Facturi Penalitati
A. Scop
Functionalitatea Facturi Penalitati permite generarea automata a facturilor de penalitati pentru facturile de vanzare neincasate la scadenta.
La intrarea in functie, sistemul calculeaza si afiseaza toate facturile pentru care pot fi emise penalitati, in raport cu o data de referinta (implicit ziua curenta). Pe ecran sunt vizibile informatiile necesare luarii deciziei de facturare: suma ramasa de plata, data facturii, data scadenta, data de inceput calcul penalitati, cuantumul penalitatilor, numarul de zile de intarziere si suma penalitatilor calculate.
B. Prerechizite
Sa fie definite si aprobate Conditii de Plata cu parametrii de penalizare completati:
Procent - procentul aplicat la valoarea restanta pentru calculul penalitatilor la depasirea termenului de gratie;
Penalitati/zi (%) - procentul aplicat pentru fiecare zi de intarziere la plata;
Perioada de gratie - numarul de zile de gratie acordate dupa scadenta, inainte de inceperea calculului penalitatilor.
Notă
Numai conditiile de plata in stare Aprobat sunt disponibile in documentele de vanzari. Pentru actualizarea sau aprobarea unei conditii de plata accesati Logistics -> Vanzari & Retail -> Setari -> Conditii Plata.
Contul de client pe care se genereaza facturile de penalitati va fi setat in nomenclator Parteneri. Se pozitioneaza pe partener si pe tab Participare se seteaza Cont Facturi de Penalitati.
Notă
In cazul in care se vor inregistra toate facturile de penalitati pe un singur analitic, la cererea clientului, se poate configura campul Cont, care sa fie selectat obligatoriu in ecranul Logistics -> Vanzari & Retail -> Alte Actiuni -> Facturi Penalitati. Pe acest cont se vor genera tranzactiile in registru la validarea facturilor de penalitati.
Atenționare
Conditia de Plata trebuie sa fie asociata partenerului (clientului) in nomenclatorul Parteneri. Astfel, conditia de plata stabilita pe partener se preia implicit in comenzile si facturile de vanzare emise pentru acel client si determina procentul si modul de calcul al penalitatilor.
Sa fie definite serii si numere pentru documentul de factura penalitati in Organizare Facturare;
Utilizatorul care opereaza sa aiba drepturi de acces pe functia Facturi Penalitati si pe registrul de contabilitate in care vor fi generate inregistrarile contabile.
C. Accesare Functie Facturi Penalitati
1. Alegeti Logistics -> Vanzari & Retail -> Alte Actiuni -> Facturi Penalitati;
2. Sistemul va afisa ecranul principal al functiei, cu lista facturilor pentru care pot fi emise penalitati, calculate la data de referinta implicita (ziua curenta).
D. Calcul Penalitati
1. Verificati sau modificati Data de referinta pentru calculul penalitatilor (implicit este ziua curenta);
2. Apelati butonul Calcul Penalitati - sistemul recalculeaza si actualizeaza lista facturilor cu penalitati aferente datei de referinta selectate;
3. Pe ecran sunt afisate urmatoarele informatii pentru fiecare factura:
Nume Partener - codul si denumirea clientului;
Baza Legala - numarul de comanda de vanzare;
Nr. Fact. - seria si numarul facturii de vanzare;
Suma Ramasa de Plata - soldul neachitat al facturii;
Data Doc. - data emiterii facturii;
Data Scadenta - data scadentei la plata;
Data Inceput Calcul Penalitati - data de la care se calculeaza penalitatile;
Zile Intarziere - numarul de zile de intarziere fata de scadenta;
Suma Ramasa de Plata - soldul neachitat al facturii;
Cuantum Penalitati / Zi - procentul de penalizare aplicat;
Zile Intarziere - numarul de zile de intarziere fata de scadenta;
Suma Penalitati - valoarea penalitatilor calculate.
Atenționare
Procentul de penalizare (cuantumul) este preluat din conditiile de plata asociate facturii de vanzare. Verificati definitia conditiilor de plata in Logistics -> Vanzari & Retail -> Politici Comerciale -> Conditii de Plata.
E. Selectie si Filtrare Facturi pentru Penalitati
Utilizatorul poate genera facturi de penalitati pentru mai multe scenarii de selectie:
1. Pentru un singur client - completati campul Client Factura cu codul partenerului dorit; sistemul va filtra si va afisa doar facturile aferente clientului selectat;
2. Pentru o directie / compartiment - completati campul Organizatie Vanzari cu codul organizatiei de vanzari culeasa pe comenzile sau contractele de vanzare; sistemul va afisa facturile aferente acelei organizatii;
3. Pentru toti clientii si toate facturile cu penalitati - lasati campurile de filtrare necompletate; sistemul va afisa toate facturile cu penalitati calculate;
4. Selectie partiala - in lista afisata, bifati doar facturile pentru care doriti sa emiteti penalitati; facturile nebifate nu vor fi incluse in procesul de generare.
Inainte de a apela butonul Calcul Penalitati, completati obligatoriu urmatoarele informatii:
1. Selectati Data Referinta Calcul - se propune cu data curenta si reprezinta data in functie de care se calculeaza automat numarul de zile de intarziere.
Notă
Valoarea se propune automat in campul Data Factura, iar daca se modifica, cu aceasta data se va genera factura de penalitati pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Operational -> Facturi (Data document).
2. Selectati Zona de Facturare.
Notă
Daca este definita o singura zona de facturare va fi propusa implicit de sistem.
3. Selectati seria de facturare in campul Serie.
Notă
In cazul in care se vor inregistra toate facturile de penalitati pe un singur analitic, la cererea clientului, se poate configura campul Cont, care sa fie selectat obligatoriu in ecranul Logistics -> Vanzari & Retail -> Alte Actiuni -> Facturi Penalitati. Pe acest cont se vor genera tranzactiile in registru la validarea facturilor de penalitati.
Notă
Inainte de a genera facturile de penalitati, verificati corectitudinea valorilor calculate (zile intarziere, suma penalitati) si debifati eventualele facturi pentru care nu doriti emiterea penalitatilor.
F. Generare Facturi Penalitati
1. Dupa efectuarea selectiei dorite (client, organizatie vanzari sau toate facturile), apelati butonul Generare Facturi pozitionat in partea dreapta jos a ecranului;
2. Sistemul va genera automat facturile de penalitati pentru toate facturile bifate in lista, utilizand datele calculate;
3. La finalizarea generarii, sistemul va confirma numarul de facturi de penalitati emise.
Notă
Daca pentru acelasi partener se emite o factura de penalitati pentru mai multe facturi incluse la calculul penalitatilor, in acest caz sistemul va genera o singura factura de penalitati.
G. Vizualizare Facturi Penalitati Generate
Facturile de penalitati generate pot fi vizualizate si procesate ulterior (listare factura si transmitere in e-Factura) pe functiunea standard de facturi:
1. Alegeti Logistics -> Vanzari & Retail -> Operational -> Facturi;
2. Identificati factura de penalitati generata prin cautare dupa numar document / partener in campul Filtrare Rapida.
3. Listati factura de penalitati de la butonul Listare. La listarea facturii de penalitati, pentru fiecare factura restanta sunt afisate urmatoarele informatii:
Factura - seria, numarul si data facturii restante pentru care se calculeaza penalitatile (ex: TEST/1/01-03-2026)
Zile de penalitati — numarul de zile de intarziere fata de scadenta facturii (ex: 43 zile)
Valoare penalitati — suma calculata automat, exprimata in RON, rezultata din aplicarea procentului asupra valorii restante, inmultit cu numarul de zile de intarziere.
Procentul de penalizare aplicat pentru fiecare factura.
H. Actiuni Corective
In functie de stadiul in care se afla facturia de penalitati (Validata si Netransmisa in E-factura / Validata si Transmisa in E-factura) se pot efectua urmatoarele actiuni corective:
1. O factura de penalitati poate fi redeschisa si stearsa din sistem de la butonul Actiuni -> Stergere Globala:
Notă
Prin actiunea de stergere globala, factura va fi redeschisa si stearsa automat, iar documentele incluse (dispozitii valorice) si stornarea acestora vor fi validate automat.
Atenționare
Actiunea de stergere globala nu se poate executa cand factura de penalitati a fost transmisa in e-Factura (indicator transmisa) sau cand starea Facturii este Validata si Contata.
Apelati Actiuni -> Info indicator Contat. Daca are valoarea DA, identificati tranzactia, dupa Registru si Nr. tranzactie in Financial -> Tranzactii si Rapoarte - Registre de contabilitate si stornati de la butonul Stornare Tranzactie;
Pe functia Facturi alegeti Actiuni -> Stergere globala.
2. Daca factura a fost deja transmisa prin e-Factura, aceasta nu mai poate fi corectata prin Redeschidere sau Stergere Globala. Corectia se realizeaza astfel:
Stornati dispozitia valorica inclusa in factura pe functia Vanzari&Retail -> Dispozitii Valorice (butonul Actiuni -> Stornare).
Validati dispozitia valorica de la butonul Validare.
Generati factura de stornare de la butonul Actiuni -> Facturare.
Prelucrati pana la Validare factura de stornare.
Ulterior se poate emite din nou factura de penalitati corecta.
Factura finala si factura de stornare se transmit prin e-Factura pe functia Logistics -> Servicii ANAF -> e-Factura.
Astfel se asigura corectitudinea inregistrarilor atat in ERP, cat si in sistemul ANAF.
I. Verificare Raport Facturi si Incasari in Avans - Detaliu Penalitate
Pentru verificarea si monitorizarea penalitatilor emise se poate consulta raportul:
1. Accesati raportul Financial -> Contabilitate Clienti -> Facturi si Incasari in Avans;
2. La parametrii de selectie ai raportului, alegeti optiunea Detaliu Penalitate;
3. Raportul listat va afisa detaliat facturile de vanzare cu penalitatile aferente, permitand verificarea corelarii dintre facturile sursa si facturile de penalitati generate.
Notă
Bifati Afisare doar facturi care nu au emisa factura de penalitate - se afiseaza in raport doar facturile pentru care nu a fost emisa factura de penalitate pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Alte Actiuni -> Facturi Penalitati.