ALOP FI

Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de erorile aparute in modulul ALOP din cadrul modulului de Financiar.

1. Intrebare: Nu pot anula validarea ordonantarii. Cum rezolv?

   Raspuns:

   • Eroarea apare deoarece utilizatorul nu are dreptul de Supervizor pentru functia Ordonantari la Plata;

   • Acceseaza calea Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori;

   • Cauta utilizatorul si pozitioneaza-te pe tab-ul Drepturi;

   • Pe tab-ul Permisiuni, apasa butonul Adauga si completeaza:

     • Functia: 1.10.98

     • Obiect: Ordonantari la Plata

     • Permisiune: Supervizor

     • Bifeaza campul Valoare;

   • Dupa acordarea dreptului, utilizatorul va putea anula validarea ordonantarii.

2. Intrebare: La validarea ordonantarii de plata apare o eroare. Cum rezolv?

   Raspuns:

   Verifica urmatoarele cauze posibile:

   • Neconcordanta BU pe cont: eroarea poate aparea atunci cand pentru contul folosit pe ordonantare, BU-ul setat in planul de conturi difera de BU-ul atasat pe zona unde s-au cules sumele;

     • Verifica in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi ce BU este setat pe contul respectiv;

     • Verifica in zona de culegere a sumelor ce BU este atasat;

     • Corecteaza neconcordanta astfel incat BU-ul sa fie identic in ambele locuri;

   • Mai multe linii in detaliere: la nivel de articol bugetar, zona si purtator in angajament trebuie sa existe o singura linie/pozitie in detaliere;

     • Daca exista mai multe linii pe aceeasi combinatie articol bugetar - zona - purtator, corecteaza angajamentul astfel incat sa ramana o singura pozitie per combinatie;

   • Dupa corectarea oricareia dintre situatiile de mai sus, revalideaza ordonantarea.

3. Intrebare: In documentul de fundamentare generat din ALOP, un COD SSI apare de mai multe ori in Sectiunea B. Cum se rezolva?

   Raspuns:

   • In situatiile in care un COD SSI este preluat in mai multe activitati dintr-un document de fundamentare, in Sectiunea B sumele ar trebui sa se cumuleze, astfel incat codul sa apara o singura data;

   • Daca COD SSI apare de mai multe ori in loc sa fie cumulat, problema este legata de configuratia fisierului XML aferent raportului;

   • Contacteaza echipa de suport pentru corectarea configuratiei XML, furnizand numarul documentului de fundamentare si codurile SSI afectate.

4. Intrebare: Care este fluxul complet pentru angajarea si plata cheltuielilor in modulul ALOP?

   Raspuns:

   Fluxul complet ALOP parcurge urmatorii pasi in ordine:

   • Pas 1 - Angajare Cheltuieli: se inregistreaza propunerea de angajare (Anexa 1) si angajamentul bugetar global (Anexa 2). Dupa listarea anexelor si confirmarea acestora, documentul se aproba si se valideaza. La validare se genereaza nota contabila in Financial -> Contabilitate Financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de Contabilitate;

   • Pas 2 - Ordonantare la Plata: pe baza angajamentului validat se inregistreaza ordonantarea la plata, fie manual din Financial -> Sector Public -> ALOP -> ORDONANTARI LA PLATA, fie automat prin Actiuni -> Ordonantare direct din angajament. Ordonantarea se valideaza dupa completarea detalierii;

   • Pas 3 - Ordine de Plata: din ordonantarea validata se genereaza ordinele de plata prin Actiuni -> Generare OP. Ordinele de plata pot fi ulterior exportate in format XML pentru transmitere catre trezorerie/banca.

5. Intrebare: Cum pot genera o ordonantare la plata direct dintr-un angajament, fara sa o introduc manual?

   Raspuns:

   • Acceseaza Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli si pozitioneaza-te pe angajamentul validat;

   • Apasa Actiuni -> Ordonantare;

   • In fereastra care se deschide, completeaza:

     • Cod Doc - se completeaza automat cu ORDPL;

     • Data - completeaza data ordonantarii;

     • Lista doc. justificative - completeaza un subiect (ex: angajare cheltuieli salarii);

   • In sectiunea Platitor completeaza BU, Cod banca si Cont IBAN platitor;

   • In sectiunea Beneficiar completeaza beneficiarul, codul fiscal, banca si tipul de tranzactie;

   • Apasa Generare Ordonantare;

   • Sistemul va afisa numarul ordonantarii generate, pe care o poti vizualiza si modifica din Financial -> Sector Public -> ALOP -> ORDONANTARI LA PLATA.

6. Intrebare: Cum generez ordinele de plata dintr-o ordonantare validata?

   Raspuns:

   • Acceseaza Financial -> Sector Public -> ALOP -> ORDONANTARI LA PLATA si pozitioneaza-te pe ordonantarea validata;

   • Apasa Actiuni -> Generare OP;

   • In fereastra care se deschide sunt afisate toate liniile din detaliere, fiecare cu valoarea aferenta. Completeaza pentru fiecare linie: Data Emiterii OP, Data Executiei, Data Debitarii, Cod Angajament Forex, Rand;

   • Daca nu doresti sa generezi OP pentru anumite linii, debifeza-le inainte de generare;

   • Apasa Generare Ordine de Plata;

   • Pentru a verifica OP-urile generate, apasa Actiuni -> OP Emise.

7. Intrebare: Cum pot verifica daca toata suma dintr-o ordonantare a fost acoperita de ordine de plata?

   Raspuns:

   • Acceseaza Financial -> Sector Public -> ALOP -> ORDONANTARI LA PLATA si pozitioneaza-te pe ordonantarea dorita;

   • Apasa Actiuni -> OP Emise;

   • In ecranul afisat vei vedea coloana Suma Ordonantata, Suma Platita si Suma ramasa de plata;

   • Daca Suma ramasa de plata este 0, inseamna ca s-au generat ordine de plata pentru intreaga suma din ordonantare.

8. Intrebare: Conturile 8066/8067 nu se completeaza automat in detalierea angajamentului. Ce trebuie sa fac?

   Raspuns:

   • Conturile 8066000 (angajamente bugetare) si 8067000 (angajamente legale) se completeaza automat in detaliere numai daca sunt dezvoltate in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi la nivelul combinatiei sursa de finantare / articol bugetar utilizate in detaliere;

   • Verifica in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi daca exista conturile 8066000 si 8067000 dezvoltate pentru sursa de finantare si articolul bugetar completate in detaliere;

   • Daca nu exista, adaugati conturile in Financial -> Definitii Generale -> Planul de Conturi conform documentatiei:

     • Configurare Cont de Angajamente Bugetare

     • Configurare Cont Angajamente Legale

9. Intrebare: Care este diferenta intre „Buget” si „Nota de fundamentare” la campul Baza legala din angajament?

   Raspuns:

   • Buget - sumele angajate se coreleaza cu bugetul validat in sistem. Se foloseste in situatia in care exista un buget aprobat in baza caruia se face angajarea cheltuielilor;

   • Nota de fundamentare - este un document premergator angajamentului, in care se detaliaza si se justifica motivul pentru care se doresc angajate anumite sume. Se foloseste atunci cand se doreste angajarea cheltuielilor inainte de aprobarea bugetului sau cand este necesara o justificare prealabila.

10. Intrebare: Cum pot corecta un angajament deja validat?

    Raspuns:

    • Acceseaza Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli si pozitioneaza-te pe angajamentul validat;

    • Inainte de anularea validarii, trebuie stearsa nota contabila generata din Financial -> Contabilitate Financiara -> Tranzactii si Rapoarte -> Registre de Contabilitate;

    • Dupa stergerea notei contabile, apasa Actiuni -> Anulare Validare pe angajament;

    • Documentul revine la starea anterioara validarii si poate fi modificat;

    • Dupa efectuarea corecturilor, reia fluxul de aprobare si validare.

11. Intrebare: Ce reprezinta viza CFP si ce se intampla daca nu o completez?

    Raspuns:

    • CFP (Controlul Financiar Preventiv) este o viza de control intern obligatorie pentru institutiile bugetare care au implementata registratura CFP;

    • Daca organizatia are implementat CFP, un angajament nu poate fi aprobat pana cand nu primeste viza CFP. Similar, o ordonantare nu poate fi validata fara aceasta viza;

    • Pentru completarea vizei CFP pe un angajament, apasa Actiuni -> CFP si completeaza: Cod Referinta, Organigrama, Departament Emitent si Departament Primitor;

    • Daca institutia ta nu are implementata registratura CFP, acest pas nu este necesar si nu va aparea in meniu.

12. Intrebare: Cum pot exporta ordinele de plata in format electronic pentru transmitere catre trezorerie?

    Raspuns:

    • Acceseaza Financial -> Sector Public -> ALOP -> ORDONANTARI LA PLATA si pozitioneaza-te pe ordonantarea din care au fost generate OP-uri;

    • Apasa Actiuni -> Export OP;

    • Sistemul va genera fisierul in format XML, care poate fi transmis ulterior catre trezorerie sau banca;

    • Pentru listarea propriu-zisa a OP-urilor pe hartie, apasa Actiuni -> Anulare Listare OP si selecteaza numarul de exemplare dorit.

13. Intrebare: Ce inseamna statusurile unui angajament (Initiat, Aprobat, Validat) si ce actiuni sunt permise la fiecare?

    Raspuns:

    • Initiat — angajamentul a fost creat si salvat, dar nu a primit inca nicio viza sau aprobare. Poate fi modificat sau sters liber;

    • Aprobat — angajamentul a primit aprobarea responsabilului (si viza CFP, daca este implementata). Nu mai poate fi modificat direct; trebuie mai intai anulata aprobarea;

    • Validat — angajamentul a primit validarea finala si a fost generat in registrele de contabilitate (nota contabila). Este starea din care se pot genera ordonantari la plata;

    • Pentru a reveni la o stare anterioara, anulati actiunile in ordine inversa: mai intai anulati validarea (dupa stergerea notei contabile din registre), apoi anulati aprobarea.

14. Intrebare: Cum pot verifica suma ramasa disponibila din buget pentru un articol bugetar inainte de a crea un angajament?

    Raspuns:

    • Accesati Financial -> Sector Public -> Buget si consultati raportul de executie bugetara pentru articolul bugetar dorit;

    • Alternativ, la completarea detalierii unui angajament, sistemul afiseaza in coloana Disponibil suma ramasa neangajata din buget pentru combinatia articol bugetar / sursa de finantare selectata;

    • Daca disponibilul este insuficient, angajamentul nu poate fi validat — trebuie solicitata rectificarea bugetara sau realocarea fondurilor.

15. Intrebare: De ce nu apare butonul „Ordonantare” (Actiuni -> Ordonantare) pe un angajament validat?

    Raspuns:

    Butonul este disponibil numai daca sunt indeplinite simultan urmatoarele conditii:

    • Angajamentul are statusul Validat;

    • Utilizatorul are drepturi de acces la functia de Ordonantari la Plata;

    • Suma angajata nu a fost epuizata complet prin ordonantari anterioare.

    Verificati statusul angajamentului si drepturile utilizatorului din Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori.

16. Intrebare: Ce sunt „Anexa 1” si „Anexa 2” din procesul de angajare ALOP si cand se listeaza?

    Raspuns:

    • Anexa 1 — Propunerea de angajare a cheltuielilor: documentul preliminar prin care se solicita aprobarea angajarii unei sume. Se listeaza inainte de confirmarea angajamentului, din Actiuni -> Listare;

    • Anexa 2 — Angajamentul bugetar global: documentul oficial prin care se angajeaza suma din buget. Se listeaza dupa completarea angajamentului, inainte de aprobare;

    • Ambele reprezinta documente justificative obligatorii pentru institutiile bugetare.

17. Intrebare: Cum caut un angajament existent dupa numarul sau sau dupa furnizor?

    Raspuns:

    • Accesati Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli;

    • Folositi filtrele din interfata: Nr. Doc (numarul documentului), Partener (furnizor), Perioada (luna/an), Status (Initiat/Aprobat/Validat);

    • Apasati butonul Selectie pentru a aplica filtrele si a afisa rezultatele.

18. Intrebare: Am gresit suma pe un angajament deja aprobat. Cum o corectez?

    Raspuns:

    • Un angajament Aprobat (dar inca nevalidat) nu poate fi modificat direct;

    • Accesati angajamentul si apasati Actiuni -> Anulare Aprobare pentru a reveni la statusul Initiat;

    • Modificati suma dorita in detaliere si reluati fluxul: re-aprobati (si re-vizati CFP daca este cazul), apoi validati.

19. Intrebare: Pot genera mai multe ordonantari din acelasi angajament (plati in transe)?

    Raspuns:

    • Da. Dintr-un singur angajament pot fi generate mai multe ordonantari, fiecare pentru o transa de plata, cu conditia ca suma totala sa nu depaseasca suma angajata;

    • Fiecare ordonantare se genereaza separat prin Actiuni -> Ordonantare de pe angajamentul validat;

    • Sistemul tine evidenta sumei deja ordonantate si nu permite depasirea sumei disponibile.

20. Intrebare: Ce se intampla daca inchid fereastra de generare a ordonantarii inainte de a apasa „Generare Ordonantare”?

    Raspuns:

    • Daca fereastra este inchisa fara a apasa Generare Ordonantare, nicio ordonantare nu se salveaza — operatiunea este abandonata fara niciun efect;

    • Angajamentul ramane in statusul Validat si puteti relua generarea oricand.

21. Intrebare: Cum pot verifica suma totala ordonantata si suma ramasa de ordonantat pe un angajament?

    Raspuns:

    • In ecranul de detaliere al angajamentului sunt afisate coloanele Suma Angajata, Suma Ordonantata si Suma Ramasa;

    • Alternativ, deschideti lista ordonantarilor asociate prin Actiuni -> Ordonantari pentru a vedea toate ordonantarile generate si sumele aferente.

22. Intrebare: Ce inseamna statusurile unui angajament (Initiat, Aprobat, Validat) si ce actiuni sunt permise la fiecare?

    Raspuns:

    • Initiat — angajamentul a fost creat si salvat, dar nu a primit inca nicio viza sau aprobare. Poate fi modificat sau sters liber;

    • Aprobat — angajamentul a primit aprobarea responsabilului (si viza CFP, daca este implementata). Nu mai poate fi modificat direct; trebuie mai intai anulata aprobarea;

    • Validat — angajamentul a primit validarea finala si a fost generat in registrele de contabilitate (nota contabila). Este starea din care se pot genera ordonantari la plata;

    • Pentru a reveni la o stare anterioara, anulati actiunile in ordine inversa: mai intai anulati validarea (dupa stergerea notei contabile din registre), apoi anulati aprobarea.

23. Intrebare: Cum pot verifica suma ramasa disponibila din buget pentru un articol bugetar inainte de a crea un angajament?

    Raspuns:

    • Accesati Financial -> Sector Public -> Buget si consultati raportul de executie bugetara pentru articolul bugetar dorit;

    • Alternativ, la completarea detalierii unui angajament, sistemul afiseaza in coloana Disponibil suma ramasa neangajata din buget pentru combinatia articol bugetar / sursa de finantare selectata;

    • Daca disponibilul este insuficient, angajamentul nu poate fi validat — trebuie solicitata rectificarea bugetara sau realocarea fondurilor.

24. Intrebare: De ce nu apare butonul „Ordonantare” (Actiuni -> Ordonantare) pe un angajament validat?

    Raspuns:

    Butonul este disponibil numai daca sunt indeplinite simultan urmatoarele conditii:

    • Angajamentul are statusul Validat;

    • Utilizatorul are drepturi de acces la functia de Ordonantari la Plata;

    • Suma angajata nu a fost epuizata complet prin ordonantari anterioare (daca suma ordonantata = suma angajata, butonul nu mai este activ).

    Verificati statusul angajamentului si drepturile utilizatorului din Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori.

25. Intrebare: Ce sunt „Anexa 1” si „Anexa 2” din procesul de angajare ALOP si cand se listeaza?

    Raspuns:

    • Anexa 1 — Propunerea de angajare a cheltuielilor: documentul preliminar prin care se solicita aprobarea angajarii unei sume. Se listeaza inainte de confirmarea angajamentului, din Actiuni -> Listare;

    • Anexa 2 — Angajamentul bugetar global: documentul oficial prin care se angajeaza suma din buget. Se listeaza dupa completarea angajamentului, inainte de aprobare;

    • Ambele anexe reprezinta documente justificative obligatorii pentru institutiile bugetare si se arhiveaza conform normelor de control intern.

26. Intrebare: Cum caut un angajament existent dupa numarul sau sau dupa furnizor?

    Raspuns:

    • Accesati Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli;

    • Folositi filtrele din interfata:

      • Campul Nr. Doc — pentru cautare dupa numarul documentului;

      • Campul Partener — pentru cautare dupa furnizor;

      • Campul Perioada — pentru restrangerea la o anumita luna/an;

      • Campul Status — pentru filtrarea dupa starea angajamentului (Initiat, Aprobat, Validat);

    • Apasati butonul Selectie pentru a aplica filtrele si a afisa rezultatele.

27. Intrebare: Am gresit suma pe un angajament deja aprobat. Cum o corectez?

    Raspuns:

    • Un angajament Aprobat (dar inca nevalidat) nu poate fi modificat direct;

    • Accesati angajamentul si apasati Actiuni -> Anulare Aprobare pentru a reveni la statusul Initiat;

    • Modificati suma dorita in detaliere;

    • Reluati fluxul: re-aprobati (si re-vizati CFP daca este cazul), apoi validati;

    • Daca angajamentul este deja Validat, consultati procedura de corectie a angajamentului validat (stergere nota contabila, anulare validare, modificare, revalidare).

28. Intrebare: Pot genera mai multe ordonantari din acelasi angajament (plati in transe)?

    Raspuns:

    • Da. Dintr-un singur angajament pot fi generate mai multe ordonantari, fiecare pentru o transa de plata, cu conditia ca suma totala a ordonantarilor sa nu depaseasca suma angajata;

    • Fiecare ordonantare se genereaza separat prin Actiuni -> Ordonantare de pe angajamentul validat;

    • Sistemul tine evidenta sumei deja ordonantate si nu permite generarea de noi ordonantari peste suma disponibila.

29. Intrebare: Ce se intampla daca inchid fereastra de generare a ordonantarii inainte de a apasa „Generare Ordonantare”?

    Raspuns:

    • Daca fereastra este inchisa fara a apasa Generare Ordonantare, nicio ordonantare nu se salveaza — operatiunea este abandonata fara niciun efect;

    • Angajamentul ramane in statusul Validat si puteti relua generarea ordonantarii oricand.

30. Intrebare: Cum pot verifica suma totala ordonantata si suma ramasa de ordonantat pe un angajament?

    Raspuns:

    • Accesati Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli si pozitionati-va pe angajamentul dorit;

    • In ecranul de detaliere al angajamentului sunt afisate coloanele:

      • Suma Angajata — suma totala aprobata in angajament;

      • Suma Ordonantata — suma pentru care au fost generate ordonantari;

      • Suma Ramasa — diferenta disponibila pentru ordonantari viitoare;

    • Alternativ, deschideti lista ordonantarilor asociate prin Actiuni -> Ordonantari pentru a vedea toate ordonantarile generate si sumele aferente.