Preluare - Operare Extrase de Cont

Operatiile de incasari si plati efectuate prin banca sunt inregistrate in sistem prin Importul Extraselor de Cont emise de catre banci in format MT 940.

Prin mecanismele sistemului sau cele configurate de catre utilizator, prin definirea propriilor reguli, sunt identificate operatiile de incasari si cele de plati, generate notele contabile, conciliate incasarile/platile cu facturile clientilor/furnizorilor si generate rapoarte privind disponibilul si operatiile fiecarui cont.

Importul extraselor de cont in sistem necesita existenta configurarilor (definitiilor) mentionate mai jos:

  1. Planul de Conturi;

  2. Business Unit;

  3. Fond;

  4. Registre de Contabilitate;

  5. Listele rezervate cu Tip: IN - Incasari si PL - Platitori;

  6. Obiectele de Cost;

  7. Parteneri - Inclusiv informatiile din tab-ul Coduri Fiscale;

  8. Banci, Banci Beneficiare, Platitori;

  9. Tipuri de Tranzactii;

  10. Utilizatori;

  11. Moneda.

Pentru efectuarea concilierii incasarilor/platilor cu facturile furnizor/client, acestea trebuie sa fie introduse in sistem pe registre de contabilitate, iar starea lor sa fie Contat = DA.

A. Organizatii

Orice organizatie comerciala care primeste de la banca extrasul de cont in format MT 940, de la Banca Romana de Dezvoltare, Banca Transilvania, Banca Comerciala Romana si Trezorerie (in format particularizat) sau orice alta banca in format standard (unde sunt identificate doar tipul de operatii: incasari sau plati).

B. Flux

Apelati functia Financial -> Cash Management -> Operatii prin Case si Banci -> Procesare Extrase de Cont

1. Selectati Banca si Contul (Iban);

2. Incarcati fisierul de la Banca:

  1. Dezarhivati fisierul (descarcat din aplicatia bancii);

  2. Actionati butonul image0. Selectati fisierul de la banca cu extensia .STA;

  3. Bifati image15 pentru a identifica eventualele erori;

  4. Actionati butonul image16.

Notă

Pentru vizualizarea extraselor incarcate in sistem procedati astfel:

  1. Modificati Data Extras (daca este necesar sa vizualizati informatiile pe o perioada diferita de cea propusa);

  2. Actionati butonul image4;

  3. Pozitionati-va:

  • pe tab-ul image14 pentru operatiile in curs de prelucrare;

  • pe tab-ul image13 pentru extrasele finalizate ale perioadelor anterioare datei curente.

3. Completati/Verificati informatiile de pe browser preluate din fisier:

  1. Pozitionati-va pe tab-ul image14;

  2. Completati/Modificati campurile active de pe interfata:

  • Cod Operatie - reprezinta tipul de operatie in functie de care se efectueaza generarea notei contabile;

Notă

Tipul de operatie se propune in functie de Regulile configurate la nivelul fiecarei banci.

In cazul in care nu se propune nicio regula alegeti tipul de operatie din lista disponibila la actionarea tastei F1 sau definiti regula, stergeti extrasul si importati din nou fisierul de la banca.

  • Cod Partener - se completeaza doar pentru operatiunile care implica un partener fie furnizor, fie client;

  • Tip Flux - se completeaza doar pentru operatiile care influenteaza fluxurile de trezorerie;

  • Zona - se compleaza doar pentru operatiunile care implica conturi de venituri sau cheltuieli;

  • Purtator - se compleaza doar pentru operatiunile care implica conturi de venituri sau cheltuieli.

  1. Actionati butonul image2 pentru salvarea modificarilor;

Notă

Salvarea se poate efectua si la nivelul fiecarei inregistrari, prin pozitionarea pe fiecare linie si actiunea butonului image6. O inregistrare care nu este salvata este marcata prin culoarea rosie a dischetei image17.

  1. Actionati butonul image3, actiune prin care se verifica completarea tuturor informatiilor, pentru inregistrarile unei zile. Operatia se efectueaza pentru toate inregistrarile sau niciuna, in cazul in care exista cel putin o eroare.

4. Actionati butonul image5 pentru stergerea extrasului (doar daca este necesar). Operatia se efecteaza pentru toate operatiile din browser.

5. Postati inregistrarile:

  1. Pozitionati-va pe tab-ul image13;

  2. Actionati butonul image9 (Selectie Toate) pentru a marca toate inregistrarile;

  3. Actionati butonul image7. Actiunea se efectueaza odata pentru toate inregistrarile selectate. Recomandam efectuarea operatiunilor la nivelul unui extras sau zile complete. Starea operatiilor devine Postat.

6. Contabilizati Inregistrarile:

  1. Actionati butonul image9 (Selectie Toate) pentru a marca toate inregistrarile;

  2. Actionati butonul image8. Actiunea se efectueaza pentru toate inregistrarile si perioada selectata, generand tranzactii in Registrele de Contabilitate. Starea operatiilor devine Contabilizat.

  • Completati campurile de mai jos in concordanta cu data extrasului:

    • An fiscal si Perioada;

    • Data inceput si Data sfarsit.

  • Actionati butonul image12;

  • Inchideti fereasta dupa terminarea procesului.

7. Indentificati registrul si numarul tranzactiei generate prin actiunea butonului image11;

8. Contati tranzactiile:

  1. Apelati functia Financial -> Contabilitate Financiara -> Registre de Contabilitate;

  2. Pozitionati-va pe registrul pe care sunt generate tranzactiile;

  3. Actionati butonul image10 (Contare).

Pentru informatii privind configurarile necesare utilizarii importului extraselor studiati Banci, Platitori, Banci Beneficiare si Utilizatori si Tipuri de Operatii sau apelati la suport.