Sectiunea 2.3: Incasari

Aceasta sectiune descrie transferul incasarilor din POS in contabilitate si instrumentele de raportare a activitatii casierilor.

Cale de acces generala: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS

22. Transfer incasari din POS agregat pe magazin

Incasarile efectuate la POS pot fi transferate si agregate in Cash Management si in Contabilitate. In loc sa existe incasarile fiecarui casier in conturi separate, se genereaza o singura pozitie intr-un cont de casa centrala cu sinteza activitatii pe magazin (la nivelul unei zile) si o singura nota contabila centralizata cu sumele agregate pe client si cont contabil.

Cale de acces: sectiunea POS > Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin

Flux recomandat inainte de transfer:

  1. Verifica activitatea casierilor folosind Raportul de Casa sau Raportul Zilnic Informativ;

  2. Asigura-te ca datele sunt complete si corecte, verificate cu raportul Z listat pe casa de marcat si cu settlement-ul din POS-ul bancar.

Procedura de transfer:

  1. Accesati ecranul.

  2. Completati campurile din sectiunea Selectie transfer POS:

    • Magazine/Cantine — selectati magazinul sau cantina;

    • Transfera — alegeti tipul perioadei: ZI (o singura zi) sau Perioada (interval de date);

    • Data depunere / Data efectiva — disponibila pentru transfer pe ZI; data la care sumele sunt depuse in contul de casa centrala;

    • Responsabil — responsabilul care gestioneaza depunerea de numerar;

    • Numai numerar — bifati pentru nota contabila doar cu operatiunile de numerar; lasati nebifat pentru a include si celelalte forme de incasare.

  3. Apasati Start.

Ce se intampla dupa apasarea Start:

Programul parcurge fiecare magazin/cantina, in fiecare zi conform selectiei, si executa automat:

  1. Verifica consistenta definitiilor;

  2. Verifica activitatea anterioara a fiecarui cont;

  3. Genereaza intrarea de numerar in contul de casa centrala cu incasarile de numerar insumate;

  4. Incearca refacerea consistentei soldului la contul de casa centrala.

Tranzactia de depunere numerar va avea starea POSTAT.

Notă

Consultati intotdeauna raportul generat dupa executie — sunt jurnalizate toate actiunile, inclusiv erorile sau inconsistentele. Informatiile despre nota contabila se vizualizeaza selectand tranzactia de depunere numerar si folosind butonul Ev. Actiuni.

Flux complet cu tratarea erorilor:

  1. Verifica raport incasari (Raport de Casa / Raport Zilnic Informativ);

  2. Efectueaza transferul incasari din POS agregat pe magazin;

  3. Verifica nota contabila generata;

  4. Daca sunt erori → parcurge pasii de corectie de mai jos;

  5. Daca nu sunt erori → transferul este finalizat cu succes.

Pasi de corectie in caz de eroare:

  • Sterge operatiunile contabile generate in registrul de contabilitate;

  • Efectueaza Anulare transfer incasari din POS (lectia 23);

  • Corecteaza bonurile cu probleme in Anulare / Reconfirmare Bonuri din POS;

  • Reia transferul de la pasul 2.

23. Anulare transfer Incasari din POS agregat pe magazin

Permite anularea unui transfer de incasari efectuat anterior.

Cale de acces: sectiunea POS > Anulare Transfer Incasari din POS Agregat pe Magazin

Atenționare

Inainte de anulare trebuie sterse obligatoriu operatiunile contabile generate in registrul de contabilitate.

Procedura:

  1. Selectati ordinul pe care doriti sa il anulati in campul Transfer.

  2. Apasati Start.

Notă

Nu se recomanda stergerea transferului pentru zilele anterioare. Numerele de chitante se genereaza automat.

24. Rapoarte Incasari POS

EMSYS ERP ofera doua rapoarte pentru monitorizarea activitatii casierilor.

Cale de acces generala: Logistics > Vanzari & Retail > Retail > sectiunea POS

1. Raport de Casa

Prezinta centralizarea activitatii casierilor pe perioada selectata: alimentarile cu numerar, incasarile si depunerile pe fiecare tip de incasare.

Cale de acces: sectiunea POS > Raport de Casa

Procedura de generare:

  1. Accesati raportul.

  2. Configurati selectia:

    • Punct de vanzare — Toate pentru toate POS-urile sau Unul pentru un punct specific;

    • Responsabil — Toti pentru toti casierii sau Unul pentru un casier specific;

    • Perioada — campurile De la data de si Pana la data de;

    • Salt pagina la zi — bifati pentru a separa rezultatele pe zile in raport.

  3. Apasati Start si selectati formatul de export (ex: PDF).

Atenționare

Daca in coloana Sold Final suma este diferita de zero, casierul respectiv nu a efectuat inchiderea de schimb.

2. Raport Zilnic Informativ

Prezinta centralizarea activitatii casierilor pentru fiecare POS: alimentari cu numerar, incasari, depuneri, sold final pe fiecare tip de incasare, detaliere sume pe coduri de TVA si numarul de bonuri fiscale emise.

Cale de acces: sectiunea POS > Raport Zilnic Informativ

Procedura de generare:

  1. Accesati raportul.

  2. Configurati selectia:

    • Punct de vanzare — Toate sau un punct specific;

    • POS — Toate sau un POS specific;

    • Data inc. / Data sf. — perioada dorita.

  3. Apasati Start.

Raportul este organizat pe fiecare POS si casier si afiseaza: numarul de bonuri fiscale emise pe intervale de TVA, valoarea vanzarilor (neta, TVA, total brut), incasarile pe tip (Cash, Card, BV), alimentarile cu numerar, depunerile si suma ramasa in sertar.

Notă

Raportul afisat se verifica cu raportul Z listat pe casa de marcat.