Reges Online
Scop
Aceasta pagina are scopul de a ghida utilizatorii din departamentele de resurse umane in utilizarea corecta a aplicatiei REGES ONLINE, pentru gestionarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor. Documentatia ofera instructiuni pas cu pas, recomandari pentru evitarea erorilor frecvente si bune practici pentru asigurarea conformitatii cu cerintele legale.
Prerechizite
Resurse Umane
Angajator definit: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Angajator
Configurarile Starilor realizate: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Configurare Stari
Definirea prealabila a Codurilor COR: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista COR
Definirea prealabila a Codurilor CAEN: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista CAE
Definirea prealabila a Studiilor: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista STU
Definirea prealabila a Codurilor De Tura: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista TUR
Definirea prealabila a Codurilor SIRUTA: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice
Verificarea datelor obligatorii REGES: Date Obligatorii
Persoane introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane
Contracte introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Contracte
Decizii introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Decizii
Detasari: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte -> Date Generale -> Stare -> Detasare -> Detasare
Mutari: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte -> Date Generale -> Stare -> Mutare -> Transfer
Administrator
Obtinerea accesului la platforma Reges Online: Acces la platforma Reges Online
Generarea cheilor de conectare (username, parola, cod secret) din Reges Online: Obtinere Chei de conectare
Exportarea fisierelor aferente salariatilor si contractelor: Export salariati si contracte
Incarcarea fisierelor initiale de referinta (salariati si contracte) exportate din Reges Online, in aplicatia EMSYS: Incarcare Referinte Salariati/Contracte
Completarea datelor de conectare in sectiunea Date Acces pentru fiecare angajator: Date Acces
Definirea Calendarelor: Administrator -> Ani si perioade fiscale -> Calendare
Atenționare
In cazul primei utilizari a functionalitatii de transmitere catre REGES-ONLINE, din aplicatia Emsys, este obligatorie realizarea in prealabil a exportului si importului de salariati si contracte.
Nerespectarea acestui pas poate conduce la dublarea contractelor.
Procedura
Sectiunea urmatoare descrie pasii principali pentru transmiterea si verificarea evenimentelor in platforma REGES-ONLINE:
REGES
Aceasta interfata este destinata transmiterii efective a datelor despre salariati si contracte catre platforma REGES-ONLINE. Aici sunt afisate toate evenimentele detectate in sistem (ex: angajare, modificare, suspendare, incetare) si pot fi efectuate selectii, filtrari, editari sau stergeri de evenimente inainte de transmiterea lor. Functionalitatea permite atat simularea transmisiunii, cat si trimiterea reala a datelor, cu urmarirea rezultatelor transmise.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.
2. Selectati Codul Fiscal pentru care doriti sa transmiteti salariatii.
3. In interfata aplicatiei vor fi afisati doar salariatii pentru care exista evenimente ce trebuie raportate in REGES in intervalul de raportare selectat (ex: angajare, modificare contract, incetare etc.).
4. La nivelul fiecarui salariat regasiti urmatoarele informatii:
Sel. - bifa de selectie;
Salariat - nume si prenume;
CNP - cod numeric personal;
Marca Contract - identificator intern al contractului;
Nr. Contract - numar contract de munca;
Perioada Angajare - data de inceput si, daca este cazul, data de incetare;
Categorie Personal - tipul de personal definit la nivelul contractului;
Functie - ocupatia conform COR;
Regim Lucru - regimul de lucru asociat contractului;
Actiuni - zona de detaliere si interventie asupra evenimentelor detectate pe contractul selectat.
Mai multe informatii despre contract - afiseaza istoricul evenimentelor asociate:
Eveniment (Adaugare, Modificare, Radiere, Corectie);
Data Consemnare - data la care a fost identificata modificarea;
Comentarii - camp optional de completare manuala;
Utilizator - persoana care a operat modificarea in sistem.
Editare evenimente - permite ajustarea detaliilor privind evenimentele detectate inainte de transmiterea catre REGES-ONLINE.
Atenționare
Actiunea de editare sau stergere evenimente se efectueaza doar pentru evenimentele introduse gresit. Actiunea este ireversibila!
Dupa apasarea butonului Editare evenimente, se deschide o pagina dedicata, care contine urmatoarele elemente:
Eveniment - tipul de actiune detectata (ex: Adaugare, Modificare, Radiere, Corectie);
Data Consemnare - data si ora la care evenimentul a fost consemnat in sistem;
Comentarii - camp optional ce poate fi completat pentru clarificari suplimentare;
Actiuni - coloana care permite: Editarea - modificarea detaliilor evenimentului sau Stergerea - eliminarea evenimentului (actiune ireversibila).
Atenționare
Persoanele adaugate in aplicatie care nu au un contract operat nu vor fi afisate in aceasta zona.
Transmiterea se face doar pentru contractele care au un eveniment identificabil. Daca nu exista nicio modificare detectata, salariatul nu va fi transmis.
5. Pentru a identifica rapid salariatii doriti, utilizati optiunea Filtrare rapida, unde puteti cauta dupa Nume, Marca contract sau CNP. Pentru filtrari avansate, folositi butonul Adaugare filtru, care permite selectia in functie de Data consemnarii sau Data evenimentului.
6. Bifati salariatii pe care doriti sa ii transmiteti in platforma Reges Online.
7. Apasati butonul Transmitere.
Atenționare
Pe durata procesului de transmitere catre platforma Reges Online, sistemul blocheaza temporar modificarile asupra inregistrarilor din sectiunile Persoane si Contracte care fac parte din selectie.
In cazul in care se incearca modificarea acestor inregistrari in timp ce transmiterea este in desfasurare, va fi afisat un mesaj de eroare de forma:
Atentie! Se executa un export REGES. Nu se pot efectua modificari.
Va rugam sa asteptati finalizarea completa a procesului de transmitere inainte de a efectua orice actualizare asupra datelor respective.
Important
Pentru a va asigura de corectitudinea datelor, recomandam utilizarea butonului Simulare inainte de transmitere, pentru a vizualiza informatiile ce urmeaza sa fie trimise si a corecta eventualele inconsistente.
8. Sistemul va trimite automat catre REGES-ONLINE evenimentele corespunzatoare: angajare, modificare, suspendare, incetare, in functie de starea contractului si tipul evenimentului identificat.
Atenționare
In cazul in care apar erori la transmitere (ex.: cod COR invalid, lipsa adresa salariat, lipsa numar contract), acestea va fi afisat un Mesaj de eroare. Corectati datele si reluati transmiterea.
Transmisiuni Reges
Functionalitatea Transmisiuni Reges permite vizualizarea istoricului transmisiunilor realizate din aplicatia Emsys catre platforma REGES-ONLINE, pentru evenimente precum angajari, modificari, suspendari sau incetari de contracte.
Aceasta zona este utila pentru:
monitorizarea statusului fiecarei transmiteri;
identificarea eventualelor erori.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Transmisiuni Reges
2. Interfata afiseaza urmatoarele informatii:
Nr. Transmisie - identificator unic al transmiterii, reprezentat sub forma de link. Prin accesarea acestuia, se poate descarca fisierul transmis catre REGES-ONLINE;
Utilizator - numele utilizatorului care a efectuat operatiunea;
Rezultat - statusul transmiterii (SUCCES / FAIL / WAITING);
Operatie REGES - tipul de operatiune trimisa;
Eveniment REGES - tipul efectiv de eveniment procesat;
Data Transmisiei - momentul in care datele au fost trimise catre REGES-ONLINE;
Data Procesarii - momentul in care sistemul REGES a procesat cererea;
Fisier Trimis - fisierului transmis din aplicatia Emsys;
Rezultat - mesajul tehnic detaliat referitor la succesul sau esecul transmiterii.
Notă
Daca transmisiunea a fost reusita la nivelul unei persoane, coloana Rezultat va contine un mesaj de confirmare, de forma:
Contractul a fost inregistrat cu succes in registru!
In cazul unei transmiteri esuate (FAIL), sistemul afiseaza eroarea returnata de platforma REGES-ONLINE. Se recomanda corectarea datelor si reluarea transmiterii din sectiunea REGES.
Important
In aceasta sectiune nu se efectueaza transmiterea efectiva a evenimentelor, ci doar vizualizarea rezultatelor.
Configurari RegesOnline
Pentru utilizarea completa a functionalitatilor REGES-ONLINE in cadrul aplicatiei Emsys, este necesara realizarea unei configurari initiale si a unei conectari corecte intre cele doua sisteme.
Erori frecvente si Intrebari utile
Aceasta sectiune reuneste cele mai frecvente probleme intampinate in utilizarea functionalitatii REGES-ONLINE, alaturi de raspunsuri utile la intrebari comune.
Scopul este de a ghida utilizatorii in depanarea rapida a erorilor si de a clarifica scenariile uzuale privind configurarea, transmiterea si sincronizarea datelor cu platforma REGES-ONLINE.