Flux pentru Proiecte cu Bugete Valorice

Scop

Acest flux este dedicat proiectelor cu bugete valorice (precum cele de R&D) si poate fi adaptat ca numar de pasi in functie de cerintele specifice ale beneficiarului.

Se realizeaza pasii in ordinea descrisa mai jos:

Functiune/Actiune	Descriere
1. Obiecte de cost	Se definesc obiectele de cost in functie de cerintele manageriale de urmarire si raportare generate de specificul proiectului. Exemple definire obiecte de cost: Pentru proiectele la care beneficiarul proiectului este un client: Zona = Proiectul Purtator = Subunitate/Faza/Livrabil Pentru proiectele de Interes Public: Zona = Acronim Proiect Purtator = Tema/Etapa conform Cererii de Finantare Pentru proiectele de Autodezvoltare (Interne): Zona = Proiectul (Digitalizare Interna) Purtator = Activitate (Dezvoltare/Instruire, etc)
2. Servicii	Se definesc servicii pentru proiectul respectiv. Un proiect poate sa aiba un singur serviciu sau mai multe (detaliate pana la fiecare task frunza din componenta proiectului).
3. Comanda Client	Definirea in sistem a comenzii pentru clientul respectiv (conform contractului dintre cele doua parti). Specific pentru proiectele care se factureaza catre beneficiarul lucrarii pe masura ce Task-urile sunt realizate si validate de catre beneficiar.
4. Proiect	Se adauga proiectul cu: Date Generale Task-uri (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari/activitati), Resurse (manopera - operatii) Buget (declarat pe structura de formular atasata proiectului)
5. Se Aproba Proiectul	Se Aproba Proiectul de catre un Responsabil </LO/Mng_Proiectelor/Definitii_utilizate_in_Proiecte/DefSpecifice_Prj_Portofolii_Proiecte>
6. Inregistrare Cheltuieli cu Salariile	De regula, cea mai mare parte a bugetului pentru aceste proiecte este alocata cheltuielilor de personal; acestea se poate urmari pornind de la generarea machetelor de pontaj pe proiecte. Se genereaza pe obiectele de cost aferente proiectelor prin nota de salarii. La baza generarii notei de salarii stau pontajele culese pe obiectele de cost definite pentru fiecare proiect/task. Se pot genera machete de pontaj cu resursele declarate pe fiecare proiect; urmand apoi fluxul de calcul salarii.
7. Inregistrare Consumuri Materiale (de natura stocurilor)	Pe langa cheltuielilor de personal se adauga costurile cu materiale diverse necesare realizarii proiectului. Toate aceste consumuri diverse sunt inregistrate pe Obiecte de Cost dedicate fiecarui proiect, fiind integrate direct cu modulele de Contabilitate Financiara și Contabilitate de Gestiune.
8. Inregistrare Alte Consumuri	Pe langa cheltuielilor de personal si cheltuieli materiale, in cadrul proiectului pot exista si alte consumuri care se inregistreaza pe Obiecte de Cost dedicate fiecarui proiect. Acestea sunt: mijloace fixe achizitionate pentru un proiect (Se inregistreaza printr-o monografie specifica; configurata prin fenomene economice tinand cont de natura proiectului) cu obiectele de cost corespunzatoare cheltuieli cu diurna, transport, cazare personal si alte cheltuieli care se inregistreaza la nivel de obiect de cost in Registre de Contabilitate manual sau pe baza unui fenomen economic.
9. Vanzari	Specific pentru proiectele care se factureaza catre beneficiarul proiectului pe masura ce Task-urile sunt realizate si validate de catre beneficiar.
- Livrare	Tranzactiile (documentele) au la baza etapele realizate si/sau conditiile comerciale stipulate in contract privind livrarea proiectului.
- Facturare	Emiterea facturii catre beneficiarul proiectului conform contractului intre parti.
10. Finalizare, Inchidere si Redeschidere Task-uri Proiect	Etapele de prelucrare a Task-urilor proiectelor pe fluxul de lucru cu prezentarea starilor prin care trec.
11. Managementul Schimbarilor in Proiect	Controlul schimbarilor in cadrul Proiectului.
12. Principalele Rapoarte de Analiza	Analiza Dinamica Proiecte: pentru Organizatii Comerciale - cu selectie Tip Raport, una din optiunile: Buget, Realizat (Cheltuieli Efective), Buget vs. Realizat, Crosstab Buget, Crosstab Realizat, Crosstab Buget vs. Realizat pentru Organizatii Bugetare - cu selectie Tip Raport, una din optiunile: Buget Deviz, Deviz Buget vs Cheltuieli Angajate, Deviz Buget vs Plati Efectuate, Deviz Buget vs Cheltuieli Angajate vs Plati Efectuate, Deviz Cheltuieli Angajate, Deviz Plati Efectuate si raportul Profit & Loss pentru o analiza dinamica, multi-dimensionala a costurilor , veniturilor si marjelor realizate la nivel de proiect (prin obiectele de cost definite conform cerintei de raportare a proiectului).
13. Import Proiecte	Si pentru acest tip de proiecte exista posibilitatea importului (Este dezvoltata preluarea proiectelor din CRESCDI - platforma digitala integrata a Universitatii Nationale de Stiinta si Tehnologie POLITEHNICA Bucuresti, utilizata pentru managementul activitatilor de cercetare, dezvoltare si inovare). dupa Import este necesara actualizarea tuturor informatiilor necesare gestiunii si raportarii proiectelor conform procedurii: Actiuni PostImport in principal, acestea sunt: Date contabile – Activitatea contabila - setata in Proiecte - Date Generale; Buget propriu si Cofinantare proprie, valorile bugetate. Suport Costuri – Buget- - setat in Proiecte - Date Generale; formularul de buget corespunzator tipului de proiect (Tip competitie – Program – Competitie). obiectele de cost directe si indirecte (Zona si Purtator) definite pentru proiect conform cerintelor de raportare. Sursa de finantare, de regula are acelasi cod cu Activitatea contabila - setat in Proiecte - Date Generale - Detalii Activitate. Echipa Proiect – selectati Preluare din bara de instrumente a ecranului de editare. In cazul in care nu se populeaza membrii echipei de proiect, contactati departamentul Resurse Umane pentru completare ID Proiect in contracte/acte aditionale de munca si se reia preluarea. Data inceput – Data sfarsit pentru fiecare task in parte. se declara Bugetul.
14. Exemplu: flux proiect cu buget valoric care se factureaza	Este prezentat un model de implementare proiect cu buget valoric care se factureaza catre beneficiar.
15. Exemplu: flux proiect de cercetare	Este prezentat un model de implementare proiect de cercetare (Programe Nucleu) specific unei organizatii de cercetare non-Bugetare. Pentru organizatiile bugetare care au proiecte de cercetare, se poate utiliza acest flux tinand cont de observatiile de la punctele 12 si 13 (de mai sus).

Notă

1. Flux Specific Proiectelor pentru care Formularul de Costuri: in formular Tip expresie este Declarat iar Tip Expresie realizari este Articole Bugetare (la expresie se trec codurile de articole pe care se vor agrega cheltuielile).

2. Pasii 6, 7 si 8 se pot desfasura in paralel si iterativ pe durata proiectului, nu neaparat secvential — cheltuielile se inregistreaza pe masura ce apar.

3. Spre deosebire de fluxul Bugete Resurse, in acest flux nu se utilizeaza Comenzi de Lucru si Ordine de Lucru — executia se urmareste exclusiv prin Obiecte de Cost si inregistrari contabile directe.

4. Cheltuielile cu salariile (pasul 6) sunt integrate nativ cu modulul HR: pontajele culese pe obiectele de cost ale proiectului alimenteaza automat nota de salarii, eliminand dubla inregistrare.

5. Obiectele de Cost (pasul 1) sunt obligatorii pentru acest tip de proiect — ele reprezinta structura de agregare a cheltuielilor conform categoriilor impuse de normele de raportare ale finantatorului (exemple: UEFISCDI, fonduri europene). Este foarte importanta definirea obiectelor de cost corespunzatoare necesitatilor de raportare.

6. Definirea obiectelor de cost trebuie sa fie sincronizata obligatoriu cu devizul financiar aprobat al proiectului (contractul), pentru a evita corelari manuale ulterioare.

7. Punctul 13.Import Proiecte este utilizat de UNSTPB - Universitatea Nationala de Stiinta si Tehnologie POLITEHNICA Bucuresti.