Troubleshooting Reges Online

Sectiunea Troubleshooting Reges Online este dedicata identificarii si solutionarii celor mai frecvente probleme intampinate in utilizarea integrarii cu platforma REGES-ONLINE din aplicatia Emsys.

Aceasta zona centralizeaza erorile recurente, cauzele posibile si pasii recomandati pentru remediere, astfel incat utilizatorii sa poata actiona rapid si eficient in caz de blocaje sau disfunctionalitati.

Se executa un export REGES. Nu se pot efectua modificari.

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca modificarea unei inregistrari din sectiunile Persoane sau Contracte in timp ce procesul de transmitere catre platforma Reges Online este in desfasurare.

Mesajul complet afisat este:

Atentie! Se executa un export REGES incepand cu data 01.01.n hh:mm de catre utilizatorul X. Nu se pot efectua modificari.

Cauzele posibile pentru afisarea mesajului sunt:

apasarea butonului Transmitere din cadrul functiei Reges Online;

modificare a unei inregistrari incluse in selectie, inainte de finalizarea procesului de transmitere;

incercarea de a salva date noi sau modificate in Persoane sau Contracte, in timpul unui export activ.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Inchideti fereastra in care ati incercat modificarea;

2. Verificati daca transmiterea catre Reges Online este in curs de executie;

3. Va rugam sa asteptati finalizarea completa a procesului de transmitere inainte de a relua modificarile asupra datelor respective;

4. Dupa finalizare, reveniti in functia dorita si efectuati modificarile necesare.

Daca eroarea persista si transmiterea nu este activa, apelati la echipa de suport, mentionand modulul, actiunea realizata si ora la care a fost intampinata situatia.

Transmiterea nu a fost realizata - Nivelul de studii este obligatoriu 

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca transmiterea datelor catre platforma Reges Online, iar inregistrarea salariatului sau a contractului este incompleta sau incorect configurata.

Mesajul complet afisat este:

Eroare la transmitere salariat (id: ...) / contract (id: ...) -> Nivelul de studii este obligatoriu

Cauzele pentru afisarea mesajului sunt:

lipsa completarii campului Nivel studii la nivelul persoanei;

lipsa completarii campului Nivel studii la nivelul functiei din contract;

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar de Functii si verificati daca la nivelul functiei salariatului ce nu a putut fi transmis, este completat capul Studii.

2. Verificati contractul activ al salariatului, in sectiunea Contract -> Date Generale -> Functie, si completati campul Studii daca este gol.

3. Asigurati-va ca nivelul de studii este corect asociat in nomenclatorul STU - Studii:

Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Nomenclatoare -> selectati Nivel Studii si verificati coloana Cod REGES.

4. Dupa completarea corecta a datelor, reluati operatiunea de transmitere.

Nu se poate conecta la serviciul REGES - Acces din sistem extern neactivat 

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca transmiterea datelor catre platforma REGES-ONLINE, iar accesul extern pentru registrul vizat nu este activat.

Mesajul complet afisat este:

Nu se poate conecta la serviciul REGES. Verificati daca ati activat accesul din sistem extern!

Cauzele pentru afisarea mesajului sunt:

registrul din REGES este deblocat, si au fost realizate modificari manual direct in platforma;
accesul extern pentru conectarea aplicatiei EMSYS la platforma REGES-ONLINE nu este activ.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati platforma REGES-ONLINE .

2. Navigati la: Registre -> selectati registrul dorit -> Setari -> Angajator -> Utile.

3. In zona Activare acces din aplicatii terte, sau dupa caz, Acces din sistem extern, efectuati una dintre actiunile urmatoare:

daca credentialele pentru acces sunt deja salvate in EMSYS, apasati butonul Activeaza accesul;

daca credentialele nu sunt salvate inca, apasati butonul Obtine credentialele, apoi salvati-le in EMSYS conform pasilor descrisi in documentatia de configurare Date de Acces.

4. Reveniti in EMSYS si reluati operatiunea de Transmitere.

Important

Accesul extern trebuie sa fie activ permanent pentru ca aplicatia EMSYS sa poata comunica cu REGES-ONLINE. In cazul in care registrul este deblocat si modificat manual, este obligatorie reactivarea accesului extern inainte de orice transmitere ulterioara.

Date de Acces - Erori Frecvente 

Datele de conectare nu sunt valide!

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca testarea credentialelor introduse in sectiunea Date Acces, dar informatiile nu au fost introduse corect sau atunci cand aplicatia EMSYS nu poate stabili conexiunea cu REGES-ONLINE.

Mesajul complet afisat este:

Datele de conectare la serviciul REGES nu sunt valide sau nu este activat accesul din sistem extern!

Cauzele posibile pentru afisarea mesajului sunt:

copiere partiala a valorii din campul Username sau Password din platforma REGES-ONLINE;

credentialele introduse nu corespund angajatorului selectat in campul Cod Fiscal;

accesul extern pentru registrul vizat nu este activ in platforma REGES-ONLINE.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Reveniti in aplicatia REGES-ONLINE si copiati din nou valorile corecte pentru Username si Password.

2. In aplicatia EMSYS, accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Date Acces, si reintroduceti credentialele corecte.

3. Utilizati optiunea Testeaza pentru a confirma validitatea datelor.

4. Ulterior apasati butonul Salveaza.

5. Daca eroarea persista, consultati sectiunea completa privind activarea accesului extern in REGES: Nu se pot transmite date catre REGES.

Credentialele salvate nu mai sunt valabile 

Aceasta eroare apare atunci cand in platforma REGES-ONLINE au fost generate credentiale noi (Username si Password), insa acestea nu au fost actualizate corespunzator si in aplicatia EMSYS.

In aceasta situatie, sistemul va continua sa utilizeze credentialele vechi, ceea ce va duce la imposibilitatea conectarii la serviciul REGES.

Cauza principala:

neactualizarea credentialelor salvate in EMSYS dupa regenerarea lor in REGES-ONLINE.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati platforma REGES-ONLINE si copiati credentialele nou generate (Username si Password).

2. In aplicatia EMSYS, accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Date Acces.

3. Introduceti noile valori pentru Username si Password.

4. Utilizati optiunea Testeaza pentru a verifica validitatea credentialelor.

5. Apasati butonul Salveaza pentru a inregistra modificarile.

Important

Dupa generarea de credentiale noi in REGES-ONLINE, este obligatorie actualizarea acestora si in EMSYS. In lipsa acestei operatiuni, sistemul va utiliza in continuare credentialele vechi si conexiunea cu REGES-ONLINE va esua.

Incarcare Referinte Salariati/Contracte - Erori Frecvente 

Fisierul a mai fost incarcat!

Aceasta eroare apare atunci cand se incearca incarcarea unui fisier JSON descarcat din platforma REGES-ONLINE (ITM), insa acelasi fisier a mai fost incarcat anterior in EMSYS.

Mesajul complet afisat este:

Fisierul a mai fost incarcat!

Cauzele pentru aparitia erorii sunt: fisierul JSON utilizat este identic cu unul deja incarcat anterior in sistem, fara a fi permisa dublarea inregistrarilor.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati daca fisierul JSON utilizat a fost deja incarcat in EMSYS, urmand calea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Rezultate Incarcare Referinte.

2. In cazul in care fisierul a mai fost incarcat, utilizati un fisier nou exportat din platforma REGES-ONLINE.

3. Accesati platforma REGES-ONLINE.

4. Navigati la: Setari -> Angajator -> Utile.

5. Descarcati un nou fisierul JSON.

6. Incarcati fisierul corect in aplicatia EMSYS, in sectiunea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

7. Daca este necesara reincarcarea aceluiasi fisier, modificati optiunea Incarcarea fisierelor duplicate este permisa in campul Mod Incarcare, pentru a permite procesarea repetata a fisierului.

Notă

Recomandam sa folositi optiunea Nu permiteti incarcarea fisierelor duplicate pentru a evita supraincarcarea cu date identice in sistem.

UUID-ul din fisierul JSON nu este valid 

Mesajul complet afisat este:

UUID-ul din fisierul JSON nu este valid

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

la descarcarea fisierului din REGES, identificatorul nu a fost generat sau completat corect;

fisierul JSON a fost modificat manual, iar unul dintre caracterele UUID-ului a fost sters sau alterat accidental.

Aceasta eroare apare in momentul in care fisierul JSON exportat din platforma REGES-ONLINE contine un identificator UUID incomplet sau incorect.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati platforma REGES-ONLINE.

2. Navigati la: Setari -> Angajator -> Utile.

3. Descarcati din nou fisierul JSON original, fara a efectua modificari manuale asupra acestuia.

4. Incarcati fisierul corect in aplicatia EMSYS, in sectiunea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

5. Reluati procesul de asociere.

Important

Nu modificati manual fisierele JSON exportate din REGES-ONLINE. Orice alterare a continutului (chiar si un caracter lipsa) poate invalida intregul identificator UUID si bloca procesul de incarcare in EMSYS.

Salariatul nu este definit in EMSYS 

Aceasta eroare apare atunci cand fisierul incarcat din platforma REGES-ONLINE (ITM) contine referinte pentru un salariat care exista in REGES, dar nu este definit in EMSYS.

Mesajul complet afisat este:

Salariatul nu este definit in EMSYS

Cauza principala:

salariatul a fost introdus manual in platforma REGES-ONLINE, fara a fi definit in aplicatia EMSYS.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Definiti salariatul in EMSYS conform pasilor descrisi in documentatia: Adaugare Salariat.

2. Stergeti evenimentele automate de tip inregistrare persoana generate in EMSYS.

Pentru stergere, accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> selectati salariatul inregistrat -> Editare Evenimente. In lista de evenimente selectati evenimentul de tip Inregistrare si apasati butonul Stergere.

Aceasta actiune evita conflictul intre datele deja existente in REGES-ONLINE si cele din EMSYS.

3. Reluati procesul de incarcare a referintelor dupa ce datele lipsa au fost completate in EMSYS.

Important

Toate salariatii si contractele acestora trebuie sa fie definite in EMSYS pentru a permite asocierea corecta cu informatiile din REGES-ONLINE.

Salariatul este asociat cu alt identificator (UUID) REGES 

Mesaj complet afisat:

Salariatul este asociat cu alt identificator (UUID) REGES: 1c992602-2735-4934-868b-f13bc21fdb01

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

modificarea manuala a UUID-ului asociat salariatului in EMSYS;

fisierul JSON descarcat din REGES contine un UUID diferit fata de cel salvat in EMSYS.

Aceasta eroare apare atunci cand exista o nepotrivire intre identificatorul UUID transmis din platforma REGES-ONLINE si cel deja stocat in aplicatia EMSYS.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Asociere Salariati EMSYS - REGES.

2. Cautati salariatul afectat.

3. Stergeti asocierea existenta a UUID-ului din EMSYS.

4. Reluati procesul de incarcare a fisierului JSON in: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

Important

Nu modificati manual UUID-urile in EMSYS. Orice modificare directa poate genera conflicte la incarcare si asociere cu REGES-ONLINE.

Eroare pentru CNP 

Mesaj complet afisat:

Eroare pentru CNP: 1234568912345

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

eroare de sistem in timpul procesarii CNP-ului transmis din platforma REGES-ONLINE;

date incomplete sau incorecte in fisierul JSON importat.

Aceasta eroare apare atunci cand aplicatia EMSYS nu poate procesa corect CNP-ul respectiv din cauza unei neconcordante sau a unei erori.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati fisierul JSON descarcat din REGES-ONLINE pentru eventuale probleme evidente (lipsa caractere, format incorect).

2. Daca fisierul este corect, contactati echipa de suport EMSYS pentru remedierea situatiei.

Important

Aceasta eroare necesita interventia echipei de suport EMSYS pentru a identifica si remedia cauza exacta.

Contractul nu poate fi asociat cu identificatorul (UUID) REGES 

Aceasta eroare apare atunci cand se incearca incarcarea fisierului JSON de contracte din platforma REGES-ONLINE, dar salariatii aferenti nu au fost inca asociati cu identificatorul unic (UUID) din REGES.

Mesajul complet afisat este:

Contractul nu poate fi asociat cu identificatorul (UUID) REGES deoarece salariatul nu are asociat un identificator (UUID) REGES.

Cauza principala:

fisierul JSON cu referinte de contracte a fost incarcat inaintea fisierului JSON cu referinte de salariati.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati platforma REGES-ONLINE.

2. Navigati la: Setari -> Angajator -> Utile, si descarcati fisierul JSON de salariati.

3. In aplicatia EMSYS, accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte, si incarcati fisierul JSON de salariati.

4. Dupa finalizarea incarcarii si asocierea salariatilor, incarcati fisierul JSON de contracte.

Important

Este obligatoriu ca salariatii sa fie asociati in EMSYS cu identificatorii REGES inainte de incarcarea contractelor aferente.

Identificator (UUID) diferit intre EMSYS si REGES 

Mesaj complet afisat:

Contracte: Identificatorul(UUID) asociat deja in EMSYS este diferit de identificatorul din REGES: existent=1c992602-2735-4934-868b-f13bc21fdb01, curent=3d662d64-67df-4914-9425-976830060479

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

UUID-ul contractului din EMSYS difera de cel transmis in fisierul JSON din REGES-ONLINE;

modificari manuale asupra UUID-ului in EMSYS sau in REGES.

Aceasta eroare apare atunci cand exista neconcordanta intre identificatorul (UUID) contractului din EMSYS si cel transmis din REGES pentru acelasi contract.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Asociere Salariati EMSYS - REGES/Asociere Contracte EMSYS - REGES.

2. Cautati contractul afectat.

3. Stergeti asocierea existenta a UUID-ului din EMSYS.

4. Reluati procesul de incarcare a fisierului JSON in: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

Important

Nu modificati manual UUID-urile in EMSYS. Orice modificare directa poate genera conflicte la incarcare si asociere cu REGES-ONLINE.

Contract adaugat in REGES-ONLINE inainte de EMSYS (Nerecomandat)

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Contractul a fost adaugat manual in platforma REGES-ONLINE, fara ca acesta sa existe mai intai in EMSYS.

Aceasta practica este nerecomandata, deoarece impiedica sincronizarea corecta a evenimentelor intre cele doua sisteme si poate genera erori la transmiterea ulterioara.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Adaugati contractul manual in EMSYS, respectand toate campurile obligatorii pentru transmiterea in REGES-ONLINE, urmand documentatia Adaugare Contract.

2. Stergeti evenimentele automate de tip adaugare contract generate in EMSYS.

Pentru stergere, accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> selectati salariatul dorit -> Editare Evenimente. In lista de evenimente selectati evenimentul de tip Adaugare Contract si apasati butonul Stergere.

Aceasta actiune evita conflictul intre datele deja existente in REGES-ONLINE si cele din EMSYS.

3. Realizati importul contractelor JSON pentru a potrivi datele existente si a crea legatura (UUID) intre contractul din EMSYS si cel din REGES-ONLINE.

Acest pas asigura sincronizarea ulterioara corecta.

Important

Aceasta situatie trebuie evitata prin procedura corecta de lucru: toate contractele se adauga initial in EMSYS si se transmit catre REGES-ONLINE doar prin intermediul integrarii.

Contract modificat in REGES-ONLINE inainte de EMSYS 

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Contractul exista deja in EMSYS si este asociat cu un contract din REGES-ONLINE (detine un UUID), insa modificarile au fost realizate direct in REGES-ONLINE, fara a fi operate mai intai in EMSYS.

Aceasta situatie creeaza discrepante intre cele doua sisteme si poate bloca transmiterea corecta a evenimentelor.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Modificati manual valorile in EMSYS, astfel incat sa corespunda cu modificarile efectuate in REGES-ONLINE.

Pentru stergere, accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> selectati salariatul dorit -> Editare Evenimente. In lista de evenimente selectati evenimentul de tip Modificare Contract si apasati butonul Stergere.

Este important ca toate campurile obligatorii sa fie completate corect.

2. Stergeti evenimentele automate de tip modificare contract din EMSYS, generate inainte de corectie.

Acest pas impiedica retransmiterea datelor vechi catre REGES-ONLINE si mentine alinierea informatiilor.

Notă

Pentru a preveni aceste situatii, toate operatiunile de adaugare si modificare a contractelor trebuie realizate exclusiv in EMSYS, REGES-ONLINE fiind utilizat doar pentru vizualizare si verificare a datelor deja transmise.

CNP diferit pentru acelasi contract 

Mesaj complet afisat:

CNP diferit pentru acelasi contract: existent=12345678912345, curent json=9876543219876

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

datele CNP din EMSYS difera de cele transmise in fisierul JSON din REGES-ONLINE;

modificari manuale sau erori de introducere a CNP-ului.

Aceasta eroare apare atunci cand exista neconcordanta intre CNP-ul salariatului in EMSYS si CNP-ul transmis prin REGES pentru acelasi contract.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati datele CNP din EMSYS si REGES si stabiliti care sunt cele corecte.

2. Daca datele din REGES sunt corecte, actualizati CNP-ul in EMSYS la nivelul contractului salariatului.

3. Stergeti evenimentul automat generat de modificarea persoanei:

Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> selectati salariatul inregistrat -> Editare Evenimente.

In lista de evenimente, selectati evenimentul de tip Modificare Persoana si apasati butonul Stergere.

4. Reluati procesul de incarcare a fisierului JSON in: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

Important

Este necesara corectarea CNP-ului in EMSYS pentru a permite asocierea corecta a contractului cu informatiile din REGES-ONLINE.

Diferenta de data contract 

Mesaj complet afisat:

Contractul 123 din REGES nu a fost gasit in EMSYS pentru CNP: 12345678912345, Data contract : 01.01.2025. In EMSYS, contractul are data 31.01.2025.

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Data contractului din EMSYS difera de cea transmisa in fisierul JSON din REGES-ONLINE;

Modificari manuale ale datei in EMSYS sau neconcordanta la exportul JSON.

Aceasta eroare apare atunci cand datele contractului din EMSYS si REGES nu sunt aliniate.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati data contractului in REGES si EMSYS si stabiliti care data este corecta.

2. Modificati in EMSYS data contractului pentru a o alinia cu data corecta din REGES.

3. Stergeti evenimentul de tip Modificare Contract generat automat in EMSYS:

Accesati Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> selectati salariatul inregistrat -> Editare Evenimente.

In lista de evenimente, selectati evenimentul de tip Modificare Contract si apasati butonul Stergere.

4. Reluati procesul de incarcare a fisierului JSON in: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

Important

Alinierea datelor contractuale intre EMSYS si REGES previne erorile la transmiterea ulterioara a informatiilor.

Eroare asociere contract 

Mesaj complet afisat:

Eroare asociere contract: 123

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Eroare de sistem in momentul asocierii contractului cu identificatorul REGES;

Posibile conflicte intre datele din EMSYS si fisierul JSON importat.

Aceasta eroare apare atunci cand procesul de asociere nu poate fi realizat din cauza unor probleme interne ale conextiunii dintre cele doua aplicatii sau a datelor nealiniate.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati fisierul JSON exportat din REGES-ONLINE pentru corectitudinea datelor.

2. Daca fisierul este corect si eroarea persista, contactati echipa de suport EMSYS pentru investigare.

Furnizati detalii despre contractul afectat, CNP-ul salariatului si ora aparitiei erorii;

Urmati instructiunile echipei de suport pentru remedierea situatiei.

Important

Aceasta eroare necesita interventie de la echipa de suport EMSYS, similar procedurii descrise la sectiunea Eroare pentru CNP.

UUID-ul sporului standard nu este valid 

Mesaj complet afisat:

UUID-ul sporului standard nu este valid: 3d662d-67df-4914-942-9768300604

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Identificatorul UUID pentru spor a fost modificat manual in fisierul JSON;

Fisierul exportat din REGES-ONLINE contine erori sau este corupt.

Aceasta eroare apare atunci cand identificatorul UUID al sporului standard nu respecta formatul corect sau este incomplet.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati platforma REGES-ONLINE.

2. Navigati la: Setari -> Angajator -> Utile.

3. Descarcati din nou fisierul JSON original, fara a efectua modificari manuale asupra acestuia.

4. Incarcati fisierul corect in aplicatia EMSYS, in sectiunea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Incarcare Referinte Salariati/Contracte.

Important

Nu modificati manual fisierele JSON exportate din REGES-ONLINE. Orice alterare a continutului (chiar si un caracter lipsa) poate invalida identificatorul UUID al sporului si bloca procesul de incarcare in EMSYS.

Spor nedefinit in dictionar 

Mesaj complet afisat:

Sporul REGES: Spor de Noapte nu este configurat in dictionarul de sporuri din EMSYS pentru raportare.

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Sporul transmis din REGES nu este definit in EMSYS;

Lipsa configurarii corespunzatoare in dictionarul de sporuri din EMSYS.

Aceasta eroare apare atunci cand fisierul JSON exportat din REGES-ONLINE contine un spor care nu exista deloc definit in EMSYS.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Sporuri -> buton Actiuni -> Dictionar de Sporuri.

2. Adaugati configurarea corespunzatoare pentru sporul respectiv.

3. Reluati procesul de incarcare al fisierului JSON in EMSYS.

Important

Este esential ca toate sporurile transmise din REGES sa fie definite si configurate in dictionarul de sporuri EMSYS pentru a evita erori la procesarea rapoartelor si a salarizarii.

Eroare asociere spor 

Mesaj complet afisat:

Eroare asociere spor pt contractul: 123

Cauzele pentru aparitia erorii sunt:

Eroare de sistem aparuta in timpul procesului de asociere a sporului din JSON;

Posibile conflicte intre datele din EMSYS si fisierul REGES-ONLINE.

Aceasta eroare apare atunci cand sistemul nu poate procesa asocierea sporului la contractul specificat.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati datele sporului in fisierul JSON exportat din REGES-ONLINE.

2. Asigurati-va ca identificatorul UUID al sporului este corect si nu a fost modificat manual.

3. Reluati procesul de incarcare in EMSYS.

4. Daca eroarea persista, contactati echipa de suport EMSYS, mentionand contractul afectat si momentul aparitiei erorii.

Important

Contactati suportul EMSYS pentru investigare si remediere in cazul in care eroarea nu poate fi rezolvata prin verificarea si reincarcarea fisierului JSON.

Transmitere esuata - Codul EMSYS nu este asociat cu nomenclatorul 

Codul EMSYS 101 nu este asociat cu o referinta REGES in cadrul nomenclatorului Tip Contract 

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca transmiterea unui contract catre platforma REGES-ONLINE, dar tipul de contract definit in EMSYS nu este asociat cu o referinta valida din nomenclatorul Tip Contract.

Mesajul complet afisat este:

Codul EMSYS 101 nu este asociat cu o referinta REGES in cadrul nomenclatorului Tip Contract.
Efectuati asocierea si incercati din nou.

Cauzele pentru afisarea mesajului sunt:

tipul de contract utilizat nu este asociat in nomenclatorul Tip Contract din configurarea REGES;

asocierea anterioara a fost stearsa sau modificata manual.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Nomenclatoare.

2. In lista de nomenclatoare selectati Tip Contract.

3. Verificati daca pentru codul EMSYS mentionat in mesaj (ex.: 101) exista o asociere valida in coloana Cod REGES.

4. Daca nu este completata, efectuati asocierea corecta selectand din lista codul REGES corespunzator tipului de contract.

5. Salvati modificarile si reluati procesul de transmitere.

Codul EMSYS S nu este asociat cu o referinta REGES in cadrul nomenclatorului Nivel Studii 

Aceasta eroare apare in momentul in care se incearca transmiterea unui contract catre platforma REGES-ONLINE, iar nivelul studiilor asociat persoanei sau functiei nu este corect asociat in nomenclatorul Nivel Studii.

Mesajul complet afisat este:

Codul EMSYS S nu este asociat cu o referinta REGES in cadrul nomenclatorului Nivel Studii.
Efectuati asocierea si incercati din nou.

Cauzele pentru afisarea mesajului sunt:

codul nu este asociat in nomenclatorul Nivel Studii din configurarea REGES;

asocierea anterioara a fost stearsa sau modificata manual.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Nomenclatoare.

2. In lista de nomenclatoare selectati Nivel Studii.

3. Identificati codul EMSYS mentionat in mesaj (ex.: S).

4. Verificati daca acesta are completata o valoare valida in coloana Cod REGES (ex.: SS pentru Studii Superioare).

5. Daca lipseste, completati corect asocierea si salvati modificarile.

6. Reluati procesul de transmitere dupa actualizarea datelor.

Important

Asocierea corecta a nivelului de studii este esentiala pentru transmiterea catre REGES a informatiilor privind functia si calificarea salariatului. Verificati periodic nomenclatorul Nivel Studii pentru a evita erorile de transmitere cauzate de coduri lipsa sau gresite.

Incetarea si retransmiterea suspendarii in cazul corectarii concediilor medicale 

Aceasta situatie apare atunci cand un salariat are inregistrat in aplicatia EMSYS un concediu medical pe o perioada, pentru care a fost generata automat o suspendare si aceasta a fost transmisa deja in platforma REGES-ONLINE.

Ulterior, concediul medical initial este anulat, iar salariatul prezinta mai multe certificate medicale pentru aceeasi perioada (ex.: trei certificate distincte). In aceasta situatie, este necesara efectuarea unor pasi suplimentari pentru corectarea suspendarilor si retransmiterea corecta catre REGES.

Cauza principala:

suspendarea existenta in REGES ramane activa, deoarece nu a fost transmisa o incetare corespunzatoare inainte de inregistrarea noilor concedii medicale.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Stare.

2. Identificati salariatul pentru care doriti sa efectuati operatiunea.

3. Selectati inregistrarea suspendarii generate automat pentru concediul medical initial.

4. Apasati butonul Suspendare aflat in partea inferioara a ecranului si selectati din lista derulanta optiunea Incetare Suspendare.

5. Completati campul Data incetare suspendare cu data de inceput a suspendarii.

6. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES si filtrati inregistrarile dupa data incetarii suspendarii.

7. Verificati evenimentele generate pentru contractul salariatului si asigurati-va ca evenimentul Incetare Suspendare este prezent si corect configurat.

8. Transmiteti evenimentul catre platforma REGES-ONLINE prin apasarea butonului Transmitere.

9. Dupa confirmarea transmiterii, reveniti in aplicatia EMSYS si inregistrati corect noile certificate medicale prezentate de salariat (de exemplu, cele trei certificate distincte).

10. Verificati starile de suspendare generate pentru fiecare certificat si evenimentele aferente din sectiunea REGES.

11. Transmiteti noile evenimente catre platforma REGES ONLINE.

Important

Data utilizata pentru Incetarea Suspendarii trebuie sa fie identica cu data de inceput a suspendarii initiale, pentru a asigura anularea corecta a suspendarii active din REGES.

Notă

Daca incetarea suspendarii nu este transmisa inaintea introducerii noilor concedii medicale, platforma REGES-ONLINE va semnala erori, iar transmiterea nu va fi posibila.

Transmiterea inregistrarilor cu data consemnarii in viitor 

Aceasta situatie apare atunci cand se doreste transmiterea catre platforma REGES-ONLINE a unei inregistrari (ex: angajare, modificare contract, incetare) care are data consemnarii ulterioara datei curente.

Mesajul nu este de tip eroare, insa in aplicatia REGES-ONLINE, consemnarile cu data viitoare nu sunt vizibile imediat dupa transmitere.

Acestea devin vizibile doar dupa atingerea datei respective.

Exemplu de scenariu:

Daca evenimentul are Data Consemnarii = 20.10.X, iar transmiterea se realizeaza la data de 01.10.X, inregistrarea va fi transmisa cu succes, insa va putea fi vizualizata in platforma REGES-ONLINE abia dupa data de 20.10.X.

Cauzele pentru care situatia poate fi interpretata ca o eroare sunt:

data consemnarii evenimentului este setata in viitor;

utilizatorul asteapta vizualizarea imediata a evenimentului in platforma REGES-ONLINE.

Actiunile de realizat pentru transmiterea corecta a inregistrarilor sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.

2. In zona de filtrare, completati campul Data Consemnarii cu data viitoare la care doriti sa transmiteti evenimentul (ex: 20.10.X).

3. Aplicati filtrul, bifati inregistrarea dorita si apasati butonul Transmitere.

4. Daca mesajul returnat este Succes, inseamna ca inregistrarea a fost transmisa corect catre platforma REGES-ONLINE.

5. Verificati statusul transmiterii in aplicatia EMSYS, urmand calea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Transmisiuni REGES.

6. Verificati ulterior vizibilitatea evenimentului in REGES-ONLINE, dupa data indicata in campul Data Consemnarii.

Notă

In platforma REGES-ONLINE, consemnarile cu data viitoare nu pot fi vizualizate imediat dupa transmitere. Acestea devin disponibile automat in ziua calendaristica mentionata in campul Data Consemnarii.

Notă

Aceasta sectiune este actualizata constant pe masura ce sunt identificate noi situatii sau comportamente specifice platformei REGES-ONLINE.