebuie sa aiba domeniul CL si sa fie de tip DETALIU;

• Cont Facturi de Intocmit: se completeaza numai pentru varianta in care se completeaza campul client cu DA. Contul completat trebuie sa aiba domeniul CL si sa fie de tip DETALIU.

• Nr. Contract: numarul contractului de client;

• Limite: reprezinta limita de credit/debit acordata partenerului;

• Debit: se completeaza limita valorica in cadrul careia se pot intocmi facturi partenerului (facturi vanzare);

• Perioada Gratie: numarul de zile in care poate fi incasata factura fara penalizari;

• Credit: se completeaza limita valorica in cadrul careia se pot face receptii (facturi cumparare);

• Mesaj Depasire Limita Credit: poate lua una din valorile:

  • Eroare – se emite mesaj de eroare si nu se pot continua operatiunile;

  • Avertisment – se emite doar un mesaj de avertisment continuand operatiunile;

• Perioada Gratie: numarul de zile in care poate fi achitata factura fara penalizari;

• Are Fidejusor: se completeaza cu DA daca intre firma si partener exista un contract de fidejusiune (altfel se completeaza cu NU);

• Instrument Garantie: intre firma si partener sunt utilizate instrumente de garantie;

• Realizeaza Cumparari de: reprezinta natura obiectului cumpararii de la furnizor (exemplu: materii prime, servicii de telecomunicatii, energie etc.);

• Mod Incasare: modul in care se face decontarea bunurilor sau serviciilor vandute catre client (numerar, banca, cec, etc);

• Partener in Grup: se completeaza cu valoarea DA (daca face parte dintr–un grup de firme, holding etc.) sau NU (in caz contrar);

• Cont: se completeaza numai pentru varianta campul Partener in Grup cu DA;

• Comisionar: se completeaza cu DA (daca este comisionar) sau NU (in caz contrar);

• Cont: se completeaza numai pentru varianta in care se completeaza campul comisionar cu DA;

• Vanzator: se completeaza cu DA daca partenerul este vanzator al firmei sau NU in caz contrar celui de mai inainte;

• Cont: se completeaza numai pentru varianta campul vanzator cu DA;

• Agent: se completeaza cu DA daca partenerul este agent al firmei sau NU in caz contrar celui de mai inainte;

• % Comision: valoarea procentuala a comisionului incasat din valoarea vanzarilor.

Frame–ul Date comerciale:

Client:

• Fact. Catre (Cine Plateste): partenerul care plateste contravaloarea facturilor emise partenerului selectat;

• Organizatia de Vanzari: se alege organizatia de vanzari;

• Agent: se alege agentul de vanzare;

• Comenzi on–line: se bifeaza daca partenerul selectat inregistreaza comenzile on–line;

• Moneda Cotatiei: moneda in care sunt calculate preturile. Se valideaza in Valute.

• Conditii de Plata: conditii comerciale de efectuare a incasarii pentru clientul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata.

• Lista de Preturi: codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Lista de Discounturi: codul listei de discount–uri. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Selectie Liste de Discount–uri care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Participa la Rute: se bifeaza daca partenerul participa la rute.

Furnizor:

• Plata Catre Furn.: partenerul care incaseaza contravaloarea facturilor emise de partenerul curent;

• Conditii de Plata Furn.: conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata.

• Lista de Preturi Furn.: codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Lista de Discount–uri Furn.: codul listei de discount–uri. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Selectie Liste de Discount–uri care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Cod TVA: codul de TVA implicit pentru furnizorul respectiv.

Frame–ul Coduri Fiscale:

• C.I.F.: codul fiscal al partenerului;

• Reprezentant Fiscal: se completeaza cu codul de partener al reprezentantului fiscal;

• Banca Beneficiara: se selecteaza banca beneficiara;

• Nume Banca: se completeaza denumirea bancii;

• Cont Bancar: contul bancar (IBAN);

• Moneda Cont: se selecteaza moneda contului bancar;

• Descriere: camp la dispozitia utilizatorului pentru descrierea contului la banca;

• Stare: se selecteaza ACTIV sau BLOCAT (cand partenerul nu mai este valabil);

• Data Inceput si Data Sfarsit: reprezinta intervalul in care partenerul este in perioada de activitate.

BUSINESS UNITS

Functiunea Business Units permite completarea datelor de identificare ale fiecarei unitati de business.

Se apeleaza functia: Financial → Definitii → Business Units

Frame–ul Definire:

• Cod: identificator unic al fiecarui BU. Codul BU isi pune amprenta asupra tuturor datelor generate.

• Superior: identificator inregistrare parinte;

• Denumire: completati denumirea unitatii de business;

• Den. Scurta: completati denumirea scurta a BU–ului;

• Den. Nivel: alegeti nivelul in cadrul arborescentei (grup, firma, departament, etc). Pe acest camp este disponibil help–ul pe Selectie Liste Rezervate, lista NBU care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Ultim: indica daca nodul curent este nod terminal sau nu. Valori posibile:

  • DA – Business–ul curent este nod frunza;

  • NU – Business–ul curent este nod radacina;

• Raportare: se bifeaza campul daca la nivelul BU–ului curent se fac raportari catre organele statului;

• Emite documente: se bifeaza daca este structura fara raportare, dar emite documente;

• Unitate: indica faptul ca BU este unitatea – folosit pentru decontari;

• Stare: se selecteaza ACTIV sau BLOCAT (cand BU–ul nu mai este valabil);

• Data Inceput si Data Sfarsit: reprezinta intervalul in care BU–ul este in perioada de activitate.

Frame–ul Raportare :

Grup Localizare:

• Sigla: se ataseaza sigla BU–ului curent;

• Tara: identificatorul tarii in care se afla BU–ul curent. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Dictionarul de Tari care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Judet: cod ce defineste judetul unde se afla BU–ul curent. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Dictionarul de Judete care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Localitate: codul localitatii unde are sediul BU–ul. Pe acest camp este disponibil help–ul pe Dictionarul de localitati care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

• Adresa: se completeaza datele care indica locatia BU–ului curent;

• Domiciliu Fiscal: domiciliul fiscal al BU–ului.

Grup Info. Locale:

• CUI: se completeaza codul unic de inregistrare al firmei;

• Prefix Cod Fiscal: se completeaza prefixul codului fiscal (de exemplu daca entitatea este platitoare de TVA se completeaza campul cu RO);

• Cod Fiscal: se completeaza codul de inregistrare in scopuri de TVA al BU;

• Registru Comert: se completeaza numarul de inregistrare al BU–ului la Registrul Comertului;

• Capital social: se completeaza capitalul social al entitatii.

Grup Canale Comunicare:

• Nr. Telefon Fix: se completeaza numarul de telefon fix al firmei curente;

• Nr. Telefon Mobil: se completeaza numarul de telefon mobil al firmei curente;

• Nr. Fax: se completeaza numarul de fax al firmei curente;

• Adr. Mail: se completeaza adresa de mail a firmei curente;

• Pagina Web: se completeaza pagina web a firmei curente.

Frame–ul Banci

In Frame–ul Banci se completeaza date referitoare la conturile deschise la banci. Facem observatia ca aceste date se folosesc la editarea facturilor cu numere automate, la completarea bancii si contului bancar in antetul facturii. Se completeaza pentru fiecare banca numele si numarul contului deschis.

• Cont Bancar: numarul contului deschis la banca, cod IBAN;

• Banca: denumirea bancii unde este deschis contul din campul – Cont bancar;

• Filiala/Sucursala: denumirea Filialei/Sucursalei Bancii;

• Cod Fiscal Activitate: codul de inregistrare in scopuri de TVA;

• Swift: se completeaza sigla societatii de telecomunicatii bancare internationale Society for Wordwide International Financial Telecommunication, cu sediul la Bruxelles, infiintata in 1973 cu scopul modernizarii si imbunatatirii sistemelor internationale de plati si legaturi bancare informatizate;

• Se tipareste pe factura: poate lua una din valorile OBLIGATORIU (in cazul in care contul trebuie sa fie intotdeauna tiparit pe factura), NU (in cazul in care contul nu trebuie sa fie tiparit pe factura) si OPTIONAL (in cazul in care contul se va tipari pe factura optional);

• Ordine: ordinea de afisare a conturilor bancare pe factura;

• Reprezentant fiscal: se completeaza cu codul de partener al reprezentantului fiscal;

• Platitor TVA: specifica daca organizatia plateste sau nu TVA pe CIF–ul (Codul de Identificare Fiscala) respectiv;

• Stare: Poate lua una din valorile:

  • ACTIV – codul respectiv poate fi inclus in tranzactii, daca data tranzactiei este in per. de activitate;

  • BLOCAT – codul nu mai poate fi folosit in tranzactii curente, dar informatiile despre el se pastreaza in baza pentru obtinerea rapoartelor pentru perioadele precedente;

• Data Inceput –  Data Sfarsit: Campuri care limiteaza utilizarea codului respectiv in tranzactii numai in intervalul declarat de cele doua date.

La listarea facturii vor fi tiparite atat conturile bancare obligatorii cat si cel optional ales la listare (daca a fost ales un astfel de cont).