Principii de Lucru

Aceasta pagina prezinta principii si recomandari de buna practica, cu explicatii aplicate, in contextul modulului Managementul Proiectelor si al sistemului ERP din care acesta face parte.

Gruparea (clasificarea) Proiectelor

Studiu de Caz: Grupare Proiecte la „Construct Holding”

Gruparea (clasificarea) Proiectelor

Pentru gruparea (clasificarea) proiectelor, sistemul ofera multiple instrumente, fiecare cu scopul sau specific:

• Portofolii de Proiecte - obligatoriu

• Grupe de Proiecte - obligatoriu

• Domenii Proiecte - optional

• Competitii Proiecte - optional.

Desi aceasta paleta de posibilitati permite o modelare pragmatica si puternica, exista riscul de a realiza alegeri neadecvate, inclusiv clasificari si definitii redundante.

Pentru a evita astfel de situatii, procedati dupa cum urmeaza:

• Pasul 1: Stabiliti, aferent, criterii adecvate, clare si bine diferentiate, pentru toate instrumentele de grupare (clasificare) a proiectelor pe care intentionati sa le utilizati.

• Pasul 2: Pentru fiecare instrument de grupare ales spre utilizare: definiti inregistrarile corespunzatoare (Portofolii de Proiecte, Grupe de Proiecte etc.), pe baza criteriului corespunzator ales mai sus.

Recomandari:

1. Portofolii de Proiecte:

La stabilirea criteriilor de formare a Portofoliilor de Proiecte, se impune automat o atentie sporita, in baza urmatorului rationament:

1. Conform teoriei Managementului Proiectelor, Portofoliile de Proiecte, privite ca instrument de lucru, sunt centrate pe responsabilitate si responsabilizare.

2. De aceea, nu orice criteriu de grupare a proiectelor poate deveni, automat, un Portofoliu de Proiecte, ci numai cele care presupun si o relatie de responsabilitate, pe langa cea de clasificare.

Important

Din perspectiva Managementului Proiectelor si a Managementului Portofoliilor de Proiecte (EPM, EPPM),

responsabilitatea si responsabilizarea reprezinta, respectiv, principiul fundamental si metoda cheie de conducere a proiectelor,

contribuind astfel la eficientizarea si dezvoltarea organizatiei.

In plus, abordarea centrata pe responsabilitate si responsabilizare genereaza, in mod sustenabil, si urmatoarele beneficii:

• transparenta si coerenta asupra proceselor, activitatilor si rolurilor

• promovarea si consolidarea increderii in cadrul organizatiei.

2. Grupe de Proiecte vs. Domenii Proiecte:

La stabilirea criteriilor de formare a Grupelor de Proiecte, se impune automat o atentie sporita, in special atunci cand se completeaza si lista de Domenii Proiecte, in baza urmatorului rationament:

1. In general, se considera ca Domeniul unui Proiect este dat de sfera externa de activitate in care se desfasoara cu precadere proiectul respectiv (de ex. economica, administrativa, sociala, invatamant, cercetare).

Rezolutie: corect.

2. In practica, se intampla uneori ca sfera externa de activitate (Domeniul) sa fie identificata sau asimilata cu natura efectiva a activitatilor preponderente din proiect.

Rezolutie: inexact (uneori corect, alteori incorect).

3. In realitatea operationala, un mod de organizare si gestionare eficienta a proiectelor si activitatilor aferente este gruparea proiectelor in functie de natura activitatilor preponderente.

De aceea, aceasta constituie un criteriu frecvent, adecvat si practic pentru formarea listei de Grupe de Proiecte.

Rezolutie: de cele mai multe ori aplicat, real.

4. Prin urmare, s-ar putea considera ca Domeniul Proiectelor este criteriu de formare a Grupelor de Proiecte.

Insa aceasta asociere nu este corecta in mod implicit:

• In timp ce Domeniul descrie sfera externa de activitate in care se desfasoara proiectul (economica, administrativa, sociala, invatamant, cercetare), Grupa de Proiecte se bazeaza pe caracteristici interne, definitorii pentru proiecte (natura activitatilor, obiective, alte criterii concrete si practice, precum si criterii compuse).

• De aceea, intre cele doua concepte poate exista aliniere in anumite situatii, dar nu si echivalenta, iar utilizarea lor trebuie fundamentata de criterii de grupare (clasificare) a proiectelor distincte si bine diferentiate.

Rezolutie: inexact (uneori corect, alteori incorect).

3. Competitii Proiecte:

La operarea in sistem a Competitiilor Proiecte si a structurilor superioare (Tipuri de Competitii, Programe), se impune automat o atentie sporita, in baza urmatorului rationament:

1. Competitia de Proiecte si Programul de Competitii Proiecte sunt concepte create si utilizate in mediul extern organizatiei.

2. De aceea, nu ar trebui sa existe risc de erori, confuzii majore intre Competitii/Programe si celelalte instrumente de grupare (clasificare) a proiectelor disponibile in sistemul ERP al organizatiei:

• Portofolii de Proiecte

• Grupe de Proiecte

• Domenii Proiecte.

Practic, este esential sa se respecte definitia Competitiilor si Programelor, iar informatiile din mediul extern sa fie preluate cat mai fidel, fara abateri substantiale de la sens si continut.

3. Tipul de Competitii Proiecte este un concept intern organizatiei.

4. De aceea, la modelarea si operarea Tipurilor de Competitii se pot adopta solutii flexibile, atat timp cat acestea contribuie la imbunatatirea organizarii interne a Competitiilor de Proiecte.

5. Totodata, tinand cont de faptul ca, in cadrul aceleiasi functii, exista trei tipuri de structuri:

• Tip Competitii Proiecte ( Tip Competitie)

• Program Competitii Proiecte ( Program)

• Competitie Proiecte ( Competitie)

, dupa actualizarea unei inregistrari se poate consulta, preventiv, rezultatul in ansamblu, si anume: arborele de Competitii Proiecte, in zona in care s-a efectuat actualizarea.

Studiu de Caz: Grupare Proiecte la „Construct Holding”

Preliminarii

Compania „Construct Holding” desfasoara activitati de Constructii pe baza de Comanda-Proiect.

Managementul Companiei intentioneaza implementarea unui sistem informatic integrat de Management al Proiectelor.

---

In continuare este ilustrat un mod adecvat de diferentiere intre Grupa de Proiecte si Domeniul Proiecte, in contextul aplicarii practice a conceptelor si functiilor din sistem.

1. Analiza aferenta implementarii a evidentiat urmatoarele:

1. referitor la Grupa de Proiecte si Domeniu Proiecte, ca instrumente disponibile in sistem pentru gruparea (clasificarea) Proiectelor:

• Conceptul de Grupa de Proiecte este obligatoriu, se include intotdeauna in modelare si utilizare.

• Conceptul de Domeniu Proiecte este optional, se include in modelare si utilizare numai daca exista solicitari autorizate in acest sens.

2. referitor la gruparea (clasificarea) Proiectelor Companiei:

• Managementul Companiei doreste ca natura activitatilor preponderente in Proiecte sa fie utilizata drept criteriu de formare a Grupelor de Proiecte.

• Natura activitatilor preponderente in Proiecte este Constructii sau, mai detaliat: Constructii Propriu-zise (Zidarie), Instalatii, Decoratiuni Interioare.

• Managementul Companiei doreste sa se utilizeze conceptul optional de Domeniu Proiecte, disponibil in sistem.

• Domeniul Proiectelor este Constructii sau, mai detaliat: Constructii Comerciale, Constructii Edilitare.

2. Pentru modelarea in sistem a situatiei de mai sus, se construiesc urmatoarele liste de definitii:

1. pentru Grupe de Proiecte:

de exemplu,	, mai degraba decat listele:
lista: Constructii de la Zero Reparatii Capitale Reconstituiri - Restaurari , clasificare adecvata datorita specificului Constructiilor de la Zero, Reparatiilor Capitale, Reconstituirilor - Restaurarilor	Constructii , neadecvat: prea sintetic, abstract Constructii Propriu-zise (Zidarie), Instalatii, Decoratiuni Interioare , neadecvat: nu poate fi asigurata o clasificare certa, in acest caz Constructii Comerciale, Constructii Edilitare , neadecvat: sunt mai adecvate ca Domenii Proiecte

2. pentru Domenii Proiecte:

de exemplu,	, mai degraba decat listele:
lista: Constructii Comerciale Constructii Edilitare , clasificare adecvata datorita specificului Constructiilor Comerciale si Edilitare in sine, dar si legislatiei	Constructii , neadecvat: prea sintetic, abstract

3. Aspecte de retinut:

La construirea listelor de definitii de la punctul 2. de mai sus, pentru Grupe de Proiecte si Domenii Proiecte:

1. au fost respectate solicitarile Managementului, utilizandu-se conceptele disponibile in aplicatie

2. s-a evitat duplicarea informatiilor intre structurile de Grupe de Proiecte si Domenii Proiecte din sistem,

   pentru a preveni:

• producerea de confuzii

• crearea unui precedent de practici neadecvate

• extinderea duplicarii informatiilor si la alte concepte, definitii.