Contabilitate Clienti
Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de contabilitatea clientilor.
A. Generale
Intrebare: Ce este modulul Contabilitate Clienti si ce permite urmarirea?
Raspuns:
Modulul Contabilitate Clienti realizeaza evidenta clientilor din perspectiva actiunilor de vanzari si incasari, cu posibilitatea reflectarii in conturile contabile.
Permite urmarirea:
documentelor si soldurilor clientilor multivaluta, conform valutei in care au fost produse documentele primare;
situatiei financiare a fiecarui client (sume de incasat, sume incasate, sold restant);
asocierii incasarilor cu facturile (concilierea documentelor).
Sursa de date o reprezinta modulele specializate: Contabilitate Financiara, Trezorerie, Logistica (Vanzari si Distributie), Imobilizari. Orice document cu aspect de client introdus in sistem este disponibil in acest modul.
Intrebare: De unde provin tranzactiile din modulul Contabilitate Clienti?
Raspuns:
Tranzactiile pot proveni din mai multe surse:
Registre de Contabilitate — inregistrare manuala a facturilor client (pe debitul unui cont cu domeniu CL, operatia FACT) sau a incasarilor (pe creditul unui cont cu domeniu CL, operatia INCAS).
Fenomene Economice — configurate pentru inregistrare automata factura client sau incasare factura client.
Modulul Logistica — Vanzari si Distributie -> Vanzari.
Modulul Imobilizari — Iesiri -> Vandute.
Pe o tranzactie de incasare pot fi adaugate mai multe linii daca pe acelasi cont se incaseaza de la mai multi clienti, schimband codul clientului.
Inregistrarile din Logistica si Imobilizari sunt vizibile in registrele de contabilitate dupa Validarea documentelor in modulele respective.
Intrebare: Ce conditii trebuie indeplinite pentru inregistrarea corecta a documentelor clienti?
Raspuns:
Drepturi de acces la functiunile utilizate pentru introducerea facturilor si incasarilor.
Plan de conturi dezvoltat si configurat, cu conturile de clienti avand domeniu CL.
Curs valutar introdus in sistem la data introducerii documentelor (pentru documente in valuta).
Documentele client pot fi inregistrate in orice moneda — conversia in moneda de baza se realizeaza automat pe baza cursului valutar introdus.
B. Asocierea Incasarilor cu Facturile
Intrebare: Ce inseamna asocierea (defalcarea) incasarilor cu facturile clienti si de ce este necesara?
Raspuns:
Asocierea (sau defalcarea) reprezinta procesul de conciliere prin care se leaga fiecare incasare de factura (sau facturile) pe care o stinge. Sistemul completeaza automat operatia INCAS pe documentele de incasare.
Este necesara si obligatorie pentru:
reflectarea corecta a soldurilor pe facturile client in toate rapoartele care prezinta sold;
obtinerea unor rapoarte concludente (Balanta Analitica, Facturi Scadente, Fisa Client);
calculul corect al diferentelor de curs valutar la reevaluare.
Se pot efectua asocieri totale, partiale sau stingerea unei facturi prin mai multe incasari.
Intrebare: Ce metode de asociere a incasarilor cu facturile clienti exista in EMSYS?
Raspuns:
Exista trei metode, in functie de momentul si contextul inregistrarii:
Asociere din Registre de Contabilitate — la introducerea tranzactiei de incasare, direct in domeniu (ecran Incasari Clienti), prin butonul Defalcare. Se utilizeaza cand factura si incasarea sunt pe acelasi Business Unit. Nu se genereaza tranzactii contabile suplimentare.
Asociere Incasari pe Facturi Clienti (Financiar -> Contabilitate Clienti -> Asociere Incasari pe Facturi Clienti) — ulterior inregistrarii documentelor, pentru facturi si incasari pe acelasi Business Unit. Nu se genereaza tranzactii contabile suplimentare.
Asociere Incasari pe Facturi cu Decontare (Financiar -> Contabilitate Clienti -> Asociere Incasari pe Facturi cu Decontare) — utilizata cand factura si incasarea sunt pe Business Unit-uri diferite sau pe acelasi BU. Se genereaza tranzactii contabile de decontare, prin cont de decontare, pe registrul selectat.
Intrebare: Cum asociez o incasare cu o factura clienti din registrele de contabilitate?
Raspuns:
Procedura:
Accesati Financiar -> Contabilitate Financiara -> Registre de Contabilitate.
Introduceti sau selectati linia din formula aferenta incasarii clientului.
In domeniu, ecran Incasari Clienti, apasati butonul Defalcare.
In browser-ul cu facturile cu sold nedefalcat, selectati factura pentru care s-a efectuat incasarea si apasati buton Asociere.
Apasati Vizualizare pentru verificarea asocierii.
Daca selectia este eronata, actionati Stergeti si reluati asocierea.
Validati asocierile (buton Validare) pentru a le proteja la stergere accidentala.
Rezultat: pe linia Incasari sunt afisate sumele incasate, iar la linia Diferente este afisata diferenta intre Credit si Incasare (zero daca s-a asociat toata suma de pe documentul de incasare).
In browser sunt propuse facturile in ordinea vechimii lor pana la concurenta sumei de incasat. Puteti selecta manual alte facturi deselectand propunerile sistemului.
Intrebare: Cum asociez ulterior incasarile cu facturile clienti (dupa ce documentele au fost deja inregistrate)?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Asociere Incasari pe Facturi Clienti.
Selectati: Business Unit, Client, Cont, Perioada Incasarii.
Actionati butonul Asociere Selectiva — ecranul Incasari se populeaza cu incasarile neasociate ale clientului, iar ecranul Facturi cu facturile selectate pana la concurenta sumei de incasat.
Verificati eventualele defalcari existente pe factura prin butonul Vizualizare.
Actionati butonul Asociere.
Dupa asocierea totala a unei facturi cu incasarea, aceasta nu mai apare in browser.
Validati asocierile prin Financiar -> Contabilitate Clienti -> Validare/Stergere Asociere Clienti.
Pentru asocierea automata in ordinea vechimii facturilor (nu conform documentelor de incasat), folositi butonul Asociere Automata.
Intrebare: Incasarea si factura clientului sunt pe Business Unit-uri diferite. Cum fac asocierea?
Raspuns:
In acest caz utilizati Asociere Incasari pe Facturi cu Decontare (Financiar -> Contabilitate Clienti -> Asociere Incasari pe Facturi cu Decontare).
Procedura este similara cu asocierea standard, cu diferenta ca se genereaza tranzactii contabile de decontare: valoarea selectata spre asociere este mutata din Business Unit-ul incasarii in Business Unit-urile documentelor (facturi) selectate.
Tranzactia de decontare se genereaza prin cont de decontare, folosind fondul facturii, si este generata contata, in luna fiscala pentru care este deschisa sesiunea de lucru.
Selectati registrul de contabilitate pe care se va genera tranzactia. Puteti schimba registrul apasand butonul Selectie Registru.
Intrebare: Am facut o asociere gresita pe o factura client. Cum o anulez?
Raspuns:
Exista doua modalitati de stergere a asocierilor:
Din Registre de Contabilitate — pozitionati-va pe tranzactia, linia si formula unde se afla defalcarea si actionati butonul Stergere. Folosita in cele mai multe cazuri cand asocierea nu a fost facuta pe factura corecta.
Prin functia dedicata — accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Validare/Stergere Asociere Clienti:
Selectati: Business Unit, Client, Cont, Factura, Incasare.
Actionati butonul Selectie.
Stornati documentele validate (buton Stornare Toate sau pentru linia curenta).
Actionati butonul de Stergere (pentru toate sau pentru inregistrarea curenta).
Dupa stergere, incasarile redevin neasociate si procesul de asociere poate fi reluat.
Utilizatorul care a efectuat asocierea poate fi identificat in ecranul Asociere din functia Validare/Stergere.
Intrebare: De ce o factura client apare in continuare ca neincasata, desi am inregistrat incasarea?
Raspuns:
Cauza cea mai frecventa: incasarea a fost inregistrata, dar nu a fost asociata (defalcata) cu factura respectiva. Simpla inregistrare a incasarii in contabilitate nu stinge automat factura in modulul Clienti.
Solutia: Efectuati asocierea incasarii cu factura prin una din metodele disponibile (din Registre de Contabilitate sau din functia Asociere Incasari pe Facturi Clienti).
Verificati daca asocierea a fost realizata consultand Balanta Analitica Clienti sau Fisa Clientului — dupa asociere, factura trebuie sa apara cu soldul redus corespunzator.
C. Reevaluare Clienti in Valuta
Intrebare: Ce reprezinta reevaluarea clientilor in valuta si cand se efectueaza?
Raspuns:
Reevaluarea permite calculul si inregistrarea diferentelor de curs valutar aparute intre data inregistrarii documentelor si data incasarii/sfarsitului de perioada.
In EMSYS exista doua tipuri de reevaluare:
Diferente de Curs Valutar in Moneda de Baza — reevaluare la incasare, aplicata documentelor care au soldul in valuta tranzactiei egal cu zero si sold in moneda de baza diferit de zero (factura incasata integral in valuta dar cu diferenta in RON).
Reevaluare Facturi Clienti — reevaluarea documentelor cu sold la sfarsitul perioadei (facturi neincasate integral).
Se efectueaza de regula la inchiderea lunii sau ori de cate ori este necesara reflectarea diferentelor de curs in contabilitate.
Intrebare: Care sunt conditiile necesare pentru a efectua reevaluarea clientilor?
Raspuns:
Incasarile si facturile sa fie contate.
Incasarile si facturile sa fie asociate (defalcate).
Cursurile valutare sa fie declarate la zi in sistem pentru toate monedele in care au fost inregistrate documentele.
Configuratorul de reevaluare completat cu informatiile necesare generarii tranzactiilor, la nivel de functie si Business Unit.
Variabilele de setare specifice reevaluarilor definite.
Registru de Contabilitate de tip OD disponibil (recomandat un registru dedicat reevaluarilor).
Drepturi de acces la nivel de functie, cu Tip Acces = Registru.
Intrebare: Cum efectuez reevaluarea documentelor cu sold la sfarsit de luna (Reevaluare Facturi Clienti)?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Reevaluare Pozitii Monetare -> Reevaluare Facturi Client.
Setati Anul si Perioada.
Completati datele de identificare: Cod document, Numar Document, Data.
Selectati documentele de reevaluat dupa:
Perioada — interval dupa Data Document sau Data Efectiva.
Tip cont — Activ, Pasiv, Bifunctional.
Tip document — Facturi, Incasari.
Pozitionati Business Unit-ul.
Selectati optional un Cont si un Client.
Apasati butonul Reevaluare si verificati tranzactiile generate pe registrul asociat.
Intrebare: Cum efectuez reevaluarea la incasare (Diferente de Curs Valutar in Moneda de Baza)?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Reevaluare Pozitii Monetare -> Diferente de Curs Valutar in Moneda de Baza.
Setati Business Unit-ul.
Completati campul Pana la data — data pana la care se iau in considerare tranzactiile.
Completati Cod Doc, Numar Doc, Data Document.
Selectati optional un Cont si un Client.
Apasati butonul Reevaluare si verificati tranzactiile generate.
Aceasta functie actioneaza numai asupra documentelor cu sold in valuta tranzactiei = 0 si sold in moneda de baza diferit de 0 (facturi incasate integral in valuta, cu diferenta reziduala in RON).
Intrebare: Am efectuat o reevaluare gresita pe clienti. Cum o anulez pentru a relua procesul?
Raspuns:
Procedura de stornare a reevaluarii:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Validare/Stergere Asociere Clienti.
Selectati Business Unit-ul, Clientul si Contul.
Stornati asocierile generate de diferentele de curs valutar.
Stergeti mai intai asocierile generate de diferentele de curs, apoi asocierile intre facturi si incasari.
Accesati Contabilitate Financiara -> Registre de Contabilitate, identificati tranzactiile de reevaluare si stornati/stergeti notele contabile (daca luna nu este finalizata) sau introduceti tranzactii cu minus diferente de curs valutar.
Asociati documentele produse in perioadele inchise cu documentele de storno.
La folosirea functiei de stergere multipla, programul sterge mai intai asocierile produse de reevaluare, iar la urmatoarea actiune sterge si asocierile dintre incasari si facturi.
D. Rapoarte Contabilitate Clienti
Intrebare: Ce rapoarte sunt disponibile in modulul Contabilitate Clienti?
Raspuns:
In modulul Contabilitate Clienti sunt disponibile urmatoarele rapoarte:
Fisa Client — activitatea unui client pe o perioada, cu toate documentele.
Balanta Analitica Clienti — balanta analitica defalcata la nivel de client si document, cu informatii despre asocierile efectuate.
Facturi Scadente — facturile neincasate sau cu sold restant la o anumita data.
Situatie Financiara Parteneri — analiza unui partener atat ca client cat si ca furnizor, cu creanta sau datoria neta.
Vechime Solduri pe Grupe ABC — gruparea clientilor dupa valoarea soldurilor in grupe A, B, C, cu analiza vechimii creantelor.
Balanta Clienti — balanta sintetica a conturilor de clienti.
Extras Cont Client — extras de cont pentru un client selectat.
Situatie Facturi cu Plati si Avansuri — situatia incasarilor si avansurilor primite de la clienti.
Obligatii Clienti Saptamanale — planificarea incasarilor pe saptamana.
Intrebare: Cum obtin Fisa Clientului pentru o anumita perioada?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Fisa Client.
Setati Business Unit, Fond si perioada dorita.
Selectati optional: Cont, Client.
Alegeti Stadiul de prelucrare: Toate, Contate, Necontate.
Optiuni utile:
Afisare Sold la Inceputul Perioadei — pentru conturile fara activitate in perioada (altfel nu apar).
Afisare Cont — afiseaza contul corespondent in explicatie.
Afisare Registru cu Tranzactie — afiseaza registrul si numarul de tranzactie in explicatie.
Sold la Perioada — calculeaza soldul pentru fiecare perioada fiscala, util pentru intervale mai mari de o luna.
Agregat pe Document — agregate sumele la nivelul aceluiasi document cand exista mai multe tranzactii pe el.
Moneda — pentru obtinerea raportului in alta moneda decat cea de baza.
Intrebare: Cum obtin lista facturilor neincasate (creante restante) ale clientilor?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Facturi Scadente.
Setati Business Unit, Fond.
Alegeti nivelul de grupare: Client, Cont sau Referinta.
Selectati Moneda: Baza sau Tranzactie.
Setati Stadiul de prelucrare tranzactiilor.
Setati Selectie Scadente pentru evidentierea facturilor cu data scadenta in perioada completata.
Raportul este concludent doar daca au fost efectuate defalcarile (asocierile) pentru facturile incasate — altfel acestea apar ca neincasate chiar daca incasarea a fost inregistrata. Data scadenta este considerata data introdusa in sistem la inregistrarea facturii clientului.
Intrebare: Un client este si furnizor al firmei noastre. Cum verific situatia neta (creanta sau datorie) fata de el?
Raspuns:
Accesati Financiar -> Contabilitate Clienti -> Situatie Financiara Parteneri (sau din modulul Furnizori, acelasi raport).
Setati Business Unit, Fond.
Alegeti nivelul de grupare: Furnizor/Client, Cont sau Referinta.
Setati un sold minim pentru filtrarea informatiilor.
Selectati tipul raportului:
Centralizat — prezinta toti partenerii agregat (creanta neta/datorie neta per partener).
Detaliat — pentru fiecare partener sunt afisate documentele individuale (recomandat pentru un singur partener).
Raportul ia in considerare documentele de clienti si furnizori pentru care s-au efectuat defalcarile (asocierile) aferente.
Intrebare: Ce este analiza Vechime Solduri ABC pentru clienti si la ce ajuta?
Raspuns:
Raportul Vechime Solduri pe Grupe ABC grupeaza clientii in trei grupe (A, B, C) in functie de valoarea soldurilor (creantelor neincasate) si analizeaza vechimea acestora (cat de demult sunt neincasate facturile).
Soldurile sunt afisate descrescator, in ordinea importantei lor in total. Ponderea fiecarei grupe (A, B, C) poate fi personalizata, cu conditia ca suma sa fie 100%.
Intervalele de vechime sunt configurabile (implicit propuse de sistem, suma = 365 zile).
Util pentru monitorizarea creantelor restante si prioritizarea urmaririlor — clientii din grupa A au cele mai mari sume de incasat si necesita atentie prioritara.
Pentru ca informatia sa fie corecta, efectuati in prealabil defalcarea incasarilor pe documentele emise.
Bifati Detaliu pentru a vedea toate documentele neasociate per client.