Sector Public
Scop
Sectiunea Sector Public centralizeaza procedurile si configurarile necesare integrarii si gestionarii platii salariilor in institutiile din sectorul public. Aceasta cuprinde etapele de configurare a surselor de finantare, activitatilor, structurilor de plata, conturilor, zonelor si purtatorilor, precum si mecanismele de asociere a acestora la nivel de salariat si calcul salarial. De asemenea, sunt incluse fluxurile de transfer si raportare a datelor financiare catre sistemele externe de raportare si evidenta bugetara.
Prerechizite
Fluxul prezentat necesita configurarea prealabila a elementelor esentiale din modulul Financiar si modulul Resurse Umane, conform detaliilor de mai jos:
Financiar:
Business Unit-uri definite: Financial -> Definitii Generale -> Business Unit
Registre contabile definite: Financial -> Definitii Generale -> Registre de Contabilitate - Definire
Monede definite si cursul valutar pentru acestea: Financial -> Definitii generale -> Monede
Articole de calculatie definite: Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi -> Articole de Calculatie
Elemente de cheltuiala definite: Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi -> Elemente de Cheltuiala
Documente definite: Financial -> Definitii Generale -> Documente
Parteneri definiti: Financial -> Definitii Generale -> Parteneri
Lista Rezervata ASC pentru definirea activitatilor contabile: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Activitati
Definire Sursa de Finantare/Articol de Buget - Financial -> Definitii Generale -> Structura de Buget
Definire conturi - Financial -> Definitii Generale -> Plan de Conturi -> Clase de conturi
Definire Obiecte de Cost: Financial -> Definitii Generale -> Obiecte de Cost
Definire Case si Banci, Conturi la banci - Financial -> Cash Management -> Setari -> Banci si respectiv Casierii
Definire Tranzactii, Tipuri de tranzactii - Financial -> Cash Management -> Setari -> Tipuri de Tranzactii
Notă
Optional copiere Plan de Conturi si Tipuri de Tranzactii pentru activitatea si sursa de finantare noua a proiectelor in context universitar
Resurse Umane:
Structura Organizatorica definita: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Strucutra Organizatorica
Creare functii proiect - Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar Functii
Definire Beneficiari Retineri:Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Beneficiari
Definire Activitati Salarii: Lista Rezervata ACT pentru definirea activitatilor de salarii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Activitati
Actualizare Informatii Financiare contract:
Actualizare activitate pe contractul individual de munca aferent activitatii
Actualizare structura pe contractul individual de munca aferent activitatii
Actualizare functie pe contractul individual de munca aferent activitatii
Actualizare zona si purtator pe contractul individual de munca aferent activitatii
Adaugare plati - Actualizare Plati/Sume aferente contractului individual de munca
Realizare Calcul de Salarii - Efectuare calcul salarii pe esantion aferent activitatii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Calcul Salarii -> Calcul Salarii
Procedura
Parcurgeti urmatorii pasi:
1. Configurare Activitate Salarii
La acest pas se vor configura activitatile de salarii.
Accesati Human Resources & Payroll -> Implementare rapida activitati
Alegeti tabul Pas 1: Activitati noi
Utilizati butonul Adaug sau dupa caz Copiez
Completati campurile Cod, Codul functional si se bifeaza Generez NC, OP
Apasati butonul Salveaza
2. Configurare Monografii Contabile
In cadrul acestui pas se vor defini monografiile contabile, manual, completand data intarii in vigoare a acestora.
Alegeti tabul Pas 3: Configurari salarii
Utilizati butonul Adaug sau dupa caz Copiez
Completati campurile Tip, Denumire, Activitate, Tip configurare, Format
Atenționare
Iban Beneficiar se va completa doar pentru impozit si contributii angajat si angajator.
Procesul se poate realiza si prin copiere dupa contributiile unei activitati existente, dupa cum urmeaza:
Accesati pe Pas3: Configurari Salarii -> Actiuni -> Copiere Configurari
Pentru copierea tuturor configurarilor selectati Activitatea Sursa si Destinatia, alaturi de campul Intrat in vigoare la
Apasati butonul Copiere Configurari
Se efectueaza exportul in excel pentru cele 2 activitati si Verificati corectitudinea inregistrarilor.
Dupa modelul selectiei activitatii sursa, selectati si se exporta si activitatea nou creata (destinatie).
Cautati codul activitatii utilizand Interogare prin exemplu si apoi Export in Excel
Se poate efectua si copierea la nivel de Tip lista/Denumire suma sau Cod raportare.
Pentru selectia Tip lista/Denumire suma atat pentru activitatea sursa cat si pentru destinatie utilizati tasta F1, iar pentru Cod raportare se scrie valoarea acestuia.
Daca s-au copiat configurarile dupa o activitate si se doreste copierea dupa o alta activitate bifati butonul Sterge Inreg Existente
3. Configurare Conturi Colectoare
Adaugarea conturilor colectoare in modulul ALOP se realizeaza astfel:
Accesati Human Resources & Payroll -> Implementare rapida activitati
Alegeti tab-ul Pas 3: Configurari salarii
Apasati butonul Corespondenta Banci, regasit in partea stanga a ecranului
Apelati butonul Adaug, pentru adaugarea unei noi inregistrari, fiind importanta setarea Datei de inceput, ca fiind data intrarii in vigoare
Apasati butonul Salveaza
4. Adaugare Procente Repartizare
Adaugarea procentelor de repartizare in modulul ALOP se realizeaza astfel:
Accesati Human Resources & Payroll -> Implementare rapida activitati
Alegeti tabul Pas 3: Configurari salarii
Apasati butonul Procente Repartizare, regasit in partea stanga a ecranului
Apelati butonul Adaug, pentru adaugarea unei noi inregistrari, fiind importanta setarea Datei de inceput, ca fiind data intrarii in vigoare
Apasati butonul Salveaza
5. Generare Configurari
Generare configurari salarii se refera la repartizarea salariilor pe baza configurarilor efectuate anterior in aplicatie.
Accesati Human Resources & Payroll -> Implementare rapida activitati
Alegeti tabul Pas 3: Configurari Salarii
Apasati butonul Generare Configurari NC si OP
Utilizati pe rand butoanele Generare Configurari, Aplica configurari existente, Salveaza configurarile
Rezolvati eroarile care apar pe flux, daca este cazul, si reluati procesul pana se realizeaza salvarea configurarilor.
6. Repartizare Bugetara
Repartizarea bugetara a salariilor reprezinta distribuirea sumelor de salarii la nivel de surse de finantare, articole bugetare, zone, purtatori.
Din interfata aplicatiei, din zona superioara a ecranului Apasati butonul Selectie perioade pentru selectarea perioadei fiscale si a perioadei salariale
Alegeti luna dorita la nivelul ambelor perioade, cu mentiunea ca acestea trebuie sa coincida
Accesati Administrare Personal -> Alte Functii -> Integrare Alte Sisteme -> Repartizare Bugetara
Apasati butonul Generare
Atenționare
Este obligatorie completarea campurilor Activitate, Zona, Purtator pentru reglarea diferentelor de rotunjire.
Pentru propunerea automata a valorilor in campurile Activitate, Zona, Purtator este necesara completarea urmatoarelor variabile de setare:
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Variabile Specifice Salariatilor
Denumire variabila |
Tip variabila |
Valoare numerica |
|---|---|---|
ZONA_REGL_ROT_NCSAL |
NUMERIC |
Completati codul zonei |
PURT_REGL_ROT_NCSAL |
STRING |
Completati codul purtatorului |
ACT_REGL_ROT_NCSAL |
STRING |
Completati codul activitatii |
Notă
In urma efectuarii procesului, se va genera un fisier PDF care contine mesaje referitoare la Repartizarea Bugetara.
7. Nota Contabila
Accesati Administrare Personal -> Alte Functii -> Integrare Alte Sisteme -> Nota Contabila Salarii
Adaugati Nr. Document, Data document - Data la care se doreste inregistrarea in contabilitate a notei contabile
Apasati butonul Generare automata Nota Contabila Salarii
Atenționare
La data documentului trebuie sa existe curs valutar definit.
Notă
In urma generarii Notei Contabile, se va deschide automat un fisier notepad care contine informatii referitoare la nota contabila generata (conturile contabile implicate in nota de salarii).
8. Contare Nota Contabila Salarii
Contarea se realizeaza urmand pasii:
Accesati Financial -> Contabilitate Financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de Contabilitate -> Registrul SAL
Apasati butonul Toate Inregistrarile
Apasati butonul Vizualizare Tranzactie
Verificati inregistrarile contabile realizate
Apasati butonul Contare, din cadrul tranzactiei pe care sunteti pozitionat.
9. Generare Angajamente
Generarea angajamentelor salarii se refera la procesul prin care o entitate (de obicei o companie sau o institutie) se obliga sa plateasca sumele datorate angajatilor pentru munca prestata, incluzand salariile brute, contributiile sociale si alte taxe asociate.
Accesati Administrare Personal -> Alte Functii -> Integrare Alte Sisteme -> Generare Angajamente
Completati urmatoarele campuri:
Tip PAC - Se completeaza automat tipul de document ABS (ANGAJAMENT GLOBAL SALARII)
Data PAC - Completati data la care se vor genera Angajamentele pe Salarii
Dep. Specialitate - Alegeti din lista atasata departamentul HR (DEPARTAMENT HR)
Scop - Completati cu litere de tipar ANGAJARE CHELTUIELI SALARII
Zona - Nu se completeaza
Purtator - Nu se completeaza
BU - Alegeti codul BU din lista atasata apasand tasta F1
Fond - Alegeti fondul din lista atasata apasand tasta F1
Registru - Alegeti codul de registru din lista atasata apasand tasta F1 (de obisei se alege codul de registru ABS - ANGAJAMENTE BUGETARE SALARII)
Articol Buget - Completati campului cu valoarea 10 - TITLUL I. CHELTUIELI DE PERSONAL
Sursa de Finantare - Se completeaza doar in cazul in care doriti sa efectuati Generarea Angajamentelor doar pentru o Sursa de Finantare.
Apasati butonul Generare
10. Aprobare si Listare Angajamente Salarii
Aprobarea angajamentelor salariale este o etapa prin care se concretizeaza obligatiile financiare ale entitatii legate de salarii, inainte de efectuarea efectiva a platilor.
Accesati Modulul Financiar -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli
Va pozitionati pe propunerea de angajare cheltuieli generata la pasul anterior
Verificati angajamentul si efectuati urmatoarele operatiuni pentru a il aduce in starea Aprobat (Verificarea se realizeaza cu Situatia Statistica, exportand in xls)
Verificati detalierea Angajamentului cu efectuarea exportului in excel accesand butonul ExportImport
Daca datele sunt corecte procedati la Lisatrea Angajamentului apasand butonul Actiuni -> Lisatare Anexa 1 si ulterior, Actiuni -> Lisatare Anexa 2
Apasati butonul Actiuni -> Confirmare Listare Anexe
In cazul in care aveti implementat modul CFP apasati din Actiuni -> CFP si completati informatiile referitoare la documentul din registrartura
Apasati butonul Actiuni -> Validare
Odata cu Validarea Angajamentului se va genera Nota Contabila de forma: 8066000.sf.ab=cont corespondent si 8067000.sf.ab=cont corespondent, care se regaseste in Registre de Contabilitate.
Daca dotiti sa stergeti un Angajament Validat trebuie sa urmati pasii invers fata de Validarea acestiua, adica mai intai stergeti Nota din Registrul de Contabilitate, anulati Aprobarea Validatii Angajamentului, anulati Confirmarea Listarii si ulterior, puteti sa parcurgeti pasii de mai jos:
Angajamentele in stare Deschisa se pot sterge de la butonul Sterge, urmand pasii de mai jos:
Apasati pe butonul informatii la nivel de angajament
Apasati pe butonul informatii si ulterior, accesati din butonul Actiuni -> Stergere Buget (astfel veti sterge detalierea Angajamentului)
Stergeti detalierea
Stergeti antet (pentru fiecare angajament)
Atenționare
Daca angajamentele generate prima data sunt APROBATE, se vor genera angajamente noi.
Daca angajamentele generate prima data sunt in stare DESCHIS, se vor genera din nou angajamente ceea ce poate duce la dublarea sumelor de pe acestea.
11. Generare Ordonantari
Generarea ordonantarilor reprezinta operatiunea prin care se vor genera Ordonantarile la Plata pe baza Angajamentelor Aprobate anterior.
Accesati Administrare Personal -> Alte Functii -> Integrare Alte Sisteme -> Generare Ordonantari
Verificati daca anul si luna sunt selectate corect (acestea se propun automat)
La accesarea functiei sunteti pozitionat automat pe optiunea Generare
Selectati Tip document utilizand tasta F1 (de obicei se alege ORDPL - ORDONANTARE LA PLATA)
Adaugati Nr. Document si Data document
Apasati butonul Generare
Dupa vizualizarea raportului (independent de operatiunea de generare): bifati butonul Raport si apasati Generare (eliminati eventualele erori)
Apasati optiunea Transfer in ALOP si completati urmatoarele campuri:
Cod Partener - Se completeaza cu codul partenerului/organizatiei dumneavoastra (care a fost anterior defint in functia Parteneri)
Dep. Specialitate - Alegeti din lista atasata departamentul HR (DEPARTAMENT HR)
Articol Buget - Completati campului cu valoarea 10 - TITLUL I. CHELTUIELI DE PERSONAL
Sursa de Finantare - Se completeaza doar in cazul in care doriti sa efectuati Generarea Angajamentelor doar pentru o Sursa de Finantare.
Apasati butonul Generare
12. Validare si Listare Ordonantari
Accesati Modulul Financiar -> Sector Public -> ALOP -> Ordonantari la Plata
Verificati informatiile de pe fiecare ordonantare generata anterior si completati, daca este cazul, codurile angajamentelor FOREXE
Puteti sa verififcati detalierea Ordonantatii prin apasarea butonului Detaliere de la nivelul fiecarei Ordonantari in parte
Puteti sa exportati informatiile din detaliere prin apasarea butonului ExportImport
Daca informatiile sunt corecte apasati butonul Actiuni -> Listare Ordonantare
In cazul in care aveti implementat modul CFP apasati din Actiuni -> CFP si completati informatiile referitoare la documentul din registrartura
Apasati butonul informatii si apoi apasati Confirmare Listare
Apasati butonul Actiuni -> Validare
Aparati butonul Actiuni -> Generare OP, pentru a genera Ordinele de Plata
In fereastra Generare Ordine de Plata, completati urmatoarele informatii:
Data Emiterii OP - Completati data cu care se va emite Ordinul de Plata
Nr. Evidenta - Nu se completeaza
Data Executiei - Completati data la care se transmite spre executie la banca
Data Expirarii Executiei - Completati data pana la care poate fi transmis la banca
Data Debitarii - Completati data debitarii
Cod Angaj. Forex - Puteti completa manual codul angajamentului FOREXE, corespunzator Ordinului de Plata
Rand - Puteti completa manual randul angajamentului FOREXE, corespunzator Ordinului de Plata
Daca nu doriti sa generati Ordine de Plata pentru toate suna Ordonantata, puteti face selectie la nivel de fiecare Ordin de Plata, iar la generare se vor genera doar Ordinele de Plata pe care le-ati bifat
Apasati butonul Generare Ordin de Plata
Puteti vizualiza Ordinele de Plata emise pe accesand butonul Actiuni -> OP Emis (atata timp cat suma ramasa de plata este 0, inseamna ca s-au generat OP-uri pentru intreaga suma ordonantata)
Puteti sa listati Ordinele de Plata emise pe Ordonantare accesand butonul Actiuni -> Listare OP
Notă
Ordinele de plata pot fi listate si urmand calea Modulului Financiar -> Sector Public -> ALOP -> Ordine de Plata, selectand platitorul (de obicei este TREZ) si intervalul (perioada) pentru ordinele de plata emise ce trebuie listate.
De asemenea, urmand aceeasi cale pot fi vizualizate si modificate Ordinele de Plata
Ordinele de plata se pot lista in format xml multiplu de la functia Modulului Financiar -> Sector Public -> ALOP -> Ordine de Plata -> Confirmare Executie Plati si filtrare la nivel de informatiile dorite, apoi apasati Export XML OP
Q&A
Sectiunea de Q&A (Intrebari si Raspunsuri frecvente) centralizeaza cele mai uzuale situatii intalnite in utilizarea fluxului Sector Public, impreuna cu raspunsuri si recomandari concrete pentru rezolvarea acestora. Consultarea acestei sectiuni faciliteaza clarificarea rapida a unor nelamuriri si reduce necesitatea apelarii la suport.
Troubleshooting
Sectiunea de Troubleshooting (Exemple Practice si Situatii Reale) contine situatii concrete intalnite in utilizarea fluxului Sector Public, insotite de solutii pas cu pas. Scopul este sa ofere exemple aplicate pentru remedierea rapida a problemelor frecvent intalnite in configurare, calcul, generare documente sau integrare financiara.
Diagrama de Flux
Sectiunea de Diagrama de Flux ofera o reprezentare vizuala centralizata a etapelor principale din procesul de repartizare bugetara specific sectorului public. Consultarea acestei diagrame faciliteaza intelegerea rapida a fluxului operational si a interactiunilor dintre componentele sistemului, ajutand utilizatorii sa se orienteze eficient in cadrul procesului si sa identifice mai usor punctele cheie ale configurarii si raportarii.