Cerere Cumparare - Comanda Furnizor - Receptie Articole cu Factura

Scop

Acest flux operationalizeaza achizitia de articole (materii prime, produse finite, consumabile etc.) printr-un proces complet si controlat care incepe cu solicitarea interna (cerere de cumparare / referat de necesitate) si se incheie cu inregistrarea receptiei (NIR-ului), in urma livrarii produselor de catre furnizor (pe baza de factura). Este cel mai frecvent utilizat flux in achizitiile directe de bunuri si asigura trasabilitate, control bugetar si evidenta stocurilor.

Notă

Daca se doreste, fluxul poate fi configurat astfel incat sa permita urmarirea executiei programului anual al achizitiilor. In functie de configurari, executia planului se poate realiza: la cererea de cumparare, la comanda de cumparare sau chiar la receptie.

Pasii de lucru sunt urmatorii:

1. Adaugare Cerere de Cumparare

Pentru adaugarea unei cereri de cumparare parcurgeti urmatorii pasi:

  1. Accesati functia Logistics -> Cumparari -> Cereri de Cumparare;

  2. In fereastra deschisa, apasati, din coltul dreapta-jos, butonul Adauga ( Adauga );

  3. Completati campurile obligatorii pentru antetul de document: Data, Scop, Solicitant, Marca, Zona, Purtator;

Notă

In cazul in care sistemul este configurat pentru a urmari executia Planului anual al achizitiilor la valorile din Cererea de Cumparare, pe interfata va fi afisat si campul Cod PAAP - se va selecta din lista codul Planului Anual al Achizitiilor pentru care se urmareste executia.

  1. Apasati butonul Salveaza ( Salveaza ), din coltul dreapta-jos, pentru a salva informatiile completate pentru antetul documentului, sistemul va aloca automat un numar de cerere de cumparare;

  2. Pentru a adauga o pozitie in detalierea cererii de cumparare, dati click pe tab-ul Specificatie si apasati butonul Adauga ( ) din partea de mijloc a ferestrei;

  3. Actualizati urmatoarele campuri: Cod (selectati din nomenclatorul de articole - produsul dorit), Q, Pret / Valoare, Sectie, Atelier si actionati butonul Salveaza ( );

  4. In cazul in care doriti adaugarea mai multor pozitii, apasati, din partea de mijloc a ferestrei, butonul Adauga ( ) si repetati actiunile de la f.;

  5. Dupa adaugarea cererii de cumparare, parcurgeti fluxul de lansare, avizare expert si aprobare a cererii.

Notă

La pasul de Aviz Expert in cazul in care sistemul este configurat pentru urmarirea executiei Planului Anual al Achizitiilor, pentru fiecae pozitie din detalierea cererii de cumparare se va realiza asocierea cu pozitia corespunzatoare din planul de achizitii. Consultati Aviz Expert.

Vezi și

Documentatia completa pentru adaugarea si aprobarea unei cereri de cumparare se regaseste la adresa Cereri de Cumparare.

Important

Doar cererile de cumparare cu starea Aprobata pot fi preluate mai departe pe fluxul de achizitii.

2. Adaugare Contract / Comanda de Cumparare

Pentru adaugarea unei comenzi de cumparare parcurgeti urmatorii pasi:

  1. Accesati functia Logistics -> Cumparari -> Contracte / Comenzi de Cumparare;

  2. In fereastra deschisa, apasati, din coltul dreapta-jos, butonul Adauga ( Adauga );

  3. Completati campurile obligatorii pentru antetul de document: Data (se propune implicit data curenta), Cumparator, Furnizor (selectati din lista de parteneri furnizorul), Plata Catre (se propune implicit furnizorul selectat anterior), Cond. Plata (selectati din lista conditiile comerciale de efectuare a platii);

Notă

In cazul in care sistemul este configurat pentru a urmari executia Planului anual al achizitiilor la valorile din Comanda de Cumparare, pe interfata va fi afisat si campul Cod PAAP - se va selecta din lista codul Planului Anual al Achizitiilor pentru care se urmareste executia.

  1. Apasati butonul Salveaza ( Salveaza ), din coltul dreapta-jos. In momentul salvarii antetului comenzii, aplicatia va pozitioneaza in editarea detalierii (Specificatie), pentru prima pozitie, apasati butonul Renunta ( );

  2. Apasati butoanele: Actiuni (icon_actions) -> Preluare Cereri in Comanda (preluare_cereri_comanda), se va deschide browse-ul cu toate pozitiile din cererile de cumparare aflate in stare Aprobata disponibile pentru a fi preluate in comanda de cumparare (nu au fost preluate intr-o alta comanda sau au fost preluate partial);

  3. Completati pe coloana Q. Selectata (cantitatea pe care doriti sa o preluati / achizitionati), pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detaliere comanda si apasati butonul Preluare (din partea dreapta jos a ecranului).

Notă

Dupa preluarea pozitiilor din cererile de cumparare, puteti actualiza cantitatea comandata si / sau pretul pentru fiecare pozitie in parte actionand butonul Modifica (icon_8x_modifica).

De asemenea daca sistemul este configurat pentru a urmari executia Planului anual al achizitiilor la valorile din Comanda de Cumparare, pentru fiecare linie de comanda trebuie realizata asocierea cu pozitia corespunzatoare din PAAP. Consultati: Asociere linii comanda la pozitii PAAP.

  1. Lansati si aprobati comanda de cumparare.

Vezi și

Documentatia completa pentru adaugarea si aprobarea unei comenzi de cumparare se regaseste la adresa Comenzi de Cumparare.

3. Generarea / Adaugarea unui document de receptie (NIR)

Sistemul ofera doua modalitati de inregistrare a documentului de receptie, respectiv:

A. Generarea unui document de receptie (NIR) dintr-o comanda de cumparare aprobata:

  1. Accesati functia Logistics -> Cumparari -> Contracte / Comenzi de Cumparare si pozitionati-va pe comanda de cumparare in baza careia doriti sa generati receptia;

  2. Apasati butoanele: Actiuni (icon_actions) -> Receptie (icon_receptie_cmd), se va deschide caseta de generare a receptiei de articole;

  3. In caseta de generare actualizati / completati campurile:

  • Registru - selectati registrul contabil in care se va genera nota contabila aferenta NIR-ului;

  • Data Doc - data documentului de receptie (implicit se propune data curenta);

  • Doc. Furn - selectati codul documentului insotitor de la furnizor (ex:FACT);

  • Serie Doc Furn - optional, puteti completa seria facturii de la furnizor;

  • Nr.Doc. Furn - numarul facturii de la furnizor;

  • Data Doc. Furn - data facturii de la furnizor;

  • Include TVA in Cost de Achizitie - NU / DA, se propune implicit cu valoarea NU (valoarea aferenta tva se evidentiaza separat), DA - valoarea tva-ului va fi inclusa in valoarea produselor (in valoarea de stoc);

  • Gestiune - selectati din nomenclator gestiunea de stoc in care vor fi receptionate articolele.

  1. Actionati butonul OK - din coltul dreapta jos al casetei de generare, va fi generat NIR-ul (sistemul va aloca automat un numar documentului de receptie);

  2. Verificati informatiile completate pe documentul de receptie, lansati, listati si confirmati listarea, validati documentul (NIR-ul). In urma actiunii de validare se va genera in contabilitate (registre de contabilitate) nota contabila corespunzatoarea receptiei.

Vezi și

Documentatia completa pentru finalizarea fluxului de receptie se regaseste la adresa Receptii de Articole Finalizare Flux.

B. Adaugarea manuala a unui document de receptie (NIR) in baza unei comenzi de cumparare aprobate:

  1. Accesati functia Logistics -> Cumparari -> Receptii Articole si apasati butonul Adauga ( Adauga ) din coltul dreapta jos al ecranului;

  2. Completati campurile minim necesare pentru inregistrarea documentului de receptie:

  • Data Doc. - implicit se propune data curenta;

  • Furnizor - selectati din lista de parteneri furnizorul de la care ati receptionat articolele;

  • Nr.Cmd. - selectati din lista comanda de cumparare in baza careia realizati receptia (in lista vor fi afisate strict comenzile de cumparare ale furnizorului selectat anterior);

  • Nr. doc. insotitor - completati numarul facturii de la furnizor;

  • Gestiune Pr. - selectati din lista gestiunea in care vor fi receptionate articolele;

  • Data Doc Insotitor - implicit se propune data curenta, completati cu data facturii de la furnizor;

  • Data Scad.Rec.Fisc - completati cu data scadenta inscrisa pe factura de la furnizor;

  • Include TVA in Cost de Achizitie - NU / DA, se propune implicit cu valoarea NU (valoarea aferenta tva se evidentiaza separat), DA - valoarea tva-ului va fi inclusa in valoarea produselor (in valoarea de stoc).

  1. Apasati butonul Salveaza ( Salveaza ) din partea dreapta jos, pentru a salva documentul de receptie in sistem (sistemul va aloca automat un numar NIR-ului);

Notă

In cazul in care sistemul este configurat pentru a urmari executia programului anual al achizitiilor la valorile din receptie (executia planului achizitiilor se realizeaza la receptie), pe interfata va fi afisata suplimentar si sectiunea Programul Anual al Achizitiilor Publice. Pentru informatii suplimentare privind pasii de lucru pentru urmarirea executiei programului anual al achizitiilor la receptie, consultati Asociere Pozitii Receptie Articole la pozitii din Planul de Achizitii.

  1. Pentru a adauga o pozitie in detalierea documentului de receptie (NIR-ului), dati click pe tab-ul Specificatie si apasati butonul Adauga ( ) din partea de mijloc a ferestrei;

  2. Completati campurile:

  • Linie Cmd / Articol - selectati linie de comanda pentru care se realizeaza receptia;

  • Q Doc - se propune implicit cantitatea integrala (ramasa de receptionat) de pe linia de comanda, daca cantitatea propusa difera de cantitatea receptionata efectiv, modificati corespunzator (cu cantitatea receptionata);

  • Pret - se propune pretul de pe linia de comanda, in cazul in care pretul de pe factura furnizor difera de pretul de pe linia de comanda, modificati corespunzator;

  • Cont Receptie - se propune implicit contul contabil de stoc asociat articolului receptionat (poate fi actualizat ulterior de catre responsabilul de la Contabilitate);

  • Cod TVA - se propune implicit codul de TVA de pe linia de comanda.

  1. Apasati butonul Salveaza ( ) din partea de mijloc a ecranului pentru a salva pozitia in detalierea NIR-ului. Aplicatia se va pozitiona automat pentru adaugarea celei de-a doua pozitii din documentul de receptie. Reluati pasii de la punctul e si pentru cea de-a doua pozitie si similar pentru toate pozitiile receptionate (conform factura), pana ce le adaugati pe toate, dupa ce ati adaugat si salvat si ultima pozitie, actionati butonul Renunta ( ) ;

  2. Verificati informatiile si valorile de pe documentul de receptie, lansati, listati si confirmati listarea, validati documentul de receptie.

Notă

In urma actiunii de validare, se va genera in contabilitate nota contabila (tranzactia) corespunzatoare receptiei.

Vezi și

Documentatia completa pentru finalizarea fluxului de receptie se regaseste la adresa Receptii de Articole Finalizare Flux.