Reges Online

Scop

Aceasta pagina are scopul de a ghida utilizatorii din departamentele de resurse umane in utilizarea corecta a aplicatiei REGES ONLINE, pentru gestionarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor. Documentatia ofera instructiuni pas cu pas, recomandari pentru evitarea erorilor frecvente si bune practici pentru asigurarea conformitatii cu cerintele legale.

Prerechizite

Resurse Umane

Angajator definit: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Angajator

Persoane introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane

Contracte introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Contracte

Decizii introduse: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Decizii

Configurarile Starilor realizate: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Configurare Stari

Administrartor

Procedura

Solicitare Acces 

Aceasta sectiune descrie pasii necesari pentru obtinerea accesului la registrul firmei in REGES-ONLINE, explicand si modul in care poate fi delegat dreptul de operare catre o firma prestatoare de servicii. Sunt abordate aspecte esentiale pentru angajatori si specialistii HR pentru utilizarea corecta a platformei.

Odata cu lansarea REGES-ONLINE, platforma nationala pentru gestionarea electronica a registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii si prestatorii de servicii au la dispozitie un sistem digital complet care inlocuieste vechiul flux de lucru cu fisiere .RVS si softul Revisal.

Accesul necesita parcurgerea unor pasi logici si respectarea regulilor din Ordinul nr. 1107/2025 si HG 295/2025.

Atenționare

Contul vechi Revisal va fi dezactivat odata cu activarea REGES-ONLINE.

Transmiterea fisierelor .RVS nu mai este posibila.

Gestionarea registrului se face exclusiv prin REGES-ONLINE.

Flux de Configurare 

1. Crearea contului in REGES-ONLINE:

Autentificare prin ROeID sau certificat digital calificat.

Contul este nominal, personal, asociat cu CNP-ul utilizatorului.

2. Solicitarea accesului la registrul firmei:

Accesati sectiunea „Registru pentru angajatori”.

Intrati automat in aplicatia „Angajator”.

Navigati la „Registre -> Cerere acces”.

Completati cererea cu urmatoarele:

Calitatea: reprezentant legal / imputernicit.

Tip identificare: CUI / CIF.

Numar identificare: CUI-ul firmei.

Bifati declaratia pe proprie raspundere.

Apasati „Inainte” pentru trimiterea cererii.

3. Ce se intampla dupa trimiterea cererii:

Daca firma este inregistrata la ONRC:

Sistemul verifica automat corespondenta CNP-CUI.

Accesul este aprobat instant, fara documente suplimentare.

Daca firma nu este gasita in baza ONRC:

Utilizatorul completeaza manual datele firmei.

Se creeaza un registru nou.

ITM poate solicita documente justificative.

4. Documente necesare pentru autorizarea accesului:

In functie de tipul angajatorului si calitatea solicitantului, pot fi necesare acte precum:

Hotarare judecatoreasca, certificat fiscal, imputernicire notariala, contract prestari servicii.

Documentele trebuie semnate digital.

Documente necesare 

Tip angajator / solicitant	Documente necesare (incarcate si semnate digital)
Reprezentant legal - firma inregistrata la ONRC	Autorizare automata (verificare RECOM) - fara documente
Reprezentant legal - firma neinregistrata la ONRC	Hotarare judecatoreasca de infiintare sau alt act constitutiv; Certificat de inregistrare fiscala; Document care atesta calitatea de reprezentant legal
Imputernicit privat	Certificat ONRC sau fiscal; Act constitutiv / hotarare de infiintare; Imputernicire notariala sau contract prestari servicii / act aditional care mentioneaza obligatia prestatorului de creare cont acces
Imputernicit angajator cu capital de stat	Act constitutiv; Act care atesta calitatea de reprezentant legal; Certificat fiscal; Imputernicire semnata digital de reprezentantul legal sau imputernicire notariala
Reprezentant legal / imputernicit institutie publica	Act care atesta calitatea de reprezentant legal; Certificat fiscal; Act administrativ de desemnare a imputernicitului semnat digital

5. Atentie la calitatea de imputernicit:

Nu folositi abuziv accesul ca imputernicit.

In cazul incetarii contractului, angajatorul poate pierde accesul si va trebui sa reia procesul de la zero.

Este recomandat ca dupa obtinerea accesului sa se faca delegare catre prestator, nu operare directa ca imputernicit.

6. Situatie posibila: registru blocat (lacat vizibil):

Motiv: denumirea angajatorului incorecta.

Solutie:

Treceti cu mouse-ul peste lacat pentru mesajul de atentionare.

Apasati link-ul oferit de sistem.

Sistemul va aduce automat denumirea corecta.

Optional, actualizati si alte date (ex: adresa).

Salvati si transmiteti modificarile.

Lacatul dispare, registrul devine editabil.

7. Conectarea prestatorilor:

Prestatorul isi creeaza cont si solicita acces la propriul registru.

Doar dupa acest pas clientul poate delega accesul catre prestator.

8. Delegarea accesului catre prestator:

Accesati „Registre -> Delegare”.

Completati:

Calitatea subsemnatului.

Tip identificare si numar societate.

Tip delegat: Prestator, Angajat, Angajat cu drept de delegare.

CIF/CNP/NIF delegat.

Stabiliti perioada de delegare (data inceperii obligatorie, data incetarii optionala).

Bifati declaratia pe proprie raspundere.

Apasati „Transmite”.

Prestatorul va vedea clientul in sectiunea „Angajatori” din contul sau.

Flux logic acces si delegare 

1. Firma-client isi creeaza cont si solicita acces la propriul registru.

2. Firma-prestatoare isi creeaza cont si solicita acces la propriul registru.

3. Dupa aprobare, firma-client completeaza delegarea catre firma-prestatoare (Registre -> Delegare).

4. Firma-prestatoare, prin reprezentantul legal, poate gestiona direct registrul sau poate delega acces catre propriii salariati.

5. Salariatii prestatorului trebuie sa aiba cont creat (ROeID sau certificat digital) pentru a putea primi delegarea.

Rezumat esential 

1. Contul REGES-ONLINE este nominal si asociat CNP-ului.

2. Autentificare prin ROeID sau certificat digital calificat.

3. Solicitarea accesului se face ca:

Reprezentant legal;

Imputernicit (folosit responsabil).

4. Delegarea catre prestatori se face doar dupa obtinerea accesului propriu.

5. Trecerea la REGES-ONLINE este definitiva - nu mai sunt acceptate fisiere .RVS sau aplicatia Revisal.

6. Toate documentele incarcate trebuie semnate digital.

Angajator 

1. Utilizati CUI-ul firmei pentru logare in aplicatia EMSYS.

2. Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii.

3. Apasati butonul Revisal.

4. Consultati lista cu toate raportarile transmise, unde se afiseaza CUI-ul, denumirea firmei si data raportarii.

Notă

Inregistrarile sunt ordonate descrescator dupa data raportarii.

Prima inregistrare reprezinta ultima raportare efectuata.

5. Apasati pe o inregistrare pentru a deschide detalierea acesteia, iar dupa deschidere sectiunea Angajator devine disponibila.

6. Urmatoarele campuri sunt disponibile in detalierea sectiunii Angajator:

Camp	Descriere
DATARAP	Data la care se face raportarea
COD_SISTEM	Cod Sistem
TIP_ANGAJATOR	Persoana Juridica, Persoana Fizica
CUI	Codul unic de identificare al angajatorului pentru angajatorii avand personalitate juridica
NUME	Denumirea angajatorului pentru care s-a realizat registrul. Atunci cand angajatorul are ca nivel de infiintare sucursala sau filiala, acest element reprezinta denumirea sucursalei sau a filialei
ADRESA	Adresa angajatorului la care acesta isi desfasoara activitatea. Aici vor fi introduse informatiile complete ale adresei cum ar fi: strada, numar, bloc, scara, apartament, sector, cod postal
REPREZENTANT_LEGAL	Numele complet al reprezentantului legal al angajatorului
TELEFON	Numarul de telefon al angajatorului, in format complet, compus din prefix si numar
EMAIL	Adresa de e-mail a angajatorului pentru care este generat registrul
FAX	Numarul de fax al angajatorului, in format complet, compus din prefix si numar
COD_CAEN	Elementul al registrului care va contine codul domeniului principal de activitate (codul CAEN) al angajatorului. Se completeaza cu codul corespunzator din nomenclatorul CAEN privind clasificarea activitatilor din economia nationala (CAEN), precizat in capitolul „Lista nomenclatoare prevazute de legislatie sau publicate de alte institutii”
VERSIUNE_CAEN	Numarul de versiune a nomenclatorului CAEN utilizat
CUI_PARINTE	Codul unic de identificare al angajatorului parinte in cazul in care angajatorul reprezinta o filiala sau o sucursala a angajatorului parinte
NUME_PARINTE	Denumirea angajatorului parinte in cazul in care angajatorul reprezinta o filiala sau o sucursala a angajatorului parinte
NATIONALITATE	Codul corespunzator nationalitatii angajatorului. Codul nationalitatii trebuie sa corespunda codurilor din nomenclatorul de nationalitati din anexa 2
COD_SIRUTA	Codul localitatii (codul SIRUTA) in care angajatorul isi desfasoara activitatea. Se completeaza cu codul corespunzator din nomenclatorul de localitati (SIRUTA)
FORMA_JURIDICA_PJ	In cazul angajatorilor de tip persoana juridica, acest element se va completa cu una din valorile coloanei cod din nomenclatorul de forme juridice, detaliat in anexa 5, tinand cont de categoria de angajator, respectiv „Persoana juridica”
FORMA_ORGANIZARE_PJ	Codul formei de organizare a angajatorului, iar acest cod depinde de forma juridica si este luat din nomenclatorul de forme de organizare, detaliat in anexa 4
NIVEL_INFIINTARE	Codul tipului de societate a angajatorului, respectiv nivelul de infiintare si completare a registrului pentru angajator. Se completeaza cu codul corespunzator din nomenclatorul de tip societate, detaliat in anexa 14
ACT_IDENTITATE_PF	Felul actului de identitate al angajatorului, daca TIP_ANGAJATOR are valoarea « Persoana Fizica »
CNP	Codul numeric personal al angajatorului pentru angajatorii persoana fizica
FORMA_JURIDICA_PF	In cazul angajatorilor de tip persoana fizica, acest element se va completa cu una din valorile coloanei cod din nomenclatorul de forme juridice, detaliat in anexa 5, tinand cont de categoria de angajator, respectiv persoana fizica
FORMA_ORGANIZARE_PF	Elementul va contine codul formei de organizare a angajatorului, iar acest cod depinde de forma juridica si este luat din nomenclatorul de forme de organizare, detaliat in anexa 4
RAPORTAT	Se selecteaza: « NU » daca angajatorul nu a fost raportat la REVISAL; « DA » daca angajatorul a fost raportat la REVISAL
FORMA_PROPRIETATE	Codul formei de proprietate a angajatorului. Se completeaza cu codul corespunzator din nomenclatorul de forme de proprietate, detaliat in anexa 15

Persoane 

1. Utilizati CUI-ul firmei pentru logare in aplicatia EMSYS.

2. Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii.

3. Apasati butonul Revisal.

4. Pozitionati-va pe inregistrarea dorita si accesati-o pentru a deschide detalierea acesteia.

5. Apasati butonul Salariat.

6. Se afiseaza lista tuturor salariatilor cu Nume, Prenume, CNP.

7. Cautati inregistrarea sau inregistrarile pe care doriti sa le actualizati.

8. Apasati pe inregistrare pentru a o deschide.

9. Efectuati operatiunile dorite: Adaugare, Modificare, Copiere, Stergere.

Atenționare

Adaugare se poate efectua si fara selectie inregistrare.

10. Completati sau modificati campurile dupa cum este descris mai jos.

Camp	Descriere
Data la care se face Raportarea	Data la care se face Raportarea
CUI Angajator Persoana Juridica	Codul unic de identificare al angajatorului pentru angajatorii avand personalitate juridica
CNP Angajator Persoana Fizica	Codul numeric personal al angajatorului pentru angajatorii persoana fizica
Nume Salariat	Numele salariatului
Prenume Salariat	Prenumele salariatului
CNP Salariat	Codul numeric personal al salariatului daca acesta are cetatenie romana sau alt identificator unic al persoanei in cazul in care salariatul are alta cetatenie
CNP Vechi	Se completeaza valorile anterioare in cazul modificarii elementului CNP. Aceste valori vor fi separate prin virgula.
Tip Act Identitate	Codul corespunzator tipului de act de identitate al salariatului in functie de cetatenia acestuia, conform nomenclatorului de tipuri de acte de identitate
Tip Autorizatie Munca Cet. Straini	Codul corespunzator tipului de autorizatie de munca a salariatului care are alta cetatenie in afara de cea romana sau UE/SEE. Acest cod se va lua din nomenclatorul de tipuri de autorizatii de munca
Data Inceput Autorizatie de Munca	Data de inceput a valabilitatii autorizatiei de munca pentru salariatii care au alta cetatenie in afara de cea romana sau UE/SEE
Data Sfarsit Autorizatie de Munca	Data de sfarsit a valabilitatii autorizatiei de munca pentru salariatii care au alta cetatenie in afara de cea romana sau UE/SEE
Cod Siruta al Localitatii de Domiciliu	Codul (SIRUTA) al localitatii in care salariatul isi are domiciliul. Se completeaza cu codul corespunzator din nomenclatorul de localitati (SIRUTA), precizat in capitolul „Lista nomenclatoare prevazute de legislatie sau publicate de alte institutii”
Nationalitate	Informatia referitoare la nationalitatea salariatului. Nationalitatea din Date de Identificare se leaga de tara corespunzatoare din Dictionar tari, tara care se leaga la randul ei de zona din Dictionar zone
Adresa	Adresa salariatului la care isi are domiciliul. Aici pot fi introduse informatiile complete ale adresei cum ar fi: strada, numar, bloc, scara, apartament, sector, cod postal
Mentiuni	Mentiuni referitoare la salariat; se completeaza optional
Raportat	Se selecteaza: „NU” daca salariatul nu a fost raportat la REVISAL; „DA” daca salariatul a fost raportat la REVISAL
Radiat	Se selecteaza: „NU” daca salariatul nu a fost radiat; „DA” daca salariatul a fost radiat
CNP radiat	CNP salariat radiat

11. Apasati butonul Salveaza, dupa finalizarea corectiilor.

Contracte 

Aceasta sectiune descrie pasii pentru gestionarea contractelor de munca in REGES-ONLINE.

1. Accesati sectiunea Contracte pentru salariatul selectat.

2. Se afiseaza lista contractelor existente.

3. Operatiuni disponibile:

Adaugare contract nou.

Modificare contract existent.

Copiere contract (se copiaza datele si se modifica doar campurile necesare).

Stergere contract.

Atenționare

Adaugarea se poate face si fara selectie prealabila a unei inregistrari.

In cazul Copierii, se modifica doar campurile necorespunzatoare.

4. Completati/modificati campurile contractului:

Campurile de tip Data se completeaza utilizand calendarul sau introducand valoarea manual, in formatul solicitat.

Campurile cu lista derulanta permit selectarea valorilor predefinite.

Camp	Descriere
DATARAP	Data raportarii
CUI_A	CUI Angajator salariat (persoana juridica)
CNP_A	CNP Angajator (persoana fizica)
CNP	CNP salariat
NRCONTRACT	Numar contract
DATACONTR	Data semnarii contractului
SALARIU	Salariu de baza
DATA_INCEPUT	Data inceperii activitatii
DATA_SFARSIT	Data sfarsit contract perioada determinata
DETALII	Detalii suplimentare
DURATA	Durata (ex. norma intreaga, norma partiala)
EXCEPTIE_INCETARE	Exceptie sfarsit contract perioada determinata
REPARTIZARE_TIMP	Repartizarea timpului de lucru
STARE_CURENTA	Starea curenta a contractului
TIMP_MUNCA	Tip timp munca (ex. 8h/zi)
TIP_CONTRACT	Tip contract (ex. individual de munca)
TIP_DURATA	Tip durata (ex. nedeterminata, determinata)
TIP_NORMA	Tip norma (ex. norma intreaga)
ANG_CUI_DET	CUI angajator detasare
ANG_NUME_DET	Nume angajator detasare
ANG_NAT_DET	Nationalitate angajator detasare
DATAINC_STAREC	Data inceput stare detasat/suspendat
DATASF_STAREC	Data sfarsit stare detasat/suspendat
DATA_INCETARE	Data incetare contract
DATA_REACTIVARE	Data reactivare contract
TEMEI_STAREC	Temei legal stare contract
RAPORTAT	Indicator daca este raportat
COD_COR	Cod COR ocupatie
VERSIUNE_COR	Versiune COR folosita
NR_CONTRACT_VECHI	Numar contract vechi (separat prin virgula)
DATECONTR_VECHI	Date contract vechi (separat prin virgula)
INTERVAL_TIMP	Ore pe zi, saptamana, luna
STARE_PRECEDENTA	Stare precedenta
ANG_CUI_PRECED	CUI angajator stare precedenta
ANG_NUME_PRECED	Nume angajator stare precedenta
ANG_NAT_PRECED	Nationalitate angajator stare precedenta
DATAINC_PRECED	Data inceput stare precedenta
DATASF_PRECED	Data sfarsit stare precedenta
DATAINCET_PRECED	Data incetare stare precedenta
TEMEI_PRECED	Temei incetare/suspendare stare precedenta
DATA_CONSEMNARE	Data consemnare
Marca	Marca salariat
Stare	Starea inregistrarii
RADIAT	Indicator radiere
NRCONTRACT_RADIAT	Numar contract radiat
CNP_Radiat	CNP salariat radiat
CUI_TR_SRC	CUI sursa mutare
ANG_TR_SRC	Angajator sursa mutare
TIP_MUTARE_SRC	Tip mutare sursa
DATA_MUTARE_SRC	Data mutare sursa
TEMEI_MUTARE	Temei mutare
CUI_TR_DEST	CUI destinatie mutare
ANG_TR_DEST	Angajator destinatie mutare
TIP_MUTARE_DEST	Tip mutare destinatie
DATA_MUTARE_DEST	Data mutare destinatie

5. Salvarea sau renuntarea la operatiune:

Pentru salvare, apasati butonul Salvare.

Pentru renuntare, apasati Anulare.

6. Revenirea in arborele principal:

Apasati butonul Inapoi.

7. Stergerea unei inregistrari:

Selectati inregistrarea dorita.

Apasati Sterge.

Confirmati stergerea apasand OK.

Pentru anularea stergerii, apasati Anulare.

Sporuri

Aceasta subsectiune descrie pasii pentru gestionarea sporurilor asociate contractelor.

1. Accesati sectiunea Sporuri pentru salariatul selectat.

2. Se afiseaza lista sporurilor existente.

3. Operatiuni disponibile:

Adaugare spor nou.

Modificare spor existent.

Copiere spor (se copiaza datele si se modifica doar campurile necesare).

Stergere spor.

Atenționare

Adaugarea se poate face si fara selectie prealabila a unei inregistrari.

4. Completati/modificati campurile sporului:

Campurile de tip Data se completeaza utilizand calendarul sau introducand valoarea manual, in formatul solicitat.

Campurile cu lista derulanta permit selectarea valorilor predefinite.

Atenționare

Daca sporul este in suma, completati procent 0; daca este in procent, completati valoarea procentuala.

Camp	Descriere
DATARAP	Data ultimei raportari
CUI_A	CUI Angajator persoana juridica
CNP_A	CNP Angajator persoana fizica
CNP	CNP salariat
NRCONTRACT	Numar contract asociat sporului
DATACONTR	Data contractului
TIP_SPOR	Tip spor: ex. SporuriUzuale, AlteSporuri (conform nomenclatorului)
TIP_SPOR_UZUAL	Tip spor uzual (cod din nomenclator)
ALT_SPOR_NUME	Numele altui spor (daca nu este predefinit)
PROCENT	Procent aplicat sporului (completati 0 daca este exprimat in suma)
CUANTUM	Cuantumul (suma) sporului
RAPORTAT	Indicator daca sporul este raportat (DA/NU)
PREDEFINIT	Predefinit: tip spor specific angajatorului sau ales din nomenclatorul uzual
VERSIUNE	Versiunea nomenclatorului utilizat
Stare	Starea inregistrarii sporului (ex. GENERAT)
CNP Radiat	CNP-ul salariatului radiat, daca este cazul

5. Salvarea sau renuntarea la operatiune:

Pentru salvare, apasati butonul Salvare.

Pentru renuntare, apasati Anulare.

6. Revenirea in arborele principal:

Apasati butonul Inapoi.

7. Stergerea unei inregistrari:

Selectati inregistrarea dorita.

Apasati Sterge.

Confirmati stergerea apasand OK.

Pentru anularea stergerii, apasati Anulare.

Decizii 

Extrase 

In cadrul functionalitatii REGES Online, utilizatorii pot consulta si descarca diverse extrase care contin informatii referitoare la contractele de munca si la istoricul acestora.

Pentru vizualizarea situatiei unui salariat in format similar cu Revisal, se poate utiliza raportul dedicat: Raport Revisal Per Salariat

Acest raport permite generarea unui document in care sunt sintetizate toate informatiile contractuale si istoricul modificarilor pentru un salariat selectat.

Setari 

 Legislatie Relevanta