Administrare Personal
Scopul acestei sectiuni este de a oferi suport utilizatorilor in identificarea si rezolvarea situatiilor frecvent intalnite in cadrul functionalitatii de Administrare Personal.
Prin exemple practice si explicatii clare, sectiunea urmareste sa faciliteze diagnosticarea rapida a problemelor si aplicarea solutiilor corecte, contribuind la mentinerea integritatii si coerentei datelor de personal.
Verificare Scutire Taxe pentru salariatii platiti cu salariul minim pe economie
Aceasta procedura este utilizata pentru verificarea corectitudinii aplicarii scutirii de taxe in cazul salariatilor remunerati cu salariul minim pe economie.
Scopul este prevenirea aplicarii duble a facilitatilor fiscale si asigurarea respectarii regulilor de calcul salarial.
Procedura:
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane, si selectati salariatul dorit.
2. Accesati tabul Contracte, selectati contractul activ si apasati butonul Detalii contracte.
3. Navigati la sectiunea Salarizare -> Sporuri si verificati daca exista inregistrari aferente scutirii de taxe:
FARATAXM - FARA TAXE MINUS, cu suma -300
FARATAXP - FARA TAXE PLUS, cu suma 300
4. Daca aceste sporuri exista, nu se va mai bifa campul Scutire taxe in sectiunea Financiare la adaugarea unei noi inregistrari.
Exemplu: daca exista sporuri cu scutire de taxe valabile incepand cu data 01.05.2025, atunci la adaugarea unei noi inregistrari in sectiunea Financiare, valabila din 01.09.2025, campul Scutire taxe nu trebuie bifat.
5. Pentru un salariat care are bifa scutire taxe si sporurile adaugate verificati ca exista atributul TIPASIGAB cu valori 50 sau 51. In caz contrar atributul se blocheaza sau se sterge.
6. Verificati si campurile aferente exceptiilor CAS/CASS. Un salariat platit cu salariul minim pe economie nu poate avea simultan completate campurile:
Scutire taxe
Exceptat CAS/CASS Angajator
Rezultat: Configurarea este validata corect, iar scutirea de taxe se aplica o singura data conform legislatiei. Astfel, se evita dublarea facilitatilor si erorile de calcul in determinarea contributiilor sociale.
Modificare CNP
Aceasta procedura este utilizata pentru actualizarea CNP-ului salariatului in situatiile in care datele initiale au fost introduse eronat sau au fost modificate ulterior de catre autoritati. Scopul este asigurarea corectitudinii datelor de identificare in toate sectiunile sistemului, inclusiv in dosarul de personal si in evidentele transmise catre institutiile externe.
Procedura:
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane
2. In partea dreapta sus a ecranului, apasati butonul Import/Export.
3. Navigati la tabul Lista actiuni dinamice.
4. Selectati optiunea Modificare CNP din lista disponibila.
5. In fereastra afisata, completati campurile:
CNP vechi - valoarea CNP-ului existent in sistem;
CNP nou - valoarea corecta, care trebuie actualizata.
6. Apasati butonul Lanseaza actiunea () pentru a initia procesul de actualizare.
7. Ulterior verificati actualizarea CNP-ului in toate sectiunile aplicatiei pentru a confirma sincronizarea corecta a datelor.
Important
Inainte de lansarea actiunii, verificati corectitudinea CNP-ului nou introdus.
Schimbare marca contract
Aceasta procedura este utilizata pentru modificarea marcii unui contract de munca, in situatiile in care aceasta a fost introdusa eronat sau trebuie actualizata conform deciziilor interne. Scopul este asigurarea corectitudinii identificarii contractului in toate modulele sistemului si in evidentele asociate acestuia.
Procedura:
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane
2. Selectati salariatul si accesati sectiunea Contracte
3. Selectati contractul dorit si accesati Detalii Contracte.
4. Navigati la sectiunea Date Generale si selectati optiunea Id Contract.
5. In fereastra afisata completati campul Contract nou cu marca noua a contractului.
6. Apasati butonul Start pentru a initia procesul de modificare.
7. Ulterior verificati actualizarea marcii contractului in toate sectiunile aplicatiei pentru a confirma sincronizarea corecta a datelor.
Important
Inainte de lansarea actiunii, verificati corectitudinea valorii introduse pentru contractul nou.
Verificare Functie de Baza pentru afisarea in raportul Listare Avans Chenzinal Banca
Aceasta procedura este utilizata pentru verificarea setarilor contractuale ale salariatilor care nu apar in raportul Listare Avans Chenzinal Banca. Scopul este asigurarea includerii corecte a tuturor salariatilor eligibili in raportul de avansuri chenzinale.
Cauza: Campul Functia de baza nu este bifat pentru marca respectiva. Doar salariatii marcati cu Functia de baza = DA sunt inclusi automat in raportul de listare a avansurilor chenzinale.
Procedura:
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> se cauta salariatul dorit -> Contracte -> Detalii Contract.
2. In zona Date Generale, sectiunea Detalii Contract, verificati daca bifa Functie de baza este setata pe DA.
3. Daca bifa Functie de baza nu este activa, modificati setarea si salvati contractul.
4. Regenerati raportul Listare Avans Chenzinal Banca pentru a confirma ca salariatul este afisat corect.
Rezultat: Dupa bifarea campului Functie de baza = DA, salariatul va fi inclus automat in raportul Listare Avans Chenzinal Banca, conform criteriilor de selectie utilizate in aplicatie.
Adaugare salariat cu drepturi de autor
Aceasta procedura este utilizata pentru configurarea corecta a salariatilor remunerati pe baza unui contract de tip drepturi de autor. Scopul este asigurarea unui flux salarial coerent, incadrarii corecte in categoria de personal si aplicarii corecte a impozitului specific.
Rezolvare: Pentru contractele cu drepturi de autor, se configureaza o categorie de personal distincta si se completeaza setarile specifice acestui tip de raportare.
Procedura:
1. Accesati: Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate -> Categorii de Personal.
2. Creati o noua categorie de personal cu denumirea Drepturi de autor. Puteti utiliza codul recomandat 5 = DREPTURI DE AUTOR.
3. Completati regimul de lucru aferent acestei categorii, inclusiv norma zilnica corespunzatoare.
4. Accesati: Administrare Personal -> Persoane -> selectati salariatul dorit -> Contracte -> Detalii Contracte -> Financiare -> Financiare.
5. Completati impozitul specific contractelor cu drepturi de autor - Impozit = 6%
4. La nivelul contractului NU se bifeaza urmatoarele campuri:
Functie de baza
Export Revisal
Aceste setari raman intotdeauna nebifate pentru contractele cu drepturi de autor.
Rezultat: Salariatul este configurat corect ca persoana remunerata pe drepturi de autor, cu impozitare specifica si fara includere in Revisal. Astfel, datele contractuale si salariale respecta reglementarile aplicabile acestui tip de contract.
Tip Act afisat ca Permis de sedere desi persoana are Carte de Identitate
Aceasta situatie apare atunci cand, in zona Date Generale -> Identitate, din sectiune Persoane, campul Tip act este completat automat cu Permis de sedere, desi persoana are cetatenie romana si ar trebui sa fie selectata optiunea Carte de Identitate.
Cauza provine din configuratii incomplete la nivelul ariilor geografice sau al datelor persoanei.
Cauze posibile: Aceasta situatie poate aparea in oricare dintre urmatoarele situatii:
1. Configurare incorecta la nivelul Ariilor Geografice
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice Cautati tara ROMANIA si verificati:
campul Cetatenie nu este completat cu Romana
campul Nationalitate nu este completat cu Romana
2. Tara de nastere a persoanei nu este ROMANIA
Daca persoana are completata o alta tara de nastere, sistemul poate interpreta automat ca tipul de act valid este Permis de sedere.
3. Date incomplete in fisa persoanei
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Date Generale -> Identitate si verificati daca:
Cetatenia nu este completata cu Romana
Nationalitatea nu este completata cu Romana
- Procedura:
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice, cautati tara ROMANIA si completati:
Cetatenie = Romana
Nationalitate = Romana
2. Accesati fisa persoanei: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Date Generale -> Identitate si verificati/completati:
Cetatenie = Romana
Nationalitate = Romana
Tara nasterii = Romania
3. Salvati modificarile si verificati datele persoanei.
Rezultat: Dupa completarea corecta a campurilor mentionate, sistemul va afisa automat Carte de Identitate in campul Tip act pentru persoanele cu cetatenie si nationalitate romana. Permis de sedere va disparea, iar datele vor fi aliniate cu regulile logice ale aplicatiei.
Marca nu este vizibila in nomenclatoarele din modulul Financiar
Aceasta situatie apare in momentul in care o marca exista in modulul de HR, insa nu este afisata in nomenclatoarele sau selectiile disponibile in modulul Financiar. Cauza principala este lipsa unei structuri de plata valide asociate persoanei sau nefinalizarea procesului de validare a personalului.
Pentru ca o marca sa devina vizibila si utilizabila in modulul Financiar, este necesar ca persoana si structura de plata sa fie configurate complet si validate corespunzator.
Procedura pentru remediere:
1. Asigurati-va ca persoana este adaugata in sistem - Persoana trebuie sa existe in modulul de Administrare Personal inainte de orice alta configurare.
2. Adaugati Structura de Plata pentru persoana respectiva:
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Adaugare Contract.
In ecranul de adaugare contract, apasati butonul Renunta din partea dreapta jos a ecranului - Aceasta actiune deschide o fereastra de contract fara date precompletate.
Accesati sectiunea Date Generale -> Structura de Plata.
Apasati butonul Adauga.
Completati urmatoarele informatii:
Centru;
Departament;
Data de la care intra in vigoare structura de plata.
Apasati butonul Salveaza pentru a inregistra structura de plata.
3. Validati marca la nivel de personal:
Reveniti in functionalitatea Persoane.
Apasati butonul Validare, disponibil pe bara superioara a ecranului.
Bifati urmatoarele optiuni:
Validare informatii necesare functiunilor din chenzina I;
Validare informatii necesare functiunilor din chenzina a II-a.
Selectati marca persoanei si apasati butonul Validari Personal.
4. Verificati vizibilitatea marcii in modulul Financiar:
Dupa finalizarea validarii, accesati modulul Financiar.
Verificati aparitia marcii in nomenclatoarele si selectiile specifice.
Important
Marca devine vizibila in modulul Financiar doar dupa ce exista un contract cu structura de plata valida si dupa efectuarea validarii personalului. In lipsa unuia dintre acesti pasi, marca nu va fi preluata in zonele financiare.
Notă
Daca dupa parcurgerea tuturor pasilor daca marca nu este vizibila, se recomanda reluarea validarii sau verificarea datei de inceput a structurii de plata.
Modificarea normei de timp a salariatului in cursul lunii
In situatia in care este necesara modificarea normei de timp a unui salariat in cursul lunii, aceasta implica crearea unei noi inregistrari la nivelul contractului, cu datele aferente modificarilor efectuate, astfel incat sistemul sa delimiteze corect cele doua perioade din luna.
Pentru remediere:
1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane.
2. Cautati salariatul (marca, nume, prenume, CNP) folosind Filtrari date.
3. Selectati inregistrarea si accesati: Contracte -> Detaliere Contract.
4. In zona Date Contract, apasati butonul Modific si completati urmatoarele campuri:
Din data: data la care se realizeaza modificarea contractului;
Functie de baza: setati valoarea pe NU;
Norma de timp: completati cu noua norma de timp aplicabila.
5. Salvati modificarile din sectiunea Date Contract.
6. Navigati in zona Salarizare -> Salarii de la nivelul contractului si actualizati datele de salarizare procedand similar:
Apasati butonul Modific;
Actualizati campul Din data cu data la care se realizeaza modificarea;
Completati suma noului salariu.
7. Salvati modificarile din sectiunea Salarii.
8. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Actiuni -> Generare Pontaje Implicite pentru marca respectiva.
9. Verificati ca la nivelul marcii au fost generate doua pontaje distincte, corespunzatoare celor doua perioade din luna:
primul pontaj - pentru perioada anterioara modificarii, cu norma si salariul vechi;
al doilea pontaj - pentru perioada de dupa modificare, cu noua norma si noul salariu.
Vezi și
Generarea a doua pontaje implicite la nivelul aceleiasi marci este comportamentul asteptat al sistemului in cazul modificarii normei de timp in cursul lunii. Aceasta delimitare asigura calculul corect al salariului proportional cu fiecare norma aplicata in perioadele respective.
Notă
In situatia in care pontajele nu se genereaza corect sau nu apar doua inregistrari distincte, verificati ca data de modificare operata in Date Contract si in Salarii sa fie completata si in campul Data calcul de la nivelul pontajului.
Creare structuri Organigrama
Adaugare Structura
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Selectati luna salariala dorita |
In partea de jos a ecranului apare luna de salariala selectata. In aplicatie se incarca parametrii lunii fiscale si lunii de salarii selectate |
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Apasati butonul Adaug |
Se completeaza campurile de pe interfata:
|
Se apasa butonul Salveaza |
Datele se salveaza in baza de date |
Definire Atribute Organigrama
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Cautati structura 1.2.3.3.7. Serviciul Demo 2 in campul Filtrare rapida si selectati structura |
Ecranul afisat este cel cu sectiunile structurii: Atribute, Dimensiuni, Relatii Indirecte si Stat Functii |
Selectati sectiunea Atribute |
Se deschide ecranul de editare atribute. |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati din nou Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Dimensiuni Organigrama
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Cautati structura 1.2.3.3.7. Serviciul Demo 2 in campul Filtrare rapida si selectati structura |
Ecranul afisat este cel cu sectiunile structurii: Atribute, Dimensiuni, Relatii Indirecte si Stat Functii |
Selectati sectiunea Dimensiuni |
Se deschide ecranul de editare dimensiuni |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati din nou Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Relatii indirecte Organigrama
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Cautati structura 1.2.3.3.7. Serviciul Demo 2 in campul Filtrare rapida si selectati structura |
Ecranul afisat este cel cu sectiunile structurii: Atribute, Dimensiuni, Relatii Indirecte si Stat Functii |
Selectati sectiunea Relatii indirecte |
Se deschide ecranul de editare relatii indirecte |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati din nou Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Creare posturi Stat Functii
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Cautati structura 1.2.3.3.7. Serviciul Demo 2 in campul Filtrare rapida si selectati structura |
Ecranul afisat este cel cu sectiunile structurii: Atribute, Dimensiuni, Relatii Indirecte si Stat Functii |
Selectati sectiunea Stat Functii |
Se deschide ecranul de editare posturi stat functii |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati din nou Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Populare Stat Functii
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Organigrama |
In ecranul functiei este afisata organigrama in structura arborescenta |
Cautati structura 1.2.3.3.7. Serviciul Demo 2 in campul Filtrare rapida si selectati structura |
Ecranul afisat este cel cu sectiunile structurii: Atribute, Dimensiuni, Relatii Indirecte si Stat Functii |
Selectati sectiunea Stat Functii, selectati postul dorit si accesati butonul Persoane |
Se afiseaza ecranul pentru editarea persoanelor asociate postului |
Utilizati butonul Asociere persoana |
Se deschide ecranul de editare persoane stat functii |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati butonul Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Adaugare Norma Didactica
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Selectati postul pe care doriti sa adaugati norma didactica |
Postul este selectat in lista din Stat Functii |
Utilizati butonul Norma Didactica |
Se afiseaza ecranul de editare norma didactica |
Apasati butonul Adaug |
Completati campurile de pe interfata:
|
Apasati butonul Salveaza |
Datele sunt salvate in baza de date |
Definire Fise de post
Actiune |
Rezultat asteptat |
|---|---|
Selectati luna salariala dorita |
In partea de jos a ecranului apare luna de salariala selectata. In aplicatie se incarca parametrii lunii fiscale si lunii de salarii selectate |
Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Fise de Post -> SECTIUNI |
In ecranul functiei sunt afisate sectiunile, atributele, fisele de post si asocierile. |
Se completeaza sectiunile fiselor de post obligatorii, si se apasa butonul Adauga Sectiune pentru a adauga sectiuni suplimentare |
Se completeaza Titlul de pe interfata:
|
Se apasa butonul Salveaza |
Datele se salveaza in baza de date |
Se selecteaza zona ATRIBUTE |
Ecranul afisat este cel de editare atribut |
Apasati butonul Adaug |
Se completeaza atributul si descrierea atributului |
Se apasa butonul Salveaza |
Datele se salveaza in baza de date |
Se selecteaza zona FISE DE POST |
Ecranul afisat este cel de adaugare Fise de Post |
Apasati butonul Adaug |
Se completeaza campurile de pe interfata:
|
Se apasa butonul Salveaza |
Datele se salveaza in baza de date |
Se selecteaza zona ASOCIERI |
Ecranul afisat este cel de editare asocierile |
Apasati butonul Adaug |
Se completeaza Cod si Fisa de post care se asociaza |
Se apasa butonul Salveaza |
Datele se salveaza in baza de date |
Actualizare informatii in Personal pentru salariati ce apar nevalidati
Aceasta situatie apare in momentul in care un salariat nu are completat una sau mai multe informatii la nivel de CNP sau contract.
Procedura pentru remediere:
1. Accesati Administrare Personal -> Persoane si efectuati cautarea salariatului nevalidat.
2. Accesati salariatul si identificati informatiile necompletate. Programul va atentioneaza ce informatii nu se regasesc a fi completate.
3. De exemplu, sectiunea Identitate nu este completata, unde afiseaza mesajul „Persoana nu este complet definita.Doriti sa activati sectiunea Identitate ?” si apasati OK.
4. Se va deschide sectiunea in vederea completarii informatiilor lipsa.
5. Salvati inregistrarea dupa modificarile efectuate.
6. Validati personalul cu ajutorul butonului Validare pozitionat in partea dreapta sus.
Drepturi pentru ca un utilizator sa poata genera raportul Listare macheta orar din modulul Macheta Pontaj
Aceasta procedura este utilizata pentru a oferi drepturi pentru generarea raportului Listare macheta orar din modulul Macheta Pontaj.
Procedura:
1. Se verifica daca utilizatorul are drepturi de PONTATOR si VALIDATOR pentru macheta de pontaj.
2. Utilizatorii care detin drepturi asupra machetelor de pontaj trebuie sa aiba definite drepturi corespunzatoare si in modulul de Confidentialitate salarii, pentru urmatoarele tabele:
HR_PERSONAL
PERSDOM
PERSONAL
PONTAJ
Pentru definire drepturi in modulul de Confidentialitate salarii, urmati pasii:
Administrare personal -> Setari -> Configurari -> Configurari -> Confidentialitate salarii
Schimbare adresa de email
Pentru a putea schimba adresa de email a unui angajat, se vor urma pasii:
S-a acceseaza meniul: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Date Generale -> Telefoane.
In ecranul afisat, a fost identificat si selectat angajatul pentru care s-au dorit efectuarea modificarilor.
In lista de inregistrari a fost identificata intrarea existenta pentru adresa de e-mail incorecta.
A fost creata o noua inregistrare cu data de inceput 01.01.2026, prin apasarea butonului Modifica.
Modificare punct de lucru angajat
Procedura corecta este urmatoarea:
Pasul 1: Incheierea Actului Aditional
Inainte de orice operatiune in sistem, trebuie sa incheiati si sa semnati cu salariatul un act aditional la contractul individual de munca.
Pasul 2: Operarea modificarii in EMSYS
Navigati la contractul salariatului respectiv:
Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Detalii Contracte -> Date Generale -> Stare
In partea dreapta jos a ecranului, apasati butonul Mutare si selectati din lista optiunea Schimbare loc de munca.
In fereastra care se deschide, completati campurile necesare:
Numar decizie: Introduceti numarul actului aditional.
Data decizie: Introduceti data actului aditional.
Data Inceput: Introduceti data de la care modificarea devine efectiva (conform actului aditional).
Celelalte campuri aferente noului loc de munca (ex: adresa punctului de lucru, daca este cazul) trebuie actualizate.
Apasati butonul Salveaza. Prin aceasta actiune, sistemul inregistreaza modificarea pe contractul existent, fara a-i afecta continuitatea.
Pasul 3: Transmiterea modificarii in REGES (Revisal)
Orice modificare a unui element esential al CIM, precum locul muncii, trebuie raportata in REGES in termenul legal.
Accesati interfata de transmitere:
Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES
Selectati Codul Fiscal al companiei.
In lista afisata, veti regasi salariatul pentru care ati operat modificarea. In coloana de evenimente, va fi inregistrat un eveniment de tip Modificare.
Bifati inregistrarea corespunzatoare salariatului.
Apasati butonul Transmitere pentru a raporta modificarea catre platforma REGES-ONLINE.