Buget

Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de Buget.

1. Intrebare: Ce este bugetul?

Raspuns: Bugetul reprezinta un instrument de control al veniturilor si cheltuielilor intr-o perioada de timp. Bugetele se stabilesc la nivel de fonduri si se aloca pe business unit cu structura de venituri pe surse de finantare si cu structura de cheltuieli pe articole bugetare.

2. Intrebare: Ce sunt versiunile de buget?

Raspuns: Reprezinta totalitatea versiunilor de buget create in decursul unui an fiscal, determinat de suplimentari sau diminuari de sume.

3. Intrebare: Ce reprezinta simbolurile afisate In fata numarului de versiune?

Raspuns: Simbolurile afisate in fata numarului de versiune arata stare acesteia:

  • Versiune in lucru (image0) pentru versiunile in lucru;

  • Versiune inchisa (image1) pentru versiunile inchise;

  • Versiune activa (image2) pentru versiunile active.

4. Intrebare: Cum se adauga o noua versiune de buget?

Raspuns: Accesati Financial -> Indicatori si Bugete -> Bugetare -> Previziuni Buget, apoi actionati butonul Adaugare Versiune (image3) - Se va deschide o fereastra in care completati data de referinta, setati campul Versiune Initială (Da/Nu) si adaugati note descriptive. La final actionati OK.

5. Intrebare: Vreau sa anulez contabilizarea pentru ultimul buget dar nu-mi arata nicio versiune pentru care as putea anula contabilizarea?

Raspuns: Verifica daca versiunea pentru care anulezi contabilizarea are Stare = ACTIV si Contabilizat= DA.

6. Intrebare: Am incercat sa activez o versiune de buget si am primit eroarea cu mesajul: Pentru fondul X si Business Unit-ul Y aveti diferente pe sume. Rezolvati aceste inconsistente si reveniti pentru activarea versiunii.

Raspuns:

  • Intrati pe detalierea versiunii;

  • Dati click pe BU -> click pe SF;AB;

  • Actionati pe rand butoanele Salvare Toate si Salvare Buget;

  • Verificati astfel incat total buget sa fie actualizat in functie de valorile completate pe fiecare rand in parte;

  • Reluati activarea versiunii de buget.

7. Intrebare: Am incarcat versiunea 1 de buget pentru 2025. Va rog sa-mi spuneti in Actualizare info vers la Versiune initiala ce bifez? DA sau NU?

Raspuns:

  • In cazul in care este prima versiune, setati cu Da la Versiunea Initiala;

  • Aceasta codificare este utila in cazul in care au fost elaborate mai multe versiuni de buget;

  • La un moment dat poate exista o singura versiune in lucru si una activa la nivel de an fiscal;

  • Marcati versiunea de buget considerata initiala prin bifarea valorii DA din campul Versiune Initiala daca doriti ca in raportul de buget pentru coloanele de buget definite cu management financiar Venituri, Credite bugetare sau Credite de Angajament Aprobate si Perioada Year 0, sa se ia aceasta versiune in considerare. In cazul in care nu a fost marcata nicio versiune initiala, se considera ca find initiala versiunea minima definita in anul fiscal.

8. Intrebare: Care este procedura pentru definirea unei versiuni?

Raspuns:

  • In fiecare an sistemul deschide automat V1 de buget care nu are valori;

  • Daca doriti sa se preia sumele de la anul anterior atunci trebuie sa exportati bugetul din anul anterior (de pe ultima versiune) si sa il incarcati la anul curent.

9. Intrebare: Ce conditii trebuie sa respecte data de referinta la o versiune noua?

Raspuns: Data de referinta trebuie sa apartina anului fiscal pe care se introduce bugetul. Daca nu este prima versiune, data trebuie să fie mai mare decat cea a versiunii anterioare.

10. Intrebare: Ce inseamna campul Versiune initiala?

Raspuns: Marcheaza versiunea de buget considerata iniaiala — utila in special pentru organizatiile bugetare, pentru a marca versiunea ce corespunde cu cea din bugetul de stat alocat. Daca este setata pe Da, raportul de buget va folosi aceasta versiune pentru coloanele definite cu management financiar Venituri, Credite bugetare sau Credite de Angajament Aprobate si Perioada Year 0. Daca nicio versiune nu este marcata initiala, se aplica alta logica implicita.

11. Intrebare: Ce campuri pot edita prin butonul Actualizare info vers?

Raspuns: Puteti edita doar data de referinta si notes. Data de referinta este obligatorie. Se poate modifica si valoarea campului Versiune Initiala (Da/Nu).

12. Intrebare: Ce face operatiunea de Replicare Versiune?

Raspuns: Creeaza o versiune noua care contine structura si sumele identice cu versiunea selectata la momentul replicarii. Se pot replica atat versiuni active cat si versiuni inchise. Data de referinta este obligatorie.

13. Intrebare: De ce nu se pot replica versiuni cu starea = in lucru?

Raspuns: Nu pot exista 2 versiuni in lucru in acelasi timp pe un an fiscal. Deoarece replicarea creeaza o noua versiune in lucru, iar una exista deja, operatiunea este blocata.

14. Intrebare: Cate versiuni in lucru si active pot exista simultan?

Raspuns: La un moment dat poate exista o singura versiune in lucru si o singura versiune activa la nivel de an fiscal.

15. Intrebare: Ce verificari se fac la activarea unei versiuni?

Raspuns: La activarea unei versiuni sistemul verifica:

  • Ca nu exista alta versiune activa pe acelasi an fiscal;

  • Ca in structura de buget nu exista articole de buget sau surse de finantare care nu sunt frunze;

  • Egalitatea dintre suma pe un fond/BU cu detalierea acesteia pe surse de finantare si articole de buget;

  • Daca cel putin una din conditii nu este indeplinita, activarea nu se realizeaza.

16. Intrebare: Se pot activa versiuni inchise?

Raspuns: Nu. Se pot activa doar versiuni in lucru. Versiunile inchise nu pot fi direct activate — trebuie mai intai redeschise (trecute in stare activa prin Redeschidere Versiune), dupa care pot fi modificate in functie de nevoie.

17. Intrebare: Ce versiuni se pot inchide?

Raspuns: Se pot inchide atat versiunile in lucru cat si versiunile active folosind butonul Inchidere Versiune.

18. Intrebare: Ce face butonul Redeschidere Versiune?

Raspuns: Trece o versiune din starea inchis in starea activ. Se foloseste cand o versiune inchisa trebuie reactivata.

19. Intrebare: Pe ce versiuni pot incarca date?

Raspuns: Se pot incarca date doar pe versiuni cu starea in Lucru. Versiunile active sau inchise nu accepta modificari de date.

20. Intrebare: Ce periodicitati sunt disponibile la incarcarea unui buget din fisier CSV?

Raspuns: La Incarcare Buget din fisier se poate selecta periodicitatea: Anual, Semestrial, Trimestrial sau Lunar.

21. Intrebare: Ce face butonul Export Bugetare?

Raspuns: Exporta datele de buget ale versiunii pe care este pozitionat utilizatorul intr-un fisier Excel.

22. Intrebare: Ce prezinta Evenimente Actiuni?

Raspuns: Prezinta toate actiunile care s-au efectuat asupra versiunilor de buget dintr-un an — un jurnal de audit al modificarilor.

22. Intrebare: La ce nivel se stabilesc bugetele?

Raspuns: Bugetele se stabilesc la nivel de fonduri si se aloca pe business unit, cu structura de venituri pe surse de finantare si structura de cheltuieli pe articole bugetare.

22. Intrebare: Care sunt prerechizitele pentru definirea bugetului organizatiei?

Raspuns: Inainte de definirea bugetului trebuie sa fie definite: Structura de Business Units, Fonduri si Structura de Buget.

22. Intrebare: Care sunt pasii procedurii de definire a bugetului?

Raspuns: Pentru definirea bugetului parcurgeti pasii:

  • Definiti Versiunea de Buget;

  • Actualizati structura de fonduri pentru care se doreste introducerea bugetului;

  • Actualizati structura de business unit pentru care se doreste introducerea bugetului;

  • Actualizati structura de surse de finantare si articole de buget pentru care se va introduce bugetul.

22. Intrebare: Ce optiuni exista pentru Diviziunea perioadei si cum influenteaza afisarea coloanelor?

Raspuns: Exista patru optiuni:

  • Anual - se afiseaza o singura coloana pentru sume, editabila;

  • Semestrial - sumele se culeg in 2 coloane (cate una per semestru) plus o coloana inactiva cu totalul;

  • Trimestrial (valoare implicita) - o coloana inactiva Anual (suma celor 4 trimestre) si cate o coloana pentru fiecare trimestru;

  • Lunar - sume pe 12 luni incepand cu data de inceput a anului fiscal, plus o coloana Anual ca total.

23. Intrebare: Ce rol au creditele bugetare/angajament?

Raspuns: Creditele bugetare/angajament selecteaza tipul de credite afisate in coloanele pentru sume din browser, atunci cand in campul Tip sume este selectat Cheltuieli.

24. Intrebare: Care sunt optiunile pentru Tip sume si ce aduc fiecare in browse?

Raspuns: Exista trei optiuni:

  • Cheltuieli (valoare implicita) - aduce sumele din credite bugetare/angajament (AB, SF/AB) in functie de diviziunea perioadei selectate;

  • Venituri - aduce sumele pentru venituri (SF, SF/AB);

  • Marja - calculeaza diferenta Venituri - Cheltuieli pentru datele din browse.

25. Intrebare: Ce face optiunea Sume diferite de 0?

Raspuns: Daca este bifata, restrictioneaza afisarea in browse doar la randurile care au completata cel putin o suma. Cand este deselectata, se afiseaza si liniile fara sume. La intrarea in functie, aceasta optiune este selectata implicit.

26. Intrebare: In ce conditii pot fi sterse versiunile de buget?

Raspuns: O versiune de buget poate fi stearsa doar daca indeplineste simultan toate conditiile:

  • Are starea In Lucru;

  • Nu exista versiuni ulterioare definite;

  • Pe versiunea curenta nu sunt sume introduse pe surse de finantare si/sau surse de finantare si articole bugetare.

27. Intrebare: Cui este recomandat modul de dezvoltare cu Sursa de Finantare/Articol Bugetar (SF/AB)?

Raspuns: Este specific organizatiilor bugetare si celor care doresc verificarea incadrarii cheltuielilor la nivelul fiecarei surse de venituri.

28. Intrebare: Ce este Comasarea si cand se poate folosi?

Raspuns: Comasarea restrange arborescenta de fonduri/BU, cumuland sumele copiilor. Este activa pentru nodurile inactive si se realizeaza nivel cu nivel.

29. Intrebare: Ce face butonul Splitare?

Raspuns: Daca se doreste detalierea bugetului pe fonduri/BU subordonate, splitarea afiseaza copiii de nivel imediat urmator ai fondului/BU-ului selectat. Sumele nodului selectat se impart in mod egal la numarul de copii selectati. Se pot splita doar liniile de frunze din structura bugetului.

30. Intrebare: Care este difereta dintre Splitare si Splitare conform procentelor?

Raspuns: La Splitare simpla, sumele se impart in mod egal intre fondurile copil selectate. La Splitare conform procentelor, sumele se impart proportional cu procentele declarate pentru fiecare fond. Există validare ca suma procentelor trebuie să fie egală cu 100. Pentru BU, butonul Splitare Conform Procentelor imparte sumele din BU splitat la fondurile selectate conform procentelor culese.

31. Intrebare: Ce face butonul FD+ (Adaugare Fonduri)?

Raspuns: Adauga copii de nivel imediat urmator fondului selectat, alesi dintr-o fereastra de selectie. Fondurile adaugate nu preiau nicio suma din fondul selectat — se adaugă cu sume 0.

32. Intrebare: Ce face butonul BU+ (Adaugare Business Unit)?

Raspuns: Adauga copii de nivel imediat urmator BU selectat.

33. Intrebare: Ce face butonul SF;AB?

Raspuns: Deschide un ecran in care se prezinta desfasurarea pe articole de buget si surse de finantare pentru BU-ul selectat. Este activ atat pentru randuri editabile, cat si pentru cele needitabile.

34. Intrebare: Care sunt tipurile de credite ce pot fi selectate?

Raspuns: Tipul de credite poate fi Bugetare sau de Angajament.

35. Intrebare: Ce reprezinta Perioada bugetara si ce valori poate avea?

Raspuns: Perioada bugetara reprezinta modul de detaliere al bugetului. Poate fi setata ca: Anual, Semestrial, Trimestrial sau Lunar. in functie de valoarea selectata, previziunile se introduc cumulat sau pentru fiecare luna.

36. Intrebare: Care sunt nivelurile la care se poate dezvolta bugetul?

Raspuns: Bugetul se poate dezvolta la nivel de: Fond - Business Unit - Sursa de Finantare - Articol Bugetar.

37. Intrebare: Cum finalizez si activez un buget?

Raspuns: Validati bugetul integral prin actionarea butonului Activare Versiune. Salvati bugetul fie linie cu linie (buton Salvare de la nivel de linie), fie global prin Salvare Toate si Salvare Buget.

38. Intrebare: Exista similitudini intre ecranul de Bugetare BU si cel de Bugetare Fonduri?

Raspuns: Da, modul de culegere a sumelor, logica butoanelor de Comasare, Splitare si regulile de salvare/stergere sunt similare intre cele doua ecrane, diferenta principala fiind ca ecranul BU opereaza la nivelul structurii de Business Units in cadrul unui fond selectat.

39. Intrebare: De ce nu apare semnul de contabilizare la o versiune de buget, desi tranzactia de contabilizare exista in registrul de contabilitate?

Raspuns: Semnul de contabilizare dispare daca, dupa efectuarea contabilizarii, versiunea de buget a fost reactivata sau i s-au efectuat modificari. Orice operatiune ulterioara contabilizarii invalideaza marcajul acesteia, indiferent ca tranzactia ramane vizibila in registrul de contabilitate. Pentru a vedea istoricul actiunilor efectuate asupra versiunii, accesati Financial -> Indicatori si Bugete -> Bugetare -> Previziuni Buget si actionati butonul Evenimente Actiuni.

40. Intrebare: De ce nu pot trece la contabilizarea unei versiuni de buget daca sistemul imi spune ca versiunea anterioara nu este contabilizata?

Raspuns: Sistemul blocheaza contabilizarea unei versiuni daca versiunea precedenta nu are marcajul de contabilizare activ. Acest lucru se poate intampla daca versiunea anterioara a fost reactivata sau modificata dupa contabilizare, ceea ce invalideaza marcajul. Verificati istoricul actiunilor prin butonul Evenimente Actiuni de pe versiunea respectiva, accesand Financial -> Indicatori si Bugete -> Bugetare -> Previziuni Buget, pentru a identifica ce operatiuni au fost efectuate.

41. Intrebare: Ce se intampla cu diferentele necontabilizate dintr-o versiune de buget atunci cand se contabilizeaza versiunea urmatoare?

Raspuns: La contabilizarea versiunii urmatoare, sistemul inregistreaza diferentele fata de ultima versiune contabilizata. Astfel, sumele necontabilizate din versiunea anterioara sunt incluse automat in inregistrarea noii versiuni.

42. Intrebare: Pot sa fac modificari pe o versiune de buget deja contabilizata?

Raspuns: Da, puteti face modificari de orice natura — explicatii sau sume. In cazul in care se modifica valori, este obligatoriu sa se urmeze fluxul invers:

  • Stergeti nota generata in registrul de contabilitate aferenta contabilizarii versiunii;

  • Apasati butonul Anulare Contabilizare;

  • Reluati procesul de contabilizare.

43. Intrebare: Cum pot sterge o versiune de buget care a fost deschisa din greseala si blocheaza operarea pe versiunea anterioara?

Raspuns: Accesati Financial -> Indicatori si Bugete -> Bugetare -> Previziuni Buget. Stergeti mai intai randurile de detaliere ale versiunii respective (butonul X de pe detaliere), dupa care stergeti si antetul versiunii (butonul X de pe antet). Dupa stergerea versiunii nedorite, versiunea anterioara redevine editabila.

44. Intrebare: Ce fac daca notele contabile generate la contabilizarea unei versiuni de buget sunt eronate?

Raspuns: Stergeti tranzactiile initiale generate in registrul de contabilitate aferente contabilizarii versiunii respective, anulati contabilizare accesand functia Financial -> Sector Public -> Operatiuni de Inchidere -> Contabilizare Credite Bugetare - selectati Anulare Contabilizare, verificati daca nu aveti alte versiuni de buget deschise simultan si reluati procesul de contabilizare pe functia Financial -> Sector Public -> Operatiuni de Inchidere -> Contabilizare Credite Bugetare.

45. Intrebare: Cum este construit un buget și care este ordinea etapelor?

Raspuns: Constructia bugetului incepe cu bugetarea fondurilor, continuand cu alocarea lor pe unitati de business, surse de finantare pentru venituri si articole bugetare sau surse de finantare/articole bugetare pentru cheltuieli.

46. Intrebare: Cum sunt alocate valorile din tranzactii pe indicatorii bugetari?

Raspuns: Sursele de finantare si articolele bugetare se asociaza conturilor care participa in procesul de management financiar, astfel valorile din tranzactii sunt alocate in mod transparent utilizatorului pe indicatorii din executia bugetului.

47. Intrebare: Care este scopul Structurii Alternative de Buget?

Raspuns: Permite dezvoltarea de indicatori suplimentari structurii de baza a bugetului prin expresii matematice din surse de finantare si articole bugetare, putand fi utilizate la raportarea bugetului.

48. Intrebare: Cate structuri alternative de raportare pot fi create?

Raspuns: Pot fi create oricate structuri alternative de raportare, fara o limita impusa de sistem.

49. Intrebare: Unde sunt afisati indicatorii structurii alternative?

Raspuns: Indicatorii structurii alternative vor fi afisati in randurile raportului la raportarea bugetului.

50. Intrebare: Cum se creeaza o structura alternativa noua?

Raspuns: Pentru creare apasati butonul Adaug si completati codul si denumirea structurii alternative in lista structurilor alternative (sectiunea Bugete).

51. Intrebare: Care este ordinea corecta de definire a indicatorilor intr-o structura alternativa?

Raspuns: Ordinea corecta este:

  • Definiti întotdeauna formularul;

  • Definiti pe fiecare formular indicatorii;

  • Definiti mai intai randurile cu Tip Cheltuiala si Venit, apoi cele cu Tip Calculat.

52. Intrebare: Cum se adauga indicatori unei structuri alternative existente?

Raspuns: Va pozitionati pe structura alternativa dorita, in tabelul cu lista indicatori se apasa Adaug si se completeaza campurile necesare conform regulilor de definire.

53. Intrebare: Care este relatia dintre noduri si frunze in structura alternativa?

Raspuns: Structura alternativa functioneaza ca o multime de arbori in care frunzele contin valorile calculate, iar nodurile insumeaza aceste valori calculate din frunze.

54. Intrebare: Ce trebuie sa verific daca primesc o eroare la contabilizarea bugetului?

Raspuns: Verificati daca conturile implicate au articolul bugetar corect asociat in planul de conturi. Eroarea apare atunci cand articolul bugetar definit pe un cont nu corespunde cu cel din structura bugetara. Accesati Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi si corectati articolul bugetar eronat, dupa care reluati procesul de contabilizare accesand Financial -> Sector Public -> Operatiuni de Inchidere -> Contabilizare Credite Bugetare.

55. Intrebare: De ce primesc eroare la contabilizarea bugetului pe o versiune care nu are sursa de finantare definita?

Raspuns: Contabilizarea automata nu este posibila atunci cand bugetul este dezvoltat doar pe articole de venituri si cheltuieli, fara o sursa de finantare atasata. Sistemul nu poate delimita valorile din buget la nivelul conturilor 8060, care sunt dezvoltate pe sursa de finantare si articol de buget. Pentru a putea contabiliza, asigurati-va ca versiunea de buget contine si structura de surse de finantare, dupa care reluati procesul pe functia Financial -> Sector Public -> Operatiuni de Inchidere -> Contabilizare Credite Bugetare.

56. Intrebare: Se poate adauga manual o sursa de finantare pe o versiune de buget existenta sau este necesara o versiune noua?

Raspuns: Puteti adauga manual sursa de finantare direct pe versiunea existenta, cu conditia ca aceasta sa fie in starea In Lucru. Daca versiunea nu este editabila, creati o versiune noua care sa contina si structura de surse de finantare. Accesati Financial -> Indicatori si Bugete -> Bugetare -> Previziuni Buget pentru a gestiona versiunile de buget.

57. Intrebare: Ce cont corespondent trebuie utilizat la contabilizarea bugetului: 8060 sau 8090?

Raspuns: Alegerea contului depinde de structura bugetului:

  • Contul 8060 se utilizeaza atunci cand bugetul este dezvoltat pe sursa de finantare si articol bugetar (SF/AB);

  • Contul 8090 se utilizeaza atunci cand bugetul nu contine sursa de finantare;

  • Daca bugetul este definit doar la nivel de articole, fara sursa de finantare, valorile nu pot fi delimitate la nivelul contului 8060, iar contabilizarea automata nu este posibila;

  • Aliniati structura bugetara corespunzator si reluati contabilizarea pe functia Financial -> Sector Public -> Operatiuni de Inchidere -> Contabilizare Credite Bugetare.

58. Intrebare: Ce inseamna eroarea „Contul creditor nu este definit pentru valorile din buget/are domeniu/are management financiar completat” la contabilizarea bugetului?

Raspuns: Eroarea se refera la configuratia contului corespondent utilizat la contabilizare. Verificati urmatoarele informatii accesand functia Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi:

  • Daca la contabilizare bifati optiunea Activitate, contul corespondent trebuie sa fie dezvoltat pe fiecare sursa de finantare mentionata in mesajul de eroare;

  • Daca nu bifati optiunea Activitate, este suficient un singur cont corespondent fara activitate definita in planul de conturi;

  • Contul corespondent nu trebuie sa aiba definit Business Unit sau Fond.

59. Intrebare: De ce modificarile efectuate in Planul de Conturi la articolul bugetar nu s-au aplicat pe tranzactiile deja inregistrate?

Raspuns: Modificarile efectuate in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi la campul Management Financiar (Sursa de Finantare sau Articol Bugetar) se aplica doar tranzactiilor viitoare. Pentru actualizarea tranzactiilor deja inregistrate, accesati |fi_path_corectie_coduri_bugetare|:

  • Selectati tipul de management financiar (Venituri sau Cheltuieli);

  • Setati perioada dorita si campul Tranzactii pe valoarea Toate;

  • Apasati butonul Selectii;

  • Bifati tranzactiile care trebuie corectate sau apasati Selectie Toate;

  • Apasati butonul Preluare din planul de conturi pentru a aplica noile coduri bugetare definite.

60. Intrebare: De ce la conturile de venituri articolul bugetar apare necompletat?

Raspuns: In EMSYS, structura de management financiar este diferita pentru venituri fata de cheltuieli: pentru conturile de venituri se completeaza doar Sursa de Finantare (campul Articol Bugetar nu se poate completa), in timp ce pentru conturile de cheltuiala se completeaza atat Sursa de Finantare cat si Articolul Bugetar. Aceasta diferentiere reflecta constructia bugetului in EMSYS: veniturile sunt identificate prin Sursa de Finantare, fara un articol bugetar distinct. Puteti verifica configuratia accesand Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi.