Grupe de Proiecte
1. Scop
Functia Grupe de Proiecte permite vizualizarea, actualizarea si intretinerea Grupelor de Proiecte, ca elemente esentiale pentru o gestionare eficienta si transparenta a proiectelor organizatiei.
2. Model de Business
Prin intermediul Grupelor de Proiecte, proiectele pot fi grupate (clasificate) in functie de criterii ce tin in principal de natura lor interna.
In vederea formarii Grupelor de Proiecte, se pot stabili:
criterii simple (referitoare la un singur aspect)
criterii compuse, create prin combinarea de criterii simple.
Exemple de criterii simple pentru formarea Grupelor de Proiecte intr-o organizatie:
natura activitatilor preponderente in Proiect:
cercetare stiintifica, dezvoltare profesionala
constructii, dezvoltare infrastructura
dezvoltare de produse software
asistenta, consultanta la utilizarea produselor software
obiectiv - criteriu individual, dar care poate fi si un sub-criteriu al naturii activitatii preponderente in Proiect:
constructii: constructii rezidentiale, sedii de firme, centre comerciale, scoli si universitati, hale industriale, monumente istorice
dezvoltare de produse software: module pentru sisteme ERP, aplicatii telefonie mobila, aplicatii pentru editare documentatie
pozitionare geografica a activitatilor din Proiect / a Beneficiarului:
zone, tari
regiuni, judete.
Exemple de criterii compuse pentru formarea Grupelor de Proiecte intr-o organizatie:
natura activitatii preponderente in Proiect, detaliat pe pozitionari geografice:
constructii, pe regiuni: sedii de firme - Moldova, sedii de firme - Muntenia
dezvoltare de produse software, pe tari: solutii ERP-HR - Romania, solutii ERP-HR - Bulgaria.
Atentie
a. Deoarece sistemul ofera multiple instrumente de grupare (clasificare) a proiectelor:
Portofolii de Proiecte - obligatoriu
Grupe de Proiecte - obligatoriu
Competitii Proiecte - optional
Domenii Proiecte - optional,
este important sa stabiliti, aferent, criterii adecvate, bine diferentiate, pentru evitarea clasificarilor si definitiilor redundante.
Pentru detalii suplimentare, consultati definitiile termenilor, accesand link-urile „termen” de mai sus.
b. In cazul particular in care se completeaza lista de Domenii Proiecte,
se impune automat o atentie sporita la stabilirea Grupelor de Proiecte, pentru evitarea clasificarilor si definitiilor redundante.
Motivul:
In practica, frecvent, Domeniul Proiectului este identificat drept criteriu de formare a Grupelor de Proiecte, iar apoi utilizat ca atare.
3. Functionalitati
In cele ce urmeaza sunt detaliate principalele functionalitati referitoare la functia Grupe de Proiecte.
Functia poate fi accesata printr-una din metodele:
i. Metoda nr. 1:
accesati Logistics -> Managementul Proiectelor -> Definitii Proiecte -> Grupe de Proiecte
ii. Metoda nr. 2:
accesati Logistics -> Managementul Proiectelor -> Proiecte
in ecranul care apare automat, accesati optiunea Grupe Proiecte din meniul Definitii, situat in partea dreapta-sus.
Ecranul care apare automat la accesarea functiei prezinta sectiunile:
i. browse de inregistrari, in care pot fi observate Grupele de Proiecte din cadrul firmei curente.
Coloane vizibile in mod implicit:
Cod Grupa Proiecte
Denumire Grupa Proiecte
Stare
Data Inc.
Data Sf..
Referitor la Vizualizarea inregistrarilor din browse, se pot realiza actiuni de:
Vizualizare personalizata (inclusiv Ordonare)
Refresh (
)
Toate Inregistrarile (
)
Filtrare (
)
Interogare prin Exemplu (
)
Export in Excel (
).
Referitor la Actualizarea de inregistrari, se pot realiza actiuni de:
Adaug (
)
Modific (
)
Copiez (
)
Sterg (
).
ii. editor (panel), relativ la Grupa de Proiecte curenta
din browse-ul de inregistrari cu Grupele de Proiecte din cadrul firmei curente, de la inceputul sectiunii Descriere Ecran de mai sus.
Editor-ul permite:
vizualizarea completa a inregistrarii curente din browse
actualizarea unei inregistrari, in cazul in care ati initiat o actiune de adaugare, modificare sau copiere inregistrare.
Campuri vizibile:
Camp
Descriere
Cod Grupa Proiecte
Codul Grupei de Proiecte
Denumire
Denumirea Grupei de Proiecte
Stare
Starea Grupei de Proiecte: Activ, Blocat, Inchis
Data Inc.
Data de Inceput a perioadei de activitate pentru Grupa de Proiecte
Data Sf.
Data de Sfarsit a perioadei de activitate pentru Grupa de Proiecte
Utilizator
Utilizatorul care a efectuat ultima actualizare asupra Grupei de Proiecte
Data Act.
Data la care a fost efectuata ultima actualizare asupra Grupei de Proiecte.
Adaugare, Modificare, Copiere
i. Pentru adaugarea unei Grupe de Proiecte sau modificarea, copierea uneia existente:
daca actiunea este de modificare / copiere:
in browse-ul de inregistrari cu Grupele de Proiecte din cadrul firmei curente, de la inceputul sectiunii Descriere Ecran de mai sus,
pozitionati-va pe inregistrarea pe care doriti sa o modificati / copiati (click cu mouse-ul sau de la tastatura)
actionati, respectiv, butonul Adaug (
completati campurile active din editor:
Camp
Obligatoriu
de completat
Validari automate (la Ok)
Alte observatii privind actualizarea
Cod Grupa Proiecte
X
sa fie unic, in cadrul firmei curente
-
Denumire
X
-
Denumirea trebuie sa fie concisa, completa si sugestiva, cu rol in identificarea rapida si sigura a inregistrarilor
Stare
X
sa fie data calendaristica
pentru completare camp, selectati valoarea dorita din lista care apare la click pe camp
Data Inc.
X
-
pentru completare camp, utilizati tastatura sau butonul Calendar (
) din dreapta campului
Data Sf.
X
sa fie data calendaristica
sa fie mai mare sau egala (>=) decat Data Inc.
pentru completare camp, utilizati tastatura sau butonul Calendar (
La completarea campurilor, acordati atentie, in egala masura:
valorilor implicite
valorilor completate de dvs.
campurilor obligatoriu de completat.
actionati butonul Ok (
), pentru salvarea inregistrarii in Baza de Date.
ii. Pentru reluarea actiunii de adaugare / modificare / copiere, inclusiv revenirea la valorile initiale, anterioare celor completate de dvs.:
actionati butonul Reiau (
).
iii. Pentru renuntarea la actiunea de adaugare / modificare / copiere:
actionati butonul Renunt (
).
Stergere
i. Pentru stergerea unei Grupe de Proiecte existente:
in browse-ul de inregistrari cu Grupele de Proiecte din cadrul firmei curente, de la inceputul sectiunii Descriere Ecran de mai sus,
pozitionati-va pe inregistrarea pe care doriti sa o stergeti (click cu mouse-ul sau de la tastatura)
actionati butonul Sterg (
in fereastra de interogare care apare, actionati butonul OK.
ii. Pentru renuntarea la actiunea de stergere:
in fereastra de interogare care apare la actionarea butonului Sterg (
4. Atentionari
Preliminarii
In definirea si gestionarea Grupelor de Proiecte, pot aparea erori si confuzii pe doua nivele:
nivelul superior = multiple instrumente de grupare (clasificare) a proiectelor:
Portofolii de Proiecte
Grupe de Proiecte
Competitii Proiecte
Domenii Proiecte,
pentru care sunt precizate recomandari in rubrica Important de la 2. Model de Business de mai sus;
nivelul curent (local) = Grupe de Proiecte,
pentru care sunt precizate recomandari in atentionarile de mai jos.
Respectarea tuturor acestor recomandari contribuie la mentinerea coerentei si trasabilitatii datelor in sistem.
a. Inainte de a defini primele Grupe de Proiecte, este recomandat sa parcurgeti sectiunile 1. Scop si 2. Model de Business, unde sunt prezentate:
rolul functiei
notiunea de Grupa de Proiecte
exemple de criterii pentru formarea Grupelor de Proiecte.
b. Inainte de a defini o noua Grupa de Proiecte, asigurati-va, prin verificari repetate ale celor existente, ca aceasta nu exista deja (cu un alt Cod sau o Denumire similara).
Daca exista deja o Grupa de Proiecte cu codul „ERP_DEZV”, nu definiti o alta grupa cu codul „DEZV_ERP” sau similar.
Daca exista deja o Grupa de Proiecte cu denumirea „ERP - Dezvoltare”, nu definiti o alta grupa cu denumirea „Dezvoltare ERP” sau similar.
c. Modificarea Codului / Denumirii unei Grupe de Proiecte existente are drept urmare actualizarea sa, imediata si automata, in toate definitiile si documentele unde este utilizat deja.
d. Crearea unei noi inregistrari (Grupa de Proiecte) prin Copiere se realizeaza intr-un singur mod, si anume prin actionarea butonului Copiez ().
Consecintele pot fi imprevizibile, iar corectiile costisitoare ca timp si resursa umana implicata.
e. Grupele de Proiecte deja utilizate in definitii si documente nu mai pot fi sterse.