Administrare Reges Online

Aceasta pagina descrie pasii necesari pentru conectarea si utilizarea platformei REGES-ONLINE din aplicatia Emsys. Sunt prezentate configurarea initiala, obtinerea credentialelor, transmiterea datelor despre salariati si contracte, precum si monitorizarea transmisiunilor.

Functionalitatea permite automatizarea raportarilor catre Inspectia Muncii, in conformitate cu legislatia in vigoare.

Acces la platforma Reges Online

Pentru a permite transmiterea datelor catre platforma REGES-ONLINE, este necesar ca angajatorul sa solicite in prealabil acces in aplicatia nationala REGES-ONLINE, conform prevederilor Ordinului nr. 1107/2025 si HG 295/2025.

Pasii principali:

1. Creati contul de utilizator in REGES-ONLINE (doar daca nu utilizati ROeID)

2. Autentificati-va in REGES-ONLINE utilizand ROeID sau certificat digital calificat.

3. Navigati in meniul aplicatiei la: Registru pentru angajatori -> Registre -> Cerere acces.

4. Completati formularul de cerere cu urmatoarele informatii:

  • Selectati calitatea solicitantului: Reprezentant legal sau Imputernicit;

  • Alegeti tipul de identificare: CUI/CIF;

  • Introduceti numarul de identificare: codul fiscal al firmei;

  • Bifati declaratia pe proprie raspundere.

5. Trimiteti cererea si asteptati aprobarea:

  • Daca firma este inregistrata la ONRC, sistemul va aproba automat accesul;

  • Daca firma nu este regasita in baza ONRC, completati manual datele firmei si incarcati documentele justificative necesare.

6. Dupa obtinerea aprobarii, puteti delega accesul catre prestatori sau angajati, daca este cazul.

Important

Accesul in REGES-ONLINE este obligatoriu pentru a putea utiliza functionalitatea de transmitere Revisal din aplicatia Emsys.

Vezi și

Pentru instructiuni detaliate privind crearea contului si solicitarea accesului, consultati:

Obtinere Chei de conectare

Pentru obtinerea cheilor de conectare, accesati: Reges Online -> Setari -> Utile.

Informatii necesare API:

  • ID utilizator: identificator unic al persoanei autentificate;

  • ID angajator: identificator unic asociat firmei pentru care se face transmiterea.

Acces sistem extern:

Accesati sectiunea Acces sistem extern, apoi apasati butonul Genereaza credentiale. Sistemul va afisa urmatoarele informatii necesare conectarii:

  • Username;

  • Parola;

  • Cod secret.

Vezi și

Pentru instructiuni video privind generarea credentialelor de acces, consultati:

Configurari Stari

Aceasta pagina are un rol exclusiv informativ si prezinta lista starilor contractuale reglementate de platforma REGES-ONLINE, conform legislatiei in vigoare.

Fiecare inregistrare defineste o stare contractuala posibila si asocierea ei cu codurile utilizate in aplicatie si in REGES, precum si indicatii privind comportamentul acesteia in raport cu finalizarea contractului.

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Configurari Stari

2. In lista afisata sunt disponibile urmatoarele campuri:

  • Cod - identificatorul unic al inregistrarii in aplicatie;

  • Denumire - descrierea starii conform legislatiei;

  • Cod REGES - codul asociat starii in sistemul REGES;

  • Stare Contract - clasificarea starii (Activ, Suspendat, Plecat, Detasat);

  • Data Sfarsit Obligatorie - indica daca este necesara completarea unei date de sfarsit a contractului la selectarea acestei stari.

Important

Inregistrarile din aceasta sectiune nu pot fi modificate de catre utilizator. Lista este predefinita si actualizata in conformitate cu schimbarile legislative.

Export salariati si contracte

Dupa obtinerea accesului in platforma REGES-ONLINE, urmatorul pas este accesarea sectiunii de export pentru obtinerea informatiilor despre salariati si contracte.

1. Accesati: Reges Online -> Setari -> Utile.

2. In sectiunea Export entitate din baza de date selectati formatul raportului (JSON, PDF, Excel sau CSV).

3. Apasati butonul Export salariati, pentru generarea datelor aferente salariatilor.

4. Apasati butonul Export contracte, pentru generarea datelor aferente contractelor.

Notă

Acest pas este necesar pentru pregatirea fisierelor de integrare si asigurarea compatibilitatii datelor.

Atenționare

La exportul salariatilor si al contractelor sunt generate automat urmatoarele evenimente tehnice:

  • ExportSalariati

  • ExportContracte

Incarcare Referinte Salariati/Contracte

Pentru alinierea si sincronizarea corecta a datelor din aplicatie cu cele existente in platforma REGES-ONLINE, este necesara incarcarea fisierelor exportate din aceasta platforma, aferente salariatilor si contractelor.

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

2. Completati urmatoarele campuri:

  • Cod Fiscal - selectati angajatorul pentru care se realizeaza importul; vor fi afisate CUI-ul si denumirea societatii;

  • Mod Incarcare - alegeti intre:

    • Nu permite incarcarea fisierelor duplicate (optiune implicita);

    • Incarcarea fisierelor duplicate este permisa - utilizati doar in situatii justificate.

  • Fisier - selectati fisierul de import de pe statia de lucru. Acesta trebuie sa fie generat prin export din platforma oficiala REGES-ONLINE.

3. Apasati Upload pentru transmiterea fisierului in sistem.

4. Dupa procesare, rezultatul incarcarii va putea fi consultat in lista din zona Importuri REGES, coloana Rezultat Incarcare.

Important

La prima utilizare a functionalitatii, este obligatorie incarcarea fisierelor initiale de salariati si contracte pentru a evita dublarea contractelor sau alinierea incorecta a datelor.

Date de Acces

Sincronizarea dintre aplicatia Emsys si platforma REGES-ONLINE se realizeaza prin functionalitatea Date de acces.

Aceasta functionalitate permite conectarea securizata dintre cele doua sisteme, utilizand credentialele generate in contul RegesOnline

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari.

2. Expandati zona Configurari REGES si apelati Date Acces.

3. Completati campurile:

  • Cod Fiscal - alegeti codul fiscal al societatii pentru care doriti asocierea cu Reges Online;

  • Client secret;

  • Username;

  • Password.

Atenționare

Username, Parola si Client secret sunt credentialele obtinute din aplicatia RegesOnline la pasul anterior.

4. Apasati butonul Testeaza pentru a verifica credentialele, alaturi de conexiunea dintre aplicatia Emsys si RegesOnline.

5. Apasati butonul Salveaza dupa ce v-ati asigurat ca datele introduse sunt corecte.

Functionalitati suplimentare:

  1. Quick View - permite vizualizarea credentialelor salvate in sistem pentru codul fiscal selectat.

  2. Sterge Configuratie existenta - permite stergerea configurarilor salvate in sistem.

  3. Testeaza Configuratie existenta - permite testarea credentialelor salvate in sistem.

  4. Testeaza toate - prin apasarea acestui buton este generat automat un raport ce prezinta codurile fiscale existente in aplicatie si statusul conexiunii acestora in raport cu aplicatia RegesOnline:

  • Daca este asociata culoarea rosie codului fiscal - nu sunt realizate configurarile;

  • Daca este asociata culoarea galbena - credentialele introduse nu sunt corecte;

  • Daca este asociata culoarea verde - credentialele sunt corecte.

Importuri REGES

Aceasta sectiune permite vizualizarea fisierelor incarcate pentru transmiterea informatiilor privind salariatii si contractele acestora preluate din platforma REGES-ONLINE. Sunt afisate atat detalii despre continutul fisierului, cat si rezultatul incarcarii.

Astfel, Importuri REGES, permite monitorizarea si verificarea fisierelor incarcate in sistem pentru a asigura conformitatea cu cerintele platformei REGES-ONLINE.

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Importuri REGES.

2. In lista afisata, sunt disponibile urmatoarele informatii pentru fiecare fisier incarcat:

  • Utilizator - persoana care a realizat incarcarea fisierului;

  • Data Actualizare - momentul incarcarii fisierului in sistem;

  • Fisier Incarcat - permite descarcarea fisierului importat in sistem;

  • Rezultat Incarcare - statusul importului.

3. In coloana Rezultat Incarcare este disponibil un fisier HTML care detaliaza fiecare eroare, avertizare sau informare identificate in cadrul procesului.

Interpretarea rezultatului incarcat

Fisierul generat contine un tabel cu urmatoarele coloane:

  • UUID Contract - identificatorul unic al contractului;

  • CNP - codul numeric personal al salariatului;

  • Mesaj - descriere relevanta;

  • Tip - clasificarea mesajului: Informare, Avertizare, Eroare.

Utilizatorul are posibilitatea de a filtra rapid tipurile de mesaje prin bifarea optiunilor:

  • Ascunde mesajele de tip Informare

  • Ascunde mesajele de tip Avertizare

Important

Mesajele de tip Eroare trebuie corectate pentru a permite transmiterea fisierului. Mesajele de tip Avertizare nu blocheaza incarcarea, dar este recomandata revizuirea lor.

Salariati Incarcati

Aceasta sectiune permite vizualizarea si gestionarea salariatilor importati din platforma REGES-ONLINE, in urma incarcarii fisierelor de tip salariati. Se pot efectua verificari privind corectitudinea informatiilor preluate si, daca este cazul, se pot realiza ajustari punctuale.

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Salariati Incarcati.

2. In tabelul afisat sunt disponibile urmatoarele informatii pentru fiecare salariat importat:

  • Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului asociat;

  • Nume Salariat - numele complet al salariatului (conform fisierului importat);

  • Marca - marca (identificatorul intern) al salariatului;

  • CNP - codul numeric personal;

  • Person UUID - identificatorul unic al persoanei;

  • Data Actualizare - data la care a fost realizata ultima incarcare;

  • Utilizator - persoana care a efectuat importul.

3. In coloana Actiuni sunt disponibile doua optiuni pentru fiecare rand:

  • Modificare - permite corectarea valorii din campul Person UUID, in cazul in care acesta a fost asociat eronat;

  • Stergere - elimina inregistrarea din lista.

  • Istoric Modificari - deschide o fereastra de vizualizare care afiseaza modificarile efectuate asupra inregistrarii, cu urmatoarele informatii:

    • Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului;

    • Person UUID - identificatorul unic al salariatului (inainte de modificare);

    • Operatie REGES - tipul de operatie inregistrata;

    • Data Actualizare - data ultimei modificari efectuate;

    • Utilizator - persoana care a realizat modificarea.

Notă

Modificarile efectuate in aceasta sectiune au impact direct asupra legaturii dintre salariatul din sistem si inregistrarea din fisierul importat. Se recomanda atentie sporita in procesul de corectare a valorii UUID.

Contracte Incarcate

Aceasta sectiune afiseaza contractele importate din fisierele REGES-ONLINE si asociate salariatilor din sistem. Se permite verificarea si gestionarea fiecarui contract importat inainte de transmiterea efectiva catre registrul electronic.

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Contracte Incarcate.

2. In lista afisata sunt prezentate urmatoarele informatii pentru fiecare contract importat:

  • Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului asociat;

  • Nume Salariat - numele complet al salariatului caruia ii apartine contractul;

  • Marca - identificatorul intern al salariatului;

  • CNP - codul numeric personal;

  • Contract UUID - identificatorul unic al contractului;

  • Nr. Contract - numarul contractual preluat din fisier;

  • Data Contract - data de incepere a contractului;

  • Data Actualizare - data la care contractul a fost incarcat in sistem;

  • Utilizator - persoana care a realizat importul.

3. Coloana Actiuni permite urmatoarele operatiuni:

  • Modificare - ajustarea valorii din campul Contract UUID, in cazul in care aceasta a fost asociata incorect;

  • Stergere - eliminarea contractului din lista, inainte de transmiterea acestuia catre platforma REGES-ONLINE;

  • Istoric Modificari - deschide o fereastra de vizualizare care afiseaza modificarile efectuate asupra inregistrarii, cu urmatoarele informatii:

    • Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului;

    • Person UUID - identificatorul unic al salariatului (inainte de modificare);

    • Operatie REGES - tipul de operatie inregistrata;

    • Data Actualizare - data ultimei modificari efectuate;

    • Utilizator - persoana care a realizat modificarea.

Notă

Este recomandata validarea atenta a datelor din aceasta sectiune, pentru a evita inconsistente intre datele din sistem si cele transmise catre registrul electronic.