Inregistrare Tranzactii In Registre de Contabilitate

Scop

Introducerea documentelor primare in sistem prin monografiere de catre utilizator. Tranzactiile sunt grupate in registre de contabilitate.

Utilizatorul poate efectua la nivelul unui registru operatii de adaugare, modificare, stergere, vizualizare, contare, stornare, numai daca utlizatorul are drepturi pe unul sau mai multe registre de contabilitate, pe unul sau mai multe business unit-uri.

La operarea unui document se introduc: datele de identificare ale tranzactiei, formulele contabile si informatiile analitice pentru conturile cu domeniu. Informatiile solicitate sunt uniformizate pentru fiecare domeniu astfel incat ecranul pentru culegere date isi schimba aspectul. Cu exceptia domeniilor AD (Analitic dinamic), CS (Costuri), VE (Venituri), pentru celelalte domenii, in functie de pozitia contului debitor sau creditor, sistemul particularizeaza fiecare aspect. Pentru conturile cu domeniul ST (stocuri) si MF (Mijloace fixe / Imobilizari), tranzactiile provin din module specializate si nu se introduc manual pe registre.

Activarea campurilor la nivelul domeniilor este diferita pentru conturile care au in planul de conturi setat Tab-ul Management Financiar.

La nivelul domeniului sunt propuse informatiile din antet referitoare la document, serie, numar, data document, data efectiva, precum si suma de la nivelul liniei. Acestea pot fi modificate. Unei linii din tranzactie ii pot corespunde mai multe linii in domeniu. Suma liniilor din domeniu trebuie sa fie egala cu cea de la nivelul liniei din tranzactie .

Pentru conturile fara domeniu toate informatiile se completeaza la nivelul liniilor.

Sistemul dispune de instrumente de verificare a tranzactiilor.

Prerechizite

• Drepturi de acces la registre de contabilitate, pe un business unit sau mai multe

• Cursul valutar pentru data efectiva / Data conversiei

• Existenta in sistem a tipurilor de documente, conturilor, business uniturilor, fondurilor, listelor diverse, listelor rezervate, obiectelor de cost.

• Definite variabilile de setare:

  • Pentru dimensionarea campurilor/coloanelor de conturi in aplicatie. Alegeti Financiar-> Definitii ->Setari Generale-> Comune-> Dimensiune Cont (DIMCONT) cu valorile SHORT (pentru dimensiuni mici), LONG (pentru dimensiuni mai mari). Daca nu se defineste, se considera implicit valoarea SHORT

  • Pentru afisarea Explicatiei in ecranul de vizualizare tranzactie, dupa domeniu. Alegeti Financiar -> Contabilitate Financiara->Setari->Contabilitate Financiara->Comune -> variabila EXPLICATIE BROWSE cu valoarea TRUE. Pentru valoarea FALSE explicatia este afisata ca ultima coloana si este activa numai la actiunea butonului modific.

Procedura

1. Selectati perioada fiscala : actionati butonul Perioade .

2. Alegeti Contabilitate Financiara->Registre de Contabilitate.

3. Alegeti din ecran Vizualizare Selectie Registre Contabile, registrul de contabilitate pe care se vor introduce inregistrarile.

4. Apasati Buton +T (adauga Tranzactie)

5. Introduceti datele de identificare ale documentului.

6. Finalizati antet document: apasati buton OK.

7. Introduceti datele pe liniile din formule contabile solicitate de sistem.

8. Completati campurile solicitate de sistem pe ecranul activat in raport cu domeniul contului:

   8.1. Incasari

   8.2. Plati

   8.3. Facturi Furnizori

   8.4. Plati Furnizori

   8.5. Facturi Clienti

   8.6. Incasari Clienti

   8.7. Analitice Dinamice

   8.8. Costuri

   8.9. Venituri

   8.10. TVA Cumparari

   8.11. TVA Vanzari

9. Finalizati apasand tasta OK.

10. Contati tranzactia

11. Corectati eventuale erori

    11.1. Stornati tranzactia

    11.2. Modificati informatiile introduse eronat

    11.3. Contati tranzactia

Rezultat

Tranzactii in registrul selectat.

Atentie

• Daca un utilizator are drepturi pe un singur registru si un singur business unit, acestea se propun implicit la introducerea tranzactiilor

• Utilizatorul cu drepturi pe mai multe registre de contabilitate, selecteaza un registru pentru introducere documente

• Utilizatorul cu drepturi pe mai multe business unituri si fonduri, selecteaza cu F1 la nivelul tranzactiei pe cel ce corespunde fenomenului inregistrat

• Versiunea 7.4.24.0 In liniile dintr-o formula pot participa business unit-uri frunza, care fac parte din aceaasi Contabilitate

• Business unit-ul introdus pe prima linie a formulei este propus pe urmatoarele linii. Se poate modifica propunerea efectuata de catre sistem prin actiunea tastei F1 si selectia unui alt BU care are acelasi BU Contabilitate ca cel de pe prima linie. In cazul in care nu se respecta regula se emite mesaj de eroare. Pentru modificare, utilizatorul se pozitioneaza pe linia introdusa eronat si modifica valoarea

• Utilizatorul vizulizeaza in browser numai tranzactiile din ziua curenta. Pentru a vizualiza sau accesa tranzactii din perioada fiscala actionati Toate inregistrarile

• Pentru vizualizare tranzactie (formule si linii), pozitionat pe tranzactie actionati

• Se pot sterge numai tranzactii necontate. Stergerea se realizeaza la nivel de tranzactie , formula , linie .

• Se poate copia antetul tranzactiei de pe tranzactia anterioara prin actiunea butonului Copiere Tranzactie. Este necesar, daca utilizatoru nu este in proces de editare, sa se actioneze butonul de vizualizare tranzactie si apoi cel de copiere. Copierea se poate realiza de pe o tranzactie, indiferent de starea ei, contata sau nu.

• Se poate copia o linie a tranzactiei de pe cea anterioara prin actiunea butonului Copiere Linie. Copierea se poate realiza doar de pe o tranzanctie care nu este contata.

• La nivelul documentelor de plata ale furnizorilor si pe cele de incasare ale clientilor se pot efecta operatii de asociere ale acestoa cu facturile.

• La adaugarea unei tranzactii aferenta cumpararilor sau vanzarilor, daca anterior a fost completata linia pentru furnizor sau client, acesta va fi propus.

• La adaugarea unei tranzactii, o data cu schimbarea pozitiei contului (debitor sau creditor) fata de liniile anterior introduse, sistemul va propune suma ca total al liniilor din formula pozitionate diferit fata de pozitia curenta (creditoare sau debitoare).

• La adaugarea unei tranzactii in registre de contabilitate explicatia este aceeasi pentru toate liniile dintr-o tranzactie. Prin actiunea butonului Modifica din campul Explicatie de la nivelul liniei, acesta poate fi completata sau modificata. La introducerea unei noi linii explicatia este preluata de pe linia pe care este pozitionat utilizatorul. Pentru valaorea True a variabilei de setare EXPLICATIE BROWSE, este permisa completarea acesteia la niveluol fiecarei linii. La adaugarea unei noi linii pe o tranzactie , se porpune ultima explicatie introdusa.

• Modificarea pe o tranzactie a numarului de document si a datei document la nivelul antetului se propaga si la nivelul domeniului

• Cautarea F1 pe planul de conturi tine cont de drepturile de acces ale utilizatorului, limitand conturile afisate in browser la cele care care au asociat business unit-ul din drepturi, sau toate conturile fara asociere.

• Versiunea 7.6.6 S-a adaugat posibilitatea culegerii obiectul de cost (zona, purtator, comanda) pe linia de tranzactie, pentru conturile Fara Domeniu si Management Financiar: Credite de angajament aprobate, Angajamente bugetare, Credite de angajament angajate.

• Versiunea 7.6.44 S-a adaugat coloana Stare pentu conturile analitice dinamice care au lista MAR.

• Versiunea 8.0.9 La completarea informatiilor in domeniul contului analitic dinamic cu lista MAR (persoana este validata in baza de Personal), in lista de selectie persoana, a fost adaugata coloana Stare persoana cu valorile Activ/Plecat.

• Versiunea 7.6.46 La contarea tranzactiilor din registrele de contabilitate se afiseaza in campul Explicatie si informatia din domeniul conturilor, intre paranteze duble ((Cod Partener / Nume Partener; Nume si Prenume Angajat; Cod Obiect de Cost / Denumire; Cod Analitic-Dinamic / Denumire)).

• Versiunea 7.6.46 Ecranele de culegere tranzactie manual si prin Fenomen Economic au fost redimensionate pentru a eficientiza operarea documentelor.

• Versiunea 7.6.46 Pentru conturile cu dezvoltare analitica-dinamica pe MARCA (angajat), in ecranul de cautare, sunt afisate si urmatoarele informatii: Activitatea, Departament, Birou, Numar de Contract, Stare: Activ / Plecat etc., atat la culegerea tranzactiilor manual cat si la culegerea prin Fenomene Economice.

• Versiunea 7.6.46 La operarea fenomenelor economice cu marca (angajat), dupa selectia marcii se afiseaza Numele si Prenumele angajatului.

• Versiunea 8.0.10 La contarea tranzactiilor din registrele de contabilitate se afiseaza in campul Explicatie si informatia din domeniul conturilor, intre paranteze duble ((Cod Partener / Nume Partener; Nume si Prenume Angajat; Cod Obiect de Cost / Denumire; Cod Analitic-Dinamic / Denumire)).

• Versiunea 8.0.10 Ecranele de culegere tranzactie manual si prin Fenomen Economic au fost redimensionate pentru a eficientiza operarea documentelor.

• Versiunea 8.0.10 Pentru conturile cu dezvoltare analitica-dinamica pe MARCA (angajat), in ecranul de cautare, sunt afisate si urmatoarele informatii: Activitatea, Departament, Birou, Numar de Contract, Stare: Activ / Plecat etc., atat la culegerea tranzactiilor manual cat si la culegerea prin Fenomene Economice.

• Versiunea 8.0.13 Actualizare interfata grafica, modificare afisare campuri in domenii - video.