Sectiunea 3.2 Configurare Casierie

Scop

Pentru fiecare magazin definit in EMSYS se configureaza o casierie de tip Magazin in modulul Cash Management. Casieria reprezinta casa principala a magazinului si contine unul sau mai multe conturi — cate unul pentru fiecare statie POS. Incasarile realizate pe fiecare POS pot fi transferate automat sau manual in contul casei centrale a magazinului.

Sinonime si termeni alternativi: casa magazin, casierie magazin, cont casa, cont POS, Cash Management.

Privire de ansamblu asupra fluxului de configurare

Configurarea completa a casieriei unui magazin parcurge urmatoarele etape, in ordine:

1. Definire casierie (banca de tip Magazin) — Pasul 1 — Definire casierie (Banci)

2. Definire cont magazin (casa centrala) si cont(uri) POS — Pasul 2 — Definire conturi (Casa centrala si POS-uri)

3. Definire responsabili — Pasul 3 — Definire Responsabili

4. Asociere responsabili pe cont — Pasul 4 — Asociere Responsabili (Roluri Responsabili Asociati)

5. Alocare serii documente pe responsabil — Pasul 5 — Alocare Serii Documente pe Responsabil

6. Asociere tipuri de tranzactii pe cont — Pasul 6 — Asociere Tipuri de Tranzactii

7. Copiere tranzactii de pe un cont similar (optional) — Pasul 7 — Copiere Tranzactii (optional)

8. Definire utilizator POS (creare utilizator ERP, PIN, asociere magazin) — Pasul 8 — Definire utilizator POS

Prerechizite

• Modulul Financial → Cash Management trebuie sa fie accesibil utilizatorului de configurare.

• Magazinul trebuie sa fie deja definit conform Sectiunea 3.1 Definire Magazin.

• Gestiunea magazinului trebuie sa fie definita si asociata magazinului.

• Tipurile de tranzactii necesare (MAG-BON, MAG-CASH, MAG-TRIN etc.) trebuie sa existe in Cash Management → Setari → Tipuri de Tranzactii. Daca nu exista, se adauga anterior acestui pas.

• Responsabilii (casieri, sefi de tura etc.) trebuie sa fie definiti in Cash Management → Setari → Responsabili.

• Seriile de documente (chitante, bonuri fiscale, monetare) trebuie sa fie definite in Cash Management → Setari → Serii Documente.

---

Pasul 1 — Definire casierie (Banci)

Cale: Financial → Cash Management → Setari → Banci

Scop

In Cash Management, o casierie de magazin este inregistrata ca o Banca de tip MAGAZIN. Aceasta reprezinta entitatea-container pentru toate conturile (casa centrala + conturi POS) ale unui magazin.

Campuri formular Banca

Camp	Obligatoriu	Descriere
Cod	DA	Codul unic al casieriei (ex: MAG PITESTI). Se recomanda un cod sugestiv legat de magazin.
Denumire	DA	Denumirea completa a casieriei (ex: MAGAZIN PITESTI).
Ultim	DA	Indica daca aceasta este ultima definitie activa. Valori: DA / NU.
Nume Sortare	NU	Denumire alternativa folosita la sortare in liste (ex: MAGAZIN PITESTI).
Swift	NU	Cod SWIFT — nu se completeaza pentru casierii de magazin.
Tip	DA	Tipul entitatii. Se selecteaza obligatoriu MAGAZIN pentru casieriile de magazin.
B.U.	DA	Business Unit-ul caruia ii apartine casieria.
Forma Juridica	DA	Se selecteaza CI | CASA INTERNA pentru casierii interne de magazin.
Gestiune	DA	Gestiunea magazinului asociata casieriei (ex: 11 | MAGAZIN PITESTI). Trebuie sa corespunda gestiunii configurate in definirea magazinului.
Superior	NU	Casieria superioara in ierarhie (se completeaza in cazul structurilor cu casierie centrala si subcasierii).

Sectiunea Adresa

Campurile de adresa (Judet, Localitate, Adresa 1-3) sunt informationale si nu afecteaza functionarea casieriei.

Sectiunea Contact

Campurile Nume, Prenume, Telefon, Email, Functie in Banca sunt informationale.

Sectiunea Status

Camp	Obligatoriu	Descriere
Stare	DA	Starea casieriei. Valori: ACTIV / INACTIV.
Data Inceput	DA	Data de la care casieria este activa (format: ZZ-LL-AAAA).
Data Sfarsit	DA	Data pana la care este activa (implicit: 31-12-9999 pentru fara limita).

Sectiunea Transfer POS agregat

Aceasta sectiune configureaza transferul automat al incasarilor din conturile POS catre contul casei centrale a magazinului.

Camp	Obligatoriu	Descriere
Transfer POS agregat	DA	Daca este bifat, incasarile din POS-uri sunt transferate automat in contul casei centrale la inchiderea zilei. Valori: bifat / nebifat.
Cont POS casa centrala	DA	Contul casei centrale in care se colecteaza transferurile din POS-uri (ex: 1 | CASA MAGAZIN PITESTI).
Tip tranzactie plata	DA	Tipul de tranzactie folosit la plata (transferul din POS catre casa centrala). Ex: MAG-TRPL | TRANSFER NUMERAR LA CASIERIA CENTRALA.
Tip tranzactie incasare	DA	Tipul de tranzactie folosit la incasarea in casa centrala. Ex: MAG-TRIN | INCASARE NUMERAR DE LA POS-URI.

Atenționare

Tipul MAGAZIN este obligatoriu pentru ca aplicatia EMSYS POS sa recunoasca casieria si sa opereze incasarile corect. O casierie cu alt tip nu va fi vizibila in POS.

Procedura — Adaugare casierie

1. Accesati Financial → Cash Management → Setari → Banci.

2. Apasati + Adauga.

3. Completati Cod, Denumire, Tip = MAGAZIN, B.U., Forma Juridica = CI | CASA INTERNA, Gestiune.

4. In sectiunea Status, setati Stare = ACTIV si completati Data Inceput.

5. Daca se doreste transfer automat POS → casa centrala, bifati Transfer POS agregat si completati contul si tipurile de tranzactii aferente.

6. Salvati.

Rezultat

Casieria apare in lista Banci cu tipul MAGAZIN. Poate fi selectata la definirea conturilor de casa si POS.

---

Pasul 2 — Definire conturi (Casa centrala si POS-uri)

Cale: Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci

Scop

Pentru fiecare magazin se definesc cel putin doua tipuri de conturi:

• Contul casei centrale (Tip Cont: CASIERIE) — reprezinta casa principala a magazinului in care se colecteaza numerarul.

• Contul POS (Tip Cont: POS) — cate un cont pentru fiecare statie POS din magazin, prin care trec incasarile zilnice ale statiei respective.

Campuri formular Cont

Camp	Obligatoriu	Descriere
Banca	DA	Casieria (banca de tip Magazin) careia ii apartine contul (ex: MAG PITESTI | MAGAZIN PITESTI).
Tip Cont	DA	Tipul contului. Valori: CASIERIE pentru casa centrala, POS pentru statiile de vanzare.
Moneda	DA	Moneda contului (ex: RON | RON).
Descriere	DA	Denumirea contului (ex: CASA MAGAZIN PITESTI pentru casa centrala; POS 1 MAGAZIN PITESTI pentru un cont POS).
Gen. Dep. Numerar	DA	Indica daca se genereaza automat depozit numerar. Valori: Da / Nu.
Nr. Cont	DA	Numarul intern al contului (ex: 1 pentru casa centrala, 2, 3 etc. pentru POS-uri).
Tip Sold	DA	Tipul soldului asteptat. Valori: DB (debitor) pentru conturi de casa.
B.U.	NU	Business Unit — se completeaza daca contul este restrictionat la un BU specific.
Fond	NU	Fondul de numerar asociat (ex: fond de rulment).
Registru Contabil	DA	Registrul de contabilitate in care vor fi generate documentele (ex: V11 | MAGAZIN PITESTI).
Inchid. Cont Disp.	DA	Indica daca contul de disponibilitati se inchide la sfarsit de zi. Valori: Da / Nu.
Referinta	NU	Referinta externa (ex: numar cont bancar, cod intern).
Cod Template	NU	Codul sablon de document asociat contului.

Sectiunea Configurare Conturi

Camp	Obligatoriu	Descriere
Disponibilitati	DA	Contul contabil de disponibilitati asociat (ex: 531MAG | MAGAZIN PITESTI). Acesta este contul din planul de conturi in care se inregistreaza miscarea numerarului.
Calcul DCV	NU	Bifat = se calculeaza diferentele de curs valutar. Se lasa nebifat pentru conturi RON.

Sectiunea Status

Identica cu sectiunea Status de la definitia bancii: Stare (ACTIV/INACTIV), Data Inceput, Data Sfarsit.

Notă

Se defineste un singur cont de tip CASIERIE per magazin (casa centrala) si cate un cont de tip POS pentru fiecare statie de vanzare. Contul POS are acelasi cont de disponibilitati (531MAG) ca si casa centrala sau un cont distinct, in functie de cerintele contabile.

Procedura — Adaugare cont casa centrala

1. Accesati Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci.

2. Apasati + Adauga.

3. Selectati Banca = casieria magazinului definita la pasul 1.

4. Selectati Tip Cont = CASIERIE.

5. Completati Descriere (ex: CASA MAGAZIN PITESTI), Nr. Cont, Moneda, Registru Contabil.

6. In sectiunea Configurare Conturi, asociati contul de Disponibilitati (ex: 531MAG).

7. Setati Stare = ACTIV si Data Inceput.

8. Salvati.

Procedura — Adaugare cont POS

1. In Conturi la Case si Banci, apasati + Adauga.

2. Selectati aceeasi Banca (casieria magazinului).

3. Selectati Tip Cont = POS.

4. Completati Descriere (ex: POS 1 MAGAZIN PITESTI), Nr. Cont distinct, Moneda, Registru Contabil.

5. Asociati contul de Disponibilitati.

6. Setati Stare = ACTIV si Data Inceput.

7. Salvati.

8. Repetati pentru fiecare statie POS din magazin.

Rezultat

In lista Conturi la Case si Banci apar contul casei centrale si toate conturile POS ale magazinului, fiecare cu tipul, descrierea si contul de disponibilitati configurate.

---

Pasul 3 — Definire Responsabili

Cale: Financial → Cash Management → Responsabili

Scop

Responsabilii sunt persoanele fizice (casieri, sefi de tura, operatori) care au drept de operare pe conturile de casa si POS din Cash Management. Fiecare responsabil este legat de un utilizator EMSYS si, optional, de o inregistrare de personal din modulul HR.

Un responsabil definit in aceasta sectiune poate fi ulterior asociat unuia sau mai multor conturi (casa centrala, conturi POS) cu roluri specifice: Coordonator, Ordonator, Ofiter, Operator.

Sinonime si termeni alternativi: casier, operator casa, responsabil casa, responsabil POS.

Prerechizit specific

Atenționare

Utilizatorul EMSYS al responsabilului trebuie sa existe in Administrator → Drepturi Acces → Actualizare Utilizatori inainte de adaugarea responsabilului. Campul Utilizator din formularul de responsabil face referire directa la utilizatorul ERP; fara acesta, responsabilul de tip INTERN nu poate fi salvat.

Ecranul lista Responsabili

Lista afiseaza toti responsabilii definiti in sistem, cu urmatoarele informatii per inregistrare:

• Cod responsabil (format: <numar> | NUME PRENUME).

• Interval de Activitate — perioada de activitate a responsabilului (ex: 01-01-2017 - 31-12-9999).

• Tip responsabil — afisat in dreapta (ex: INTERN).

• Stare — bifa verde = activ.

Actiuni disponibile in lista: + Adauga, Modifica, Copiaza, Sterge, filtrare rapida, export.

Campuri formular Responsabil

Camp	Obligatoriu	Descriere
Utilizator	DA	Utilizatorul EMSYS caruia ii corespunde responsabilul (ex: 11). Se selecteaza din lista utilizatorilor definiti in Administrare → Actualizare Utilizatori. Determina cu ce credentiale se autentifica responsabilul in POS.
Tip Responsabil	DA	Tipul responsabilului. Valori: INTERN (angajat al companiei, legat de un utilizator ERP) / EXTERN (tert, fara utilizator ERP). Pentru casieri de magazin se selecteaza intotdeauna INTERN.
Personal	DA	Codul inregistrarii de personal din modulul HR (Marca).
Nume	DA	Numele de familie al responsabilului (ex: JOHN). Se preia automat la selectarea campului Personal.
Prenume	DA	Prenumele responsabilului (ex: SMITH). Se preia automat la selectarea campului Personal.
Functie	DA	Functia responsabilului in organizatie (ex: casier, sef de tura). Se preia automat la selectarea campului Personal.
Cont Pos	DA	Contul POS implicit asociat responsabilului (ex: 1 — POS MAGAZIN PITESTI). Reprezinta cotul POS generat la Pasul 2.
Stare	DA	Starea responsabilului. Valori: Activ / Inactiv.
Data inceput	DA	Data de la care responsabilul este activ (format: ZZ.LL.AAAA).
Data sfarsit	DA	Data pana la care este activ (implicit: 31.12.9999 pentru fara limita).

Ecranul responsabil selectat (detalii)

La selectarea unui responsabil din lista, se afiseaza ecranul de detalii cu toate campurile completate, plus informatii de audit:

• User — utilizatorul ERP care a efectuat ultima modificare (ex: ADRIANA.RADU).

• Data actualizare — data ultimei modificari (ex: 23-01-2018).

• Buton Conturi Asociate (dreapta sus) — afiseaza lista conturilor de casa si POS pe care responsabilul este activ, cu rolurile detinute pe fiecare cont.

Ecranul Conturi Asociate

Cale: Cash Management → Setari → Responsabili → selectati responsabilul → buton Conturi Asociate (dreapta sus)

Afiseaza toate conturile la care responsabilul este asociat, cu urmatoarele coloane:

Banca	Contul	Denumire cont	Valuta	Stare	Cont financiar	Coordonator	Ordonator	Ofiter cont / Operator
MAGAZIN PITESTI	2	MAGAZIN PITESTI	RON	ACTIV	531MAG	1	1	1 / 1

Valorile 1 din coloanele de rol indica faptul ca responsabilul are rolul respectiv activ pe contul respectiv.

Procedura — Adaugare responsabil

1. Accesati Financial → Cash Management → Setari → Responsabili.

2. Apasati + Adauga.

3. Selectati Utilizator — utilizatorul EMSYS al casierului (trebuie sa existe definit in Administrator → Actualizare Utilizatori).

4. Selectati Tip Responsabil = INTERN.

5. Selectati Personal marca configurata in modulul HR. 8. Completati obligatoriu Cont Pos — contul POS definit la Pasul 2. 9. Setati Data inceput. 10. Apasati Salveaza. Pentru anulare, apasati Renunta.

Notă

Puteti folosi Copiaza pentru a duplica rapid un responsabil existent, modificand doar campurile Utilizator, Personal si Cont Pos. Util cand mai multi casieri au aceeasi configuratie de cont.

Rezultat

Responsabilul apare in lista cu codul generat automat (format <numar> | NUME PRENUME), tipul INTERN si starea activa. Poate fi asociat imediat conturilor de casa si POS conform Pasul 4 — Asociere Responsabili (Roluri Responsabili Asociati).

Erori posibile

Eroare	Cauza si remediu
Utilizatorul nu apare in lista de selectie	Utilizatorul nu este definit in Administrare → Actualizare Utilizatori sau nu este activ; adaugati-l mai intai acolo.
Responsabilul nu se poate salva	Campul Utilizator este gol sau tipul este INTERN fara utilizator asociat; completati campul Utilizator.

Pasul 4 — Asociere Responsabili (Roluri Responsabili Asociati)

Cale: Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → buton Detalieri → Roluri Responsabili Asociati

Scop

Fiecare cont de casa sau POS trebuie sa aiba asociati responsabilii care au drept de operare pe acel cont. Un responsabil poate cumula mai multe roluri simultan.

Coloane lista Responsabili

Coloana	Descriere
Cod responsabil	Codul unic al responsabilului in sistem (ex: JOHN.SMITH).
Nume | Prenume	Numele si prenumele responsabilului.
Functie	Codul functiei responsabilului (ex: 66).
Coordonator	Bifat = responsabilul are rol de coordonator pe acest cont.
Ordonator	Bifat = responsabilul poate ordona plati/incasari.
Ofiter	Bifat = responsabilul are rol de ofiter de casa.
Operator	Bifat = responsabilul poate opera tranzactii pe cont.
Stare	Starea asocierii: bifat verde = activ.
Data inc.	Data de la care responsabilul este activ pe cont.
Data sf.	Data pana la care este activ (implicit: 31-12-9999).

Procedura — Asociere responsabil pe cont

1. In Conturi la Case si Banci, selectati contul dorit (casa centrala sau POS).

2. Apasati butonul Detalieri (dreapta sus) → selectati Roluri Responsabili Asociati.

3. In lista afisata, apasati + Adauga.

4. Selectati Cod responsabil din lista.

5. Bifati rolurile corespunzatoare: Coordonator, Ordonator, Ofiter, Operator — in functie de atributiile persoanei.

6. Setati Data inc. si lasati Data sf. = 31-12-9999.

7. Salvati.

Notă

Puteti folosi butonul Copiaza pentru a duplica rapid setul de responsabili de pe un cont similar (ex: de pe un alt cont POS din acelasi magazin), modificand doar responsabilul.

Rezultat

Responsabilul apare in lista cu rolurile bifate si este activ pe contul respectiv. La autentificarea in EMSYS POS, sistemul verifica daca utilizatorul are un responsabil activ asociat contului POS selectat.

Erori posibile

Eroare	Cauza si remediu
Utilizatorul nu poate deschide casa in POS	Responsabilul nu este asociat contului POS sau asocierea este inactiva (Data sf. depasita); verificati lista Roluri Responsabili Asociati.
Responsabilul nu apare in lista de selectie	Responsabilul nu este definit in Cash Management → Setari → Responsabili; adaugati-l mai intai acolo.

---

Pasul 5 — Alocare Serii Documente pe Responsabil

Cale: Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → Detalieri → Roluri Responsabili Asociati → selectati responsabilul → buton dreapta sus → Alocare Serii

Scop

Fiecarui responsabil activ pe un cont i se aloca seriile de documente (chitante, bonuri fiscale, monetare, rapoarte Z) pe care are drept sa le emita. Aceasta alocare controleaza numerotarea documentelor generate de acel responsabil pe contul respectiv.

Coloane lista Alocare Serii

Serie	Document	Nr. inceput	Nr. Sfarsit	Serie POS	Document POS	Nr. inceput POS	Nr. Sfarsit POS
CHIT FU	CHIT	0	0	CHIT FU	CHIT	0	0
MON	MON	1	1000	MON	MON	1	1000
RZ11	RZ	1	10000	RZ11	RZ	1	10000
STAT	STAT	1	1000	STAT	STAT	1	1000

Coloanele Serie POS / Document POS / Nr. inceput POS / Nr. Sfarsit POS reprezinta seriile corespondente utilizate in aplicatia EMSYS POS (pot diferi de seriile ERP sau pot fi identice).

Procedura — Alocare serie pe responsabil

1. In Roluri Responsabili Asociati, selectati responsabilul dorit.

2. Apasati butonul din dreapta sus → Alocare Serii.

3. In ecranul Alocare Serii pe Responsabilul <NUME>, apasati + Adauga.

4. Selectati cu F1 campul Serie — seria de documente ERP (ex: MON pentru monetare, RZ11 pentru rapoarte Z).

5. Completati Nr. inceput si Nr. Sfarsit pentru intervalul alocat.

6. Selectati Serie POS si completati intervalul POS corespunzator.

7. Verificati ca Stare = ACTIV si completati Data inc..

8. Salvati.

9. Repetati pentru fiecare tip de document necesar (chitante, monetare, rapoarte Z, state).

Notă

Seriile trebuie sa fie unice per responsabil si sa nu se suprapuna cu seriile altor responsabili activi pe acelasi cont. Suprapunerea de serii genereaza erori de numerotare la emiterea documentelor.

Rezultat

Responsabilul are alocate seriile si poate emite documentele corespunzatoare in EMSYS POS si ERP, in intervalul de numere specificat.

---

Pasul 6 — Asociere Tipuri de Tranzactii

Cale: Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → buton Detalieri → Tipuri de Tranzactii Asociate

Scop

Pe fiecare cont (casa centrala sau POS) se asociaza tipurile de tranzactii care pot fi operate prin acel cont. Fara aceasta asociere, tranzactiile nu pot fi selectate la operare.

Coloane lista Tipuri de Tranzactii Asociate

Tip Tranzactie	Den. Tranzactie	PL/IN	Sursa	Cont Disponibilitati	Den. Cont	Registru de Contabilitate
AVANS SALARII	AVANS SALARII	PL	DIV	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
BONURI FISCALE FURNIZORI	BONURI FISCALE FURNIZORI - ALTE MATERIALE CONSUMABILE	PL	DIV	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
CORECTIE INCASARE	CORECTIE INCASARE	IN	CL	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
MAG-TRIN	INCASARE NUMERAR DE LA POS-URI	IN	DIV	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
PLATA FURNIZORI	PLATA FURNIZORI	PL	FU	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
PLATA SALARII	PLATA SALARII	PL	DIV	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI
TRPL	TRANSFER NUMERAR LA CASIERIA CENTRALA	PL	DIV	531MAG	MAGAZIN PITESTI	MAGAZIN PITESTI

Legenda coloane:

• PL/IN — PL = Plata (iesire numerar), IN = Incasare (intrare numerar).

• Sursa — CL = Client, FU = Furnizor, DIV = Divers.

• Cont Disponibilitati — contul contabil de disponibilitati pe care se inregistreaza miscarea.

Tranzactii obligatorii pentru un cont POS de magazin

Tip Tranzactie	PL/IN	Sursa	Denumire / Scop
MAG-ALIMPOS	IN	DIV	Alimentare numerar POS magazin — numerarul depus la deschiderea zilei in POS.
MAG-BON	IN	CL	Incasari bon fiscal magazin — incasarile din vanzari pe bon fiscal.
MAG-CASH	IN	CL	Incasari cash magazin — incasarile cash directe.
MAG-CARD	IN	CL	Incasari card magazin — incasarile prin card bancar.
MAG-ALTE	IN	CL	Incasari alte tipuri magazin.
MAG-TRPL	PL	DIV	Transfer numerar la casieria centrala — transferul numerarului din POS la casa centrala.
MAG-TRIN	IN	DIV	Incasare numerar de la POS-uri — se asociaza pe contul casei centrale.

Procedura — Asociere tranzactii pe cont

1. In Conturi la Case si Banci, selectati contul dorit.

2. Apasati Detalieri → Tipuri de Tranzactii Asociate.

3. Apasati + Adauga.

4. Selectati Tip Tranzactie din lista.

5. Verificati si completati Cont Disponibilitati si Registru de Contabilitate.

6. Daca tranzactia necesita cont corespondent, accesati Conturi Corespondente din detalierile tranzactiei si asociati contul contabil corespondent.

7. Daca se doreste imprimarea unui model de chitanta, accesati Asociere Chitanta si alegeti modelul dorit.

8. Salvati.

9. Repetati pentru toate tranzactiile necesare contului respectiv.

Atenționare

Asociati pentru fiecare tranzactie contul contabil de casa si registrul de contabilitate corecte. O asociere gresita va genera note contabile incorecte la operarea tranzactiilor.

Rezultat

Tranzactiile asociate apar in lista Tipuri de Tranzactii Asociate ale contului si sunt disponibile pentru selectie la operare in EMSYS POS si ERP.

---

Pasul 7 — Copiere Tranzactii (optional)

Cale: Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul destinatie → Detalieri → Copiere Tranzactii

Scop

Functia Copiere Tranzactii permite preluarea rapida a tuturor tipurilor de tranzactii asociate unui cont sursa si copierea lor pe contul destinatie selectat. Este utila atunci cand se adauga un cont POS nou cu aceeasi configuratie ca un cont existent.

Ecranul Copiere Tranzactii

Ecranul este impartit in doua sectiuni:

Info Cont Destinatie — afiseaza automat datele contului pe care sunteti pozitionat (contul care va primi tranzactiile copiate):

• Cont — numarul si descrierea contului destinatie (ex: 1 - CASA MAGAZIN PITESTI).

• Banca — casieria destinatie (ex: MAGAZIN PITESTI).

• Iban, Moneda, BU, Registru, Disponibilitati — informatii ale contului destinatie, completate automat.

Info Cont Sursa — sectiunea de selectie a contului de pe care se copiaza tranzactiile:

• Cont — selectati (cu F1 sau din lista) contul sursa de pe care se preiau tranzactiile.

• Dupa selectare, campurile Banca, Iban, Moneda, BU, Registru, Disponibilitati ale contului sursa se completeaza automat pentru verificare vizuala.

Procedura — Copiere tranzactii

1. In Conturi la Case si Banci, selectati contul destinatie (cel pe care doriti sa copiati tranzactiile).

2. Apasati Detalieri → Copiere Tranzactii.

3. In sectiunea Info Cont Sursa, selectati contul de pe care se copiaza (ex: un alt cont POS configurat anterior).

4. Verificati ca datele afisate corespund contului sursa dorit.

5. Apasati butonul Generare.

Notă

Copierea preia toate tipurile de tranzactii asociate contului sursa. Dupa copiere, verificati lista Tipuri de Tranzactii Asociate a contului destinatie si ajustati daca este necesar (ex: eliminati tranzactii care nu sunt aplicabile noului cont).

Rezultat

Tranzactiile contului sursa sunt copiate pe contul destinatie. Contul destinatie are acum aceleasi tipuri de tranzactii asociate ca sursa si este gata de utilizare fara configurare manuala tranzactie cu tranzactie.

---

Pasul 8 — Definire utilizator POS

Cale: Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori

Scop

Fiecare casier care se va autentifica in Client POS trebuie sa aiba un utilizator ERP activ, un cod PIN configurat si sa fie asociat contului POS corespunzator din Cash Management. Fara parcurgerea tuturor celor trei sub-pasi de mai jos, autentificarea in POS nu este posibila.

Sinonime: utilizator casier, utilizator POS, cont casier, PIN casier.

---

Pasul 8.1 — Creare utilizator ERP

Cale: Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori.

Se creeaza un utilizator cu nume si prenume sau poate fi un utilizator numeric cu parola identica cu numele de utilizator.

Campuri formular Actualizare Utilizatori

Camp	Obligatoriu	Descriere
Nume	DA	Numele de utilizator — se recomanda un cod numeric (ex: 10, 11, 12). Acest cod va fi folosit si ca PIN initial.
Parola	DA	Parola initiala — se seteaza identica cu numele de utilizator (ex: utilizator 10, parola 10). Poate fi schimbata ulterior de utilizator.
Autentificare	DA	Tipul de autentificare. Valori: Interna (autentificare cu cont ERP local) / altele pentru SSO. Se selecteaza Interna pentru utilizatorii POS.
Data parola	NU	Data la care a fost setata ultima parola (completata automat la salvare).
Perioada parola	NU	Numarul de zile dupa care parola expira (0 = nu expira).
Forteaza istoric parole	NU	Numarul de parole anterioare care nu pot fi reutilizate (0 = fara restrictie).
Numar Telefon	NU	Numarul de telefon al utilizatorului — camp informativ.
Email	NU	Adresa de email a utilizatorului.
Data inceput	DA	Data de la care utilizatorul este activ (ex: 01.01.2026).
Data sfarsit	DA	Data pana la care este activ (implicit: 31.12.2999 pentru fara limita).
Tip utilizator	DA	Tipul contului. Valori: Standard pentru casieri obisnuiti.
Societate / Marca / CNP / Nume / Prenume	NU	Campuri informationale pentru identificarea persoanei fizice.

Sectiunea Profiluri

Fiecarui utilizator i se genereaza automat un profil care ii defineste drepturile de acces in aplicatie.

• utilizatorul POS nu necesita drepturi pentru functii ERP

• utilizatorul backend necesita adaugarea functiilor ERP (modulele Vanzari & Retail, Cumparari, Stocuri) in sectiunea Drepturi, precum si asocieara de registre contabile pentru fiecare functie in parte, insectiunea Drepturi Specifice/Obiect, altfel nu va fi permisa operarea documentelor.

Coloana	Obligatoriu	Descriere
Profil	DA	Codul profilului de drepturi asociat utilizatorului (ex: POS 1). Profilul determina la ce functii ale aplicatiei are acces utilizatorul.
Profil Implicit	DA	Bifat = acest profil este profilul implicit la autentificare. Cel putin un profil trebuie marcat ca implicit.
Profil Admin	NU	Bifat = utilizatorul are drepturi administrative in cadrul profilului respectiv.

Sectiunea Grupuri (tab)

In tab-ul Grupuri, utilizatorul se asociaza la unul sau mai multe grupuri care corespund Business Unit-urilor sau societatilor la care are acces. Bifati grupul corespunzator magazinului pentru care se configureaza casierul (ex: BU MAGAZIN PITESTI).

Atenționare

Daca utilizatorul nu este asociat grupului corespunzator BU-ului magazinului, nu va putea accesa datele acelui magazin la autentificarea in POS.

Procedura — Creare utilizator ERP pentru casier

1. Accesati Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori.

2. Apasati butonul + (Adauga nou) din bara de actiuni.

3. Completati Nume cu codul numeric al casierului (ex: 10).

4. Completati Parola cu acelasi cod numeric (ex: 10).

5. Setati Autentificare = Interna.

6. Completati Data inceput si lasati Data sfarsit = 31.12.2999.

7. Setati Tip utilizator = Standard.

8. In sectiunea Profiluri, apasati + si asociati profilul POS corespunzator (ex: POS 1), marcat ca Profil Implicit.

9. In tab-ul Grupuri, bifati grupul BU-ului magazinului.

10. Salvati.

Se poate efectua si copierea unui utilizator existent si modificarea datelor distincte.

Rezultat

Utilizatorul apare in lista cu starea verde (activ) si poate fi selectat la definirea responsabilului din Cash Management (Pasul 3 — Definire Responsabili).

---

Pasul 8.2 — Configurare PIN utilizator POS

Cale: Administrator → Drepturi de Acces → PIN Utilizatori POS.

Codul PIN este parola scurta numerica cu care casierul se autentifica rapid in Client POS. Se configureaza separat de parola ERP.

Ecranul PIN Utilizatori

Lista afiseaza toti utilizatorii activi din sistem cu urmatoarele coloane:

User Name	Stare Pin	Data Setarii Pinului	Stare
Codul utilizatorului (ex: 10, 11, john.smith)	NESETAT / SETAT	Data la care a fost configurat PIN-ul (gol daca nesetat)	Verde = utilizator activ

In partea de jos a ecranului apare un formular de editare cu campurile:

• User Name — completat automat cu utilizatorul selectat (ex: 10).

• Pin — campul in care se introduce codul PIN numeric.

• Verificare Pin — reintroducerea PIN-ului pentru confirmare.

Procedura — Setare PIN casier

1. Accesati Administrator → Drepturi de Acces → PIN Utilizatori POS.

2. Selectati din lista utilizatorul pentru care se configureaza PIN-ul (ex: 10).

3. Apasati butonul Modifica din bara de actiuni.

4. In campul Pin, introduceti codul PIN numeric — se recomanda ca PIN initial sa fie identic cu numele de utilizator (ex: PIN 10 pentru utilizatorul 10).

5. Repetati valoarea in campul Verificare Pin.

6. Salvati.

Notă

PIN-ul nu poate fi modificat ulterior de catre casier. PIN-uul este unic, doi utilizatori nu pot acea acelasi PIN.

Rezultat

Coloana Stare Pin a utilizatorului devine SETAT, iar Data Setarii Pinului se completeaza automat cu data curenta. Utilizatorul poate folosi PIN-ul la autentificarea in Client POS.

---

Pasul 8.3 — Asociere utilizator la contul POS din Cash Management

Cale: Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul POS → Detalieri → Roluri Responsabili Asociati

Asocierea utilizatorului la contul POS se realizeaza prin intermediul responsabilului definit la Pasul 3 — Definire Responsabili si asociat contului conform Pasul 4 — Asociere Responsabili (Roluri Responsabili Asociati).

Atenționare

Daca responsabilul (si implicit utilizatorul ERP al casierului) nu este asociat contului POS, utilizatorul nu se poate loga in Client POS pe acel cont, chiar daca are utilizator ERP activ si PIN configurat.

Actualizare date pe statia de vanzare

Dupa orice modificare de configuratie (utilizator nou, PIN, asociere responsabil, setari magazin), datele trebuie transferate pe statia de vanzare prin operatia Preluare liste PLU.

Notă

Operatia Preluare liste PLU din POS Console (sau din interfata POS, meniu Administrare) nu descarca doar listele de produse (PLU), ci transmite catre statia de vanzare si toate modificarile de configuratie ale magazinului: utilizatori noi, PIN-uri, setari POS, asocieri responsabili. Fara aceasta operatie, modificarile efectuate in ERP nu sunt vizibile in Client POS.

Procedura — Preluare liste PLU dupa modificari de configuratie

1. Deschideti POS Console pe statia server a magazinului.

2. Accesati Preluare liste PLU.

3. Confirmati operatia si asteptati finalizarea descarcarii.

4. Dupa finalizare, utilizatorul nou poate sa se autentifice in Client POS cu PIN-ul configurat.

Rezultat final — utilizator POS complet configurat

Un casier este complet configurat si poate accesa Client POS atunci cand sunt indeplinite simultan toate conditiile:

• Utilizatorul ERP este activ, cu profil POS asociat si grup BU magazin bifat.

• PIN-ul este setat in functia PIN Utilizatori POS.

• Responsabilul corespunzator utilizatorului este asociat contului POS din Cash Management cu rolul Operator (minim) activ.

• A fost efectuata operatia Preluare liste PLU dupa ultima modificare de configuratie.

Erori posibile

Eroare	Cauza si remediu
Utilizatorul nu apare in lista PIN Utilizatori POS	Utilizatorul nu este activ in Actualizare Utilizatori; verificati sectiunea Profiluri.
PIN-ul este respins la autentificare in Client POS	PIN-ul nu a fost inca setat (stare NESETAT) sau a fost introdus gresit; reconfigurati PIN-ul in functia PIN Utilizatori POS.
Utilizatorul se autentifica dar apare mesajul Nu aveti drepturi pe acest POS	Responsabilul nu este asociat contului POS sau asocierea este inactiva; verificati Roluri Responsabili Asociati.
Modificarile de configuratie nu sunt vizibile in Client POS	Nu a fost efectuata operatia Preluare liste PLU; executati operatia din POS Console.
Utilizatorul nu poate accesa BU-ul magazinului	Grupul BU nu este bifat in tab-ul Grupuri al utilizatorului din Actualizare Utilizatori; adaugati grupul corespunzator.