Declaratii Fiscale
Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de Declaratii Fiscale.
A. Generale
Intrebare: De unde generez declaratiile fiscale in EMSYS?
Raspuns:
Toate declaratiile fiscale (D300, D390, D394, D406, D100) se acceseaza din Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii.
Selectati declaratia dorita, completati perioada de raportare si Business Unit-ul, apoi apasati butonul de export/generare.
Intrebare: Am generat o declaratie dar fisierul rezultat este gol sau valorile sunt toate zero. Ce verifici mai intai?
Raspuns:
Verificati in ordine:
Tranzactiile sunt contate? Declaratiile preiau exclusiv tranzactii cu statusul „Contat”. Tranzactiile necontate nu apar in nicio declaratie.
Business Unit-ul are atribut Raportare? Doar BU-urile marcate cu atribut Raportare sunt disponibile pentru generarea declaratiilor.
Codurile de taxa sunt configurate? Un cod de taxa neconfigurat pentru declaratia respectiva nu genereaza date.
Intervalul de selectie este corect? Verificati daca generati dupa Data Actului sau dupa Perioada Fiscala si ca perioada selectata corespunde perioadei dorite.
Intrebare: Ce declaratii fiscale pot fi generate din EMSYS?
Raspuns:
Din EMSYS pot fi generate urmatoarele declaratii fiscale:
D100 - Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat, in format .xml pentru import in aplicatia ANAF.
D300 - Decontul de TVA, in formatele .pdf, .xml si .xlsx.
D390 - Declaratia recapitulativa privind livrarile / achizitiile / prestarile de servicii intracomunitare, in formatele .pdf, .xml si .xlsx.
D394 - Declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul Romaniei, in formatele .pdf, .xml si .xlsx.
D406 - Declaratia SAF-T (Standard Audit File for Tax), continand sectiunile MasterFiles, Inregistrari Contabile, Facturi Vanzare, Facturi Achizitie, Plati, Stocuri si Active.
Toate declaratiile se acceseaza din Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii.
Intrebare: Care sunt conditiile generale obligatorii pentru ca o declaratie fiscala sa fie generata corect din EMSYS?
Raspuns:
Business Unit-ul trebuie sa fie configurat cu atributul Raportare (bifat in tab Definire). Numai Business Unit-urile marcate ca raportare sunt disponibile pentru generarea declaratiilor.
Trebuie configurate informatiile privind datele de identificare si managerii pe Business Unit in tab-urile Rapoarte, Banci, Manageri.
Toate tranzactiile pe registrele de contabilitate trebuie sa fie contate. Tranzactiile necontate nu sunt incluse in nicio declaratie.
Codurile de TVA utilizate trebuie sa fie configurate corespunzator pentru fiecare declaratie in parte (asocieri pe randuri D300, operatiuni D390, grupe fiscale D394, nomenclatoare SAF-T D406).
Intrebare: De ce nu apar anumite tranzactii in declaratii, desi au fost inregistrate in sistem?
Raspuns:
Verificati daca tranzactiile sunt contate. Declaratiile se genereaza exclusiv din tranzactii contate.
Verificati daca Business Unit-ul asociat tranzactiilor este configurat cu atributul Raportare.
Verificati daca codul de taxa utilizat pe tranzactie este configurat (asociat) pentru declaratia respectiva. Un cod de taxa neconfigurat nu genereaza date in declaratie.
Verificati intervalul de selectie (Act Fiscal) completat la generarea declaratiei: daca se selecteaza dupa Data actului, se preiau facturile cu data documentului in intervalul ales; daca se selecteaza dupa Perioada fiscala, se preiau facturile inregistrate in perioada fiscala selectata.
Intrebare: Cum se procedeaza cand apar modificari legislative privind cotele de TVA (de exemplu, introducerea unor cote noi de TVA)?
Raspuns:
Se definesc noile coduri de TVA pe functia Financial -> Definitii Generale -> Taxe. Se recomanda copierea de pe codurile vechi pentru a mentine setarile specifice fiecarui tip de operatie.
Noile coduri de taxa vor avea Data Inceput = data de la care se aplica modificarea, iar codurile vechi vor fi dezactivate prin completarea campului Data Sfarsit.
Dupa definire, este necesara actualizarea urmatoarelor configurari:
Variabilele de setare pentru Exigibilitate Cumparari si Exigibilitate Vanzari.
Configurarile D394 (tab Taxe D394).
Configurarile D300 (asocierea pe randurile din decont).
Configurarile D390 (asocierea pe randurile din declaratie).
Fisierul Taxe.xlsx pentru D406 (asocierea codurilor de taxa EMSYS cu nomenclatorul SAF-T).
Codurile de TVA in variabilele modulului Logistica (Receptii, Comenzi Clienti, Dispozitii Livrare).
Codurile de TVA la nivel de articole/servicii din nomenclatorul Logistica.
Codurile de TVA propuse in Fenomenele Economice definite.
Consultati procedura detaliata in sectiunea Troubleshooting Declaratii.
B. Declaratia D300 - Decontul TVA
Intrebare: Declaratia D300 contine valori incorecte dupa introducerea unor cote noi de TVA (ex: 9%, 11%, 21%). Care este cauza si cum se rezolva?
Raspuns:
Cauza frecventa este ca noile coduri de taxa nu au fost asociate randurilor din D300 si/sau operatiunilor din D394 in urma modificarilor legislative.
Solutia:
Accesati Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> Configurari D300 si asociati fiecare cod de taxa nou cu randul corespunzator din decont (conform tabelului Info Indicatori).
Accesati Configurari D394 -> Taxe D394 si asociati noile coduri de taxa cu codul de lista corespunzator (ex: cod lista 1 - Operatie Taxabila).
Dupa configurare, reluati generarea declaratiei si verificati ca sumele corespund cu Jurnalul de Vanzari/Cumparari.
Consultati si sectiunea Generala, intrebarea privind modificarile cotelor de TVA, pentru toate configurarile necesare la nivel de sistem.
Intrebare: Exista o diferenta de 1 RON (sau cateva zecimi) intre totalul din Jurnalul de Vanzari/Cumparari si randul corespunzator din D300. Este eroare de program?
Raspuns:
Nu este o eroare de program. Valorile din D300 sunt rotunjite la intreg conform cerintelor formularului ANAF, in timp ce Jurnalele de Vanzari si Cumparari arata valorile cu doua zecimale. Diferenta rezultata este strict din aceasta rotunjire si nu afecteaza corectitudinea declaratiei.
Verificati pe PDF-ul inteligent ANAF: formularul nu accepta completarea cu zecimale, valorile se rotunjesc la intreg.
Daca diferenta este semnificativ mai mare de 1 RON, verificati daca toate tranzactiile sunt contate si daca toate codurile de taxa sunt configurate pe randurile D300.
Intrebare: Am inregistrat o achizitie cu taxare inversa (cod TVA A23L), dar aceasta nu apare in Jurnalul de Vanzari. Care este cauza?
Raspuns:
Cauza este ca acel cod de taxa era completat in variabila de setare TV_AUTOF (Coduri TVA excluse din Exigibilitate Vanzari), ceea ce il excludea din Jurnalul de Vanzari.
Verificati si corectati accesand Financial -> Contabilitate Financiara -> Setari -> Setari Variabile Contabilitate Financiara -> Exigibilitate Vanzari -> Coduri TVA excluse (TV_AUTOF) si asigurati-va ca respectivul cod de taxa nu este in lista de excluderi, daca el trebuie sa apara in Jurnalul de Vanzari.
Dupa corectare, relistati Jurnalul de Vanzari pentru luna afectata si verificati ca tranzactia apare.
Intrebare: Ce reprezinta Declaratia D300 si ce fisiere rezulta in urma generarii ei?
Raspuns:
D300 este Decontul de TVA, realizat in format conform cerintelor ANAF. Se obtine numai pentru Business Unit-urile configurate cu atribut Raportare si numai pentru tranzactiile contate.
In urma generarii rezulta trei fisiere:
D300.pdf - formularul decontului, pentru verificare vizuala.
D300.xml - fisierul care se importa in aplicatia ANAF pentru semnare electronica si depunere.
D300.xls - fisier Excel cu detalierea tranzactiilor, organizat pe sheet-uri (Tranzactii Randuri, Facturi Primite, Facturi Emise, Facturi Cumparari in perioada curenta, Facturi Vanzari in perioada curenta, Facturi Contribuabili Inactivi), util pentru verificarea sumelor inainte de depunere.
Intrebare: Ce configurari sunt necesare pentru ca Declaratia D300 sa se genereze corect?
Raspuns:
Business Unit configurat cu atribut Raportare si cu datele de identificare, manageri, banci completate.
Definite coduri CAEN pe lista rezervata cu tip CAE.
Daca este cazul, definit Reprezentantul Fiscal pe Business Unit in tab Banci, cu toate datele de identificare in Parteneri.
Codurile de TVA trebuie sa aiba asociate randurile din decont (D300) pe care se vor regasi datele. Configurarea se face pe functia Financial -> Definitii -> Configurare Taxe TVA -> Configurare D300.
Codurile de taxa neconfigurat pe randuri nu apar in decont. Puteti identifica taxele neconfigurat prin filtrul Taxe Necomplete de pe functia de configurare.
Intrebare: Cum verific corectitudinea datelor din D300 inainte de depunerea la ANAF?
Raspuns:
Utilizati fisierul D300.xls generat odata cu declaratia. Acesta contine sheet-uri detaliate cu toate tranzactiile incluse in fiecare rand al decontului.
Sheet-ul Tranzactii Randuri prezinta, pentru fiecare rand din raport (pdf, xml), toate informatiile necesare pentru verificarea sumelor incluse in decont: formatul randului, tipul operatiei, indicatorul TVA (DA/NU).
Comparati totalurile din D300.xls cu Jurnalul de Cumparari si Jurnalul de Vanzari din EMSYS. Fiecare cod de taxa configurat pentru D300 trebuie inclus si in variabilele de setare ale jurnalelor.
Intrebare: Unele facturi primite sau emise dupa inspectia fiscala nu apar corect in D300. Cum se rezolva?
Raspuns:
Pentru facturile emise sau primite dupa Inspectia Fiscala, incadrarea lor corecta in sectiunile dedicate din decont necesita definirea unor coduri de taxa distincte pentru fiecare aspect (primit sau emis).
Aceste coduri distincte se bifeaza pe coloana Facturi Primite sau Facturi Emise (dupa caz) in configurarea D300. Codurile astfel configurate nu pot fi asociate pe randuri obisnuite.
Verificati pe functia de configurare a taxelor pentru D300 (Financial -> Definitii -> Configurare Taxe TVA -> Configurare D300) ca taxele aferente acestor facturi sunt corect bifate.
C. Declaratia D390 - Recapitulativa Intracomunitara
Intrebare: Ce reprezinta Declaratia D390 si cand trebuie depusa?
Raspuns:
D390 este Declaratia recapitulativa privind livrarile / achizitiile / prestarile de servicii intracomunitare, aplicabila incepand cu anul de raportare 2011, conform OPANAF nr.76/21.01.2010.
Se depune pentru operatiunile efectuate cu parteneri care sunt agenti economici dintr-o tara membra UE (identificati prin codul fiscal cu primele 2 caractere reprezentand abrevierea tarii UE: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK etc.).
Se obtine pentru Business Unit-urile configurate cu atribut Raportare, numai pentru tranzactiile contate.
Intrebare: Un partener strain nu apare in D390, desi am inregistrat facturi cu el in perioada de raportare. Care poate fi cauza?
Raspuns:
Verificati daca codul fiscal al partenerului incepe cu abrevierea corecta a tarii UE din care face parte (ex: IT pentru Italia, DE pentru Germania, FR pentru Franta etc.). D390 include numai partenerii al caror cod fiscal incepe cu una din abrevierile tarilor membre UE.
Verificati daca codul de taxa utilizat pe facturile cu acel partener este configurat pentru D390 (are asociata operatiunea corespunzatoare: 1UE pentru livrari/achizitii intracomunitare de bunuri, 2UE pentru servicii intracomunitare, 3UE pentru operatiuni triunghiulare).
Verificati ca tranzactiile sunt contate.
Puteti valida codul fiscal al partenerului strain pe site-ul VIES.
Intrebare: Ce reprezinta tipurile de operatiuni L, A, P, S, T din D390?
Raspuns:
L - suma livrarilor intracomunitare de bunuri = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 1UE.
A - suma achizitiilor intracomunitare de bunuri = suma bazei impozabile din jurnalul de cumparari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 1UE.
P - suma livrarilor intracomunitare de servicii = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 2UE.
S - suma achizitiilor intracomunitare de servicii = suma bazei impozabile din jurnalul de cumparari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 2UE.
T - suma livrarilor in cadrul unei operatiuni triunghiulare = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 3UE.
Valoarea totala a operatiunilor intracomunitare = L + A + S + P + T.
D. Declaratia D394 - Informativa Livrari/Achizitii pe teritoriul Romaniei
Intrebare: Ce reprezinta Declaratia D394 si care sunt sectiunile ei?
Raspuns:
D394 este declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul Romaniei de persoanele inregistrate in scopuri de TVA, conform Ordinului 2264/2016.
Declaratia cuprinde urmatoarele sectiuni:
Sectiunea A - Date de identificare ale persoanei inregistrate in scopuri de TVA.
Sectiunea B - Date de identificare ale reprezentantului fiscal/legal/imputernicit.
Sectiunile C-I - Detalii privind livrarile, achizitiile, operatiunile cu persoane neinregistrate in scopuri de TVA, bonuri fiscale AMEF, agentii de turism/bunuri second-hand etc.
Intrebare: La generarea D394 primesc erori sau avertizari. Ce trebuie sa verific?
Raspuns:
Erorile de la validare sunt de doua tipuri:
Erori de atentionare (A): declaratia este considerata valida, se genereaza si fisierul PDF.
Erori de eroare (E): declaratia nu este valida, fisierul PDF nu se poate genera.
Consultati fisierul D394.xlsx generat, in special sheet-urile:
Erori Parteneri ERP - parteneri fara grupa fiscala asociata la perioada de raportare.
Erori Taxe - taxe fara operatiuni asociate sau taxe din modulul Utilitati neregasite in ERP.
Erori Documente - coduri de documente fara tipuri de documente asociate.
Chiar daca generarea s-a incheiat fara erori, se recomanda verificarea sheet-urilor de erori din D394.xlsx, deoarece este posibil sa fi omis configurarea unor parteneri, taxe sau documente, iar raportarea sa fie corecta dar incompleta.
Intrebare: Ce reprezinta setarea TVA394CAEN si unde se configureaza?
Raspuns:
Setarea TVA394CAEN defineste codul CAEN al organizatiei care se completeaza in antetul declaratiei D394.
Se configureaza pe functia Financial -> Contabilitate Financiara -> Setari -> Setari -> D394. Se completeaza o singura valoare.
Codul CAEN trebuie sa fie definit in prealabil pe lista rezervata cu tip CAE.
Intrebare: Ce este DUKIntegrator si cum il utilizez pentru D394?
Raspuns:
DUKIntegrator este un utilitar furnizat de ANAF folosit pentru validarea fisierelor XML ale declaratiilor, generarea PDF-ului si semnarea electronica.
Se descarca din EMSYS actionand butonul Descarcare Utilitar de pe interfata de generare D394 (se salveaza arhiva DUKINTEGRATOR.zip, se dezarhiveaza si se lanseaza fisierul DUKIntegrator.jar).
Procedura de utilizare:
Selectati D394 la „Alegeti tipul declaratiei”.
Apasati Alege fisiere si selectati fisierul XML descarcat din EMSYS.
Apasati Validare pentru verificarea fisierului XML sau Validare + creare pdf daca doriti PDF-ul generat din DUKIntegrator.
Daca apare eroarea legata de cod CAEN nou, descarcati si instalati ultima versiune a DUKIntegrator de pe site-ul ANAF si revalidati fisierul XML.
Intrebare: Firma noastra utilizeaza TVA la incasare. Cum se configureaza aceasta optiune pentru D394?
Raspuns:
La generarea D394, in sectiunea Antet Declaratie, campul Sistem TVA se completeaza cu valoarea La incasare (in loc de Normal).
Aceasta optiune semnalizeaza ANAF ca organizatia aplica sistemul TVA la incasare, iar tranzactiile vor fi raportate corespunzator.
Codurile de taxa utilizate pentru TVA la incasare trebuie sa fie marcate corespunzator pe functia Taxe (campul TVA Neexigibila = DA) si sa aiba inregistrate tranzactii in domeniul TN.
Intrebare: La generarea D394 primesc eroarea „cuiP invalid - eroare regula: R218.3: daca tip_partener = 2 atunci cuiP trebuie sa fie un CIF (CUI, CNP sau NIF) valid”. Cum o rezolv?
Raspuns:
Eroarea R218.3 semnaleaza ca un partener de tip persoana juridica are un cod fiscal invalid sau lipsa in tranzactiile preluate in declaratie. Cauzele frecvente sunt:
CIF-ul a fost corectat in nomenclatorul de Parteneri, dar corectia nu a fost propagata si in tranzactiile deja inregistrate.
Partenerul are un CIF gresit, neexistent in registrul ANAF.
Partenerii persoane juridice din Romania fara TVA (grupa D) au completat CIF = 0 sau 0000000000000 in loc de codul real.
Solutia: Dupa corectarea CIF-ului in nomenclatorul de Parteneri, actualizati si tranzactiile inregistrate accesand Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Cumparari (sau Vanzari, dupa caz), selectati partenerul afectat, perioada si bifati Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri.
Dupa corectie, reluati exportul declaratiei.
Intrebare: La generarea D394 primesc eroarea „cuiP invalid” pentru un partener platitor de TVA din Romania, desi CIF-ul pare corect. Care poate fi cauza?
Raspuns:
Cauza frecventa este ca partenerul platitor de TVA nu are prefixul „RO” in codul fiscal din nomenclatorul de Parteneri. D394 solicita ca partenerii inregistrati in scopuri de TVA sa aiba codul fiscal completat cu prefixul tarii (ex: RO12345678).
Solutia:
Accesati nomenclatorul de Parteneri si completati codul fiscal cu prefixul RO (ex: RO + CUI, fara spatiu).
Propagati corectia in tranzactii prin Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari (sau Cumparari), cu selectie pe partener si bifa Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri.
Reluati exportul declaratiei.
Intrebare: In D394, o factura cu doua cote de TVA diferite (ex: 11% si 21%) apare ca doua facturi distincte la nivelul partenerului. Este corect?
Raspuns:
Da, aceasta este comportamentul corect conform specificatiei ANAF (Ordin ANAF 2194/11.09.2025, Anexa 2, Sectiunea 2, pct. 5).
Conform specificatiei: daca o factura emisa/primita contine operatiuni cu cote diferite de TVA, la nr. facturi se inscrie:
valoarea 1 in dreptul operatiunii cu valoarea TVA cea mai mare;
valoarea 0 pentru restul operatiunilor cu celelalte cote.
La nivelul Rezumatului (totalul operatiunilor per partener), factura se numara o singura data, indiferent de numarul de cote de TVA.
Intrebare: La generarea D394 primesc eroarea „eroare regula: R112.1: daca exista operatii de tip L, LS sau V … atunci cel putin unul din atributele nrFacturi … trebuie sa fie strict pozitive”. Ce cauza are?
Raspuns:
Eroarea R112.1 apare de obicei deoarece pe tab-ul Import Facturi din interfata de generare D394 nu au fost preluate facturile emise/alocate/stornate din perioada de raportare.
Solutia: Pe functia de export D394, accesati tab-ul Import Facturi si apasati butonul Preluare pentru a prelua plajele de facturi emise, alocate si stornate. Ulterior reluati exportul declaratiei.
Daca eroarea persista dupa preluare, verificati daca exista operatii de vanzari (tip L, LS, V) in perioada respectiva si daca tranzactiile sunt contate.
Intrebare: Avem achizitii cu Regim Special Agricultori (cota TVA 8%) de la persoane juridice neinregistrate in scopuri de TVA. Aceste facturi nu apar automat in D394. Cum procedam?
Raspuns:
Operatiunile de achizitii de la persoane juridice neinregistrate in scopuri de TVA (incadrate in grupa fiscala D) trebuie completate manual in D394 prin tab-ul Incarcare Produse, deoarece nu se preiau automat in acelasi mod cu tranzactiile obisnuite.
Procedura lunara:
Accesati tab-ul Incarcare Produse din interfata de generare D394.
Efectuati preluarea inregistrarilor existente.
Descarcati fisierul cu inregistrarile existente de la butonul Exporta.
Prelucrati fisierul descarcat, adaugand informatiile facturilor cu Cod TVA 8 - Regim Special Agricultori.
Incarcati fisierul actualizat de la butonul Importa.
Reluati exportul declaratiei.
Intrebare: La generarea D394 apare eroare pentru o factura cu taxare inversa care a fost stornata in aceeasi luna (valoarea cumulata este 0). Cum rezolv?
Raspuns:
Aceasta situatie este o incompatibilitate intre cele doua serii de validatoare ANAF: validatorul pentru import format XML (utilizat de softuri) nu accepta baza de impozitare cumulata = 0, in timp ce PDF-ul inteligent al ANAF valideaza altfel acest caz.
Solutia recomandata:
Dupa generarea fisierului XML din EMSYS, deschideti fisierul XML cu un editor de text.
Identificati si eliminati manual liniile aferente operatiunii cu baza = 0 (inclusiv randul corespunzator din sectiunea Rezumat cu
bazaV="0").Salvati fisierul XML modificat.
Importati fisierul XML modificat in PDF-ul inteligent ANAF.
Completati manual in PDF pozitiile eliminate, daca sunt necesare.
Depuneti declaratia din PDF.
Alternativa (pentru a evita problema luna viitoare): inregistrati o tranzactie suplimentara cu baza impozabila de -1 RON pentru partenerul respectiv, astfel incat valoarea cumulata sa nu mai fie exact 0, si recuperati diferenta in luna urmatoare.
Intrebare: La generarea D394 apare eroarea „Erori documente - DPL”. Ce inseamna si cum o rezolv?
Raspuns:
Eroarea indica ca documentul cu codul DPL (Dispozitie de Plata) nu este asociat niciunui tip de document in configurarea D394.
Solutia: Accesati Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> sectiunea Documente D394 si adaugati asocierea pentru codul de document DPL cu codul de lista corespunzator (ex: cod lista 1 - Factura Fiscala).
Dupa actualizare, reluati exportul declaratiei si verificati ca eroarea a disparut.
Intrebare: In fisierul D394.xls, sheet-ul „Erori Parteneri” contine parteneri fara grupa fiscala asociata. Ce trebuie sa fac?
Raspuns:
Partenerii listati in sheet-ul Erori Parteneri din fisierul D394.xls au tranzactii in perioada de raportare, dar nu au configurata grupa fiscala necesara pentru incadrarea corecta in declaratie.
Solutia: Accesati Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> Persoane si adaugati sau actualizati configurarea grupei fiscale pentru fiecare partener listat.
Grupele fiscale frecvente sunt: C1 (platitor TVA), C2 (platitor TVA la incasare), D (neplatitor TVA persoana juridica), F (persoana fizica fara CNP valabil), etc.
Dupa actualizare, reluati exportul declaratiei. Chiar daca generarea se finalizeaza fara erori, partenerii fara grupa fiscala pot face raportarea incompleta (lipsesc din declaratie).
Unde gasesc in aplicatie functia pentru configurarea grupei fiscale a unui partener in D394?
Raspuns:
Functia se numeste Configurator Declaratii si se acceseaza din Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii.
In cadrul acesteia, pe tab-ul Configurari D394, sectiunea Persoane, puteti adauga sau modifica grupa fiscala pentru fiecare partener.
Alternativ, puteti filtra dupa partener in tab-ul Parteneri pentru a vedea sau actualiza configurarea existenta.
Intrebare: La generarea D394 primesc o eroare care mentioneaza ca acelasi cod fiscal apare cu denumiri de raportare diferite. Ce inseamna si cum o rezolv?
Raspuns:
Aceasta eroare (numita uneori „eroare cvatrupla”) semnaleaza ca exista cel putin doi parteneri cu acelasi cod fiscal (CUI/CIF) dar cu denumiri de raportare diferite in declaratie.
Cauza frecventa: un partener este definit in doua module diferite (ex: ERP si Utilitati) cu aceleasi date fiscale dar cu denumiri usor diferite (ex: spatiu suplimentar, prescurtare diferita).
Solutia: Identificati partenerul cu CUI-ul mentionat in eroare (cautati in fisierul D394.xls, sheet-ul Tranzactii C, dupa CIF) si egalizati denumirile de raportare in toate modulele:
In ERP: Financial -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394.
In Utilitati (daca este cazul): functia Clienti -> tab Clienti Fiscali sau Configurare Grupe Fiscale D394.
Dupa corectare, reluati exportul declaratiei.
Intrebare: La generarea D394 apare eroarea „eroare atribut: cif_intocmit: numar intreg eronat: «277.812431542»”. Ce inseamna?
Raspuns:
Eroarea indica ca in sectiunea Date Declarant din interfata de generare D394, campul CUI/CNP/NIF a fost completat cu o valoare care nu este un numar intreg valid (contine zecimale sau caractere nepermise).
Solutia: Verificati si corectati campul CUI/CNP/NIF din sectiunea Date Declarant:
Daca declarantul este persoana fizica, completati CNP-ul (13 cifre, numar intreg, fara puncte sau spatii).
Daca declarantul este persoana juridica, completati CUI-ul (numar intreg, fara prefix RO pentru campul de declarant).
Reluati generarea declaratiei dupa corectare.
Intrebare: Un partener persoana fizica apare in sistem ca persoana juridica (tip Companie). Ce impact are asupra D394 si cum corectez?
Raspuns:
Tipul partenerului (Companie vs Persoana) determina modul de identificare in D394: persoanele juridice sunt identificate prin CUI/CIF, iar persoanele fizice prin CNP.
Daca un partener persoana fizica este inregistrat cu Tip = Companie, declaratia va exporta un CUI in loc de CNP, generand erori de validare la ANAF.
Solutia:
Accesati nomenclatorul de Parteneri, pozitionati-va pe partenerul afectat si modificati campul Tip din Companie in Persoana.
Completati sau verificati CNP-ul (campul Cod Fiscal trebuie sa contina CNP-ul valid, 13 cifre).
Propagati corectia in tranzactii prin Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari (sau Cumparari), selectand partenerul si bifand Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri.
Reluati exportul declaratiei.
Intrebare: Am corectat CIF-ul unui partener in nomenclatorul de Parteneri, dar la generarea D394 inca apare CIF-ul vechi gresit. De ce?
Raspuns:
Corectia CIF-ului in nomenclatorul de Parteneri actualizeaza doar datele de referinta, nu si tranzactiile deja inregistrate. Tranzactiile retin CIF-ul partenerului de la momentul inregistrarii.
Solutia: Dupa corectarea CIF-ului in Parteneri, propagati corectia in toate tranzactiile accesand Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari (sau Cumparari, dupa caz). Selectati partenerul si perioada afectata, bifati Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri si confirmati.
Aceasta operatiune actualizeaza CIF-ul in toate tranzactiile selectate, fara a modifica valorile contabile.
Intrebare: Cum verific rapid daca CIF-ul unui partener este valid inainte de a genera D394?
Raspuns:
Din EMSYS, puteti valida CIF-ul unui partener prin functia de Verificare CUI din nomenclatorul de Parteneri (butonul Verificare CUI / Actualizare Rapida), care interogheaza serviciile ANAF sau VIES (pentru parteneri UE). Aceasta necesita setarea accesului la serviciile ANAF/VIES in configurarile modulului financiar.
Alternativ, verificati manual pe site-ul ANAF (sectiunea Informatii Contribuabili) sau pe mfinante.gov.ro introducand CUI-ul partenerului. Daca CUI-ul nu apare sau este marcat ca invalid, corectati-l in EMSYS inainte de a genera declaratia.
Pentru parteneri UE, puteti valida codul fiscal pe site-ul VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/).
Intrebare: Cum stiu ce cod de taxa sa aleg cand inregistrez o factura, astfel incat sa apara corect in D394?
Raspuns:
Alegerea codului de taxa depinde de tipul operatiunii si de statutul TVA al partenerului:
Pentru achizitii de la furnizori platitori de TVA din Romania: utilizati codul de taxa standard (ex: taxa cu cota 19%, 9%, 5%), configurat pentru grupa fiscala C1 sau C2.
Pentru achizitii de la furnizori neplatitori de TVA din Romania: utilizati codul de taxa specific operatiunilor cu persoane din grupa D.
Pentru taxare inversa: utilizati coduri de taxa specifice taxarii inverse (cota 0 pe factura, TVA se autocolecteaza).
Pentru operatiuni intracomunitare: utilizati coduri cu operatiune 1UE, 2UE sau 3UE (pentru D390).
Configurarile corecte ale codurilor de taxa pentru D394 se verifica in Financial -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> Taxe D394.
In caz de incertitudine, consultati responsabilul de configurare EMSYS sau departamentul de contabilitate pentru a confirma codul de taxa corespunzator operatiunii.
Intrebare: Pot genera D394 daca nu am preluat facturile emise pe tab-ul Import Facturi? Ce se intampla?
Raspuns:
Daca nu ati efectuat preluarea facturilor emise pe tab-ul Import Facturi (butonul Preluare), sectiunea de livrari catre persoane fizice (sectiunile L, LS, V) din declaratie va fi incompleta sau goala.
Declaratia se va genera, dar va contine erori de validare de tipul R112.1 („cel putin unul din atributele nrFacturi trebuie sa fie strict pozitiv”) daca exista operatii de tip L, LS sau V in perioada.
Recomandare: Inainte de fiecare export al declaratiei, asigurati-va ca ati apreciat butonul Preluare pe tab-ul Import Facturi pentru a prelua facturile emise, alocate, stornate si anulate din perioada de raportare.
E. Declaratia D406 - SAF-T
Intrebare: Ce este Declaratia D406 (SAF-T) si ce sectiuni contine?
Raspuns:
D406 este declaratia SAF-T (Standard Audit File for Tax), care faciliteaza alinierea informatiilor din EMSYS la formatul solicitat de ANAF.
Declaratia contine urmatoarele sectiuni:
MasterFiles - fisiere de nomenclatoare (conturi, clienti, furnizori, taxe, unitati de masura, produse, tipuri de miscari, stocuri, proprietari, active).
Inregistrari Contabile (GeneralLedgerEntries) - inregistrarile contabile din perioada raportata.
Facturi Vanzare (SalesInvoices) - facturile de vanzare din perioada raportata.
Facturi Achizitie (PurchaseInvoices) - facturile de achizitie din perioada raportata.
Plati (Payments) - documentele de plata/incasare din perioada raportata.
Stocuri - miscarile de stocuri din perioada raportata.
Active (Assets) - mijloacele fixe si tranzactiile cu active (se declara anual).
Intrebare: Ce fisiere de nomenclatoare trebuie pregatite si incarcate in EMSYS pentru D406?
Raspuns:
Trebuie pregatite si incarcate urmatoarele fisiere in arhiva .zip:
Conturi.xlsx - asocierea conturilor contabile din Planul de Conturi EMSYS cu conturile din Planul de Conturi SAF-T.
Taxe.xlsx - asocierea codurilor de taxa din EMSYS cu taxele din nomenclatoarele SAF-T.
Produse.xlsx - asocierea articolelor din EMSYS cu nomenclatorul de produse SAF-T (numai pentru produsele ce suporta tarif vamal).
UM.xlsx - asocierea unitatilor de masura din EMSYS cu nomenclatorul SAF-T.
MetodePlata.xlsx - asocierea tipurilor de plata/incasare din EMSYS (listele rezervate IN si PL) cu nomenclatorul Mecanisme de Plata/Incasare SAF-T (necesar pentru sectiunea Plati).
TypesOfStock.xlsx si TypesOfProduct.xlsx - asocierea tipurilor de documente si conturilor pentru stocuri (necesare pentru sectiunea Stocuri).
Fisierele necompletate se descarca din EMSYS prin Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Descarca Documente Initiale.
Arhiva cu fisierele completate se incarca in EMSYS prin Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Upload.
Intrebare: Cum procedez cand trebuie sa actualizez nomenclatoarele pentru D406 (de exemplu, apar conturi sau unitati de masura noi)?
Raspuns:
Nu creati o arhiva noua de la zero. Descarcati mai intai ultima versiune a arhivei existente din EMSYS prin Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Descarca Documente Existente.
Actualizati numai fisierele care necesita modificari, adaugand informatiile noi si pastrand informatiile existente (nu stergeti randurile vechi).
Formati o noua arhiva .zip cu toate fisierele (actualizate si nemodificate) si reincarcati arhiva in EMSYS prin Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Upload.
Atentie: daca de la o luna la alta apar unitati de masura sau produse noi utilizate in tranzactii, acestea trebuie adaugate in fisierele UM.xlsx si Produse.xlsx si arhiva trebuie reincarcata inainte de generarea declaratiei pentru luna respectiva.
Intrebare: La generarea D406 apar erori legate de conturi. Care sunt cauzele frecvente?
Raspuns:
Contul din EMSYS nu are corespondent in fisierul Conturi.xlsx. Adaugati asocierea in fisier si reincarcati arhiva.
Simbolul contului din EMSYS contine caractere speciale sau litere (ex: „-”, „_”, litere). Declaratia D406 accepta numai conturi cu simbol format din cifre si puncte. Actualizati simbolul contului in EMSYS inainte de a-l adauga in nomenclator.
Un acelasi cod de taxa din EMSYS este utilizat pentru mai multe categorii de achizitii (ex: deductibil 100% si deductibil 50%). In acest caz, trebuie definite coduri de taxa distincte in EMSYS pentru fiecare categorie si actualizat fisierul Taxe.xlsx.
Intrebare: Sectiunea Active (Assets) din D406 se genereaza lunar sau anual?
Raspuns:
Sectiunea Active (Assets) din D406 se declara anual si include doua subsectiuni:
Assets (MasterFiles) - contine informatii si valori despre mijloacele fixe din perioada declarata.
AssetTransactions (SourceDocuments) - contine documentele operate in perioada declarata: intrari, iesiri, transferuri, reevaluari, corectii amortizare, amortizare lunara.
Fac obiectul declaratiei numai mijloacele fixe din contabilitatea financiara (nu cele din contabilitatea de gestiune sau externe bilantului).
Prerechizite: calculul amortizarii trebuie realizat, tranzactiile cu mijloace fixe trebuie validate si contate, asocierile intre conturile SAF-T si planul de conturi EMSYS trebuie sa fie disponibile in sistem.
Intrebare: La validarea sectiunii Active (Assets) din D406 apare eroarea fatala „The entity name must immediately follow the «&» in the entity reference.” Ce cauza are si cum se rezolva?
Raspuns:
Eroarea este o eroare fatala de parsare XML si apare deoarece exista un obiect de cost (purtator, zona, departament, cont analitic etc.) al carui cod sau denumire contine caracterul special & (ampersand). Caracterul & nu este acceptat in fisierele XML fara a fi escapat corespunzator.
Eroarea se manifesta in sectiunea AnalysisTypeTable din fisierul MasterFiles si blocheaza complet validarea.
Solutia: Identificati obiectul de cost cu codul sau denumirea ce contine caracterul & si inlocuiti-l cu un alt caracter (ex: folositi „HR-PY” in loc de „HR & PY”) direct in nomenclatorul corespunzator din EMSYS. Dupa corectare, reluati exportul declaratiei si revalidati fisierul XML.
Verificati si alte caractere speciale XML neacceptate: <, >, „, « — acestea pot provoca erori similare.
Intrebare: La validarea fisierului Payments.xml din D406 apare eroarea „SupplierID: Pentru SupplierID null formatul este invalid”. Ce cauza are si cum se remediaza?
Raspuns:
Eroarea apare deoarece un partener implicat intr-o plata/incasare din perioada de raportare este configurat in EMSYS numai ca client, fara atributul de furnizor activat.
Sectiunea Plati (Payments) din D406 raporteaza atat incasari cat si plati. Pentru platile catre furnizori, EMSYS are nevoie ca partenerul sa fie definit si ca furnizor in nomenclatorul de Parteneri.
Solutia: Identificati partenerii cu eroare (consultati fisierul Payments_Eronate.html din arhiva exportata), accesati fisa fiecaruia in EMSYS si bifati atributul Furnizor. Verificati totodata ca grupa fiscala a partenerului este corecta (de exemplu, partenerii care aplica TVA la incasare trebuie sa aiba grupa fiscala C2, nu C1). Dupa corectare, reluati exportul si revalidati.
Intrebare: La validarea fisierului TaxeTable.xml din D406 apar erori de tipul „valoarea «XXXXXX» nu se afla in lista”. Ce poate cauza aceste erori?
Raspuns:
Cauza frecventa: Declaratia a fost exportata pentru o perioada gresita. Verificati ca anul si luna selectate la export corespund perioadei pentru care doriti sa depuneti declaratia (ex: daca depuneti pentru 04.2026, asigurati-va ca nu ati selectat accidental 04.2025). Reexportati la perioada corecta si revalidati.
Alta cauza: Codurile SAF-T din fisierul Taxe.xlsx nu mai sunt valide in nomenclatorul ANAF actualizat (ANAF poate actualiza periodic nomenclatorul de coduri de taxa SAF-T). In acest caz, descarcati ultima versiune a DUKIntegrator de pe site-ul ANAF si actualizati fisierul Taxe.xlsx cu codurile SAF-T valide din nomenclatorul curent, apoi reincarcati arhiva si reluati exportul.
Codul de taxa SAF-T completat in fisierul Taxe.xlsx trebuie sa corespunda exact cu un cod existent in nomenclatorul de taxe publicat de ANAF pentru versiunea curenta a validatorului DUKIntegrator.
Intrebare: La validarea fisierului SalesInvoices.xml sau PurchaseInvoices.xml din D406 apare eroarea „valoarea «null» nu se afla in lista” pentru TaxType sau TaxCode. Cum se rezolva?
Raspuns:
Eroarea semnifica ca exista un cod de taxa utilizat pe facturile din perioada de raportare care nu are nicio asociere in fisierul Taxe.xlsx din nomenclatoarele D406, rezultand o valoare „null” exportata in XML.
Situatie frecventa: stornarea unor facturi vechi emise cu o cota de TVA care nu mai este activa in prezent (de exemplu, o cota de 19% care a fost inlocuita cu 20% sau 21%). Daca acel cod de taxa nu a fost inclus in fisierul Taxe.xlsx la momentul configurarii initiale, stornele cu acea cota vor genera eroarea „null”.
Solutia:
Accesati Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Declaratia 406 -> Descarca Documente Existente pentru a obtine ultima versiune a arhivei cu nomenclatoarele configurate.
Actualizati fisierul Taxe.xlsx adaugand asocierea codului de taxa EMSYS lipsa la codul SAF-T corespunzator (ex: taxa 19 pentru livrari → cod SAF-T 310309 - „Livrari de bunuri si prestari de servicii taxabile cu cota 19%”).
Refaceti arhiva .zip cu toate fisierele (inclusiv Taxe.xlsx actualizat) si incarcati-o in EMSYS prin Setari -> Upload.
Reluati exportul declaratiei si revalidati fisierul XML.
Consultati fisierul SalesInvoices_Eronate.html sau PurchaseInvoices_Eronate.html din arhiva exportata pentru a identifica exact facturile si codurile de taxa care au generat eroarea.
F. Declaratia D100 - Obligatii de plata la bugetul de stat
Intrebare: Ce reprezinta Declaratia D100 si cum se configureaza?
Raspuns:
D100 este Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat, realizata in format .xml pentru import in aplicatia ANAF si semnare electronica.
Se depune de catre contribuabilii carora le revin obligatii declarative si de plata pentru impozitele si taxele din Nomenclatorul obligatiilor de plata la bugetul de stat.
Configurarea se realizeaza prin completarea fisierului Creante.xlsx, care contine asocierile intre obligatiile de plata (coduri impozit) si conturile sursa din Planul de Conturi EMSYS. Fisierul se descarca din EMSYS prin Setari -> Declaratia D100 -> Descarca Documente Initiale.
Structura fisierului Creante.xlsx contine coloanele: COD_IMPOZIT, DENUMIRE_CREANTA, TEMEI, COD_BUG, PERIOADA_RAP, TERMEN_DEPUNERE, CONT_SURSA, TIP_SUMA.
Dupa completare, fisierul se arhiveaza si se incarca in EMSYS prin Setari -> Declaratia D100 -> Upload.
Intrebare: Ce valori se pot completa in coloana TIP_SUMA din fisierul de configurare D100?
Raspuns:
Coloana TIP_SUMA din fisierul Creante.xlsx defineste tipul de suma preluata din Balanta Conturilor pentru fiecare obligatie. Valorile acceptate sunt:
RPDB - rulaj debitor in perioada de raportare.
RPCR - rulaj creditor in perioada de raportare.
SIDB - sold initial debitor la inceputul perioadei de raportare.
SICR - sold initial creditor la inceputul perioadei de raportare.
SFDB - sold final debitor la sfarsitul perioadei de raportare.
SFCR - sold final creditor la sfarsitul perioadei de raportare.
Pentru raportarea trimestriala si anuala, soldurile initiale si finale se determina in raport cu perioada de sfarsit a trimestrului, respectiv a anului.
Coloanele CONT_SURSA si TIP_SUMA se completeaza in corespondenta cu informatiile din Balanta Conturilor EMSYS.
Creantele care nu au semnificatie pentru companie se elimina din fisier.