Self HR

Scop

Self HR este o platforma online care le permite angajatilor sa acceseze si sa gestioneze diferite resurse si informatii legate de angajarea lor in companie, fara a fi nevoie de interventia departamentului de resurse umane.

Acest portal este conceput pentru a facilita comunicarea si colaborarea intre angajati si departamentele companiei pe subiecte administrative, precum si pentru a le oferi acestora vizibilitate si control la o serie de servicii si

facilitati utile.

Ce este si ce poate face un self service portal?

Self HR permite utilizatorilor sa isi acceseze propriile documente si date prin intermediul unei platforme online.

Portalul self service automatizeaza procesele administrative si le permite angajatilor sa detina un control mai mare asupra

datelor si informatiilor personale si profesionale.

Astfel, pe baza unui cont creat pentru fiecare salariat, angajatii isi pot vizualiza si actualiza direct documentele personale, fara a mai fi necesara asistenta departamentului de resurse umane.

Prin intermediul platformei de self service, angajatii isi pot urmari aprobarile, concediile, fluturasii de salariu si orice alte documente administrative de HR care ii privesc in mod personal.

Prerechizite:

  • Creare machete pontaj: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj

  • Alocare Utilizatori si roluri pe machetele de pontaj certificate: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj

  • Alocare persoane pe machete: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Macheta Pontaj

  • Drepturi pe documentele lansate: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar Documente

Procedura

Pagina principala a ecranului cuprinde urmatoarele sectiuni:

1. Sectiunea Salariat - sunt gestionate informatiile personale ale salariatului: Nume, Prenume, CNP, adresa de domiciliu si informatii act de identitate.

Sectiunea cuprinde urmatoarele carduri:

2. Sectiunea Contracte - permite salariatului sa vizualizeze contractele de munca si sa introduca, pe fiecare contract, activitatea zilnica (pontajul).

3. Sectiunea Concedii - permite salariatului sa vizualizeze numarul de zile de concediu de odihna la care are dreptul in anul curent, numarul de zile de concediu efectuat sau planificat si cererile de concediu lansate.

Sectiunea Salariat

Selectati Salariat

Sectiunea cuprinde mai multe carduri ce ofera acces la diverse informatii sau permit interactiunea cu sistemul.

Dosar Digital

Acest card permite descarcarea de copii dupa documentele introduse in sistem (Carte de Identitate, Diploma de studii, etc)

  • Selectati categoria de document dorita (Selectati categoria de document) de exemplu: Acte de studii, Documente de Identitate.

  • Selectati subcategoria de document dorita (Selectati subcategoria de document) de exemplu: Documente de Identitate - Carte de identitate

  • Selectati documentul

  • Apasati butonul Vizualizati pentru a descarca documentul.

Pentru intoarcerea la o alta categorie/subcategorie de document apasati butonul Revenire.

Fluturas de salariu

Acest card permite vizualizarea si descarcarea fluturasilor de salariu din perioada de activitate.

Selectati din lista luna, anul si tipul de raport (Flutaras Complet sau Fluturasi pe Contracte) si apasati butonul Genereaza.

Fluturasul apare in fereastra de previzualizare.

Din aceasta fereastra puteti descarca fluturasul de salariu pe statia de lucru apasand butonul sau il puteti printa apasand butonul

O alta modalitate de vizualizare a fluturasului de salariu este: apasati butonul Descarcare din partea de jos a ferestrei, se va deschide documentul intr-un tab nou in browser si se executa aceiasi pasi pentru descarcare fluturasului de salariu in format pdf

sau printare

Apasati butonul Inchidere pentru a iesi din fereastra.

Lansare cereri

Cardul permite incarcarea documentelor din dosarul personal, lansarea de cereri de concediu,

planificarea concediilor de odihna, anularea cererilor de concediu, solicitarea de adeverinte:

Incarcare documente dosar personal

Selectati din lista de lansare Cereri - Incarcare Documente Dosar Digital si apasati butonul Lanseaza

  • completeati Descriere (introduceti o descriere clara si concisa a documentului pe care il incarcati)

  • alegeti din lista disponibila Categorie document

  • selectati din lista tipul de document

  • completati o denumire a documentului

  • apasati butonul Selectati fisierul si selectati de pe statia de lucru fisierul.

Apasati butonul Salveaza

Pe butonul Informatii suplimentare regasiti informatii despre utilizarea acestei functiuni.

Definire categorii documente si liste de documente

Categoriile de documente si listele cu tipurile de documente care se pot selecta se definesc astfel:

Accesati functia Human Resources&Payroll -> Administrare Personal butonul Setari

Tipurile de categorii de documente se definesc in Liste Rezervate -> Documente Dosar Digital

Acestea se definesc cu primele litere din cod “DD”

Documentele de identitate se definesc in Liste Rezervate -> Documente de identitate

Documentele de studii se definesc in Liste Rezervate -> Documente studii

Concediu de Odihna

Selectati din lista de lansare Cereri - Concediu de odihna si apasati butonul Lanseaza

Completati campurile:

Descriere- o descriere scurta cu privire la cerere initiata - optional

Selectati Perioada CO: se selecteaza intervalul din calendar

Selectati fisierul- se incarca cererea semnata de solicitant - optional

Apasati butonul Salveaza

Adeverinte

Selectati din lista de lansare Cereri - Adeverinte Semnate si apasati butonul Lanseaza

Completati campurile:

Descriere- o descriere scurta cu privire la adeverinta solicitata- optional

Din sectiunea Tip Adeverinta alegeti modelul de adeverinta dorit, de exemplu: Adeverinta Medicala, Adeverinta Venituri etc.

Apasati butonul Salveaza

Urmarire Cereri

Cardul Urmarire Cereri permite vizualizarea stadiului in care se afla o cerere (in lucru, aprobat, respins).

Selectati din lista o inregistrare.

Fiecare inregistrare este codificata astfel: numar de inregistrare/data solicitarii (codul documentului, ex: ADV - adeverinte, INCARC_DOC - incarcare documente dosar digital, cerere concediu de odihna -CO)

In partea dreapta a inregistrarilor sunt disponibile butoanele:

  • „i” pentru a vizualiza detalii referitoare la cererile lansate

  • pentru a descarca adeverintele solicitate

Aprobare Cereri

Cardul este vizibil pentru utilizatorii care au dreptul de validare a cererilor.

Apasati butonul Catre aprobare cereri

Veti fi directionati in fereastra de aprobare a cererilor:

Descriere ecran:

Assigned Tasks - acest filtru afiseaza toate cererile care sunt deja atribuite utilizatorului curent.

Cu alte cuvinte, sunt sarcinile pe care utilizatorul le are in responsabilitate si trebuie sa le gestioneze sau sa le finalizeze.

Tasks As Candidate Groups - acest filtru afiseaza cererile care sunt atribuite ca grup de utilizatori candidati, adica cererile care pot fi preluate de oricare membru al unui grup specific.

Ele nu sunt atribuite unui utilizator anume, ci sunt disponibile pentru toti membrii grupului.

Tasks As Candidate Users - acest filtru afiseaza cererile care sunt disponibile pentru utilizatorul curent, dar care nu sunt inca atribuite / revendicate.

Practic, sunt sarcini rezervate ca optiune pentru un anumit utilizator, dar acesta trebuie sa le revendice inainte de a le putea executa.

Aprobare cereri

Accesati Tasks As Candidate Users, alegeti din lista cererea care urmeaza sa o aprobati si apoi apasati butonul Claim (Revendica)

Pentru aprobare alegeti din lista Aproba DA/NU, scrieti un comentariu si apasati butoanele Save (Salveaza) si Complete (Finalizat)

Daca o cerere este revendicata (s-a apasat butonul Claim (Revendica) pe inregistrare) de catre un utilizator, aceasta se va regasi pana la rezolvare (aprobare DA/NU) in Assigned Tasks si nu va mai fi disponibila pe celelalte 2 filtre.

Iesiti din ecranul de aprobare cereri cu butonul X Refuzare.

Cererile aprobate se inregistreaza in sistem astfel:

  • cererile de concediu se inregistreaza atat in Alte Functii -> Gestiune Timp cat si in Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna

  • alte tipuri de cereri se inregistreaza in Alte Functii -> Gestiune Timp

Sectiunea Contracte

Selectati Contracte

Aceasta sectiune cuprinde informatiile referitoare la contractele de munca pe care salariatul le are cu unitatea.

Selectia implicita permite vizualizarea contractelor active Doar Contracte Valabile

Prin debifarea optiunii Doar contracte valabile , salariatul poate avea acces si la informatiile referitoare la contractele incetate Toate Contractele

Completare pontaj:

Selectati un contract si apasati butonul Pontaj din partea dreapta

Pentru fiecare luna exista o legenda care descrie tipul de zi, de exemplu: Zi nelucratoare, Ore lucrate, Concediu de odihna etc.

Tipurile de absente adaugate in sectiunea Human Resources&Payroll -> Administrare Personal -> Gestiune Timp vor popula automat pontajul zilnic.

Pentru completarea manuala a activitatii zilnice se selectati ziua si setati Activitatea Zilnica: completati numarul de ore sau alegeti

cu butonul un simbol din lista pentru ziua selectata (daca difera de valoarea implicita)

Pentru a detalia activitatea zilnica pe intervale orare apasati butonul

Setati intervalele orare si alegeti din lista tipul de activitate desfasurata in ziua respectiva.

Daca sunt mai multe intervale intr-o zi se apasa

Pentru a sterge un interval apasati butonul „X” Stergere

Setati activitate, zona, purtator pentru fiecare.

Dupa completarea datelor apasati butonul Salveaza

Pentru renuntare apasati butonul Revenire

Sectiunea Concedii

Selectati Concedii

In aceasta sectiune puteti vizualiza informatiile referitoare la:

  • numarul de zile de concediu de efectuat in anul respectiv (din care zile co cuvenite,zile co suplimentar si zile co ramase de efectuat din anul/anii anteriori)

  • numarul de zile de concediu efectuat

  • numarul de zile de concediu planificat

  • cererile de concediu lansate