Gestiune Timp
Scop
Sectiunea Gestiune Timp are ca scop inregistrarea, gestionarea si monitorizarea centralizata a cererilor de timp lucrat sau nelucrat pentru fiecare salariat in parte. Aceasta functionalitate permite evidenta clara si precisa a absenteismului, concediilor, orelor suplimentare si altor tipuri de timp, contribuind la corectitudinea procesului de salarizare si la conformitatea cu politicile interne si prevederile legale in vigoare. Totodata, faciliteaza aprobarea si validarea fluxurilor operationale referitoare la timpul de lucru, asigurand trasabilitate si control asupra modificarilor realizate.
Prerechizite
Valori implicite utilizator: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane -> Contracte -> Valori implicite utilizator
Tipuri Contracte De Munca, Moduri De Angajare, Activitati, Categorii De Personal, Grupe De Munca, Coduri De Pontaj, Regimuri De Lucru, Indici De Listare, Case De Asigurari Sociale, Case De Sanatate, Case De Somaj, Banci pentru Viramente Carduri: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Liste Rezervate
Dictionar de Functii: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Dictionar de Functii
Structura Organizatorica: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Structura Organizatorica
Organigrama: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Organigrama
Dictionar de Machete Pontaj: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Pontaj -> Dictionar de Machete Pontaj
Banci/Casieri: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Banci/Casieri
Arii Geografice: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Arii Geografice
Organizatie Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Organizatie
Filiale Sucursale Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Configurari -> Filiale Sucursale
Obiect de Cost - Zona, Purtator: Financial -> Definitii Generale -> Obiecte de Cost
Procedura
Aceasta sectiune cuprinde procedurile detaliate pentru gestiunea timpului:
Concedii Medicale
Functionalitatea Concedii Medicale permite inregistrarea, gestionarea si monitorizarea centralizata a concediilor medicale acordate salariatilor.
Aceasta optiune asigura evidenta clara a perioadelor de incapacitate temporara de munca si contribuie la corectitudinea procesului de salarizare, respectand prevederile legale si procedurile interne.
Aceasta sectiune cuprinde procedurile detaliate pentru gestionarea concediilor medicale, grupate astfel:
1. Configurari
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii Medicale -> Actiuni
Tabela Concedii Medicale
Tabela Concedii Medicale este o zona de configurare unde se definesc codurile de boala care pot fi utilizate la inregistrarea concediilor medicale in aplicatie.
Aceste coduri sunt asociate fiecarui concediu medical si sunt necesare pentru completarea corecta a documentelor si raportarilor aferente.
Accesati calea Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Setari -> Dictionare -> Tabela Concedii Medicale
Actualizare Baza Concedii Medicale
Actualizarea bazei de concedii medicale se utilizeaza pentru completarea sau modificarea datelor necesare determinarii drepturilor aferente concediilor medicale.
Functionalitatea permite:
Incarcarea datelor provenite de la alti angajatori (adeverinte stagiu de cotizare);
Corectarea sau completarea elementelor necesare calculului pentru situatii particulare;
Vizualizarea si gestionarea informatiilor relevante privind perioadele si veniturile aferente concediilor medicale.
Campuri disponibile pentru completare sau modificare:
Marca Contract
Zile lucrate
Venit
Zile CM
Total suma CM
Zile cotizare
Baza CAS
Baza FNUASS
Numar plata
Stare
Stare: Se utilizeaza valoarea INCARCAT pentru veniturile realizate la alt angajator.
Atenționare
Completarea acestor date se face pentru fiecare Numar Plata. Functionalitatea se utilizeaza pentru incarcarea datelor necesare calculului concediilor medicale in urmatoarele situatii:
Pentru lunile in care se prezinta adeverinta cu stagiul de cotizare (exemplu: reintoarcere din crestere copil).
Pentru salariatii care au beneficiat de somaj tehnic platit de AJOFM.
2. Inregistrare Concedii Medicale
Selectati luna salariala dorita.
Accesati calea Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii Medicale
Pentru adaugarea unui concediu medical, urmati pasii:
Apasati butonul Adauga.
Se va deschide fereastra de editare, unde se completeaza urmatoarele campuri:
Marca: selectati marca salariatului.
Cod: selectati codul concediului medical.
CNP copil: completati CNP-ul copilului (daca este cazul).
Indemnizatie cf.: selectati indemnizatia conform legii.
Serie/Nr. CM cf CCM: completati seria si numarul certificatului medical conform CCM.
Data acordarii: completati data acordarii concediului.
Loc Prescriere: selectati locul in care a fost prescris concediul.
Diagnostic: completati diagnosticul medical.
Parafa: completati parafa medicului.
Nr. aviz medic expert: completati numarul avizului medicului expert (daca este cazul).
Prima zi CM: completati prima zi de concediu medical.
Zile calendaristice: completati numarul total de zile calendaristice.
Data risc: se completeaza automat cu data de 01 a perioadei selectate.
Initial NU: bifati daca este cazul (pentru cazuri de initializare a perioadei).
Campuri calculate automat:
Urmatoarele campuri se completeaza automat de catre sistem:
Baza CM
Zile stagiu
Suma zi CM
Zile unitate (lucratoare si calendaristice)
Zile buget (lucratoare si calendaristice)
CM unitate
CM buget
Dupa completarea campurilor, apasati Salveaza pentru a inregistra concediul medical.
Daca doriti sa renuntati, apasati Renunta.
In cazul completarii eronate, mesajele de eroare vor fi afisate in partea stanga jos a ecranului.
Functionalitati Suplimentare
Recalculare
Se utilizeaza optiunea Recalculare pentru actualizarea sumelor aferente concediilor medicale introduse.
Dupa finalizarea recalcularii, apare mesajul de confirmare:
Operatia s-a incheiat cu succes!
Concedii Medicale Recalculare cu succes!!
Apasati butonul OK pentru inchiderea mesajului.
Certificat Concediu Medical
Permite vizualizarea concediului medical introdus in format tiparit (hartie).
Sunt disponibile, de asemenea, urmatoarele optiuni:
Import Export - Incarcarea inregistrarilor din fisier excel.
Copiere inregistrare - duplicarea unei inregistrari existente si modificarea campurilor necesare.
Modificare si stergere - actualizarea sau eliminarea inregistrarilor (daca acestea nu au fost deja utilizate).
Cautare - cautare dupa campurile Cod si Denumire.
Filtrare si sortare - aplicarea de filtre multiple sau sortari ascendente/descendente dupa criterii definite.
Propuneri adaugare - setarea valorilor implicite la crearea unei noi inregistrari.
3. Rapoarte
La nivelul modulului de Concedii Medicale sunt disponibile urmatoarele rapoarte standard, care permit extragerea si analiza informatiilor privind concediile medicale inregistrate.
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii Medicale -> Actiuni
Fisa Individuala Concedii Medicale
Acest raport ofera o situatie detaliata a concediilor medicale inregistrate pentru fiecare salariat in parte, la nivelul lunii selectate. Include informatii precum perioada concediului, numarul zilelor, tipul concediului, procentul de plata, precum si sumele calculate. Raportul se poate genera individual pentru un salariat sau pentru tot esantionul selectat.
Situatia Concediilor Medicale
Raport sintetic care ofera o centralizare a concediilor medicale pe intregul esantion de salariati. Se pot vizualiza numarul de zile, valorile platite, tipurile de concedii, precum si alte informatii agregate, in functie de selectiile si filtrele aplicate. Raportul poate fi utilizat pentru verificari interne sau pentru raportari catre institutii externe.
Selectii Raport:
In fereastra de generare raport, completati urmatoarele informatii:
Esantion Date: selectati una dintre optiuni:
Date Actuale (implicit)
Sesiune calcul
Diferente
Anul si Luna: completate automat in functie de perioada selectata, pot fi modificate.
BU: completat automat in functie de drepturile utilizatorului.
Selectii Specifice:
Se poate lista cu latimea implicita a fluturasului sau se poate seta o alta dimensiune.
Se bifeaza sau se lasa implicit optiunea Centralizator parafa.
Se selecteaza ordonarea raportului din lista disponibila.
Se pot activa toate filtrele sau se pot selecta filtre individuale:
Activitate
Nivel 1/Nivel 2
Marca
Contracte active
Dupa completarea selectiilor, se alege formatul raportului:
XLS
XLSX
Pentru generarea raportului, apasati butonul Start.
Raportul poate fi descarcat, inchis sau vizualizat direct.
Concedii de Odihna
Functionalitatea Concediu de Odihna permite inregistrarea, gestionarea si monitorizarea centralizata a zilelor de concediu de odihna acordate salariatilor.
Aceasta optiune asigura evidenta clara a drepturilor de odihna si contribuie la planificarea corecta a activitatii in cadrul institutiei, respectand prevederile legale si procedurile interne.
Aceasta sectiune cuprinde procedurile detaliate pentru gestionarea concediilor de odihna, grupate astfel:
1. Configurari
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna
Structura An Universitar
In aceasta sectiune se definesc perioadele de vacanta utilizate ulterior pentru generarea zilelor de concediu de odihna pentru cadrele didactice.
Pentru fiecare perioada de vacanta se adauga o inregistrare cu urmatoarele informatii:
Anul universitar
Semestru
Tip
Data inceput
Data sfarsit
Notă
Anul universitar si semestrele se definesc in aplicatia University -> Setari -> Definitii -> Ani universitari.
Generare Concediu Cadre
Pe baza perioadelor de vacanta definite anterior, se genereaza zile de concediu de odihna pentru cadrele didactice.
Se completeaza urmatoarele campuri:
Anul
Data Plata
Categorie Personal (optional)
Activitate (optional)
Mod angajare (optional)
Departament (optional)
Birou (optional)
Filtru Marci (Toate Marcile - implicit, Marca individuala sau Interval Marci)
Dupa completarea campurilor, se poate genera raportul sau se pot programa/reset operațiile de generare.
Planificari
Dupa generarea zilelor de concediu de odihna, acestea pot fi vizualizate si verificate in sectiunea Planificari.
Se completeaza/modifica urmatoarele informatii:
Marca Contract
Anul Planificarii
Data Plata
Data Inceput
Zile CO Lucratoare
Dupa verificare si completare, se realizeaza transferul inregistrarilor din Planificare in Concedii de Odihna. Ulterior, se efectueaza recalculul pentru actualizarea informatiilor.
Comunicari
In aceasta zona se pot inregistra si gestiona documentele aferente comunicarii concediilor de odihna.
Se completeaza urmatoarele campuri:
Marca Contract
Document
Serie / Numar
Data
Tip CO
Validator
Validat
Data Inceput
Zile CO Lucratoare
2. Inregistrare Concedii de Odihna
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna
Apasati butonul Adaug
Se va deschide fereastra de editare, unde se completeaza urmatoarele campuri:
Marca Contract
Planificat
Data Plata
Data Inceput
Data Sfarsit
Datele completate trebuie sa reflecte situatia reala a concediului de odihna acordat si sa respecte planificarea prealabila a acestuia.
Dupa completarea campurilor, se salveaza inregistrarea. In cazul in care se doreste anularea operatiunii, se renunta fara salvare.
Atenționare
Este recomandat ca inregistrarea concediului de odihna sa fie realizata doar dupa verificarea si validarea corectitudinii datelor, conform procedurilor interne aplicabile.
Functionalitati Suplimentare
Recalculare
Dupa transferul inregistrarilor din Planificare CO in zona de Concedii de Odihna, este necesara recalcularea datelor pentru a actualiza situatia concediilor la nivel de salariati si pentru a reflecta corect impactul acestora in calculul salarial.
Recalcularea se efectueaza prin accesarea butonului Recalculare, disponibil in fereastra de gestionare a Concediilor de Odihna.
Operatiunea de recalculare determina automat:
Actualizarea numarului de zile de concediu de odihna efectiv acordate;
Corelarea situatiei concediilor de odihna cu planificarea existenta;
Pregatirea corecta a informatiilor pentru calculul salarial si generarea rapoartelor.
Notă
Recalcularea trebuie efectuata de fiecare data dupa operatiuni de transfer sau modificare a inregistrarilor, pentru a asigura consistenta si corectitudinea datelor.
Sunt disponibile, de asemenea, urmatoarele optiuni:
Import Export - Incarcarea inregistrarilor din fisier excel.
Copiere inregistrare - duplicarea unei inregistrari existente si modificarea campurilor necesare.
Modificare si stergere - actualizarea sau eliminarea inregistrarilor (daca acestea nu au fost deja utilizate).
Cautare - cautare dupa campurile Cod si Denumire.
Filtrare si sortare - aplicarea de filtre multiple sau sortari ascendente/descendente dupa criterii definite.
Propuneri adaugare - setarea valorilor implicite la crearea unei noi inregistrari.
3. Rapoarte
Rapoartele disponibile la nivelul Concediilor de Odihna permit vizualizarea centralizata a perioadelor de concediu pentru fiecare salariat, precum si exportul informatiilor necesare.
Fisa Individuala Concedii de Odihna
Acest raport evidentiaza concediile de odihna acordate salariatilor pentru perioada selectata.
Pentru generarea raportului:
Selectati luna salariala dorita. La prima apelare a unei functii, sistemul se pozitioneaza automat pe perioada curenta/deschisa.
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Concedii de Odihna -> Actiuni -> Fisa individuala CO
Selectii Raport:
Tip raport: se poate selecta una dintre variante, in functie de preferinte:
Activitate / Unitate / Subunitate / Marca
Activitate / Unitate / Subunitate / Nume
Casier / Indice / Formatie / Marca
Casier / Indice / Formatie / Nume
Casier / Indice / Marca
Casier / Indice / Nume
Indice / Casier / Marca
Indice / Casier / Nume
Latime fluturas: se completeaza dimensiunea dorita, exemplu: 41. Se fixeaza cu ajutorul sagetilor sus/jos, in functie de utilizarea optima a paginii.
Una: se bifeaza si se completeaza o data; la rularea raportului, se vor exporta doar inregistrarile de la plata cu ora aferente acelei date.
Interval date: se bifeaza daca se doreste exportul inregistrarilor dintr-un anumit interval; se completeaza campurile de data.
Diferente: daca se bifeaza, raportul va fi generat pe sesiuni de diferente.
Filtre suplimentare disponibile:
Activitate
Unitate
Subunitate
Marca
Raportul poate fi generat:
Pentru toate marcile
Pe un interval de marci
Pentru o marca specifica
Dupa completarea selectiilor, apasati butonul Start pentru a rula raportul.
Gestiune Timp
Functionalitatea Gestiune Timp permite inregistrarea, gestionarea si monitorizarea centralizata a cererilor de timp lucrat sau nelucrat pentru fiecare salariat.
Prin intermediul acestei optiuni se poate tine evidenta clara si precisa a absenteismului, concediilor, orelor suplimentare si altor tipuri de timp, contribuind astfel la corectitudinea procesului de salarizare si la respectarea politicilor interne si a legislatiei in vigoare.
Totodata, aceasta functionalitate faciliteaza aprobarea si validarea fluxurilor operationale referitoare la timpul de lucru, asigurand trasabilitate si control asupra modificarilor realizate.
Adaugare cerere Gestiune Timp
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Gestiune Timp
Se afiseaza lista cu personalul si inregistrarile asociate gestiunii timp pentru fiecare salariat.
Vizualizare detalii salariat
Selectati un salariat pentru a deschide fereastra de editare a gestiunii timp.
Notă
La accesarea sectiunii Gestiune Timp se aplica un filtru implicit.
Initial sunt afisate doar cererile din luna curenta.
Daca selectati optiunea Toti anii, vor fi afisate toate cererile. La revenire, filtrul se seteaza automat pe Luna Curenta.
Pentru a introduce o cerere noua, urmati pasii de mai jos:
Apasati butonul Adauga. Se deschide fereastra de editare. Completati urmatoarele campuri:
Document: Selectati tipul de document din lista.
Data: Completati data documentului.
Validat: Campul este implicit nevalidat; validarea cererii se va face ulterior.
Marca: Selectati marca contractului din lista (se afiseaza doar marcile corespunzatoare persoanei selectate).
Nr. Contract, Directie/Judet, Zona, Tip Contract, Data Contract: Campuri completate automat la selectia marcii, nu sunt editabile.
Compartiment, Pontaj, Purtator: Se incarca automat la selectie marca, dar pot fi editate.
Tip: Selectati una dintre optiunile disponibile:
INTERVAL DATE
Din data: completati data de inceput.
La data: completati data de sfarsit.
Ani/Luni/Zile Cal si Zile lucratoare: calculate automat.
ZILE CALENDARISTICE
Din data: completati data de inceput.
Ani/Luni/Zile Cal: completati numarul de zile calendaristice.
La data si Zile lucratoare: calculate automat.
ZILE LUCRATOARE
Din data: completati data de inceput.
Zile lucratoare: completati numarul de zile lucratoare.
La data si Ani/Luni/Zile Cal: calculate automat.
ORE
Din data: completati data.
Interval Orar: completati intervalul orar.
Numar ore si La data: calculate automat.
Serie/Nr: Completati seria si numarul documentului.
Aproba: Selectati persoana responsabila cu aprobarea cererii din lista disponibila.
Timp: Selectati timpul corespunzator tipului de cerere.
Numar ore: Se completeaza automat daca tipul cererii este ORE si a fost completat intervalul orar.
Comentarii: Completati cu detaliile cererii.
Apasati butonul Salveaza pentru salvarea cererii.
Notă
Salvarea nu inseamna validare automata a cererii. Cererea trebuie validata separat pentru a deveni activa in sistem.
Functionalitati Suplimentare
In fereastra principala de gestiune timp sunt disponibile urmatoarele optiuni:
Validare: validati cererea selectata.
Detaliere: vizualizati detaliile si editati cererea.
Editare cerere
Pentru modificarea unei cereri, accesati detaliile acesteia si utilizati optiunile de editare disponibile.
Sunt disponibile, de asemenea, urmatoarele optiuni:
Import Export - Incarcarea inregistrarilor din fisier excel.
Copiere inregistrare - duplicarea unei inregistrari existente si modificarea campurilor necesare.
Modificare si stergere - actualizarea sau eliminarea inregistrarilor (daca acestea nu au fost deja utilizate).
Cautare - cautare dupa campurile Cod si Denumire.
Filtrare si sortare - aplicarea de filtre multiple sau sortari ascendente/descendente dupa criterii definite.
Propuneri adaugare - setarea valorilor implicite la crearea unei noi inregistrari.
Pontaj
Functionalitatea Pontaj permite inregistrarea, generarea si validarea centralizata a pontajelor pentru salariatii organizatiei. Aceasta optiune asigura evidenta timpului lucrat si nelucrat, contribuind la corectitudinea calculului salarial si la respectarea normativelor interne si legale.
1. Declarare Pontaje Implicite
Declararea pontajelor implicite se utilizeaza pentru generarea automata a pontajelor standard, conform normativului de timp stabilit pentru fiecare luna.
In cazul in care exista modificari salariale, acestea trebuie operate inainte de generarea pontajelor implicite.
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Actiuni -> Declarare Pontaje Implicite
Pentru configurare:
Selectati ultima inregistrare existenta filtrand dupa campul Din data = 01 ale lunii pentru care exista pontaj declarat.
Actualizati campurile:
Valoare: completati numarul de ore conform normativului lunii.
Din data: completati cu 01 ale lunii pentru care se genereaza pontajul.
Salvati inregistrarea.
Dupa salvare, apasati butonul Generare pentru a crea pontajele implicite:
Se pot genera pontaje pentru toate marcile sau doar pentru anumite criterii (filtrare dupa Marca, Pontaj etc.).
Se confirma generarea pontajelor si numarul de inregistrari create.
2. Validare Pontaje
Validarea pontajelor finalizeaza procesul de inregistrare si permite includerea acestora in calculul salarial.
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Actiuni -> Validare Pontaje
Validarea se poate efectua:
Pentru toate inregistrarile.
Aplicand filtre: Marca, Pontaj, Activitate, Structura de plata, Zona/Purtator, Categorie personal, Indice.
Selectii specifice:
Validare tichete de masa: se bifeaza daca este cazul.
Dupa aplicarea filtrelor si selectiilor:
Apasati butonul Validare pentru confirmare.
Se poate lista situatia cu pontajele nevalidate.
Dupa orice modificare in pontaj, validarea trebuie reluata.
3. Actualizare Date Pontaje
Actualizarea datelor de pontaj permite modificarea inregistrarilor existente in functie de configurari sau schimbari operationale.
Accesati: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Alte Functii -> Gestiune Timp -> Pontaj -> Actiuni -> Actualizare Date Pontaje
Pentru actualizare:
Selectati perioada salariala dorita.
Completati campurile de selectie si filtrele necesare:
Pontaj, Structura de plata, Marca.
Se pot bifa toate filtrele sau doar cele necesare.
Se lanseaza actualizarea, operatiune ce poate fi programabila.
Dupa finalizare, se revine in ecranul principal.
Functionalitati Suplimentare
Sunt disponibile, de asemenea, urmatoarele optiuni:
Import Export - Incarcarea inregistrarilor din fisier excel.
Copiere inregistrare - duplicarea unei inregistrari existente si modificarea campurilor necesare.
Modificare si stergere - actualizarea sau eliminarea inregistrarilor (daca acestea nu au fost deja utilizate).
Cautare - cautare dupa campurile Cod si Denumire.
Filtrare si sortare - aplicarea de filtre multiple sau sortari ascendente/descendente dupa criterii definite.
Propuneri adaugare - setarea valorilor implicite la crearea unei noi inregistrari.