Macheta Pontaj
Scop
Sectiunea Macheta Pontaj are ca scop inregistrarea, gestionarea si validarea centralizata a pontajelor zilnice ale salariatilor. Aceasta functionalitate permite evidenta clara a timpului lucrat si nelucrat prin intermediul unui flux de lucru cu mai multi responsabili (Pontator, Validator, Payroll), contribuind la corectitudinea procesului de salarizare si la respectarea procedurilor interne.
Procedura
Sectiunea include procedurile detaliate pentru gestionarea machetelor de pontaj:
Flux de lucru Machete Pontaj
Fluxul de lucru al machetelor de pontaj implica urmatorii pasi:
1. Selectati luna de salarii la care generati macheta implicita.
2. Accesati: Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj
Sunt definite mai multe functiuni in cadrul machetei de pontaj:
Zona ecran bara de sus:
Pontator - inregistreaza activitatea zilnica a angajatilor de care este responsabil.
Validator - este, de regula, seful ierarhic al pontatorului si are rolul de a verifica corectitudinea pontajului.
Responsabil Payroll - verifica si valideaza pontajul si cand este corect il trimite catre Salarizare.
Filtrare - se pot selecta datele aflate intr-o anumita stare.
Cautare - se pot cauta datele dupa un anumit criteriu de selectie.
Model Tab
Centralizator: daca se bifeaza, se afiseaza la final centralizarea orelor din pontaj.
Sugestii tip zi: cand se bifeaza, este disponibila lista de simboluri care se adauga pe fiecare zi.
Zona ecran bara de jos:
Pontaj - se actualizeaza tipul zilei in pontaj.
Alte ore - se actualizeaza alte tipuri de ore in pontaj.
Pontaje zilnice - functiuni principale:
Macheta implicita - se genereaza de catre Responsabilul Payroll, in ultima zi a lunii precedente; se genereaza pontaj pentru fiecare salariat cu numar de ore zilnic, conform regimului de lucru.
Rapoarte:
Listare macheta
Listare macheta orar
Generare macheta pontaj implicita
Generarea machetei implicite se realizeaza de catre Responsabilul cu toate drepturile pe machete: Pontator, Validator, Payroll, cu pozitionare pe Pontaje -> Macheta implicita.
1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Managementul Timpului -> Sisteme de Control Acces -> Macheta Pontaj
2. Pozitionati-va pe Pontaje -> Macheta implicita.
3. Se bifeaza Toti pentru generarea pontajelor pentru toti salariatii.
Notă
Daca ulterior generarii s-au efectuat angajari noi, se genereaza din nou cu bifa pe Nou angajati.
4. Dupa finalizarea operatiei, apare un mesaj cu numarul de pontaje care au fost actualizate in machete.
Rezultate generare macheta implicita:
Se genereaza pontaj pentru fiecare salariat cu numar de ore zilnic, conform regimului de lucru, in stare initiala.
Daca au fost introduse concedii de odihna sau concedii medicale, acestea se preiau automat in macheta.
Pontator
Pontatorul (responsabilul de pontaj) inregistreaza activitatea zilnica a angajatilor de care este responsabil. Culegerea datelor se realizeaza cu evidentierea zilelor/orelor lucrate si ofera posibilitatea de transmitere a informatiilor catre seful ierarhic, in functie de fluxul de lucru stabilit.
Operatii executate de Pontator:
Cautare
Se apasa butonul Cautare, se adauga campul dupa care se face cautarea (de exemplu: cod macheta) si se seteaza criteriul de selectie (cod macheta incepe cu 1010), apoi se apasa butonul cautare. Se vor aduce in browse informatiile care indeplinesc aceasta conditie.
Cautare rapida: la nivel de Marca, Nume, Cod Macheta.
Filtrare date
Se pot selecta datele aflate intr-o anumita stare.
Actualizare zile in pontaj
La nivel de linie (marca):
1. Se selecteaza salariatul si se apasa butonul corespunzator.
2. Se selecteaza tipul zilei de lucru, daca este o modificare fata de tipul generat implicit: numar de ore lucrate, CO, CM, zi delegatie, etc.
3. Pentru afisarea listei cu simboluri se bifeaza optiunea Sugestii tip zi.
4. Datele selectate se salveaza apasand butonul Salveaza.
5. Apasand butonul Renunta se renunta la modificari.
La nivel de coloana (zi):
1. Pentru actualizarea datelor pentru o zi specifica (de exemplu ziua 5 a lunii), se apasa butonul aferent respectivei zile.
2. Se selecteaza tipul zilei de lucru, daca este o modificare fata de tipul generat implicit: numar de ore lucrate, CO, CM, zi delegatie, etc.
3. Datele selectate se salveaza apasand butonul Salveaza.
4. Apasand butonul Renunta se renunta la modificari.
Actualizare Alte Ore in pontaj
1. Se selecteaza tabul Alte Ore.
2. Se tasteaza sau se utilizeaza setul de butoane pentru selectia zilei pentru care se doreste verificarea sau modificarea orelor.
3. Se pot efectua filtrari la nivel de Marca, Nume si Macheta de pontaj.
4. Se selecteaza inregistrarea si se actualizeaza:
Intervalul Orar
Tip Ore
Activitate
5. Se apasa butonul Salveaza.
Notă
Daca se doreste adaugarea unui nou interval orar in aceeasi zi, se apasa butonul Adauga.
Pentru stergere se apasa butonul Sterge.
Bifa Detaliere Interval Orar este utilizata pentru afisarea campurilor Activitate, Unitate, Subunitate.
Transmitere spre Validator:
La sfarsitul lunii, cand pontajul este complet si corect, Pontatorul il trimite spre aprobare Validatorului (de regula seful ierarhic), apasand butonul Transmite spre validare.
Validator
Validatorul este, de regula, seful ierarhic al pontatorului. In urma verificarii pontajului, poate executa urmatoarele operatii:
Respingere pontaj:
Daca nu este de acord cu anumite date din pontaj, Validatorul poate:
Face modificare la nivel de linie (marca) sau coloana (zi), ca si Pontatorul.
Respinge pontajul cu ajutorul butonului Respingere, trimitandu-l inapoi la Pontator pentru modificare.
Pentru atasarea unui mesaj la respingerea pontajului:
1. Se filtreaza datele pentru respingere.
2. Se completeaza mesajul in campul Observatii.
3. Se apasa butonul Respingere.
Notă
Cand se pozitioneaza cursorul deasupra iconitei Respins din partea stanga, apare mesajul scris in campul Observatii de catre persoana care a respins pontajul.
Validare pontaj:
Daca pontajul este considerat corect, Validatorul il valideaza cu ajutorul butonului Validare si il trimite spre executie catre responsabilul Payroll cu ajutorul butonului Spre executie.
Payroll
In urma verificarii pontajului, responsabilul Payroll poate executa urmatoarele operatii:
Respingere pontaj:
Daca nu este de acord cu anumite date din pontaj, Payroll poate:
Face modificare la nivel de linie (marca) sau coloana (zi), ca si Pontatorul sau Validatorul.
Respinge pontajul cu ajutorul butonului Respingere, trimitandu-l inapoi la Pontator pentru modificare.
Pentru atasarea unui mesaj la respingerea pontajului:
1. Se filtreaza datele pentru respingere.
2. Se completeaza mesajul in campul Observatii.
3. Se apasa butonul Respingere.
Finalizare si inchidere pontaj:
Daca pontajul este considerat corect:
1. Se finalizeaza pontajul cu ajutorul butonului Finalizare - datele nu mai pot fi modificate dupa aceasta operatie.
2. Se executa inchiderea cu ajutorul butonului Inchidere.
Notă
Responsabilul Payroll poate face si redeschiderea datelor cu ajutorul butonului Redeschidere.
Instrumente
Tabelul de mai jos descrie butoanele si functiunile disponibile in macheta de pontaj:
Buton |
Functiune |
|---|---|
Stare initiala |
Macheta implicita |
Respingere la validare |
Revenire in starea initiala |
Transmitere spre validare |
Trimite pontajul la Validator |
Validare |
Valideaza pontajul de catre Validator |
Spre executie |
Trimite pontajul la Payroll |
Respingere la executie |
Revenire la Pontator pentru modificare |
Finalizare |
Finalizeaza pontajul (date blocate) |
Redeschidere |
Redeschide pontajul finalizat |
Inchidere |
Inchide macheta de pontaj |
Adaugare inregistrare |
Adauga o inregistrare noua |
Modificare inregistrare |
Modifica inregistrarea selectata |
Stergere inregistrare |
Sterge inregistrarea selectata |
Validare date modificate |
Salveaza modificarile efectuate |
Cautare rapida |
Cautarea inregistrarilor sortate dupa o coloana selectata |