Sectiunea 2.2: Vanzari

Aceasta sectiune descrie operatiunile de gestionare a vanzarilor din POS in EMSYS ERP: preluarea bonurilor, corectia codurilor de articol, anularea bonurilor si raportarea vanzarilor.

Cale de acces generala: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS

18. Preluare Vanzari din POS

Preluarea vanzarilor din POS genereaza in EMSYS ERP un document de iesire din gestiune (Dispozitie de Livrare din Magazin) si un document de vanzare (Bon Fiscal din Magazin).

Cale de acces: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS > Preluare vanzari din POS

Campuri de completat:

  • Data Preluare Tranzactii — data la care s-au efectuat vanzarile; obligatoriu sa fiti pozitionat pe aceeasi perioada fiscala cu data preluarii;

  • Simulare — bifati pentru verificare fara inregistrare efectiva in stoc; util pentru identificarea erorilor inainte de afectarea stocului; inregistrarile vor fi marcate cu OK - SIMULARE / ERR - SIMULARE;

  • Tranzactii POS / Preluare — implicit se preiau toate bonurile (maxim 10.000 per preluare); se poate specifica un interval, un numar de bon sau o selectie partiala;

  • Cod Doc. DL — codul documentului de livrare; valoare implicita;

  • Cod Doc. Bon Consum — codul bonului de consum; valoare implicita;

  • Registre — registrul pe care se genereaza documentele si notele contabile; se completeaza automat daca utilizatorul are drepturi pe un singur registru;

  • Magazin — magazinul pentru care se efectueaza preluarea;

  • Client — clientul din EMSYS ERP; implicit este definit un client generic per magazin; daca exista liste de pret diferentiate pe categorii, preluarea se efectueaza separat per categorie (ex: Clienti / Angajati);

  • Comanda — numarul comenzii client aprobate; daca exista o singura comanda pentru magazin, se preia implicit; daca exista mai multe comenzi, se selecteaza manual.

Dupa actionarea Start, se deschide fereastra cu detaliile preluarii si eventualele mesaje de eroare.

Rezultatul preluarii se vizualizeaza oricand in tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS:

  • Inregistrarile marcate cu OK — preluari finalizate cu succes;

  • Inregistrarile marcate cu ERR — preluari cu erori care necesita corectie.

Notă

Daca preluarea a fost finalizata cu succes dar ulterior s-au constatat erori, identificati Dispozitia de Livrare generata dupa numarul de tranzactie afisat pe inregistrarea OK, stornati documentul, corectati erorile si efectuati o noua preluare. Stornarea va fi evidentiata in tab-ul MESAJE PRELUARE VANZARI DIN POS.

Erori posibile si actiuni corective:

  • Unitate de masura diferita — vanzarea este efectuata intr-o unitate de masura diferita fata de unitatea din stoc (ex: vanzare in portii, stoc in grame). Se adauga conversia corespunzatoare in Logistics > Definitii Logistica > Unitati de masura, astfel incat pentru o portie sa corespunda X grame.

  • Stoc insuficient — cantitatea vanduta depaseste stocul scriptic disponibil. Doua cauze posibile:

    1. Intrari lipsa sau incorecte — se opereaza sau se corecteaza documentul de intrare (NIR, Transfer sau Nota de predare);

    2. Vanzare efectuata pe cod gresit — se corecteaza in Actualizare Cod Articol Preluare (ex: intrarea s-a efectuat pe Carte A, dar vanzarea s-a realizat pe Carte B — acelasi produs cu revizie diferita si cod de bare diferit).

  • Articol inactiv sau in afara perioadei de activitate — se verifica daca articolul din POS este corect. Daca DA, se modifica starea sau perioada de activitate in nomenclatorul de articole. Daca NU, se identifica articolul corect si se utilizeaza Actualizare Cod Articol Preluare; se corecteaza si Lista PLU pentru a preveni repetarea erorii.

  • Lipsa comanda sau client — se selecteaza comanda de vanzare si/sau clientul corespunzator gestiunii. Aceasta situatie apare cand pentru magazinul selectat sunt definite mai multe comenzi sau mai multi clienti disponibili.

19. Actualizare Cod Articol Preluare

Aceasta functie permite corectarea codului de articol asociat unui bon din POS, astfel incat la urmatoarea preluare in EMSYS ERP sa se foloseasca un cod de articol diferit fata de cel original din tranzactie.

Cale de acces: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS > Actualizare Cod Articol Preluare

Situatie tipica: Intrarea in gestiune s-a efectuat pe Carte A, dar vanzarea din POS s-a realizat pe Carte B — acelasi produs cu revizie diferita si cod de bare diferit. Stocul exista pe Carte A, dar preluarea esueaza deoarece incearca sa descarce Carte B. Solutia: se actualizeaza codul articolului din bon pentru a pointa catre Carte A.

Ecranul principal:

  • Panoul central afiseaza: Magazin, BU, Nr. Bon, Data/Ora, Den. Articol, UM, Cantitate, Pret, Valoare si Nume Articol Preluare (gol daca nu a fost actualizat);

  • Panoul din dreapta afiseaza detaliile inregistrarii selectate: Articol (codul de bare din POS), Cod Articol Preluare (campul care se modifica), Nr. POS, Casier, %TVA, Tip Incasare, Tip Vanzare, Stare si Stearsa.

Procedura de actualizare a codului de articol:

  1. Folositi campul Filtrare rapida pentru a cauta dupa denumire articol, numar bon sau magazin.

  2. Selectati randul dorit — panoul din dreapta se populeaza automat.

  3. Apasati Modifica (icon_adf_Modific) — campul Cod Articol Preluare devine editabil.

  4. Introduceti codul articolului corect din EMSYS ERP (codul pe care se afla stocul disponibil).

  5. Salvati modificarea.

Flux corect dupa o eroare de cod:

  1. Preluarea returneaza ERR (stoc insuficient sau articol inactiv);

  2. Se identifica articolul cu cod gresit in Actualizare Cod Articol Preluare;

  3. Se introduce codul corect din ERP;

  4. Daca a fost generata o Dispozitie de Livrare eronata — se storneaza;

  5. Se efectueaza o noua preluare → rezultat OK.

Atenționare

Modificarea codului se aplica doar preluarilor viitoare. Preluarile deja efectuate nu sunt afectate retroactiv — daca preluarea este deja efectuata, aceasta trebuie stornata si reluata dupa actualizarea codului.

Notă

Dupa actualizarea codului, corectati si Lista PLU din POS pentru a preveni repetarea aceleiasi erori la vanzarile viitoare.

20. Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS

Permite anularea sau reconfirmarea unui bon fiscal preluat din POS, inainte ca acesta sa fie procesat prin operatiunea Preluare Vanzari din POS.

Cale de acces: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS > Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS

Anulare bon:

  1. Accesati ecranul.

  2. Completati criteriile de selectie in sectiunea Bonuri Fiscale:

    • Magazin — codul magazinului care a efectuat vanzarea;

    • Nr. Bon — numarul bonului fiscal (daca este cunoscut);

    • Data Inceput / Data Sfarsit — implicit ziua curenta.

  3. Apasati butonul de filtrare pentru a incarca bonurile.

  4. Pozitionati-va pe bonul dorit.

  5. Apasati Anulare Bon din POS — campul Stare va lua valoarea Anulat.

Reconfirmare bon anulat:

  1. Identificati bonul cu starea Anulat urmand pasii de selectie de mai sus.

  2. Apasati Reconfirmare Bon din POS — bonul revine la starea anterioara anularii.

Atenționare

Anularea si reconfirmarea bonurilor este posibila doar inainte de operatiunea Preluare Vanzari din POS. Dupa efectuarea preluarii, aceste actiuni nu mai sunt disponibile.

21. Rapoarte Vanzari POS

EMSYS ERP ofera trei instrumente de raportare a vanzarilor din POS, fiecare cu un scop diferit.

Cale de acces generala: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS

1. Situatia Vanzarilor din POS

Prezinta vanzarile inregistrate prin EMSYS POS, detaliate pe produse, cantitati, unitati de masura, preturi si valori totale. In functie de tipul de raport selectat, datele pot fi grupate si dupa casier, grupa clienti, POS sau gestiune.

Cale de acces: sectiunea POS > Situatia Vanzarilor din POS

Procedura de generare:

  1. Selectati Tip Raport in functie de informatiile dorite.

  2. Setati Perioada — campurile De la data de si Pana la data de, inclusiv intervalul orar.

  3. Verificati Business Unit selectat.

  4. Configurati optiunile suplimentare: Ordonare, Responsabil, Gestiune, Articol, Serviciu.

  5. Apasati Start.

  6. Selectati formatul de export dorit (ex: PDF) pentru salvare sau tiparire.

Raportul afiseaza: Nr. Crt., Tip, Cod Produs, Nume Produs, UM, Cantitate, Pret, Valoare si Total General.

2. Vizualizare Bonuri din POS

Permite vizualizarea detaliata a bonurilor fiscale preluate din POS, cu posibilitate de filtrare dupa multiple criterii si export.

Cale de acces: sectiunea POS > Vizualizare Bonuri din POS

Filtre disponibile — Bonuri Fiscale: Magazin, BU, Nr. POS, Casier, Nr. Bon, Data Inceput/Sfarsit, Bon Preluat, Stare, Sterse. Vanzari: Tip Produs, Produs POS, Produs ERP, Denumire, Sterse.

La selectarea unui bon se afiseaza detalii in doua panouri inferioare:

  • Vanzari — produsele vandute: Produs POS, Produs ERP, Denumire, Pret, Cantitate, UM, Valoare;

  • Incasari — modul de plata: Tip, Tips, Valoare, Nr. Ordin, Nr. Unit, Val. Unit, Observatii.

Util pentru: identificarea rapida a unui bon specific, verificarea produselor incluse si confirmarea modului de incasare.

3. Vizualizare Vanzari din POS

Permite vizualizarea detaliata a liniilor de vanzare individuale preluate din POS, cu filtrare rapida si export.

Cale de acces: sectiunea POS > Vizualizare Vanzari din POS

Coloane afisate: Magazin, Nr. Bon, Data, Ora, Den. Articol, UM, Cantitate, Pret, Valoare, BU, %TVA, Nume Articol Preluare.

La selectarea unei linii se afiseaza in panoul Informatii din dreapta: Articol (cod si denumire), Cod Articol Preluare, Nr. POS, Casier, Nr. Tranz., starea bonului si statusul transferului in contabilitate/facturare.

Util pentru: verificarea detaliata a fiecarei linii de vanzare, confirmarea starii bonului (inchis/deschis) si identificarea casierului.