Planul de Mentenanta
Scop
Planul de Mentenanta cuprinde totalitatea lucrarilor planificate de mentenanta intr-o perioada distincta (de regula, anual) in scopul prevenirii defectarii si mentinerea starii functionale a activelor pe o durata cat mai indelungata de timp.
Lucrarile parcurg un flux de aprobare (confirmare, avizare tehnica, avizare economica, aprobare), dupa care sunt incluse intr-o versiune a planului de mentenanta si pot fi lansate in executie prin comenzi de lucru sau proiecte.
Nu exista o restrictie ca la nivelul organizatiei sa existe un singur plan de mentenanta. Lucrarile pot fi partitionate in mai multe planuri, in functie de modul in care urmeaza sa fie urmarite si executate.
Un plan poate avea mai multe versiuni. La adaugarea unui plan se genereaza automat si prima versiune a acestuia, in starea Deschisa.
Pentru elaborarea planului de mentenanta este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:
Pregatirea datelor pentru elaborarea planului anual de lucrari de mentenanta
1. Pentru ca sistemul sa poata emite automat propuneri de lucrari de mentenanta, este necesar sa parcurgeti, in prealabil, urmatoarele etape:
Introduceti in sistem activele asupra carora se executa lucrari de mentenanta;
Asociati activele existente la: locatii , grupuri , sisteme de active.
Actualizati informatiile specifice Managementului Activelor, conform procedurilor de actualizare a datelor din Inventarul Activelor (direct in ecran sau prin intermediul fisierelor Excel);
Lansati, finalizati si inchideti lucrarile (ordinelor de lucru), conform procedurilor aferente acestor operatii.
Notă
Informatiile referitoare la valoarea de inlocuire a mijlocului fix si la normativele de reparatii sunt esentiale pentru elaborarea planului. Pentru definirea tipurilor de lucrari si a normativelor de reparatii utilizati procedura dedicata de definire a categoriilor, tipurilor de lucrari si normativelor.
Notă
La elaborarea propunerilor de lucrari, sistemul tine cont de lucrarile executate asupra activelor pana in momentul lansarii programului de generare a propunerilor, iar pentru intervalul cuprins intre lansarea programului si data de inceput a planului, este necesar sa tineti cont de lucrarile deja planificate.
De exemplu, daca programul de generare a propunerilor pentru anul 2018 se lanseaza la 01.10.2017, sistemul ia in calcul lucrarile executate pana la 30.09.2017 si lucrarile planificate in intervalul 01.10.2017-31.12.2017.
Generarea automata a propunerilor de lucrari de mentenanta
Sistemul poate genera automat propuneri de lucrari de mentenanta pe baza normativelor asociate activelor, atat pentru un singur activ, cat si pentru o multime de active.
Generare propuneri de lucrari pentru un activ
1. Accesati Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor si selectati activul pentru care doriti sa generati propuneri de lucrari.
Notă
Pentru a va pozitiona mai usor pe activul dorit, puteti consulta documentatia referitoare la pozitionarea in structura de active .
2. Pe tab Date Mentenanta identificati normativul asociat activului.
3. Verificati tipurile de lucrari prevazute in normativul asociat activului accesand din sectiunea Definitii (zona dreapta sus a ecranului) -> Normative -> tab Tipuri de Lucrari.
Notă
Ultimele lucrari de mentenanta executate sau planificate pentru activ sunt vizibile pe tab Fisa de Mentenanta.
4. Actionati butonul Estimare Date Lucrari pe tab Date Mentenanta.
**5.**In fereastra afisata introduceti Data Inceput a perioadei de plan si actionati butonul Ok.
Atenționare
Daca activul nu are nicio lucrare anterioara inregistrata si nici Data Punerii in Functiune completata, sistemul nu poate calcula nicio data si afiseaza mesaj de eroare.
Pentru remediere, completati Data Punerii in Functiune a activului pe functia Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor .
Pornind de la datele ultimelor lucrari executate si de la frecventele completate in normativ, sistemul calculeaza si afiseaza datele estimate pentru fiecare tip de lucrare prevazut in normativul activului.
Notă
Costurile estimate pentru lucrarile propuse se obtin aplicand procentul prevazut in normativ la valoarea de inlocuire a activului.
6. Actionati butonul Generare Propuneri in Plan pentru a insera lucrarile in plan.
Generare propuneri de lucrari pentru o multime de active
1. Accesati Logistics -> Managementul Activelor -> Planificarea Lucrarilor de Mentenanta si selectati sistemul, locatia, grupul de active sau responsabilul pentru care doriti sa generati propuneri de lucrari de mentenanta.
2. Actionati butonul Generare din meniul de instrumente.
3. In fereastra Generare completati Data Inceput si Data Sfarsit a perioadei de planificare si alegeti din lista Responsabilul pentru care doriti sa generati propuneri de lucrari de mentenanta.
4. Actionati butonul Ok, pentru a declansa generarea automata a propunerilor de lucrari.
Atenționare
Pentru ca un activ sa primeasca propuneri de lucrari la rularea programului de generare, trebuie ca acesta sa aiba bifat Participa la Plan Mentenanta pe functia Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor -> tab Date Mentenanta .
Un activ care nu are aceasta bifa activa nu este luat in considerare la generarea in lot, indiferent de celelalte date completate.
Notă
Selectia la nivel de responsabil permite generarea propunerilor de lucrari doar pentru activele aflate in responsabilitatea persoanei respective, fara a mai fi necesara filtrarea manuala pe sistem, locatie sau grup de active.
Notă
Procesul de generare poate dura cateva minute, in functie de numarul de active selectate.
Asteptati mesajul de finalizare a executiei programului.
5. Dupa finalizarea procesului de generare, verificati eventualele atentionari privind activele pentru care nu s-au putut genera propuneri de lucrari (de regula, din cauza ca nu au normativul completat), actionand butonul Mesaje Generare din bara de instrumente.
Fiecare inregistrare din partea de sus a ferestrei de mesaje corespunde unei executii a programului de generare si contine informatii despre selectia efectuata, perioada de planificare, utilizatorul care a lansat generarea, precum si data si ora de inceput / sfarsit ale generarii. Fiecarei astfel de inregistrari ii corespunde o lista cu activele pentru care nu s-au putut genera propuneri, impreuna cu motivul (de exemplu, lipsa normativului asociat activului).
6. Pentru rezolvarea situatiilor semnalate, accesati functia Logistics -> Managementul Activelor -> Inventarul Activelor , identificati activul respectiv si completati normativul lipsa pe tab Date Mentenanta.
Daca nu exista deja un normativ definit pentru codul de activ respectiv, solicitati responsabilului cu definirea normativelor de lucrari sa adauge definitia in sistem.
Notă
Se poate lua decizia de a ignora mesajele referitoare la activele care, din diverse ratiuni tehnice sau economice, nu se includ in planul de lucrari de mentenanta.
7. Dupa rezolvarea situatiilor din lista de Mesaje Generare, relansati programul de generare a propunerilor de lucrari. In lista de propuneri generate se vor regasi si activele pentru care au fost corectate datele.
Atenționare
La relansarea generarii pentru un activ si o perioada pentru care exista deja propuneri, sistemul inlocuieste automat doar pozitiile aflate inca in starea Propunere Calculator.
Lucrarile deja avansate in flux (Confirmata, Avizata Tehnic, Avizata Economic, Aprobata etc.) nu sunt verificate pentru suprapunere si raman neschimbate.
Daca normativul propune din nou aceeasi lucrare pentru acelasi interval, poate rezulta o propunere noua, suprapusa peste cea deja aflata intr-un stadiu mai avansat.
Inainte de a relansa generarea pe o perioada deja procesata, verificati in Fisa de mentenanta a activului daca lucrarea respectiva nu este deja confirmata / avizata / aprobata pentru acel interval, pentru a evita propunerile duplicate.
Lista cu propunerile de lucrari generate de sistem se regaseste in ecranul functiei Logistics -> Managementul Activelor -> Planificarea Lucrarilor de Mentenanta, descrisa in continuare.
Notă
Pentru detalii privind preconditiile pe care trebuie sa le indeplineasca un activ pentru a primi propuneri de lucrari, precum si situatiile in care data calculata nu corespunde asteptarilor, consultati pagina Preconditii si Cauze Posibile de Eroare la Generarea Automata a Lucrarilor de Mentenanta.
Planificarea Lucrarilor de Mentenanta
1. Accesati functia Logistics -> Managementul Activelor -> Planificarea Lucrarilor de Mentenanta.
Ecranul functiei contine:
o zona pentru selectia inregistrarilor pe Locatii, Sisteme sau Grupuri de Active;
o zona de ecran pentru actualizarea si prelucrarea pe flux a lucrarilor de mentenanta, impartita pe tab-uri corespunzatoare fiecareia dintre starile in care se poate afla o lucrare (Propuneri, Confirmate, Avizate Tehnic, Avizate Economic, Aprobate, Versionate, Lansate, Receptionate, Inchise, Amanate, Anulate, Toate).
Notă
Pe selectia Neplanificate, in acelasi ecran, pot fi gestionate lucrarile de mentenanta neplanificate (deschidere si lansare lucrari neplanificate, inregistrare notificari de avarie), conform procedurilor dedicate acestui tip de lucrari.
Actualizarea punctuala a propunerilor de lucrari generate de sistem
Pentru a actualiza lucrarile de mentenanta propuse de sistem identificati inregistrarile folosind Filtrare sau Interogare prin exemplu, pe care doriti sa le actualizati sau sa le vizualizati.
Adaugarea unei propuneri de lucrare
Pe langa propunerile de lucrari generate de sistem, daca este necesar, utilizatorul poate adauga si alte propuneri de lucrari, astfel:
1. Actionati butonul Adaug (implicit, in campul Activ se propune activul selectat in tabelul cu Active);
2. Completati urmatoarele campuri:
Activ - se propune codul activului pe care utilizatorul este pozitionat, pentru care este propusa lucrarea;
Lucrari - tipul lucrarii;
Notă
In fereastra de selectie apar doar tipurile de lucrari de pe normativul asociat activului completat anterior.
Descriere lucrare - o scurta descriere a lucrarii de mentenanta (se propune implicit, la F1, pe campul Lucrari). Lungimea textului nu poate depasi 120 de caractere;
Data Inceput Utilizator - data de inceput a lucrarii de mentenanta, propusa de utilizator;
Data Sfarsit Utilizator - data la care se estimeaza finalizarea lucrarii de mentenanta, propusa de utilizator;
Cost Estimat Utilizator (RON) - costul estimat al lucrarii de mentenanta, exprimat in moneda de baza (RON);
CPSA - codul CPSA (Clasificarea Produselor si Serviciilor adiacente Activitatilor Economiei Nationale a Romaniei). Campul nu este obligatoriul de completat.
Responsabil - codul responsabilului.
Executie - poate avea una dintre valorile Comanda, Proiect sau N/A. Se pastreaza valoarea propusa implicit, Comanda;
Specificatie Lucrare - se completeaza, din butonul dedicat din dreapta campului, o descriere mai amanuntita a lucrarii de mentenanta;
Per. Garantie - perioada de garantie dupa executia lucrarii. Campul nu este obligatoriu de completat.
Garantie - Da, daca lucrarea se executa in perioada de garantie a activului, respectiv Nu, in caz contrar.
3. Verificati valorile completate si actionati butonul Ok, pentru validarea si salvarea inregistrarii in baza de date.
Notă
Pentru a accesa rapid datele generale ale activului selectat (cu scop de vizualizare), utilizati butonul Date Generale din partea stanga a campului Activ.
Modificarea unei propuneri calculator/utilizator
Pentru modificarea unei propuneri de lucrare generata de sistem sau introdusa de utilizator, procedati astfel:
1. Selectati in tabel inregistrarea pe care doriti sa o actualizati si actionati butonul Modific;
2. Completati / modificati campurile ce se activeaza pe interfata, conform specificatiilor de la Adaugarea unei propuneri de lucrare.
Exemplu: pentru o lucrare aflata in starea Propunere Calculator sunt obligatorii de completat Descriere Lucrare, Data Inceput Utilizator, Data Sfarsit Utilizator si Cost Estimat Utilizator, campuri care nu sunt completate automat la generare.
Notă
La apelarea butonului Modific si ulterior Ok, sistemul afiseaza mesaj de eroare ca nu au fost completate campurile marcate si permite utilizatorului sa preia automat informatiile din propunerea calculator.
Pentru a fi preluate automat se apeleaza butonul Ok.
Astfel, valorile din campurile Data Inceput Utilizator si Data Sfarsit Utilizator se vor propune automat cu valorile preluate din campurile Data Inceput Calculator si Data Sfarsit Calculator.
Valoarea din campul Cost Estimat Utilizator se va propune automat cu cea completata in campul Cost Estimat Calculator.
3. Verificati valorile completate si actionati butonul Ok, pentru validarea si salvarea inregistrarii in baza de date.
Stergerea unei propuneri calculator/utilizator
Pentru stergerea unei propuneri de lucrare generata de sistem sau introdusa de utilizator, procedati astfel:
1. Selectati in tabel inregistrarea pe care doriti sa o stergeti si actionati butonul Stergere;
2. Confirmati stergerea, actionand butonul Ok in dialogul afisat.
Fluxul de aprobare a lucrarilor de mentenanta
Fiecare tab din functia Planificarea Lucrarilor de Mentenanta contine lucrari aflate intr-o anumita stare.
Tranzitia lucrarilor dintr-o stare in urmatoarea, respectiv in cea precedenta, se face prin selectarea inregistrarilor din tabel si actionarea butonului corespunzator starii urmatoare, respectiv a butonului corespunzator starii precedente.
Exemplu: daca starea curenta a unei lucrari este Avizata Economic, prin actionarea butonului corespunzator starii urmatoare, starea se modifica in Aprobata, iar prin actionarea butonului corespunzator starii precedente, starea revine la Avizata Tehnic.
Notă
Pentru filtrarea inregistrarilor din tabelul cu lucrari se pot folosi instrumentele standard Filtrare si Interogare prin exemplu.
Pentru a selecta (bifa) toate inregistrarile afisate se foloseste butonul Selectie Toate Inregistrarile.
Actiunea de anularea a selectiei se realizeaza prin butonul Anulare Selectie.
Propuneri
Contine lucrarile generate de sistem in baza normativului de lucrari (starea Propunere Calculator), precum si cele introduse de utilizatori sau modificate de acestia (starea Propunere Utilizator).
Transformarea propunerilor de lucrari in lucrari de mentenanta confirmate se face de catre responsabilii din departamentul tehnic, prin selectia inregistrarilor (coloana Sel) si actionarea butonului Confirmare.
Lucrarile confirmate raman vizibile pe tab-ul Confirmate.
Confirmate
Contine lucrarile verificate si confirmate de responsabilii departamentului tehnic (starea Confirmata). In momentul confirmarii sunt preluate automat resursele (materiale, servicii, operatii, utilaje si transport) declarate la nivel de normativ. Acestea pot fi vizualizate si actualizate prin butonul Resurse, situat deasupra tabelului cu lucrari.
Daca este necesar, lucrarile pot reveni la stadiul de Propuneri prin selectarea lor in tabel si actionarea butonului Anulare Confirmare.
Daca lucrarile confirmate primesc avizul tehnic din partea conducatorului departamentului tehnic, acestea trec in starea urmatoare prin selectarea inregistrarilor si actionarea butonului Avizare Tehnica.
Lucrarile avizate tehnic raman vizibile pe tab-ul Avizate Tehnic.
Avizate Tehnic
Contine lucrarile verificate si avizate din punct de vedere tehnic de catre conducatorul departamentului tehnic (starea Avizare Tehnica).
Daca este necesar, lucrarile pot reveni la stadiul de Confirmate prin actionarea butonului Anulare Avizare Tehnica.
Daca lucrarile avizate tehnic primesc aviz pozitiv din partea departamentului financiar, acestea trec in starea urmatoare prin actionarea butonului Avizare Economica.
Lucrarile avizate economic raman vizibile pe tab-ul Avizate Economic.
Avizate Economic
Contine lucrarile avizate din punct de vedere economic de catre responsabilii departamentului financiar (starea Avizare Economica).
Ca si in cazul celorlalte stari, lucrarile pot reveni la starea anterioara (Avizate Tehnic) prin actionarea butonului Anulare Avizare Economica.
Pentru a face parte din planul de mentenanta, o lucrare trebuie sa fie Aprobata, aprobarea nefiind permisa decat pentru lucrari avizate economic.
Aprobarea se face prin selectia (bifa, coloana Sel) inregistrarilor din tabelul cu lucrari avizate economic si actionarea butonului Aprobare.
Lucrarile aprobate raman vizibile pe tab-ul Aprobate.
Aprobate
Multimea lucrarilor aprobate dintr-o perioada (de regula, un an calendaristic) poate fi inclusa intr-o versiune a unui plan de mentenanta.
Crearea versiunilor si planurilor de mentenanta
Pentru gruparea lucrarilor de mentenanta aprobate intr-un plan de mentenanta versionat, procedati astfel:
1. Definiti planul sau versiuni ale acestuia:
Pentru a defini un plan nou actionati butonul Vizualizare si Adaugare Planuri de Mentenanta si completati campurile:
Cod - codul planului de mentenanta;
Descriere - descrierea planului de mentenanta;
An Fiscal - anul fiscal pentru care se elaboreaza planul.
Notă
La definirea unui plan nou se genereaza automat versiunea 1 de plan aflata in Stare = Deschisa.
Pentru a adauga o versiune noua de plan in cadrul unui plan existent apelati butonul Adaug si completati urmatoarele campuri:
Versiune - numarul de versiune plan. Se aloca automat de catre sistem.
Descriere - descriere versiune;
Stare - starea in care se afla versiunea de plan. La definirea unei versiuni noi se propune Stare = Deschisa.
Notă
Nu exista o restrictie ca la nivelul organizatiei sa existe un singur plan de mentenanta.
Lucrarile pot fi partitionate in mai multe planuri, in functie de modul in care urmeaza sa fie urmarite si executate.
2. Selectati planul si versiunea de lucru.
3. Adaugati lucrarile aprobate in versiunea curenta de plan.
Navigati pe tab-ul Versionate si actionati butonul Asociere Lucrari in Versiunea Curenta, pentru a adauga lucrarile aprobate (si neincluse in alte versiuni) in versiunea curenta.
Selectati lucrarile din lista si actionati butonul Salvare selectii.
Inchideti fereastra. Lucrarile respective se regasesc pe tab-ul Versionate.
4. Aprobati versiunea de plan: inainte de a putea lansa lucrari de mentenanta dintr-o versiune a unui plan, versiunea trebuie sa fie aprobata.
Apelati sageata din stanga butonului Aprobare Versiune, de pe tab Versionate si selectati optiunea Aprobare Versiune - Fara buget.
Notă
Pentru anularea aprobarii unei versiuni de plan se apeleaza butonul Vizualizare si Adaugare Planuri de Mentenanta -> Anulare Aprobare.
O versiune aflata in stare Aprobata poate fi marcata si ca versiune de referinta prin apelarea butonului Referinta.
5. Listati versiunea de plan:
Selectati o versiune de plan si actionati butonul Listare Versiune.
In fereastra afisata alegeti modul de grupare al inregistrarilor si, eventual, restrangeti lista lucrarilor afisate prin selectie la nivel de Locatie, Sistem sau Responsabil, apoi actionati Start pentru executia raportului.
Notă
Listarea unui plan se poate face si din functia Logistics -> Managementul Activelor -> Rapoarte -> Plan Mentenanta, unde sunt disponibile posibilitati multiple de grupare si ordonare a lucrarilor (de exemplu: alegerea planului si a versiunii, a perioadei pentru care se listeaza lucrari, a tipului de afisare - Sisteme, a criteriului de ordonare - Data lucrare, si a tipului de raport - Nr. Lucrari).