Avans

Scop

Scopul acestei proceduri este de a defini si operationaliza procesele de acordare, actualizare si raportare a avansurilor salariale catre angajati, in conformitate cu politicile interne ale organizatiei si prevederile legale in vigoare. Functionalitatea permite gestionarea avansurilor fixe sau variabile, calculul automatizat pe baza parametrilor specifici (zile lucrate, procente aplicate, ore etc.), precum si evidenta completa a sumelor acordate prin intermediul rapoartelor specifice.

Prerechizite

  • Valori implicite utilizator: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Valori implicite utilizator

  • Tipuri Contracte De Munca, Moduri De Angajare, Activitati, Categorii De Personal, Grupe De Munca, Coduri De Pontaj, Regimuri De Lucru, Indici De Listare, Case De Asigurari Sociale, Case De Sanatate, Case De Somaj, Banci pentru Viramente Carduri: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate

  • Dictionar de Functii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar de Functii

  • Structura Organizatorica: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica

  • Organigrama: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Organigrama

  • Dictionar de Machete Pontaj: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj

  • Banci/Casieri: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Banci/Casieri

  • Arii Geografice: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice

  • Organizatie Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Organizatie

  • Filiale Sucursale Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Filiale Sucursale

  • Obiect de Cost - Zona, Purtator: Financial -> Definitii Generale -> Obiecte de Cost

Procedura

Avansuri fixe

1. Adaugati sume fixe care se acorda salariatilor in fiecare luna.

2. Selectati Human Resources-> Alte Functii-> Avans-> Avans

3. Apasati butonul Avansuri fixe

4. Apasati butonul Adauga  Adauga

5. Completati campurile: Marca, Avans, Tip*(*propus).

6. Celelalte campuri se seteaza automat cu date din personal.

7. Apasati butonul Salveaza  Salveaza

8. Reveniti in ecranul principal cu butonul Inapoi

9. Sumele adaugate se vor pastra in urma operatiunii de Generare Sume Avans

Generare Sume Avans

1. Selectati luna salariala dorita

2. Apasati butonul Generare Pontaje Implicite ( ).

  1. Selectati marca, un interval de marci sau toate marcile; sunt disponibile si optiuni pentru selectie dupa Sectie si Loc munca.

  2. Bifati optiunea Generarea se face inclusiv cu calcul

  3. Alegeti tipul avansului din lista derulanta:

Modalitate acordare

Detaliere

Selectie

In functie de zilele lucratoare in intervalul 1-15 ale lunii

Zile parametri

In suma avans

Se va activa automat campul Suma Avans; se completeaza cu valoarea dorita

Suma Avans

Cu procent la brut

Se va activa automat campul Procent; se scrie valoarea cu care se doreste calcularea sumei de avans

Procent

Cu procent la timp lucrat

Se va activa automat campul Procent; se scrie valoarea cu care se doreste calcularea sumei de avans

Procent la timp lucrat

Cu procent avans la net

Se va activa automat campul Procent; se scrie valoarea cu care se doreste calcularea sumei de avans. Avansul propus se calculeaza astfel:

  • Fara datorii: Salariul net * procent de acordare avans

  • Cu datorii: (Salariul net - suma datorie) * procent de acordare avans

Procent la net

In functie de zilele lucrate in intervalul 1-15 (pentru exceptii)

Completati numarul de zile pentru care se doreste calcularea sumei de avans

Zile

In functie de orele lucrate

Se va activa automat campul Ore; se completeaza cu numarul de ore

Ore

  1. Apasati butonul Generare.

3. Va aparea un mesaj de confirmare, la care se raspunde cu OK.

4. Se revine in fereastra cu informatiile generate.

Pentru propunerea automata a valorilor in campurile Procent, Zile si pentru a seta factorul de rotunjire este necesara completarea urmatoarelor variabile de setare:

Accesati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Variabile Specifice Salariatilor

Denumire variabila

Tip variabila

Descriere

Valoare numerica

PROC_AVANS

INTEGER

PROCENTUL CARE ESTE PROPUS PE INTERFATA LA CALCULUL DE AVANS

Completati procentul dorit

ZILELUC_MIN_AVANS

INTEGER

ZILE LUCRATOARE PENTRU GENERARE AVANS

Completati numarul de zile dorit

ROTUNJIREAVANS

INTEGER

ROTUNJIREA VALORII NETE LA AVANS

0

AVANS_ZILE_PROP

BOOLEAN

AVANS PROPORTIONAL ZILE

TRUE

TIP_ROT_AVANS

STRING

ROTUNJIRE AVANS

EGAL

Formule calcul

Formulele de calcul ale avansului sunt:

AVANS PROPUS = PROCENT * SALARIU * (ZILE LUCRATOARE IN LUNA - ZILE PLECAT-VENIT LUCRATOARE - ZILE CM) / ZILE LUCRATOARE IN LUNA

AVANS ACORDAT = AVANS PROPUS + ALTE DREPTURI - RETINERI

Unde:

1. PROCENT - procentul de avans, declarat in:

  • Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Variabile Specifice Salariilor, variabila PROC_AVANS

  • Pentru functionare, setati valoarea variabilei ZILELUC_MIN_AVANS cu 0.

2. SALARIU - salariul lunar valabil la data acordarii avansului, declarat in: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Contracte -> Salarii

3. ZILE LUCRATOARE IN LUNA - declarate in: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Parametri

4. ZILE PLECAT-VENIT LUCRATOARE - zile lucratoare nelucrate pentru marcile cu contracte noi (veniti) si cele inchise (plecati), calculate din cronologia si starile contractelor: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> filtrati Toate contractele -> verificati data si starea contractului

5. ZILE CM - zilele lucratoare aferente concediilor medicale, declarate in: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii Medicale

6. ALTE DREPTURI - sporuri nete setate in Dictionarul de Sporuri sa fie acordate la Avans

7. RETINERI - datorii setate in Dictionarul de Datorii sa fie retinute la Avans

Notă

Avansul se genereaza pentru veniti doar daca au cel putin o zi lucrata in primele 15 zile din luna.

Avans - Actualizare sume generate

1. Apasati butonul Modific.

2. Se va deschide fereastra de editare.

3. Completati campurile:

  • Marca Contract

  • Modalitatea de acordare: Zile Parametri, Suma Avans, Procent, Procent la net, Zile, Ore

  • Procent, Zile, Ore, Propus (se vor activa in functie de modalitatea de acordare selectata)

  • Banca preferata avans si contul in care se vireaza - daca este cazul

4. Pentru selectia valorilor din campuri utilizati functia de cautare. Pentru campurile tip lista derulanta, selectati din optiunile disponibile.

5. Pentru stergerea selectiei folositi optiunea corespunzatoare. Data se tasteaza intr-un format solicitat sau se selecteaza din calendar.

6. Daca sunt erori in completarea datelor, vor aparea mesaje de eroare in partea stanga jos a ecranului.

7. Pentru salvarea inregistrarii apasati butonul Salveaza.

8. Pentru revenire in ecranul principal apasati Inapoi.

Functionalitati suplimentare

Sunt disponibile, de asemenea, urmatoarele optiuni:

  • Import Export - Incarcarea inregistrarilor din fisier excel.

  • Copiere inregistrare - duplicarea unei inregistrari existente si modificarea campurilor necesare.

  • Modificare si stergere - actualizarea sau eliminarea inregistrarilor (daca acestea nu au fost deja utilizate).

  • Cautare - cautare dupa campurile Cod si Denumire.

  • Filtrare si sortare - aplicarea de filtre multiple sau sortari ascendente/descendente dupa criterii definite.

  • Propuneri adaugare - setarea valorilor implicite la crearea unei noi inregistrari.

Rapoarte Avans

Selectati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Avans -> Avans -> buton Actiuni

Rapoarte ce centralizeaza avansurile acordate salariatilor sunt:

Fisa Individuala Avans

Raportul „Fisa individuala avans” permite generarea unei situatii detaliate cu avansurile acordate fiecarui salariat in perioada selectata. Acesta centralizeaza informatii privind sumele calculate si platite, oferind o evidenta clara pe activitati, unitati, subunitati, marci sau nume, in functie de selectia utilizatorului. Raportul poate fi utilizat pentru verificari interne, reconcilieri si pentru documentarea platilor efectuate.

1. Selectati luna salariala dorita.

2. La prima apelare a unei functii, sistemul se pozitioneaza automat pe perioada de salarii curenta/deschisa.

3. Selectati Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Avans -> Avans -> buton Actiuni -> Fisa individuala avans

4. Campuri disponibile:

  • Anul, Luna: setate implicit, pot fi modificate.

  • Selectie: tip raport in functie de preferinte:

    • Activitate/Unitate/Subunitate/Marca

    • Activitate/Unitate/Subunitate/Nume

    • Casier/Indice/Formatie/Marca

    • Casier/Indice/Formatie/Nume

    • Casier/Indice/Marca

    • Casier/Indice/Nume

  • Latime fluturas: exemplu 41; se fixeaza cu sagetile sus/jos.

  • Data platii: completati data platii.

  • Diferente: daca se bifeaza, raportul este generat pe sesiuni de diferente.

  • Selectii disponibile:

    • Activitate

    • Unitate

    • Subunitate

    • Marca

  • Raportul poate fi generat:

    • Pentru toate marcile

    • Pe un interval de marci

    • Pentru o marca

5. Pentru rulare raport, apasati butonul Start.

Lista Avans Chenzinal Banca

Acest raport permite obtinerea de informatii detaliate privind avansurile acordate salariatilor, centralizate pe institutii bancare. Raportul faciliteaza verificarea sumelor distribuite catre fiecare banca, asigurand controlul si corectitudinea viramentelor efectuate in cadrul procesului de plata a avansurilor.

1. Selectati luna salariala dorita.

2. La prima apelare a unei functii, sistemul se pozitioneaza automat pe perioada de salarii curenta/deschisa.

3. Selectati Administrare Personal (HR-AD) -> Alte Functii -> Avans -> Avans -> buton Actiuni -> Lista Avans Chenzinal Banca

4. Campuri disponibile:

  • Anul, Luna: setate implicit, pot fi modificate.

  • Selectie: tip raport in functie de preferinte.

  • Data platii: completati data platii.

  • Selectii disponibile:

    • Activitate

    • Unitate

    • Subunitate

    • Marca

  • Raportul poate fi generat:

    • Pentru toate marcile

    • Pe un interval de marci

    • Pentru o marca

5. Pentru rulare raport, apasati butonul Start.