Procese Cumparari

Modulul Cumparari gestioneaza procesul complet de aprovizionare, de la inregistrarea planului anual al achizitiilor (cu posibilitatea centralizarii referatelor de necesitate primare - de la departamente), solicitarilor interne din cursul anului (referate de necesitate / cereri de cumparare), pana la receptia bunurilor, lucrarilor si serviciilor, inregistrarii receptiei fiscale cat si a ordonantarilor la plata si ordinelor de plata (ordonantarile si ordinele de plata fiind specifice organizatiilor bugetare care au implementat fluxul ALOP). Fiecare proces este definit printr-o succesiune de documente interdependente, cu trasabilitate completa si impact automat asupra stocurilor si contabilitatii.

Notă

Documentatia detaliata a fiecarui document utilizat in procesele descrise mai jos este disponibila in sectiunea Documente.

Structura unui proces de cumparare

In cazul organizatiilor comerciale (non-bugetare), orice proces de cumparare inregistrat in EMSYS are cel putin urmatoarele documente:

  • Contract / Comanda Furnizor – documentul ce asigura cadrul legal pentru livrarea bunurilor, lucrarilor si serviciilor, obligatoriu asociat oricarui document de receptie;

  • Receptie Articole / Receptie Servicii / Receptie Global-Valorica / Receptie Imobilizari – documentul operational de confirmare a primirii bunurilor, prestarii serviciilor, realizarii lucrarilor;

  • Receptie Fiscala – documentul fiscal final (oglinda facturii furnizor), obligatoriu doar in cazul in care receptia a fost inregistrata pe baza de aviz de insotire.

Procesele de cumparari pot incepe, optional, cu inregistrarea Cererii de Cumparare (referatului de necesitate), care initiaza fluxul intern de solicitare si aprobare al achizitiilor. Aceasta poate fi transformata in Contract / Comanda ferma de cumparare dupa obtinerea aprobarii.

In cazul organizatiilor bugetare (care au implementat fluxul ALOP), orice proces de cumparare inregistrat in EMSYS are cel putin urmatoarele documente:

  • Cerere de Cumparare / Referat de Necesitate - document intern initiat de catre compartimentul solicitant (beneficiar) prin care se justifica necesitatea si oportunitatea achizitiei, cuprinzand descrierea produselor/serviciilor/lucrarilor, cantitatile si valorile estimate.

  • Document de Fundamentare - document intern, initiat de compartimentul de specialitate, care insoteste si sta la baza angajarii cheltuielilor bugetare in cadrul procesului ALOP.

  • Contract / Comanda Furnizor – documentul ce asigura cadrul legal pentru livrarea bunurilor, lucrarilor si serviciilor, obligatoriu asociat oricarui document de receptie;

  • Receptie Articole / Receptie Servicii / Receptie Global-Valorica / Receptie Imobilizari – documentul operational de confirmare a primirii bunurilor, prestarii serviciilor, realizarii lucrarilor;

  • Receptie Fiscala – document reprezentand baza legala pentru lichidarea sumei datorate, asigura tranzitia catre ordonantarea la plata.

  • Ordonantare la Plata - documentul intern prin care ordonatorul de credite da dispozitie catre compartimentul financiar-contabil sa realizeze plata catre tert, reprezentand o cheltuiala bugetara certa si exigibila.

Principii de lucru

  • Orice document de receptie are asociata un singur contract / comanda furnizor.

  • Documentele validate nu pot fi modificate, in functie de moment si context se realizeaza redeschiderea documentelor sau atunci cand redeschiderea nu este posibila, corectiile se realizeaza prin documente de corectie (documente de storno).

  • Sistemul pastreaza legatura intre documente si ofera trasabilitate completa pe tot fluxul.

  • In functie de tipul organizatiei si modelul de business / fluxul implementat, anumite documente poate genera, dupa validare, impact automat asupra stocului si a inregistrarilor contabile.

  • Functionalitatile sistemului permit crearea automata /preluarea documentului anterior in documentul urmator (cerere cumparare in contract /comanda furnizor, comanda furnizor in documentul de receptie, etc.) simplificand operarea.

Documente utilizate in procese

In functie de tipul organizatiei (comerciala - non bugetara sau organizatie bugetara) si de fluxul implementat, procesele de cumparari utilizeaza urmatoarele documente. Documentatia completa a fiecaruia este disponibila in Documente:

Document

Rol in proces

Referate

Solicitari interne de necesitate; initiaza fluxul de achizitie in organizatii cu aprobare ierarhica.

Programul Anual al Achizitiilor

Planificarea anuala a achizitiilor; document obligatoriu in sectorul public.

Acorduri Cadru

Documente de negociere cu furnizorii care stabilesc termenii achizitiilor repetate pe o perioada determinata.

Cereri Cumparare

Solicitarea interna formala de cumparare; documentul de initiere a procesului de aprovizionare.

Documente de Fundamentare

Documente care justifica necesitatea si oportunitatea achizitiei.

Contracte Furnizor

Gestionarea contractelor incheiate cu furnizorii.

Comenzi Furnizor

Documentul de baza al cumpararii; toate receptiile sunt legate de o comanda furnizor.

Receptii Articole

Documentul operational de confirmare a primirii fizice a bunurilor.

Retururi Furnizor

Documentul pentru gestionarea marfii returnate furnizorului, cu sau fara referinta la receptia initiala.

Receptii Servicii

Documentul de confirmare a prestarii serviciilor de catre furnizor.

Receptii Global-Valorice

Receptia globala valorica utilizata pentru achizitii fara evidenta cantitativa.

Receptii Fiscale

Documentul fiscal de receptie (NIR); genereaza nota contabila si inregistrarea in gestiune.

Ordonantari la Plata

Documentul de ordonantare la plata a facturilor furnizorilor; specific organizatiilor bugetare.

Fluxuri disponibile

In continuare, abordam cateva fluxuri cu specificarea functionalitatilor pentru inregistrarea documentelor, de care se va tine cont la implementare.

Procese Cumparari Organizatii Comerciale (non-bugetare)

Procese Cumparari Organizatii Bugetare (Sector Public ALOP)

Documentatia proceselor specifice organizatiilor bugetare este in curs de elaborare.