Cereri/Oferte
Punctul de plecare al procesului de vanzare, inainte ca preturile sa fie stabilite sau confirmate il reprezinta Cererea - solicitarea transmisa de client pentru achizitionarea unor produse sau servicii.
Cotatia este etapa in care se stabilesc preturile aferente cererii clientului, tinand cont de listele de preturi, eventualele reduceri si moneda utilizata. Cotatia sta la baza valorii ofertei transmise clientului.
Proforma este documentul preliminar de facturare, emis pentru confirmarea de catre client a conditiilor comerciale (produse, cantitati, preturi) inainte de finalizarea comenzii. Proforma nu are valoare fiscala, ci rol de confirmare intre parti. O proforma confirmata de client devine comanda ferma.
Oferta este denumirea uzuala data cererii clientului cat timp se afla in ciclul Cotatie -> Proforma, inainte de a deveni comanda ferma.
Functia Logistics -> Vanzari & Retail -> Cereri / Oferte permite inregistrarea primara a comenzilor de la clienti (cererea), stabilirea cotatiei si emiterea unei facturi proforme catre client. Dupa confirmarea de catre client, cererea poate fi aprobata si se transforma automat in comanda client ferma.
Pentru o cerere client se pot efectua urmatoarele:
Adaugarea Specificatiei - articolele si/sau serviciile;
Adaugarea Persoanelor de Contact - in cazul in care se doreste evidenta la nivel de cerere a persoanelor de contact;
Prerechizite
Inainte de a adauga o cerere, verificati prerechizitele necesare:
Business Unit: Financial -> Definitii Generale -> Business Units;
Drepturi de Acces, pe utilizatorul ce va inregistra documentele: Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori;
Structuri Vanzari: Logistics -> Vanzari & Retail, butoanele Definitii si Setari ( );
Parteneri: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Parteneri;
Politici Comerciale: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( );
Gestiuni: Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni;
Drepturi pe Gestiuni: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Confidentialitate Gestiuni;
Monede: Financial -> Definitii Generale -> Monede;
Banca pentru Business Unit: Financial -> Definitii Generale -> Business Units, tab-ul Banci;
Nomenclatorul CPV: Logistics -> Definitii Logistica -> Nomenclator CPV;
Persoane de Contact la nivel de partener: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Persoane Contact, in cazul in care se doreste evidenta la nivel de cerere a persoanelor de contact.
Atenționare
Verificati perioada fiscala pe care sunteti pozitionat si existenta cursului valutar.
Adaugare Antet Cerere
Pentru a inregistra antetul unei cereri client, parcurgeti urmatorii pasi:
1. Accesati functia Logistics -> Vanzari & Retail;
2. In ecranul Sales - Vanzari, pe tab-ul Operational, pentru Cereri / Oferte, apelati butonul Arata ();
3. In fereastra deschisa, apasati, din coltul dreapta-jos, butonul Adauga ( );
4. Completati campurile obligatorii pentru antetul de document:
In sectiunea Cerere
Data - data cererii;
Organizatie - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, organizatia de vanzari. Aceasta trebuie sa existe in Organizatii de Vanzare: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Organizatii de Vanzare.
Canal - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, canalul de distributie. Acesta trebuie sa existe in Canale Distributie: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Canale Distributie.
Responsabil - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, responsabilul de vanzari. Acesta trebuie sa existe in Responsabili: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Responsabili.
Divizie - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, divizia prin care se va face livrarea. Aceasta trebuie sa existe in Divizii: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Divizii.
Agent - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, agentul de vanzari care se ocupa de cererea curenta. Acesta trebuie sa existe in Agenti: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Agenti.
Proiect - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, proiectul, daca se doreste urmarirea veniturilor din vanzari pe proiecte. Acesta trebuie sa existe in Proiecte: Logistics -> Managementul Proiectelor -> Proiecte.
Important
Un proiect nou poate fi adaugat si din zona de editare a functiei, din dreptul campului Proiect, accesand butonul Workflow-tasks (
) si completand campurile aferente proiectului in fereastra deschisa: Cod, Descriere, Data Inceput, Data Sfarsit .
Vezi și
Dimensiunile de analiza sau alte campuri ce au aceleasi valori la fiecare document, pot fi configurate la nivel de utilizator, pentru propunerea lor automata, la crearea fiecarui document.
Expira - data la care expira cererea daca nu a fost confirmata de client;
In sectiunea Client
Client - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, partenerul care a solicitat oferta. Acesta trebuie sa existe in Parteneri: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Parteneri.
Important
Un partener nou poate fi adaugat si din zona de editare a functiei, din dreptul campului Client, accesand butonul Partener (
) si parcurgand pasii din procedura Actualizare Rapida - Parteneri Financial -> Definitii Generale -> Parteneri.
Adresa Livrare - adresa la care clientul doreste sa i se livreze produsele sau serviciile, in cazul confirmarii ofertei. Poate fi propusa automat din Parteneri.
Facturare Catre - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, partenerul catre care se va emite factura. Acesta poate fi diferit de cel completat in campul Client si trebuie sa existe in Parteneri: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Parteneri.
Data Ceruta - data pana la care clientul a solicitat livrarea;
Contact - informatii de contact de la client;
In sectiunea Conditii Comerciale
Conditii Plata - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, conditiile de efectuare a platii de catre client, conform contractului (zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc.). Acestea trebuie sa existe in Conditii Plata: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Conditii Plata.
5. Apasati butonul Salveaza ( ), din coltul dreapta-jos.
Atenționare
In momentul salvarii antetului cererii, aplicatia afiseaza mesaj de avertizare cu privire la completarea automata a informatiilor de facturare (C.I.F., Banca, Cont banca), pentru Business Unit-ul aferent organizatiei de vanzari alese anterior. In cazul in care aceste campuri nu sunt completate explicit de catre utilizator la adaugarea cererii, se propun la salvarea ei, cu cele configurate in functia Financial -> Definitii Generale -> Business Units, pe tab-ul Banci, cu optiunea Se tipareste pe factura = Obligatoriu, in functie de campul Ordine.
Alte informatii ce pot fi actualizate pe antetul unei cereri sunt:
Gestiune
Gestiune - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, gestiunea din care se va face livrarea articolelor cerute. Aceasta trebuie sa existe in Gestiuni Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni.
Client
Nr. Cmd. Extern - completati informatiile (externe) ale comenzii/contractului clientului;
Contact - completati persoana de contact de la client;
Livrari Partiale - DA/NU - alegeti, in functie de caz, daca se doreste o evidenta a cererilor livrate partial sau integral;
Contact Prog. - data pana la care se va lua urmatorul contact cu clientul;
Conditii Comerciale
Referinta Pret - aplicabil doar pentru cazurile in care Moneda Cotatiei (ofertei) difera de Moneda Plata (moneda in care va fi emisa factura catre client si in care se va efectua plata) si reprezinta momentul la care se face conversia intre acestea:
COTATIE - alegeti, daca conversia din moneda cotatiei in moneda de plata se realizeaza la data completata in campul Data Cotatie;
COMANDA - alegeti, daca conversia din moneda cotatiei in moneda de plata se realizeaza la data comenzii;
LIVRARE - alegeti, daca conversia din moneda cotatiei in moneda de plata se realizeaza la data livrarii;
FACTURARE - alegeti, daca conversia din moneda cotatiei in moneda de plata se realizeaza la data facturarii.
Data Cotatie - selectati data la care se calculeaza oferta in Moneda Cotatiei pentru cazul in care Referinta Pret = COTATIE;
Moneda Cotatiei - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, moneda in care sunt exprimate preturile din cerere. Aceasta trebuie sa existe in Monede Financial -> Definitii Generale -> Monede.
Moneda Plata - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, moneda in care va fi emisa factura catre client si in care se va efectua plata. Aceasta trebuie sa existe in Monede: Financial -> Definitii Generale -> Monede.
Lista Discount - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, lista de discounturi aplicata cererii. Aceasta trebuie sa existe in Liste de Discount: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Lista de Discount.
Lista Preturi - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, lista de preturi folosita pentru stabilirea cotatiei. Aceasta trebuie sa existe in Liste de Preturi: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Liste de Preturi Vanzare si odata completat pe antet, se va propune automat pentru fiecare pozitie din detalierea cererii.
% Discount - completati procentul de discount, aplicat la valoarea totala a cererii;
Verif. Credit - alegeti momentul in care se face verificarea limitei de creditare pentru acest client: COMANDA, LIVRARE, COMANDA + LIVRARE.
Vezi și
Configurarea limitei de creditare la nivel de client se realizeaza in nomenclatorul de parteneri: Financial -> Definitii Generale -> Parteneri, pe tab-ul Participare.
TVA - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, codul de TVA aferent reperelor din cerere. Aceasta trebuie sa existe in Taxe: Financial -> Definitii Generale -> Taxe.
Detalii Facturare
C.I.F. - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, codul fiscal si contul bancar pentru care se va intocmi factura proforma. Acestea trebuie sa existe in Business Unit: Financial -> Definitii Generale -> Business Units, pe tab-ul Banci.
Notă
In urma actualizarii campului C.I.F., informatiile pentru Banca si Cont banca se completeaza automat cu valorile corespunzatoare.
Atenționare
In lipsa completarii campurilor din sectiunea Detalii Facturare (C.I.F., Banca, Cont banca), la salvarea cererii, aceste informatii se preiau automat de pe Business Unit-ul aferent organizatiei de vanzari, alese anterior. Conturile bancare propuse automat sunt cele configurate in functia Financial -> Definitii Generale -> Business Units, pe tab-ul Banci, cu optiunea Se tipareste pe factura = Obligatoriu, afisate in functie de campul Ordine.
Adaugare Specificatie Cerere
Pentru adaugarea reperelor solicitate de client, parcurgeti urmatorii pasi:
1. In cadrul functiei Logistics -> Vanzari & Retail -> Cereri / Oferte, fiind pozitionat pe cererea pe care doriti sa o actualizati, accesati, din partea de mijloc a ferestrei, sectiunea Specificatie;
2. Apasati, din partea de mijloc a ferestrei, butonul Adauga ( ) si completati urmatoarele campuri:
Tip - (A - Articol / S - Serviciu)
Produs / Serviciu - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, produs sau serviciul cerut de client. Acestea trebuie sa existe in Arhitectura de Business: Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business, pe tab-ul Articole sau Servicii.
UM - unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta. Este propusa din nomenclatorul de articole sau servicii, dar poate fi actualizata cu alta unitate de masura, in functie de solicitarea clientului, daca este definita o transformare intre cele doua.
Q. Ceruta - cantitatea ceruta de client;
Pret - pretul unitar de vanzare, fara TVA, al reperului, daca nu este completata o lista de preturi in antetul cererii;
Apelati butonul Detaliere ( ) pentru actualizarea campurilor:
Gestiune - gestiunea din care se va face livrarea articolului. Aceasta trebuie sa existe in Gestiuni Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni.
Q. Promisa - cantitatea ce poate fi promisa clientului pentru livrare.
Apasati, din partea de mijloc a sectiunii Specificatie, butonul Salveaza ( );
In cazul in care doriti adaugarea mai multor pozitii, repetati actiunile de la 2.;
3. Apasati, din partea de mijloc a ferestrei, butonul Salveaza ( ).
Alte campuri de actualizat pentru o linie de specificatie din Cereri/Oferte pot fi:
In sectiunea Specificatie
Disc. - completati procentul de discount aplicat la nivel de linie;
TVA - codul de TVA. Este propus din nomenclatorul de articole sau servicii, dar poate fi actualizat cu o valoare existenta in nomenclatorul de taxe: Financial -> Definitii Generale -> Taxe.
La apelarea butonului Detaliere ( )
Extensie - actualizati denumirea extinsa a reperului, daca se doreste afisarea pe documentele din flux a unei alte denumiri. Este permisa actualizarea doar daca reperul este definit in nomenclatorul de articole sau servicii cu optiunea Accepta Denumirea Extinsa = DA.
Data Ceruta - modificati, daca clientul a solicitat livrarea pentru linia pe care sunteti pozitionat la alta data fata de cea completata pe antetul documentului;
Data promisa - actualizati data promisa pentru livrarea reperelor cerute;
Articol Client - completati, daca se doreste afisarea la listarea documentelor din flux a codului de articol de la client. Poate fi configurat in nomenclatorul de articole, pe subtab-ul Coduri Externe si preluat automat prin accesarea butonului Prop Cod Art.la Client (
).
Livrari Partiale - DA/NU - alegeti, in functie de caz, daca se doreste o evidenta a cererilor livrate partial sau integral;
Depasire Maxima Admisa - completati, depasirea maxima admisa pentru cantitatea ce urmeaza a fi livrata. Reprezinta cantitatea maxima cu care linia de comanda poate fi depasita la livrare/executie fata de cantitatea promisa Q. Promisa.
Lista Preturi - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, lista de preturi folosita pentru stabilirea cotatiei produsului sau serviciului de pe linie. Aceasta trebuie sa existe in Liste de Preturi: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Setari ( ) -> Liste de Preturi Vanzare.
Cod CPV - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, codul CPV („Common Procurement Vocabulary”) aferent reperului. Acesta trebuie sa existe in Nomenclatorul CPV: Logistics -> Definitii Logistica -> Nomenclator CPV.
Atenționare
Pot fi actualizate sau sterse numai linii din cereri cu starea DESCHISA pentru care nu s-a calculat cotatia.
Adaugare Persoane de Contact
In cazul in care se doreste evidenta la nivel de cerere a persoanelor de contact de la client se parcurg urmatorii pasi:
1. Definiti sau verificati existenta persoanelor de contact la nivel de partener, accesand Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Persoane Contact;
2. In cadrul functiei Logistics -> Vanzari & Retail -> Cereri / Oferte, fiind pozitionat pe cererea pentru care doriti sa adaugati persoane de contact, accesati, din partea de mijloc a ferestrei, sectiunea Persoane Contact;
3. Apasati, din partea de mijloc a ferestrei, butonul Adauga ( ) si completati urmatoarele campuri:
Persoana Contact - alegeti, apeland tasta F1 sau utilizati butonul din camp (), pentru a selecta din nomenclatorul atasat acestuia, persoana de contact. Aceasta trebuie sa existe in Persoane de Contact: Logistics -> Vanzari & Retail, butonul Definitii -> Persoane Contact;
Rol in Contract - completati rolul persoanei selectate mai sus in contractul din parti;
4. Apasati, din partea de mijloc a ferestrei, butonul Salveaza ( ).
Notă
Pentru vizualizarea informatiilor complete ale persoanei de contact accesati, la nivelul acesteia, butonul de vizualizare .
Calcul Cotatie
Pentru o cerere cu repere aduagate in detalierea ei se poate calcula cotatia, astfel:
In cadrul functiei Logistics -> Vanzari & Retail -> Cereri / Oferte, fiind pozitionat pe cererea pentru care doriti calculul cotatiei accesati, din partea dreapta-sus a ferestrei, butonul Actiuni -> Cotatie.
Notă
In urma calculului cotatiei campul Cotatie de pe antetul cererii se actualizeaza automat cu DA, iar informatiile din Specificatie nu mai pot fi modificate.
Important
Cotatia este o actiune reversibila, astfel:
apelati butonul Actiuni -> Cotatie;
in fereastra deschisa apasati butonul Anulare.
Confirmare Factura Proforma
10. In ecranul Antet, selectati Actiuni -> Factura Proforma pentru a emite Factura Proforma.
Notă
Factura Proforma se transmite clientului.
Actiunea de listare nu este obligatorie.
11. In ecranul Antet, selectati butonul Confirmare proforma (coltul dreapta sus)
Notă
Prin aprobare, cererea client se transforma in comanda ferma si este disponibila in Logistics -> Vanzari & Retail -> Comenzi Clienti.
Alte Actiuni
Facilitatile suplimentare se regasesc in meniul Actiuni din ecranul Antet. Va permit sa identificati daca clientul este solvabil, sa atasati documente la cerere, sa controlati fluxul si stadiul de procesare al cererii, sa anulati sau sa puneti in asteptare cererea.
Actiuni -> Limita credit verifica daca soldul clientului
la care se adauga alte vanzari nefinalizate pe flux depasesc limita de credit cand este specificata in nomenclatorul Parteneri
Notă
Definire limita credit:
Selectati Financial -> Definitii Generale -> Parteneri
Pozitionati-va pe inregistrarea clientului
Modificati inregistrarea, pozitionati-va in ecranul Participare, zona Limite completati:
Credit - cu valoarea limitei de creditare in moneda de baza
Salvati inregistrarea
Daca limita de credit este depasita, nu este permisa aprobarea comenzii.
In cazul in care nu doriti blocarea aprobarii comenzii, nu completati limita de credit in Parteneri.
Actiuni -> Notes - permite adaugarea de mesaje, informatii, observatii pe parcursul procesarii cererii.
Actiuni -> Documente - permite incarcarea de documente legate de cerere si ulterior accesul la acestea.
Pentru aceasta trebuie sa aveti un sistem de management al documentelor integrat in platforma.
Actiuni -> Ev. Actiuni - permite sa vizualizati cronologic actiunile efectuate de utilizatori.
Actiuni -> Anulare - pentru ca cererea sa nu fie operationala, ramane inregistrata in sistem.
Anularea este ireversibila. Cererea nu va putea fi folosita decat pentru copiere.
Actiuni -> Blocare - cererea nu va fi operationala pana la deblocare prin selectarea butonului Redeschidere,
caz in care cererea revine in stare Deschisa si poate fi modificata.
Aprobare Cerere/Oferta
12 Actionati butonul Aprobare din antetul cererii.
Aprobarea cererii presupune ca toate operatiunile de inregistare au fost finalizate (inclusiv Cotatie si Confirmare Proforma) si poate fi emisa comanda client. Aprobarea este ireversibila, cererea nu poate fi blocata sau anulata.
Stare de pe antet va lua valoarea APROBATA. Prin aprobare cererea client se transforma in comanda ferma si va fi disponibila pentru utilizator in functia Comenzi Client.
Notă
Generarea comenzii de lucru se aplica atunci cand este implementat modulul de Productie si se lanseaza cantitatile comandate pe baza comenzilor clienti ferme. Comanda de lucru a fost initial declarata pe functiile specifice si se asociaza cererii client.
Accesati in antetul cererii aprobate Actiuni -> Generare Comanda de Lucru