Atasare Documente pe Activ

Scop

Aceasta functie permite atasarea de fotografii si documente scanate pe un activ (mijloc fix sau obiect de inventar in folosinta) din Managementul Activelor, precum si atasarea de documente specifice pe contractele de asigurare, autorizarile sau garantiile asociate activului.

Pentru atasarea documentelor pe un activ este necesara parcurgerea urmatorilor pasi:

Prerechizite

Functionalitatea de atasare a documentelor pe active depinde de existenta si configurarea, de catre Administrator, a componentei de integrare cu un sistem de tip Document Management (DM); instalarea/configurarea acestei componente nu face obiectul prezentei proceduri.

Inainte de a putea atasa documente pe un activ, la nivelul modulului Managementul Activelor trebuie stabilite sistemul DM utilizat si calea radacina unde vor fi salvate fisierele incarcate, in Setari Inventarul Activelor:

1. Accesati Setari Managementul Activelor, sectiunea Inventarul Activelor.

2. Completati setarile:

  1. Sistem Documente DM - alegeti, dintre sistemele DM configurate, cel utilizat pentru salvarea documentelor din Managementul Activelor;

  2. Cale Documente DM - precizati calea radacina din sistemul DM unde vor fi salvate fisierele incarcate (implicit MA).

Notă

Daca setati, de exemplu, calea radacina MA, documentele atasate direct pe un activ vor fi salvate la o cale de forma MA/{cod_activ}/ACTIV, unde {cod_activ} reprezinta codul activului curent selectat.

Atasarea Documentelor pe Activ

1. Selectati activul dorit, conform pasilor de la Selectarea Activului.

2. Apasati butonul Documente Atasate, disponibil in partea de sus a zonei centrale.

3. In fereastra afisata, apasati butonul Adaug (icon_adf_Adaug) si completati campurile:

  1. Nume Fisier - alegeti fisierul de pe disc, prin apelarea butonului Browse/Actualizare; daca este necesar, modificati numele propus de sistem (numele sub care va fi salvat fisierul in sistemul Document Management);

  2. Cale DM - modificati, daca este necesar, calea unde va fi salvat fisierul in sistemul Document Management;

  3. Descriere - completati o descriere a fisierului incarcat.

4. Apasati butonul Upload (), pentru salvarea in baza de date a informatiilor, respectiv pentru incarcarea fisierului in sistemul Document Management.

Notă

Documentele atasate pot fi ulterior vizualizate sau descarcate din aceeasi fereastra, actionand link-ul din coloana Nume Fisier sau butonul Download ().

Atasarea Documentelor pe Asigurari, Autorizari, Garantii sau Gajare

Pe langa documentele atasate direct pe activ, pot fi atasate documente specifice si pe fiecare contract de Asigurare, Autorizare, Garantie sau operatiune de Gajare asociate activului.

1. Selectati activul dorit, conform pasilor de la Selectarea Activului.

2. Alegeti, din bara de meniu a zonei centrale, butonul Asigurari, Autorizari, Garantii sau Gajare, dupa caz.

3. Apasati butonul Documente Atasate, de pe randul cu asigurarea, autorizarea, garantia sau gajarea pentru care doriti sa atasati documente.

4. In fereastra afisata, apasati butonul Adaug (icon_adf_Adaug), alegeti de pe disc fisierul pe care doriti sa il atasati si verificati informatiile (Nume Fisier, Cale DM, Descriere).

5. Apasati butonul Upload (), pentru finalizarea operatiunii.

Notă

Documentele atasate pot fi ulterior vizualizate sau descarcate din aceeasi fereastra, actionand link-ul din coloana Nume Fisier sau butonul Download ().

Salvarea documentelor in sistemul Document Management se face la o cale specifica tipului de document: MA/{cod_activ}/DOC_ASIG pentru asigurari, MA/{cod_activ}/DOC_AUTORIZ pentru autorizari, MA/{cod_activ}/DOC_GARANTII pentru garantii, respectiv MA/{cod_activ}/DOC_GAJARE pentru gajare.