Reges Online
Scop
Aceasta pagina are scopul de a ghida utilizatorii din departamentele de resurse umane in utilizarea corecta a aplicatiei REGES ONLINE, pentru gestionarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor. Documentatia ofera instructiuni pas cu pas, recomandari pentru evitarea erorilor frecvente si bune practici pentru asigurarea conformitatii cu cerintele legale.
Prerechizite
Resurse Umane
Angajator definit: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Angajator
Configurarile Starilor realizate: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Configurare Stari
Definirea prealabila a Codurilor COR: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista COR
Definirea prealabila a Codurilor CAEN: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista CAE
Definirea prealabila a Studiilor: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista STU
Definirea prealabila a Codurilor De Tura: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Lista TUR
Definirea prealabila a Codurilor SIRUTA: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice
Verificarea datelor obligatorii REGES: Date Obligatorii
Persoane introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane
Contracte introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Contracte
Decizii introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Decizii
Detasari: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte -> Date Generale -> Stare -> Detasare -> Detasare
Mutari: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte -> Date Generale -> Stare -> Mutare -> Transfer
Administrator
Obtinerea accesului la platforma Reges Online: Acces la platforma Reges Online
Generarea cheilor de conectare (username, parola, cod secret) din Reges Online: Obtinere Chei de conectare
Exportarea fisierelor aferente salariatilor si contractelor: Export salariati si contracte
Incarcarea fisierelor initiale de referinta (salariati si contracte) exportate din Reges Online, in aplicatia EMSYS: Incarcare Referinte Salariati/Contracte
Completarea datelor de conectare in sectiunea Date Acces pentru fiecare angajator: Date Acces
Definirea Calendarelor: Administrator -> Ani si perioade fiscale -> Calendare
Atenționare
In cazul primei utilizari a functionalitatii de transmitere catre REGES-ONLINE, din aplicatia Emsys, este obligatorie realizarea in prealabil a exportului si importului de salariati si contracte.
Nerespectarea acestui pas poate conduce la dublarea contractelor.
Procedura
Sectiunea urmatoare descrie pasii principali pentru transmiterea si verificarea evenimentelor in platforma REGES-ONLINE:
REGES
Aceasta interfata este destinata transmiterii efective a datelor despre salariati si contracte catre platforma REGES-ONLINE. Aici sunt afisate toate evenimentele detectate in sistem (ex: angajare, modificare, suspendare, incetare) si pot fi efectuate selectii, filtrari, editari sau stergeri de evenimente inainte de transmiterea lor. Functionalitatea permite atat simularea transmisiunii, cat si trimiterea reala a datelor, cu urmarirea rezultatelor transmise.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.
2. Selectati Codul Fiscal pentru care doriti sa efectuati transmiterea.
3. Dupa accesarea interfetei REGES si selectarea Codului Fiscal, sistemul efectueaza automat o verificare preliminara a configurarii.
In cazul in care sunt identificate lipsuri pentru angajatorul selectat (de exemplu: lipsa asocieri intre salariati, contracte sau sporuri), se afiseaza automat un panou de verificare care semnaleaza detaliat elementele ce trebuie completate inainte de transmiterea datelor catre platforma REGES-ONLINE.
Daca toate configurarile necesare au fost efectuate corect, fereastra de verificare nu mai este afisata.
Aceeasi verificare poate fi declansata manual prin accesarea butonului Validare, disponibil in meniul Actiuni din partea inferioara a ecranului. In acest caz:
daca exista configurari lipsa, sistemul va afisa lista detaliata a acestora;
daca toate configurarile sunt complete, va fi afisat mesajul de confirmare: Configurari OK. Nu exista mesaje.
4. In interfata aplicatiei vor fi afisati doar salariatii pentru care exista evenimente ce trebuie raportate in REGES in intervalul de raportare selectat (ex: angajare, modificare contract, incetare etc.).
5. La nivelul fiecarui salariat regasiti urmatoarele informatii:
Sel. - bifa de selectie;
Salariat - nume si prenume;
CNP - cod numeric personal;
Marca Contract - identificator intern al contractului;
Nr. Contract - numar contract de munca;
Perioada Angajare - data de inceput si, daca este cazul, data de incetare;
Categorie Personal - tipul de personal definit la nivelul contractului;
Functie - ocupatia conform COR;
Regim Lucru - regimul de lucru asociat contractului;
Actiuni - zona de detaliere si interventie asupra evenimentelor detectate pe contractul selectat.
Evenimente - afiseaza istoricul evenimentelor asociate:
Eveniment (Adaugare, Modificare, Radiere, Corectie);
Data Consemnare - data la care a fost identificata modificarea;
Comentarii - camp optional de completare manuala;
Utilizator - persoana care a operat modificarea in sistem.
Editare evenimente - permite ajustarea detaliilor privind evenimentele detectate inainte de transmiterea catre REGES-ONLINE.
Stergere - elimina intreaga inregistrare de transmisiune selectata, impreuna cu toate evenimentele asociate acesteia. La momentul stergerii, sistemul solicita introducerea unui camp obligatoriu Motiv stergere, care va fi salvat si vizibil ulterior in lista Afisare elemente sterse.
Atenționare
Actiunea de editare sau stergere evenimente se efectueaza doar pentru evenimentele introduse gresit.
In cazul in care o inregistrare a fost stearsa accidental, aceasta poate fi restaurata ulterior prin intermediul functionalitatii Afisare elemente sterse.
Dupa apasarea butonului Editare evenimente, se deschide o pagina dedicata, care contine urmatoarele elemente:
Eveniment - tipul de actiune detectata (ex: Adaugare, Modificare, Radiere, Corectie);
Data Consemnare - data si ora la care evenimentul a fost consemnat in sistem;
Comentarii - camp optional ce poate fi completat pentru clarificari suplimentare;
Actiuni - coloana care permite: Editarea - modificarea detaliilor evenimentului sau Stergerea - eliminarea evenimentului (actiune ireversibila).
Atenționare
Persoanele adaugate in aplicatie care nu au un contract operat nu vor fi afisate in aceasta zona.
Transmiterea se face doar pentru contractele care au un eveniment identificabil. Daca nu exista nicio modificare detectata, salariatul nu va fi transmis.
6. Pentru a identifica rapid salariatii doriti, utilizati optiunea Filtrare rapida, unde puteti cauta dupa Nume, Marca contract sau CNP. Pentru filtrari avansate, folositi butonul Adaugare filtru, care permite selectia in functie de Data consemnarii sau Data evenimentului.
7. Bifati salariatii pe care doriti sa ii transmiteti in platforma Reges Online. Aveti urmatoarele optiuni pentru selectie:
Bifare manuala a fiecarei inregistrari;
Accesati meniul Selectie si alegeti varianta dorita din:
Selectie Toate - marcheaza toate inregistrarile din lista;
Selectie Niciuna - demarcheaza toate inregistrarile;
Selectie Inversa - permite inversarea selectiei curente, marcand elementele nebifate si demarcand automat cele deja selectate;
Selectie 100 - marcheaza automat primele 100 de inregistrari.
8. Apasati butonul Transmitere.
Atenționare
Pe durata procesului de transmitere catre platforma Reges Online, sistemul blocheaza temporar modificarile asupra inregistrarilor din sectiunile Persoane si Contracte care fac parte din selectie.
In cazul in care se incearca modificarea acestor inregistrari in timp ce transmiterea este in desfasurare, va fi afisat un mesaj de eroare de forma:
Atentie! Se executa un export REGES. Nu se pot efectua modificari.
Va rugam sa asteptati finalizarea completa a procesului de transmitere inainte de a efectua orice actualizare asupra datelor respective.
Important
Pentru a va asigura de corectitudinea datelor, recomandam utilizarea butonului Simulare, situat in meniul Actiuni, inainte de transmitere, pentru a vizualiza informatiile ce urmeaza sa fie trimise si a corecta eventualele inconsistente.
9. Sistemul va trimite automat catre REGES-ONLINE evenimentele corespunzatoare - angajare, modificare, suspendare sau incetare - in functie de starea contractului si tipul evenimentului identificat.
Atenționare
In cazul in care apar erori la transmitere (ex.: cod COR invalid, lipsa adresa salariat, lipsa numar contract), acestea vor fi afisate sub forma unui Mesaj de eroare. Corectati datele si reluati transmiterea.
Afisare elemente sterse
Functionalitatea Afisare elemente sterse permite vizualizarea evenimentelor eliminate anterior din lista principala a transmisiunilor. Aceasta optiune este utila in situatiile in care o inregistrare a fost stearsa accidental si este necesara restaurarea ei in lista de evenimente active.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.
2. In partea superioara a paginii principale, apasati butonul Afisare elemente sterse.
3. Sistemul va deschide o pagina dedicata, unde sunt listate toate inregistrarile eliminate anterior. Pentru fiecare element sunt afisate urmatoarele informatii:
Sel. - bifa de selectie a inregistrarii;
Salariat - numele complet al persoanei pentru care a fost detectat evenimentul;
CNP - codul numeric personal;
Marca Contract - identificatorul intern al contractului;
Nr. Contract - numarul contractului de munca;
Eveniment - tipul actiunii eliminate (ex.: Adaugare, Modificare, Suspendare, Incetare);
Utilizator - persoana care a efectuat actiunea de stergere;
Data stergerii - momentul in care evenimentul a fost eliminat din lista principala;
Motiv stergere - justificarea completata manual in momentul stergerii, afisata pentru transparenta si urmarirea corecta a actiunilor efectuate.
4. Pentru a restaura o inregistrare, selectati evenimentul dorit si apasati butonul Anuleaza stergere.
5. Evenimentul va fi repus automat in lista principala de transmitere si va putea fi inclus in procesul de trimitere catre REGES-ONLINE.
Transmisiuni Reges
Aceasta sectiune functioneaza ca un jurnal al transmiterilor efectuate, oferind vizibilitate asupra statusului fiecarui eveniment trimis catre REGES.
Functionalitatea Transmisiuni Reges permite vizualizarea istoricului transmisiunilor realizate din aplicatia Emsys catre platforma REGES-ONLINE, pentru evenimente precum angajari, modificari, suspendari sau incetari de contracte.
Aceasta zona este utila pentru:
monitorizarea statusului fiecarei transmiteri;
identificarea eventualelor erori.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Transmisiuni Reges
2. Interfata afiseaza urmatoarele informatii:
Nr. Transmisie - identificator unic al transmiterii, reprezentat sub forma de link. Prin accesarea acestuia, se poate descarca fisierul transmis catre REGES-ONLINE;
Utilizator - numele utilizatorului care a efectuat operatiunea;
Rezultat - statusul transmiterii (SUCCES / FAIL / WAITING);
Operatie REGES - tipul de operatiune trimisa;
Eveniment REGES - tipul efectiv de eveniment procesat;
Data Transmisiei - momentul in care datele au fost trimise catre REGES-ONLINE;
Data Procesarii - momentul in care sistemul REGES a procesat cererea;
Fisier Trimis - fisierului transmis din aplicatia Emsys;
Rezultat - mesajul tehnic detaliat referitor la succesul sau esecul transmiterii.
Notă
Daca transmisiunea a fost reusita la nivelul unei persoane, coloana Rezultat va contine un mesaj de confirmare, de forma:
Contractul a fost inregistrat cu succes in registru!
In cazul unei transmiteri esuate (FAIL), sistemul afiseaza eroarea returnata de platforma REGES-ONLINE. Se recomanda corectarea datelor si reluarea transmiterii din sectiunea REGES.
Important
In aceasta sectiune nu se efectueaza transmiterea efectiva a evenimentelor, ci doar vizualizarea rezultatelor.
Configurari Reges Online
Pentru utilizarea completa a functionalitatilor REGES-ONLINE in cadrul aplicatiei Emsys, este necesara realizarea unei configurari initiale si a unei conectari corecte intre cele doua sisteme.
Erori frecvente si Intrebari utile
Aceasta sectiune reuneste cele mai frecvente probleme intampinate in utilizarea functionalitatii REGES-ONLINE, alaturi de raspunsuri utile la intrebari comune.
Scopul este de a ghida utilizatorii in depanarea rapida a erorilor si de a clarifica scenariile uzuale privind configurarea, transmiterea si sincronizarea datelor cu platforma REGES-ONLINE.