Administrare Reges Online
Aceasta pagina descrie pasii necesari pentru conectarea si utilizarea platformei REGES-ONLINE din aplicatia Emsys. Sunt prezentate configurarea initiala, obtinerea credentialelor, transmiterea datelor despre salariati si contracte, precum si monitorizarea transmisiunilor.
Functionalitatea permite automatizarea raportarilor catre Inspectia Muncii, in conformitate cu legislatia in vigoare.
Acces la platforma Reges Online
Pentru a permite transmiterea datelor catre platforma REGES-ONLINE, este necesar ca angajatorul sa solicite in prealabil acces in aplicatia nationala REGES-ONLINE, conform prevederilor Ordinului nr. 1107/2025 si HG 295/2025.
Pasii principali:
1. Creati contul de utilizator in REGES-ONLINE (doar daca nu utilizati ROeID)
2. Autentificati-va in REGES-ONLINE utilizand ROeID sau certificat digital calificat.
3. Navigati in meniul aplicatiei la: Registru pentru angajatori -> Registre -> Cerere acces.
4. Completati formularul de cerere cu urmatoarele informatii:
Selectati calitatea solicitantului: Reprezentant legal sau Imputernicit;
Alegeti tipul de identificare: CUI/CIF;
Introduceti numarul de identificare: codul fiscal al firmei;
Bifati declaratia pe proprie raspundere.
5. Trimiteti cererea si asteptati aprobarea:
Daca firma este inregistrata la ONRC, sistemul va aproba automat accesul;
Daca firma nu este regasita in baza ONRC, completati manual datele firmei si incarcati documentele justificative necesare.
6. Dupa obtinerea aprobarii, puteti delega accesul catre prestatori sau angajati, daca este cazul.
Important
Accesul in REGES-ONLINE este obligatoriu pentru a putea utiliza functionalitatea de transmitere Revisal din aplicatia Emsys.
Vezi și
Pentru instructiuni detaliate privind crearea contului si solicitarea accesului, consultati:
Obtinere Chei de conectare
Pentru obtinerea cheilor de conectare, accesati: Reges Online -> Setari -> Utile.
Informatii necesare API:
ID utilizator: identificator unic al persoanei autentificate;
ID angajator: identificator unic asociat firmei pentru care se face transmiterea.
Acces sistem extern:
Accesati sectiunea Acces sistem extern, apoi apasati butonul Genereaza credentiale. Sistemul va afisa urmatoarele informatii necesare conectarii:
Username;
Parola;
Cod secret.
Vezi și
Pentru instructiuni video privind generarea credentialelor de acces, consultati:
Configurari Stari
Aceasta pagina are un rol exclusiv informativ si prezinta lista starilor contractuale reglementate de platforma REGES-ONLINE, conform legislatiei in vigoare.
Fiecare inregistrare defineste o stare contractuala posibila si asocierea ei cu codurile utilizate in aplicatie si in REGES, precum si indicatii privind comportamentul acesteia in raport cu finalizarea contractului.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Configurari Stari
2. In lista afisata sunt disponibile urmatoarele campuri:
Cod - identificatorul unic al inregistrarii in aplicatie;
Denumire - descrierea starii conform legislatiei;
Cod REGES - codul asociat starii in sistemul REGES;
Stare Contract - clasificarea starii (Activ, Suspendat, Plecat, Detasat);
Data Sfarsit Obligatorie - indica daca este necesara completarea unei date de sfarsit a contractului la selectarea acestei stari.
Important
Inregistrarile din aceasta sectiune nu pot fi modificate de catre utilizator. Lista este predefinita si actualizata in conformitate cu schimbarile legislative accesand butonul Actualizare Informatii.
Actualizare si sincronizare stari
Ori de cate ori Inspectia Muncii introduce o stare noua in platforma REGES-ONLINE, este necesara actualizarea informatiilor din aplicatia EMSYS pentru a permite transmiterea corecta a datelor. Procesul de actualizare si sincronizare se desfasoara in doi pasi: Actualizare Informatii si Sincronizare.
1. In pagina Configurari Stari, apasati butonul Actualizare Informatii. Sistemul verifica in REGES-ONLINE daca exista stari noi care nu sunt inca disponibile in aplicatie.
2. Daca exista stari noi, se deschide o fereastra care afiseaza lista codurilor si denumirilor oficiale primite de la REGES. Fereastra contine pentru fiecare stare un buton Adauga ( ), care permite adaugarea manuala a starilor relevante pentru societate. Este posibil sa nu fie necesara adaugarea tuturor starilor disponibile, ci doar a celor utilizate efectiv in companie.
3. Dupa apasarea butonului Adauga ( ), se afiseaza un formular cu urmatoarele campuri:
Cod: Completat automat cu codul oficial preluat din REGES.
Denumire: Completat automat cu denumirea oficiala a starii.
Stare: Selectati din lista tipul general de stare asociat codului, dintre optiunile: Activ, Detasat, Mutare, Plecat, Suspendat.
Substare contract - Camp disponibil doar pentru anumite stari:
Pentru Mutare: optiunea Plecat.
Pentru Suspendat: optiunile Suspendat sau Creste Copil.
Data Sfarsit Obligatorie: Bifati DA daca selectarea acestei stari presupune obligatoriu completarea unei date de sfarsit. Implicit, valoarea este NU.
4. Dupa completarea campurilor, apasati butonul Salveaza.
Starea este adaugata si va deveni disponibila pentru selectare in procesele REGES.
Notă
Daca nu exista stari noi disponibile, sistemul va afisa mesajul: Informatiile sunt actualizate.
5. Dupa finalizarea procesului apasati butonul Sincronizare, pentru a se realiza actualizarea la nivelul aplicatiei.
Notă
Este recomandat ca operatiunea de sincronizare sa fie realizata imediat dupa adaugarea sau actualizarea starilor.
Date de Acces
Sincronizarea dintre aplicatia Emsys si platforma REGES-ONLINE se realizeaza prin functionalitatea Date de acces.
Aceasta functionalitate permite conectarea securizata dintre cele doua sisteme, utilizand credentialele generate in contul RegesOnline
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari.
2. Expandati zona Configurari REGES si apelati Date Acces.
3. Completati campurile:
Cod Fiscal - alegeti codul fiscal al societatii pentru care doriti asocierea cu Reges Online;
Username;
Password.
Atenționare
Username si Parola sunt credentialele obtinute din aplicatia Reges Online la pasul anterior.
4. Apasati butonul Testeaza pentru a verifica credentialele, alaturi de conexiunea dintre aplicatia Emsys si RegesOnline.
5. Apasati butonul Salveaza dupa ce v-ati asigurat ca datele introduse sunt corecte.
Functionalitati suplimentare:
Quick View - permite vizualizarea credentialelor salvate in sistem pentru codul fiscal selectat.
Sterge Configuratie existenta - permite stergerea configurarilor salvate in sistem.
Testeaza Configuratie existenta - permite testarea credentialelor salvate in sistem.
Testeaza toate - prin apasarea acestui buton este generat automat un raport ce prezinta codurile fiscale existente in aplicatie si statusul conexiunii acestora in raport cu aplicatia RegesOnline:
Daca este asociata culoarea rosie codului fiscal - nu sunt realizate configurarile;
Daca este asociata culoarea galbena - credentialele introduse nu sunt corecte;
Daca este asociata culoarea verde - credentialele sunt corecte.
Istoric Modificari - deschide o fereastra dedicata care afiseaza detaliile modificarilor efectuate asupra configurarilor de acces. Aceasta contine urmatoarele campuri:
Utilizator - utilizatorul care a realizat modificarea;
Actiune - tipul actiunii efectuate (Adaugare sau Stergere);
Data Actualizare - data si ora la care s-a realizat modificarea.
Important
Tutorialul video pentru completarea cheilor de acces este disponibil aici: Chei de acces - Video tutorial
Import Datelor Obligatorii pentru Transmiterea in REGES
Aplicatia EMSYS permite generarea unui fisier tip TEMPLATE, utilizat pentru importul modificarilor de contract in platforma REGES-ONLINE.
Pentru completarea corecta a acestui fisier, este necesara pregatirea prealabila a unor campuri obligatorii, atat in configurarea initiala a aplicatiei, cat si in datele individuale ale persoanelor sau contractelor.
Aceasta sectiune include un tabel detaliat cu toate informatiile care trebuie verificate sau completate inainte de generarea si incarcarea fisierului de import in REGES-ONLINE.
Pentru sprijin in validarea datelor, aplicatia pune la dispozitie un raport configurabil urmand calea Human Resources & Payroll -> Rapoarte Configurabile -> Administrare Personal -> REGES, care preia atat campurile standard din sablonul oficial impus de platforma REGES-ONLINE, cat si informatii suplimentare relevante. Raportul poate fi folosit pentru verificari inainte de export, identificarea campurilor lipsa si validarea coerentei intre datele completate si structura ceruta.
Export salariati si contracte
Dupa obtinerea accesului in platforma REGES-ONLINE, urmatorul pas este accesarea sectiunii de export pentru obtinerea informatiilor despre salariati si contracte.
1. Accesati: Reges Online -> Setari -> Utile.
2. In sectiunea Export entitate din baza de date selectati formatul raportului (JSON, PDF, Excel sau CSV).
3. Apasati butonul Export salariati, pentru generarea datelor aferente salariatilor.
4. Apasati butonul Export contracte, pentru generarea datelor aferente contractelor.
Notă
Acest pas este necesar pentru pregatirea fisierelor de integrare si asigurarea compatibilitatii datelor.
Atenționare
La exportul salariatilor si al contractelor sunt generate automat urmatoarele evenimente tehnice:
ExportSalariati
ExportContracte
Incarcare Referinte Salariati/Contracte
Pentru alinierea si sincronizarea corecta a datelor din aplicatie cu cele existente in platforma REGES-ONLINE, este necesara incarcarea fisierelor exportate din aceasta platforma, aferente salariatilor si contractelor.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.
2. Completati urmatoarele campuri:
Cod Fiscal - selectati angajatorul pentru care se realizeaza importul; vor fi afisate CUI-ul si denumirea societatii;
Mod Incarcare - alegeti intre:
Nu permite incarcarea fisierelor duplicate (optiune implicita);
Incarcarea fisierelor duplicate este permisa - utilizati doar in situatii justificate.
Fisier - selectati fisierul de import de pe statia de lucru. Acesta trebuie sa fie generat prin export din platforma oficiala REGES-ONLINE.
3. Apasati Upload pentru transmiterea fisierului in sistem.
4. Dupa procesare, rezultatul incarcarii va putea fi consultat in lista din zona Rezultate Incarcare Referinte, coloana Rezultat Incarcare.
Important
La prima utilizare a functionalitatii, este obligatorie incarcarea fisierelor initiale de salariati si contracte pentru a evita dublarea contractelor sau alinierea incorecta a datelor.
Important
Tutorialul video pentru incarcarea referintelor contractelor este disponibil aici: Incarcare Contracte - Video tutorial
Rezultate Incarcare Referinte
Aceasta sectiune permite vizualizarea fisierelor incarcate pentru transmiterea informatiilor privind salariatii si contractele acestora preluate din platforma REGES-ONLINE. Sunt afisate atat detalii despre continutul fisierului, cat si rezultatul incarcarii.
Astfel, Rezultate Incarcare Referinte, permite monitorizarea si verificarea fisierelor incarcate in sistem pentru a asigura conformitatea cu cerintele platformei REGES-ONLINE.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Rezultate Incarcare Referinte.
2. In lista afisata, sunt disponibile urmatoarele informatii pentru fiecare fisier incarcat:
Utilizator - persoana care a realizat incarcarea fisierului;
Data Actualizare - momentul incarcarii fisierului in sistem;
Fisier Incarcat - permite descarcarea fisierului importat in sistem;
Rezultat Incarcare - statusul importului.
3. In coloana Rezultat Incarcare este disponibil un fisier HTML care detaliaza fiecare eroare, avertizare sau informare identificate in cadrul procesului.
Interpretarea rezultatului incarcat
Fisierul generat contine un tabel cu urmatoarele coloane:
UUID Contract - identificatorul unic al contractului;
CNP - codul numeric personal al salariatului;
Mesaj - descriere relevanta;
Tip - clasificarea mesajului: Informare, Avertizare, Eroare.
Utilizatorul are posibilitatea de a filtra rapid tipurile de mesaje prin bifarea optiunilor:
Ascunde mesajele de tip Informare
Ascunde mesajele de tip Avertizare
Important
Mesajele de tip Eroare trebuie corectate pentru a permite transmiterea fisierului. Mesajele de tip Avertizare nu blocheaza incarcarea, dar este recomandata revizuirea lor.
Asociere Salariati EMSYS - REGES
Aceasta sectiune permite vizualizarea si gestionarea salariatilor importati din platforma REGES-ONLINE, in urma incarcarii fisierelor de tip salariati. Se pot efectua verificari privind corectitudinea informatiilor preluate si, daca este cazul, se pot realiza ajustari punctuale.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Asociere Salariati EMSYS - REGES.
2. In tabelul afisat sunt disponibile urmatoarele informatii pentru fiecare salariat importat:
Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului asociat;
Nume Salariat - numele complet al salariatului (conform fisierului importat);
Marca - marca (identificatorul intern) al salariatului;
CNP - codul numeric personal;
Person UUID - identificatorul unic al persoanei;
Data Actualizare - data la care a fost realizata ultima incarcare;
Utilizator - persoana care a efectuat importul.
3. In coloana Actiuni sunt disponibile doua optiuni pentru fiecare rand:
Modificare - permite corectarea valorii din campul Person UUID, in cazul in care acesta a fost asociat eronat;
Stergere - elimina inregistrarea din lista.
Istoric Modificari - deschide o fereastra de vizualizare care afiseaza modificarile efectuate asupra inregistrarii, cu urmatoarele informatii:
Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului;
Person UUID - identificatorul unic al salariatului (inainte de modificare);
Operatie REGES - tipul de operatie inregistrata;
Data Actualizare - data ultimei modificari efectuate;
Utilizator - persoana care a realizat modificarea.
Notă
Modificarile efectuate in aceasta sectiune au impact direct asupra legaturii dintre salariatul din sistem si inregistrarea din fisierul importat. Se recomanda atentie sporita in procesul de corectare a valorii UUID.
Asociere Contracte EMSYS - REGES
Aceasta sectiune afiseaza contractele importate din fisierele REGES-ONLINE si asociate salariatilor din sistem. Se permite verificarea si gestionarea fiecarui contract importat inainte de transmiterea efectiva catre registrul electronic.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Asociere Contracte EMSYS - REGES.
2. In lista afisata sunt prezentate urmatoarele informatii pentru fiecare contract importat:
Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului asociat;
Nume Salariat - numele complet al salariatului caruia ii apartine contractul;
Marca - identificatorul intern al salariatului;
CNP - codul numeric personal;
Contract UUID - identificatorul unic al contractului;
Nr. Contract - numarul contractual preluat din fisier;
Data Contract - data de incepere a contractului;
Data Actualizare - data la care contractul a fost incarcat in sistem;
Utilizator - persoana care a realizat importul.
3. Coloana Actiuni permite urmatoarele operatiuni:
Modificare - ajustarea valorii din campul Contract UUID, in cazul in care aceasta a fost asociata incorect;
Stergere - eliminarea contractului din lista, inainte de transmiterea acestuia catre platforma REGES-ONLINE;
Istoric Modificari - deschide o fereastra de vizualizare care afiseaza modificarile efectuate asupra inregistrarii, cu urmatoarele informatii:
Cod Fiscal - codul fiscal al angajatorului;
Person UUID - identificatorul unic al salariatului (inainte de modificare);
Operatie REGES - tipul de operatie inregistrata;
Data Actualizare - data ultimei modificari efectuate;
Utilizator - persoana care a realizat modificarea.
4. Pentru fiecare contract este afisat un marcar vizual care indica statusul transmiterii elementelor suplimentare catre platforma REGES-ONLINE:
Rosu - elemente suplimentare ale contractul nu au fost inca transmise;
Verde - elementele suplimentare aferente contractului au fost transmise cu succes si sunt sincronizate in platforma REGES-ONLINE.
Acest marcar se actualizeaza automat dupa fiecare transmitere efectuata din sectiunea Transfer Elemente Suplimentare Contracte, oferind utilizatorului o imagine rapida asupra starii sincronizarii fiecarui contract.
Notă
Este recomandata validarea atenta a datelor din aceasta sectiune, pentru a evita inconsistente intre datele din sistem si cele transmise catre registrul electronic.
Asociere Sporuri EMSYS - REGES
Aceasta sectiune permite asocierea sporurilor definite in aplicatia EMSYS cu sporurile oficiale utilizate in platforma REGES-ONLINE. Functionalitatea este esentiala pentru transmiterea corecta a informatiilor privind sporurile in cadrul registrului electronic.
Prin asocierea corecta a sporurilor, se asigura corespondenta intre tipurile de spor utilizate intern si codificarea standard impusa de sistemul REGES-ONLINE.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Asociere Sporuri EMSYS - REGES.
2. Selectati codul fiscal pentru care doriti sa vizualizati si sa gestionati lista de sporuri definite. Dupa selectare, interfata va afisa toate sporurile configurate pentru angajatorul ales, insotite de urmatoarele informatii:
Spor EMSYS - codul intern al sporului definit in EMSYS;
Denumire - denumirea sporului conform configurarilor aplicatiei;
Inclus - indica daca sporul este inclus in salariul de baza (Da / Nu);
Tip Spor - clasificarea sporului conform tipologiei interne (Standard / Angajator).
Standard - spor general;
Angajator - spor specific fiecaruri angajator in functie de specificul activitatii.
Pentru adaugare apasati butonul Modificare, selectati optiunea dorita Standard/Angajator:
La selectia Tip Spor = Standard este necesara selectarea Sporului REGES din lista derulanta.
La selectia Tip Spor = Angajator apare butonul Adaugare ( ) unde este necesara scrierea denumirii pe care doriti sa o utilizati. Sistemul va trimite automat denumirea sporului catre platforma REGES-ONLINE, creand o inregistrare noua in sectiunea Sporuri specifice. Daca denumirea sporului a fost deja transmisa anterior, aceasta va putea fi selectata din lista existenta.
Spor REGES - tipul de spor corespunzator din nomenclatorul REGES-ONLINE;
Actiuni - zona in care pot fi efectuate asocieri sau modificari. Sunt disponibile urmatoarele optiuni:
Modificare - permite actualizarea asocierii dintre sporul definit in EMSYS si tipul de spor din REGES-ONLINE. In functie de tipul de spor (Standard / Angajator), selectati asocierea corespunzatoare conform instructiunilor de la campul Tip Spor.
Stergere - elimina asocierea existenta dintre sporul EMSYS si sporul REGES. Sporul ramane definit in aplicatie, insa nu mai este asociat pentru transmiterea catre REGES-ONLINE.
Istoric Modificari - permite vizualizarea tuturor actiunilor efectuate asupra asocierii, inclusiv modificarile salvate anterior. Se afiseaza un tabel cu urmatoarele informatii:
Spor EMSYS - codul intern si denumirea sporului definit in EMSYS;
Inclus - indica daca sporul este inclus in salariul de baza;
Tip Spor - tipul de clasificare utilizat (Standard / Angajator);
Spor REGES - denumirea sporului REGES asociat;
Operatie REGES - operatia efectuata in cadrul integrarii cu REGES (ex: editare, stergere);
Data Actualizare - momentul ultimei modificari salvate;
Utilizator - persoana care a efectuat modificarea.
Info ( )- devine disponibil dupa realizarea unei asocieri. Prin accesarea acestui buton, se afiseaza UUID -ul REGES asociat sporului. Acest identificator unic confirma ca sporul a fost inregistrat cu succes in platforma REGES-ONLINE si poate fi utilizat in raportari.
3. Selectati optiunea Toate si apelati butonul Asociere Automata () regasit in zona inferioara a ecranului.
Important
Prin utilizarea optiunii Asociere Automata, sistemul efectueaza asocierea sporurilor de tip Standard la nivelul tuturor codurilor fiscale existente in aplicatie, nu doar pentru codul fiscal selectat.
4. Verificati raportul generat dupa rularea actiunii Asociere Automata, care afiseaza rezultatul procesului pentru fiecare spor in parte. Tabelul include urmatoarele coloane:
Spor EMSYS - codul intern si denumirea sporului din aplicatie;
Spor REGES - denumirea standard a sporului REGES, daca a fost asociata;
Mesaj - descrierea rezultatului;
Tip - tipul mesajului: Informare sau Avertizare.
Tipuri de rezultate afisate in raport:
Sporul a fost asociat cu referinta REGES - indica o asociere corecta si completa intre sporul din EMSYS si nomenclatorul REGES (Tip: Informare).
Sporul este deja asociat - sporul respectiv fusese asociat anterior si nu necesita alta actiune (Tip: Informare).
Nu s-a putut asocia sporul cu o referinta REGES - asocierea automata nu a reusit si este necesara selectia manuala (Tip: Avertizare).
Utilizati optiunile afisate deasupra tabelului pentru a filtra mesajele:
Ascunde mesajele de tip Informare
Ascunde mesajele de tip Avertizare
Notă
Sporurile semnalate cu Avertizare necesita completarea manuala a campului Spor REGES, doar pentru sporurile ce se raporteaza in platforma REGES-ONLINE.
5. Utilizati filtrele disponibile pentru a restrange lista afisata, in functie de urmatoarele criterii:
Doar din anul curent - afiseaza doar sporurile active in anul curent;
Toate - afiseaza toate sporurile definite;
Asociate - afiseaza doar sporurile deja asociate cu un cod REGES;
Neasociate - afiseaza doar sporurile fara asociere cu un cod REGES.
Important
Toate sporurile ce trebuie transmise catre platforma REGES-ONLINE trebuie mai intai asociate cu un cod corespunzator din nomenclatorul REGES sau definite ca sporuri de tip Angajator.
Notă
Asocierea este unica pentru fiecare spor si cod fiscal. Se recomanda verificarea atenta a tipurilor de spor inainte de finalizarea asocierii.
Sporuri Angajator
Aceasta subsectiune permite vizualizarea, modificarea si stergerea sporurilor de tip Angajator care au fost deja transmise catre platforma REGES-ONLINE.
Sporurile Angajator sunt sporuri definite la nivelul fiecarui angajator, utilizate pentru situatiile in care nu exista o corespondenta directa cu nomenclatorul standard REGES. Acestea pot fi transmise ca inregistrari proprii, fiind gestionate in platforma REGES in sectiunea Sporuri specifice.
Important
Asocierea sporurilor de tip Angajator se realizeaza individual pentru fiecare cod fiscal in parte, chiar daca denumirea sporului este identica.
In cazul in care acelasi spor Angajator este utilizat la mai multe coduri fiscale diferite, acesta trebuie definit si asociat separat pentru fiecare dintre acestea.
Adaugare
Adaugarea unui spor Angajator se realizeaza in momentul selectiei optiunii Tip Spor = Angajator, in cadrul interfetei Asociere Sporuri EMSYS - REGES.
Dupa alegerea acestui tip, devine disponibil butonul Adaugare ( ).
Se va deschide o fereastra in care introduceti denumirea dorita pentru sporul Angajator.
Sistemul va transmite automat aceasta denumire catre platforma REGES-ONLINE, care va genera un UUID asociat si va inregistra noul spor in zona Sporuri specifice a angajatorului.
Daca denumirea respectiva a mai fost transmisa anterior, aceasta va putea fi selectata direct din lista existenta.
Modificare
Modificarea denumirii unui spor Angajator deja transmis se realizeaza din fereastra dedicata Sporuri Angajator.
1. In partea superioara a interfetei Asociere Sporuri EMSYS - REGES, apasati butonul Sporuri Angajator.
2. Se va deschide o fereastra care afiseaza lista sporurilor Angajator inregistrate, cu urmatoarele coloane:
Nume Spor - denumirea actuala a sporului;
UUID - identificatorul unic generat in REGES-ONLINE;
Actiuni - include butonul Modificare.
3. Apasati butonul Modificare corespunzator sporului dorit.
4. Introduceti noua denumire si salvati modificarile. Sistemul va sincroniza automat informatia cu platforma REGES-ONLINE, actualizand inregistrarea existenta.
Important
Modificarea se reflecta imediat in platforma REGES-ONLINE, in sectiunea Sporuri specifice, fiind necesara o atentie sporita asupra denumirii introduse.
Stergere
Stergerea unui spor Angajator este posibila din aceeasi fereastra Sporuri Angajator.
1. Apasati butonul Sporuri Angajator din interfata Asociere Sporuri EMSYS - REGES.
2. Identificati sporul dorit in lista afisata.
3. Apasati butonul Stergere din coloana Actiuni.
4. Confirmati actiunea pentru a elimina definitiv sporul din sistemul REGES-ONLINE.
Atenționare
Stergerea unui spor Angajator este ireversibila si trebuie efectuata numai daca sporul nu mai este utilizat in raportarile catre REGES. Dupa stergere, sporul nu va mai putea fi utilizat pentru asociere sau transmitere.
Important
Orice modificare sau stergere efectuata asupra sporurilor Angajator este salvata automat in platforma REGES-ONLINE si devine imediat vizibila in sectiunea Setari -> Angajator -> Sporuri specifice.
Important
Tutorialul video pentru asocierea sporurilor este disponibil aici: Asociere Sporuri - Video tutorial
Nomenclatoare
Pentru transmiterea corecta a informatiilor catre platforma REGES-ONLINE, aplicatia EMSYS utilizeaza o serie de nomenclatoare care trebuie sa corespunda valorilor oficiale publicate de Inspectia Muncii.
In functie de modul de gestionare, nomenclatoarele sunt impartite in doua categorii:
Configurabile - valorile definite in EMSYS trebuie asociate cu valorile oficiale din REGES;
Preluare automata - codificarea necesara este completata automat la momentul definirii inregistrarii, nefiind necesara asocierea manuala.
Configurabile
Aceasta sectiune descrie interfata comuna pentru asocierea valorilor definite in EMSYS cu cele recunoscute de Inspectia Muncii, pentru urmatoarele categorii de date:
Tip Contracte
Forma Organizare
Forma Juridica
Nivel Studii
Tip Autorizatie
Tip Tura
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Nomenclatoare
2. Selectati din lista nomenclatorul dorit.
3. Interfata este structurata pe urmatoarele coloane:
Cod EMSYS - codul unic al inregistrarii definite in EMSYS;
Denumire EMSYS - descrierea interna a valorii (ex: tip contract, nivel studii etc.);
Cod REGES - denumirea oficiala/reglementata, preluata din nomenclatorul REGES-ONLINE;
Actiuni - zona de gestionare a asocierilor. In coloana Actiuni sunt disponibile urmatoarele optiuni:
Modificare - permite selectarea valorii REGES corespunzatoare dintr-o lista derulanta.
Stergere - elimina asocierea existenta intre inregistrarea EMSYS si cea REGES.
Istoric Modificari - afiseaza toate actiunile efectuate asupra inregistrarii:
Cod si Denumire EMSYS
Cod si Denumire REGES asociata
Operatie REGES (creare, modificare, stergere)
Data Actualizare
Utilizator
4. In zona inferioara a interfetei sunt disponibile urmatoarele optiuni:
Asociere Toate - realizeaza automat asocierea pentru toate nomenclatoarele disponibile.
Asociere Automata - efectueaza asocierea doar pentru nomenclatorul curent.
Important
Asocierea corecta este obligatorie pentru a permite validarea si transmiterea cu succes a datelor in REGES-ONLINE.
Notă
Valorile EMSYS pot fi personalizate, insa trebuie sa fie asociate cu o valoare valida din nomenclatorul national. Lista de valori REGES este predefinita si actualizata periodic.
Preluare automata
Urmatoarele nomenclatoare nu necesita asociere manuala, intrucat valorile sunt preluate automat la momentul definirii inregistrarilor, conform codificarii acceptate de REGES-ONLINE:
Tipuri de acte de identitate, definite automat in functie de cetatenia selectata la nivelul persoanei:
Cetatean Roman - Carte de Identitate, Buletin de Identitate, Pasaport
Cetatean UE - Certificat de Inregistrare, Carte de Rezidenta
Cetatean Non-UE - Permis de Sedere, Document de tolerat, Pasaport beneficiar protectie internationala, Aviz de Angajare, Document de identitate temporara (azil)
Cetatean Apatrid - Permis de Sedere, Document de tolerat, Pasaport beneficiar protectie internationala, Aviz de Angajare
Atenție
Pentru campul Nationalitate, aplicatia transmite automat numele complet al tarii, conform nomenclatorului oficial.
Notă
Lista de mai sus este doar exemplificativa. In cadrul aplicatiei EMSYS exista si alte nomenclatoare care se asociaza automat, fara interventie suplimentara din partea utilizatorului, in functie de structura standard definita in REGES-ONLINE.
Important
Tutorialul video pentru asocierea nomenclatoarelor este disponibil aici: Asociere Nomenclatoare - Video tutorial
Transfer Elemente Suplimentare Contracte
In vederea alinierii la cerintele platformei REGES ONLINE, este necesara completarea urmatoarelor informatii suplimentare pentru toate contractele de munca active. Aceste campuri nu exista in aplicatia REVISAL, dar sunt obligatorii pentru transmiterea corecta a datelor catre REGES ONLINE.
Informatiile se configureaza la nivelul aplicatiei EMSYS in zone dedicate, iar fiecare element trebuie asociat corect cu contractul de munca. Daca aceste campuri nu sunt completate, transmiterea catre REGES ONLINE nu va fi posibila.
Pentru a accesa functionalitatea si a incepe procesul de transmitere a datelor catre REGES ONLINE:
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Transfer Elemente Suplimentare Contracte
2. Selectati Codul Fiscal corespunzator unitatii pentru care se realizeaza configurarea si transmiterea datelor.
3. Selectati tipul de transmitere dorit, in functie de scopul operatiunii:
Corectie Contract - genereaza si transmite un eveniment de corectie pentru contractele deja existente in REGES ONLINE;
Modificare Contract - transmite evenimentul de modificare pentru actualizarea datelor existente in REGES ONLINE.
4. Daca doriti transmiterea doar pentru anumiti salariati, bifati optiunea Din Fisier. In acest caz, se activeaza urmatoarele campuri suplimentare:
Fisier - permite selectarea fisierului care contine lista salariatilor ce urmeaza sa fie transmisi;
Upload - buton utilizat pentru incarcarea fisierului in aplicatie;
Descarca fisier model - ofera posibilitatea descarcarii unui sablon predefinit pentru completarea corecta a listei de salariati.
Fisierul trebuie sa contina urmatoarele coloane obligatorii, completate cu date corecte si actuale:
MARCA - identificatorul intern al contractului salariatului in EMSYS, reprezentand Marca Contract;
NUME - numele de familie al salariatului;
PRENUME - prenumele salariatului;
CNP - codul numeric personal al salariatului;
NR_CONTRACT - numarul contractului de munca;
DATA_CONTRACT - data inceperii contractului.
5. Verificati campurile suplimentare prezentate in lista si completati informatiile lipsa, conform descrierii de mai jos.
6. Completati Data Modificare, cu data pentru care doriti sa fie realizata transmiterea.
7. Apasati butonul Transmitere REGES.
8. Ulterior, va fi generat un raport ce indica statusul transmiterii aferente fiecarui contract.
9. Dupa procesarea transmiterii, sistemul actualizeaza automat marcarul vizual asociat fiecarui contract in interfata Asociere Contracte EMSYS - REGES:
daca transmiterea s-a efectuat cu succes, marcarul devine verde;
daca au fost identificate erori sau elemente netransmise, marcarul ramane rosu pana la corectarea acestora si transmiterea reusita.
Atenționare
Necompletarea campului Data Modificarii duce la completarea automata a acestuia cu ultima data de consemnare din serviciul REVISAL.
Notă
Este foarte important de mentionat ca, daca unul dintre elementele obligatorii REGES ONLINE nu este definit in aplicatie, respectivul salariat nu va fi transmis.
Mai jos sunt campurile ce trebuie completate, impreuna cu o scurta descriere si indicatii privind configurarea lor:
1. Tip interval repartizare
2. Cod tip interval repartizare
3. Nume tip interval repartizare
4. Program de lucru
Numele programului de lucru definit pentru salariat (ex.: norma intreaga, part-time).
Acest program se defineste in cadrul functionalitatii Calendare.
Configurare program: Definire Programe de Lucru
Dupa definire, programul de lucru se ataseaza la nivelul contractului individual de munca, urmand pasii descrisi in documentatia: Inregistrare Program de Lucru
5. Numar ore
Numarul total de ore alocate in cadrul programului de lucru, raportat la perioada definita (ex.: 8 ore/zi, 40 ore/saptamana).
6. Repartizare ore
Defineste modul de repartizare a orelor de lucru pe categorii, cum ar fi: Ore de zi, Ore de noapte sau Ore in perioada de repaus.
Legatura cu aplicatia se realizeaza prin bifarea optiunilor corespunzatoare la nivelul contractului individual de munca:
Lucreaza ziua;
Lucreaza noaptea;
Lucreaza in perioada de repaus.
Aceste setari permit transmiterea corecta a informatiilor catre REGES ONLINE si influenteaza raportarile legate de tipurile de ore lucrate.
7. Repartizare timp munca
Modul de organizare a timpului de lucru, selectat din lista derulanta disponibila in aplicatie.
Optiunile disponibile sunt: Zilnic, Inegal, Schimburi/Ture, Flexibil, Individualizat.
Documentatia completa pentru configurare este disponibila aici: Timpul de munca.
8. Ora incepere
Ora de inceput a activitatii in cadrul programului de lucru.
Definirea acestui camp se realizeaza in cadrul functionalitatii Calendare, sectiunea Definire Orare de Lucru.
Configurare: Definire Orare de Lucru
9. Ora finalizare
Ora de finalizare a activitatii in cadrul programului de lucru.
Definirea acestui camp se realizeaza in cadrul functionalitatii Calendare, sectiunea Definire Orare de Lucru.
Configurare: Definire Orare de Lucru
10. Tip tura
Specifica tipul de tura in care lucreaza salariatul (ex.: tura de zi, tura de noapte).
Configurare: Configurare Tip Tura
11. Cod tip tura
Cod asociat tipului de tura definit in sistem.
Acest cod se configureaza in Lista Rezervata - Coduri de Tura, unde sunt gestionate toate codificarile necesare pentru identificarea tururilor de lucru.
Detalii: Liste Rezervate
12. Nume tip tura
Denumirea completa a tipului de tura, asociata codului definit in sistem.
Acest camp se completeaza impreuna cu Cod tip tura in cadrul Listei Rezervate - Coduri de Tura.
Detalii: Liste Rezervate
13. Nivel studii post
Nivelul de studii cerut pentru postul ocupat (ex.: studii medii, studii superioare).
Configurare: Configurare Studii Post
14. Cod nivel studii post
Cod numeric sau alfanumeric asociat nivelului de studii.
Acest cod se defineste in Liste Rezervate - Lista Studii (STU), utilizata pentru gestionarea codurilor necesare transmiterii catre REGES ONLINE.
Detalii: Liste Rezervate
15. Nume nivel studii post
Denumirea nivelului de studii, asociata codului configurat in lista rezervata.
Aceasta denumire este afisata in rapoarte si transmisa catre REGES ONLINE.
Detalii: Liste Rezervate
16. Loc de munca
17. Tip loc de munca
Defineste natura postului ocupat de salariat, care poate fi Fix sau Mobil.
Setarea acestui camp se face la nivelul Informatiilor financiare din contractul individual de munca:
Bifarea optiunii Loc munca fix indica faptul ca postul este fix;
Lasarea acestei optiuni nebifate inseamna ca postul este mobil.
Configurare detaliata: Informatii Financiare
18. Nume judet
Judetul aferent punctului de lucru.
Documentatie: Inregistrare informatii financiare
19. Localitate
Localitatea aferenta punctului de lucru.
Documentatie: Inregistrare informatii financiare
20. Data modificarii
Data de la care elementele suplimentare devin aplicabile si sunt inregistrate in REGES ONLINE.
Daca nu este completata manual, sistemul REGES ONLINE va utiliza ultima data de consemnare din serviciul REVISAL.
Transfer Contracte Incetate
Aceasta functionalitate permite gestionarea situatiilor in care anumite contracte figureaza incetate in EMSYS, dar apar in continuare active in platforma REGES-ONLINE. Scopul acestei sectiuni este de a alinia informatiile dintre cele doua sisteme prin transmiterea corecta a statutului contractelor.
Diferentele apar, in general, din urmatoarele cauze:
erori de preluare a informatiilor initiale din Revisal;
intreruperi sau probleme tehnice la momentul transmiterii incetarii catre REGES-ONLINE;
modificari efectuate manual in platforma REGES care nu au fost sincronizate cu EMSYS.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Transfer Contracte Incetate.
2. Completati fisierul prestabilit cu informatiile contractelor care sunt incetate in EMSYS, dar apar active in REGES-ONLINE.
Pentru descarcarea formatului standard, apasati butonul Descarcati fisier model disponibil in interfata.
Modelul poate fi descarcat si direct de aici:
Model Transfer Contracte IncetateFisierul trebuie sa respecte structura prestabilita si sa contina toate campurile obligatorii descrise mai jos.
3. In campul Cod Fiscal, selectati angajatorul pentru care doriti sa realizati transmiterea.
4. In campul Fisier, apasati butonul Alege Fisier si incarcati modelul XLS completat.
5. Apasati butonul Upload pentru a incepe procesul de transmitere a informatiilor catre REGES-ONLINE.
6. La finalul procesului, verificati raportul generat automat pentru a confirma statusul fiecarui contract transmis.
7. Accesati sectiunea Transmisiuni REGES si verificati statusul procesului. Transmiterea este considerata finalizata corect doar daca statusul apare cu mesajul SUCCES.
Structura fisierului de import
Fisierul trebuie sa contina urmatoarele coloane obligatorii, completate cu date corecte si actuale:
MARCA - identificatorul intern al contractlui salariatului in EMSYS, reprezentand Marca Contract;
NUME - numele de familie al salariatului;
PRENUME - prenumele salariatului;
CNP - codul numeric personal al salariatului;
NR_CONTRACT - numarul contractului de munca;
DATA_CONTRACT - data inceperii contractului;
DATA_INCETAT - data incetarii contractului, conform inregistrarii din EMSYS.
Notă
Se recomanda folosirea modelului oficial al fisierului XLS, disponibil mai sus, pentru a evita erori de format sau lipsa de date.
Completarea corecta a campurilor este esentiala pentru procesarea automata a contractelor si actualizarea lor in REGES-ONLINE.
Important
Dupa incarcarea fisierului si rularea procesului de transfer, sistemul va genera un raport care contine statusul fiecarui contract.
Acest raport trebuie verificat pentru a confirma ca toate contractele au fost actualizate corect si ca nu exista erori care necesita interventie suplimentara.
Important
Ulterior finalizarii transmiterii, se recomanda verificarea statusului salariatilor direct in platforma REGES-ONLINE, pentru a confirma ca toate contractele au fost procesate si actualizate corect.
Aceasta verificare asigura corectitudinea datelor si permite identificarea rapida a eventualelor inregistrari care necesita interventii suplimentare.